การสร้างรายชื่อผู้ติดต่อ (Beginning Balance Part 2/8)
การสร้างรายชื่อผู้ติดต่อทำให้การออกเอกสารของกิจการเป็นไปอย่างมีระบบมากขึ้น และสามารถเรียกดูรายงานอายุลูกหนี้ อายุเจ้าหนี้รายตัวได้อย่างแม่นยำ การจัดการข้อมูลเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญเพื่อความถูกต้องและรวดเร็วในการดำเนินงานใน PEAK ซึ่งช่วยให้คุณสามารถ สร้างรายชื่อผู้ติดต่อ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การสร้างรายชื่อผู้ติดต่อมี 2 วิธี ดังนี้
วิธีที่ 1: การสร้างรายชื่อทีละรายชื่อ (มี 3 ขั้นตอน)
วิธีที่ 2: การสร้างรายชื่อด้วยการนำเข้า (Import) ไฟล์ Excel (มี 4 ขั้นตอน)
วิธีที่ 1 : การ สร้างรายชื่อผู้ติดต่อ ทีละรายชื่อ สำหรับ สร้างรายชื่อผู้ติดต่อ
1.1 คลิกเมนู ผู้ติดต่อ > คลิกเพิ่มผู้ติดต่อ
1.2 ระบุเลข 13 หลักของกิจการ สำหรับ สร้างรายชื่อผู้ติดต่อ
หากระบุครบแล้ว และผู้ติดต่อนั้นเป็นกิจการจดภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบบจะดึงข้อมูลชื่อกิจการ และที่อยู่จดทะเบียนมาแสดงให้อัตโนมัติ พร้อมมีแจ้งเตือนแสดงว่า “ค้นหาสำเร็จ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลอีกครั้ง”
กรณีที่ใส่เลข 13 หลักแล้วระบบแจ้งเตือนว่าไม่พบข้อมูล
-
สาเหตุเกิดจากเลข 13 หลักของผู้ติดต่อนี้ ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบบจึงไม่พบข้อมูลที่จะดึงมาแสดงในระบบให้อัตโนมัติได้ ตรวจสอบได้ที่VATINFOWSWebของสรรพากร
-
ซึ่งในส่วนนี้กิจการสามารถเพิ่มข้อมูลชื่อกิจการ และที่อยู่จดทะเบียนด้วยตนเอง และคลิกเพิ่มข้อมูลได้เช่นกัน
1.3 สามารถเลือกกำหนดระบุประเภทของผู้ติดต่อได้ ว่าเป็น ลูกค้า หรือ ผู้ขาย
เพื่อให้ข้อมูลไปแสดงยังแยกยังแถบด้านข้างของภาพรวมผู้ติดต่อ การกำหนดรหัสสามารถทำได้ตามการตั้งค่ารหัสประเภทผู้ติดต่อ
1.4 ตรวจสอบชื่อ ที่อยู่ และเลข 13 หลักอีกครั้ง เพื่อสร้างรายชื่อผู้ติดต่อ
หากไม่ถูกต้องให้แก้ไขก่อนแล้วคลิกปุ่ม “เพิ่ม”
PEAK Tips:
อีก 1 วิธีที่สะดวกมากยิ่งขึ้นด้วยการสร้างรายชื่อขณะสร้างเอกสารได้เพียงคลิกปุ่ม “+ผู้ติดต่อ” ที่หน้าเอกสารนั้นได้เลย
วิธีที่ 2 : การสร้างรายชื่อด้วยการนำเข้า (Import) ไฟล์ Excel สร้างรายชื่อผู้ติดต่อ
การสร้างผู้ติดต่อด้วยการนำเข้า (Import) ไฟล์ Excel จะเป็นการนำเข้าผู้ติดต่อในจำนวนมาก
โดยสามารถนำเข้ารายชื่อผู้ติดต่อสูงสุด 1,000 รายการ/ไฟล์ โดยมี 4 การสร้างดังนี้
2.1 คลิกเมนู ผู้ติดต่อ > คลิกนำเข้าผู้ติดต่อ สำหรับ สร้างรายชื่อผู้ติดต่อ
2.2 คลิกปุ่ม “ดาวน์โหลดฟอร์ม (.xlxs)”
เพื่อดาวน์โหลด Excel Template สำหรับนำไปกรอกข้อมูล
2.3 กรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม Sheet Import Contact โดยแบบฟอร์ม จะมี 2 sheets ได้แก่
2.3.1 Sheet คำอธิบาย เป็นการอธิบายวิธีการกรอกข้อมูลพร้อมทั้งตัวอย่างประกอบ
2.3.2 Sheet สร้างผู้ติดต่อใหม่ สำหรับกรอกข้อมูลนำเข้าผู้ติดต่อหลายราย
2.4 กรอกข้อมูลให้เรียบร้อย และคลิกบันทึกไฟล์ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์แล้ว
-
เลือกรูปแบบการนำเข้า “สร้างผู้ติดต่อใหม่”
-
นำไฟล์ Excel ที่กรอกข้อมูลเสร็จแล้วมาวางในกรอบเส้นประ หรือคลิกค้นหาเพื่อเลือกไฟล์
-
คลิกปุ่ม “ยืนยัน” เพื่อทำรายการนำเข้า
สามารถดูวิดีโอการสร้างรายชื่อผู้ติดต่อ (ลูกค้า/คู่ค้า) (NC001) (N2/8) ได้ที่ลิงก์ PEAK Account วิธีการบันทึกยอดยกมา (Beginning Balance) วินาทีที่ 2:09
– จบการสร้างรายชื่อผู้ติดต่อ (ลูกค้า/คู่ค้า) –
คำถามที่พบบ่อย
หัก ณ ที่จ่ายค่าโปรแกรม PEAK
PEAK Account : อัปเกรด/ต่ออายุแพ็กเกจ