ตรวจสอบรายงานอายุลูกหนี้ งบทดลองไม่เท่ากัน ใน PEAK

การกระทบยอดบัญชีเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทุกธุรกิจ หากคุณกำลังประสบปัญหาและต้องการวิธี ตรวจสอบรายงานอายุลูกหนี้ งบทดลองไม่เท่ากัน บทความนี้ได้รวบรวมแนวทางการตรวจสอบอย่างเป็นขั้นตอน เพื่อช่วยให้คุณสามารถระบุที่มาของผลต่างได้อย่างแม่นยำและแก้ไขให้ถูกต้องได้ โดยครอบคลุม 2 กรณีที่มักเกิดขึ้นบ่อย ดังนี้

1. กรณียอดคงเหลือในงบทดลองมากกว่ารายงานอายุลูกหนี้การค้า

สำหรับกรณีที่ยอดคงเหลือในงบทดลองมากกว่ารายงานอายุลูกหนี้ หรือในงบทดลองแสดงยอดคงเหลือผิดฝั่ง (แสดงยอดคงเหลือฝั่งเครดิต) มีวิธีการตรวจสอบ 3 ขั้นตอนดังนี้

1.1. เตรียมข้อมูล โดยพิมพ์รายงานที่เกี่ยวข้องเพื่อ ตรวจสอบรายงานอายุลูกหนี้ งบทดลองไม่เท่ากัน

พิมพ์รายงานที่เกี่ยวข้อง ดังนี้

• พิมพ์รายงานงบทดลองแบบแสดงรายการลูกหนี้การค้า ลูกหนี้อื่น
• พิมพ์รายงานอายุลูกหนี้การค้า
• พิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท แบบแสดงบัญชีย่อยของผังบัญชีลูกหนี้การค้า

ตัวอย่าง การพิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท ให้กำหนดบัญชีย่อยเป็นรหัสผู้ติดต่อที่ต้องการตรวจสอบข้อมูล

1.2. เปรียบเทียบข้อมูลรายงานงบทดลองและรายงานอายุลูกหนี้การค้า

การตรวจสอบในส่วนนี้ทำเพื่อหาส่วนต่างระหว่างยอดคงเหลือในงบทดลองและรายงานอายุลูกหนี้การค้าคงเหลือ

ตัวอย่างยอดคงเหลือในงบทดลอง
ช่วงเวลาที่เลือกดูข้อมูล แบบก่อนปิดรายได้ค่าใช้จ่าย 01/01/2023 – 31/12/2023
กดดูข้อมูลแสดงบัญชีย่อยลูกหนี้การค้าที่ต้องการตรวจสอบ คือ C00000 มียอดคงเหลือใน​งบทดลองอยู่ 68,315.00 บาท

​ตัวอย่างรายงานอายุลูกหนี้การค้า
​​พิมพ์รายงานอายุลูกหนี้การค้า ณ วันที่ 31/12/2023
ผู้ติดต่อรหัส C00000 ใน รายงานอายุลูกหนี้การค้ามียอด 58,315 บาท
(โดยดูมูลค่าคงเหลือรวมที่ช่องคอลัมน์ T : รวม)

1.3. ตรวจสอบข้อมูลเพื่อหาที่มาของผลต่าง ตรวจสอบรายงานอายุลูกหนี้ งบทดลองไม่เท่ากัน

นำข้อมูลของทั้ง 2 ไฟล์ให้อยู่ในไฟล์เดียวกัน (รายงานอายุลูกหนี้การค้า และรายงานบัญชีแยกประเภท) เพื่อตรวจว่าเอกสารใดทำให้เกิดผลต่าง โดยใช้สูตร =VLOOKUP เข้ามาช่วยเพื่อจับคู่เอกสารในรายงานบัญชีแยกประเภท

สูตรที่ได้ คือ =VLOOKUP(G3,รายงานอายุลูกหนี้!$D:$D,1,FALSE)

Double คลิกที่จุดสีเขียว เพื่อให้สูตรรันไปรายการอื่น ๆ

คอลัมน์ I2 ใช้สูตร Sort & Filter เพื่อหารายการที่ไม่มีคู่

กรองเฉพาะรายการที่แสดง #N/A เพราะเป็นรายการที่ไม่มีคู่ และเป็นรายการที่ไม่แสดงในรายงานอายุหนี้ และคลิกเข้าดูที่เอกสาร
​

