วิธีการ ตรวจสอบรายงานอายุลูกหนี้ งบทดลองไม่เท่ากัน

การกระทบยอดบัญชีเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทุกธุรกิจ หากคุณกำลังประสบปัญหาและต้องการวิธี ตรวจสอบรายงานอายุลูกหนี้ งบทดลองไม่เท่ากัน บทความนี้ได้รวบรวมแนวทางการตรวจสอบอย่างเป็นขั้นตอน เพื่อช่วยให้คุณสามารถระบุที่มาของผลต่างได้อย่างแม่นยำและแก้ไขให้ถูกต้องได้ โดยครอบคลุม 2 กรณีที่มักเกิดขึ้นบ่อย

วิธีการตรวจสอบรายงานอายุลูกหนี้เปรียบเทียบกับหน้างบทดลองไม่เท่ากัน ตรวจสอบได้ทั้งหมด 2 กรณี ดังนี้

1. ยอดคงเหลือในงบทดลองมากกว่ารายงานอายุลูกหนี้การค้า

สำหรับกรณีที่ยอดคงเหลือในงบทดลองมากกว่ารายงานอายุลูกหนี้ หรือในงบทดลองแสดงยอดคงเหลือผิดฝั่ง (แสดงยอดคงเหลือฝั่งเครดิต) มีวิธีการตรวจสอบดังนี้

1.1 เตรียมข้อมูล : พิมพ์รายงานที่เกี่ยวข้อง

• พิมพ์รายงานงบทดลองแบบแสดงรายการลูกหนี้การค้า ลูกหนี้อื่น
• พิมพ์รายงานอายุลูกหนี้การค้า
• พิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท แบบแสดงบัญชีย่อยของผังบัญชีลูกหนี้การค้าตัวอย่างการพิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท
  ให้กำหนดบัญชีย่อยเป็นรหัสผู้ติดต่อที่ต้องการตรวจสอบข้อมูล

  

1.2 เปรียบเทียบข้อมูลรายงานงบทดลองและรายงานอายุลูกหนี้การค้า

การตรวจสอบในส่วนนี้ทำเพื่อหาส่วนต่างระหว่างยอดคงเหลือในงบทดลองและรายงานอายุลูกหนี้การค้าคงเหลือ

ตัวอย่างยอดคงเหลือในงบทดลอง
ช่วงเวลาที่เลือกดูข้อมูล แบบก่อนปิดรายได้ค่าใช้จ่าย 01/01/2023 – 31/12/2023 กดดูข้อมูลแสดงบัญชีย่อยลูกหนี้การค้าที่ต้องการตรวจสอบ คือ C00000 มียอดคงเหลือใน
​“งบทดลองอยู่ 68,315.00 บาท”
​

​ตัวอย่างรายงานอายุลูกหนี้การค้า
​​พิมพ์รายงานอายุลูกหนี้การค้า ณ วันที่ 31/12/2023
ผู้ติดต่อรหัส C00000 ใน “รายงานอายุลูกหนี้การค้ามียอด 58,315 บาท”
(โดยดูมูลค่าคงเหลือรวมที่ช่องคอลัมน์ T : รวม)

1.3 ตรวจสอบข้อมูลเพื่อหาที่มาของผลต่าง ตรวจสอบรายงานอายุลูกหนี้ งบทดลองไม่เท่ากัน

นำข้อมูลของทั้ง 2 ไฟล์ให้อยู่ในไฟล์เดียวกัน (รายงานอายุลูกหนี้การค้า และรายงานบัญชีแยกประเภท) เพื่อตรวจว่าเอกสารใดทำให้เกิดผลต่าง

1.4 ใช้สูตร VLOOKUP เพื่อจับคู่เอกสารในรายงานบัญชีแยกประเภท

สูตรที่ได้ คือ =VLOOKUP(G3,รายงานอายุลูกหนี้!$D:$D,1,FALSE)

Double คลิกที่จุดสีเขียว เพื่อให้สูตรรันไปรายการอื่น ๆ
​

คอลัมน์ I2 ใช้สูตร Sort & Filter เพื่อหารายการที่ไม่มีคู่
​

กรองเฉพาะรายการที่แสดง #N/A เพราะเป็นรายการที่ไม่มีคู่ และเป็นรายการที่ไม่แสดงในรายงานอายุหนี้ และคลิกเข้าดูที่เอกสาร
​

หากมีการชำระในปี ให้จับคู่รายการที่ถูกจ่ายแล้ว และดูที่ คอลัมน์ G ว่ารายการใดไม่แสดงเลขที่อ้างอิง นั่นหมายถึง มีการบันทึกรายการที่สมุดรายวันโดยตรง (JV) ข้อมูลจึงไม่แสดงในรายงานอายุลูกหนี้

2. ยอดคงเหลือในงบทดลองน้อยกว่ารายงานอายุลูกหนี้การค้า

2.1 เตรียมข้อมูลเพื่อ ตรวจสอบรายงานอายุลูกหนี้ งบทดลองไม่เท่ากัน

• พิมพ์รายงานงบทดลองแบบแสดงรายการลูกหนี้การค้า ลูกหนี้อื่น
• พิมพ์รายงานอายุลูกหนี้การค้า
• พิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท แบบแสดงบัญชีย่อยของผังบัญชีลูกหนี้การค้าตัวอย่างการพิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท
  ให้กำหนดบัญชีย่อยเป็นรหัสผู้ติดต่อที่ต้องการตรวจสอบข้อมูล

  

2.2 เปรียบเทียบข้อมูลรายงานงบทดลองและรายงานอายุลูกหนี้การค้า

การตรวจสอบในส่วนนี้ทำเพื่อหาส่วนต่างระหว่างยอดคงเหลือในงบทดลองและรายงานอายุลูกหนี้การค้าคงเหลือ

ตัวอย่างยอดคงเหลือในงบทดลอง
ช่วงเวลาที่เลือกดูข้อมูล แบบก่อนปิดรายได้ค่าใช้จ่าย 01/01/2023 – 31/12/2023 กดดูข้อมูลแสดงบัญชีย่อยลูกหนี้การค้าที่ต้องการตรวจสอบ คือ C00000 มียอดคงเหลือใน
​“งบทดลองอยู่ 15,515.00 บาท”
​

ตัวอย่างรายงานอายุลูกหนี้การค้า
​​พิมพ์รายงานอายุลูกหนี้การค้า ณ วันที่ 31/12/2023
ผู้ติดต่อรหัส C00000 ใน “รายงานอายุลูกหนี้การค้ามียอด 58,315 บาท”
(โดยดูมูลค่าคงเหลือรวมที่ช่องคอลัมน์ T : รวม)

2.3 ตรวจสอบข้อมูลเพื่อหาที่มาของผลต่าง

นำข้อมูลของทั้ง 2 ไฟล์ให้อยู่ในไฟล์เดียวกัน (รายงานอายุลูกหนี้การค้า และรายงานบัญชีแยกประเภท) เพื่อตรวจว่าเอกสารใดทำให้เกิดผลต่าง

2.4 ใช้สูตร VLOOKUP เพื่อจับคู่เอกสารในรายงานอายุลูกหนี้ ตรวจสอบรายงานอายุลูกหนี้ งบทดลองไม่เท่ากัน

สูตรที่ได้ คือ =VLOOKUP(D3,บัญชีแยกประเภท!$G:$G,1,FALSE)

Double คลิกที่จุดสีเขียว เพื่อให้สูตรรันไปรายการอื่น ๆ
​

คอลัมน์ U2 ใช้สูตร Sort & Filter เพื่อหารายการที่ไม่มีคู่
​

กรองเฉพาะรายการที่แสดง #N/A เพราะเป็นรายการที่ไม่มีคู่ และเป็นรายการที่ไม่แสดงในรายงานอายุเจ้าหนี้ และคลิกเข้าดูที่เอกสาร

คลิกเข้าดูที่เอกสาร
​

ดูการบันทึกบัญชีว่าเพราะสาเหตุใดยอดของเอกสารรายรับที่บันทึกตั้งหนี้ไว้ จึงไม่แสดงที่ บัญชีแยกประเภท
​

​สาเหตุที่เอกสารรายรับไม่แสดงยอดที่บัญชีแยกประเภท เกิดจากการบันทึกบัญชีถูกยกเลิก ตามรูปภาพตัวอย่างด้านล่างนี้ หรือมีการแก้ไขสมุดบัญชีรายวัน โดยเปลี่ยนผังการบันทึกบัญชีที่ไม่ใช่การ เดบิต ลูกหนี้การค้า เป็นต้น จึงส่งผลให้ยอดในบัญชีแยกประเภทแสดงมูลค่าคงเหลือน้อยกว่ารายงานอายุลูกหนี้การค้า

– จบขั้นตอน –