หากมีการชำระในปี ให้จับคู่รายการที่ถูกจ่ายแล้ว และดูที่ คอลัมน์ G ว่ารายการใดไม่แสดงเลขที่อ้างอิง นั่นหมายถึง มีการบันทึกรายการที่สมุดรายวันโดยตรง (JV) ข้อมูลจึงไม่แสดงในรายงานอายุลูกหนี้

2. ยอดคงเหลือในงบทดลองน้อยกว่ารายงานอายุลูกหนี้การค้า

วิธีการตรวจสอบมีทั้งหมด 3 ขั้นตอนดังนี้

ตัวอย่างการพิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท
ให้กำหนดบัญชีย่อยเป็นรหัสผู้ติดต่อที่ต้องการตรวจสอบข้อมูล

2.1. เตรียมข้อมูลเพื่อ ตรวจสอบรายงานอายุลูกหนี้ งบทดลองไม่เท่ากัน

• พิมพ์รายงานงบทดลองแบบแสดงรายการลูกหนี้การค้า ลูกหนี้อื่น
• พิมพ์รายงานอายุลูกหนี้การค้า
• พิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท แบบแสดงบัญชีย่อยของผังบัญชีลูกหนี้การค้า

ตัวอย่างการพิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท
ให้กำหนดบัญชีย่อยเป็นรหัสผู้ติดต่อที่ต้องการตรวจสอบข้อมูล

2.2. เปรียบเทียบข้อมูลรายงานงบทดลองและรายงานอายุลูกหนี้การค้า

การตรวจสอบในส่วนนี้ทำเพื่อหาส่วนต่างระหว่างยอดคงเหลือในงบทดลองและรายงานอายุลูกหนี้การค้าคงเหลือ

ตัวอย่างยอดคงเหลือในงบทดลอง
ช่วงเวลาที่เลือกดูข้อมูล แบบก่อนปิดรายได้ค่าใช้จ่าย 01/01/2023 – 31/12/2023
กดดูข้อมูลแสดงบัญชีย่อยลูกหนี้การค้าที่ต้องการตรวจสอบ คือ C00000 มียอดคงเหลือในงบทดลองอยู่ 15,515.00 บาท
​

ตัวอย่างรายงานอายุลูกหนี้การค้า
​​พิมพ์รายงานอายุลูกหนี้การค้า ณ วันที่ 31/12/2023
ผู้ติดต่อรหัส C00000 ใน รายงานอายุลูกหนี้การค้ามียอด 58,315 บาท
(โดยดูมูลค่าคงเหลือรวมที่ช่องคอลัมน์ T : รวม)

2.3. ตรวจสอบข้อมูลเพื่อหาที่มาของผลต่าง

นำข้อมูลของทั้ง 2 ไฟล์ให้อยู่ในไฟล์เดียวกัน (รายงานอายุลูกหนี้การค้า และรายงานบัญชีแยกประเภท) เพื่อตรวจว่าเอกสารใดทำให้เกิดผลต่าง

ใช้สูตร =VLOOKUP เพื่อจับคู่เอกสารในรายงานอายุลูกหนี้
สูตรที่ได้คือ =VLOOKUP(D3,บัญชีแยกประเภท!$G:$G,1,FALSE)

Double คลิกที่จุดสีเขียว เพื่อให้สูตรรันไปรายการอื่น ๆ

คอลัมน์ U2 ใช้สูตร Sort & Filter เพื่อหารายการที่ไม่มีคู่
​

กรองเฉพาะรายการที่แสดง #N/A เพราะเป็นรายการที่ไม่มีคู่ และเป็นรายการที่ไม่แสดงในรายงานอายุเจ้าหนี้ และคลิกเข้าดูที่เอกสาร

คลิกเข้าดูที่เอกสาร

ดูการบันทึกบัญชีว่าเพราะสาเหตุใดยอดของเอกสารรายรับที่บันทึกตั้งหนี้ไว้ จึงไม่แสดงที่ บัญชีแยกประเภท

​สาเหตุที่เอกสารรายรับไม่แสดงยอดที่บัญชีแยกประเภท เกิดจากการบันทึกบัญชีถูกยกเลิก ตามรูปภาพตัวอย่างด้านล่างนี้ หรือมีการแก้ไขสมุดบัญชีรายวัน โดยเปลี่ยนผังการบันทึกบัญชีที่ไม่ใช่การ เดบิต ลูกหนี้การค้า เป็นต้น จึงส่งผลให้ยอดในบัญชีแยกประเภทแสดงมูลค่าคงเหลือน้อยกว่ารายงานอายุลูกหนี้การค้า

– จบขั้นตอนการตรวจสอบรายงานอายุลูกหนี้ งบทดลองไม่เท่ากัน –