สร้างรายชื่อผู้ติดต่อ ใน PEAK
การ สร้างรายชื่อผู้ติดต่อ ในระบบ PEAK จะช่วยให้การออกเอกสารต่าง ๆ ของธุรกิจของคุณเป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังทำให้การตรวจสอบและเรียกดู รายงานอายุลูกหนี้และเจ้าหนี้รายตัว มีความแม่นยำและรวดเร็ว เพื่อความถูกต้องในการดำเนินงาน
การสร้างรายชื่อผู้ติดต่อมี 2 วิธี ดังนี้
- การสร้างรายชื่อทีละรายชื่อ
- การสร้างรายชื่อด้วยการนำเข้า (Import) ไฟล์ Excel
โดยในแต่ละวิธี มีขั้นตอนดังนี้
1. สร้างรายชื่อผู้ติดต่อ โดยการสร้างรายชื่อทีละรายชื่อ
1.1. ไปที่เมนูผู้ติดต่อ
ไปที่เมนูผู้ติดต่อ > คลิกเพิ่มผู้ติดต่อ
1.2. ระบุข้อมูลผู้ติดต่อ สำหรับ สร้างรายชื่อผู้ติดต่อ
ระบบ PEAK สามารถทำการค้นหากิจการโดยใช้เลขทะเบียน 13 หลักได้ หากผู้ติดต่อนั้นเป็นกิจการจดภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบบจะดึงข้อมูลชื่อกิจการ และที่อยู่จดทะเบียนมาแสดงให้อัตโนมัติ พร้อมมีแจ้งเตือนแสดงว่า “ค้นหาสำเร็จ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลอีกครั้ง”
หมายเหตุ กรณีที่ใส่เลข 13 หลักแล้วระบบแจ้งเตือนว่าไม่พบข้อมูล สาเหตุเกิดจาก
- เลข 13 หลักของผู้ติดต่อนี้ ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบบจึงไม่พบข้อมูลที่จะดึงมาแสดงในระบบให้อัตโนมัติได้
สามารถตรวจสอบผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มได้ที่ เว็บไซต์ข้อมูลผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ของกรมสรรพากร - ในส่วนนี้กิจการสามารถเพิ่มข้อมูลชื่อกิจการ และที่อยู่จดทะเบียนด้วยตนเอง และคลิกเพิ่มข้อมูลได้เช่นกัน
1.3. สามารถเลือกกำหนดระบุประเภทของผู้ติดต่อได้ ว่าเป็น ลูกค้า หรือ ผู้ขาย
สามารถเลือกกำหนดระบุประเภทของผู้ติดต่อได้ ว่าเป็น ลูกค้า หรือ ผู้ขาย เพื่อให้ข้อมูลไปแสดงที่แถบด้านข้างของภาพรวมผู้ติดต่อ
ส่วนการกำหนดรหัสผู้ติดต่อ สามารถทำได้ตามคู่มือ การตั้งค่ารหัสประเภทผู้ติดต่อ
หมายเหตุ กรณีผู้ติดต่อเป็นทั้งลูกค้าและผู้ขาย แนะนำเลือกประเภทผู้ติดต่อเป็น ไม่ระบุ เพื่อให้ระบบแสดงชื่อตอนทำรายการในเมนูรายรับและรายจ่าย
1.4. ตรวจสอบชื่อ ที่อยู่ และเลข 13 หลักอีกครั้ง
หากไม่ถูกต้อง ให้แก้ไขก่อน > จากนั้นคลิกปุ่ม “เพิ่ม”
PEAK Tips
อีก 1 วิธีที่สะดวกมากยิ่งขึ้น สามารถสร้างรายชื่อขณะสร้างเอกสารได้เลย เพียงคลิกปุ่ม “+เพิ่มผู้ติดต่อ” ที่หน้าเอกสารนั้นได้เลย
2. สร้างรายชื่อผู้ติดต่อ โดยการนำเข้า (Import) ไฟล์ Excel
การสร้างผู้ติดต่อด้วยการนำเข้า (Import) ไฟล์ Excel จะเป็นการนำเข้าผู้ติดต่อเพื่อสร้างรายชื่อผู้ติดต่อจำนวนมากในครั้งเดียว
โดยสามารถนำเข้ารายชื่อผู้ติดต่อสูงสุด 1,000 รายการ/ไฟล์ มีขั้นตอนดังนี้
2.1. ไปที่เมนูผู้ติดต่อ
ไปที่เมนูผู้ติดต่อ > คลิกปุ่ม “นำเข้าผู้ติดต่อ”
2.2. ดาวน์โหลดฟอร์ม (.xlxs) เพื่อนำไปกรอกข้อมูลผู้ติดต่อ
เลือกรูปแบบการนำเข้าเป็น สร้างผู้ติดต่อใหม่ > จากนั้นกด ดาวน์โหลดฟอร์มเพื่อสร้าง (.xlxs) ซึ่งเป็น Excel Template สำหรับนำไปกรอกข้อมูลที่ต้องการนำเข้าระบบ PEAK
2.3. กรอกข้อมูลในฟอร์ม Import Create Contact Template
โดยในฟอร์มจะมี 2 หน้าได้แก่ หน้าสร้างผู้ติดต่อใหม่ และคำอธิบาย
- หน้า Sheet คำอธิบาย
เป็นการอธิบายวิธีการกรอกข้อมูลพร้อมทั้งตัวอย่างประกอบ
- หน้า Sheet สร้างผู้ติดต่อใหม่ สำหรับกรอกข้อมูลนำเข้าผู้ติดต่อหลายราย
เมื่อกรอกข้อมูลในฟอร์มเรียบร้อยแล้ว ให้กดบันทึกไฟล์ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ก่อน
2.4. นำไฟล์เข้าระบบ PEAK เพื่อทำการนำเข้าผู้ติดต่อ
กลับมาที่เมนูผู้ติดต่อ > คลิกปุ่ม “นำเข้าผู้ติดต่อ” จะขึ้นหน้า Pop-up นำเข้าข้อมูลผู้ติดต่อ
เลือกรูปแบบการนำเข้าเป็น สร้างผู้ติดต่อใหม่ > นำไฟล์ Excel ที่กรอกข้อมูลเสร็จแล้วลากมาวางในกรอบเส้นประ หรือคลิกค้นหาเพื่อเลือกไฟล์
จากนั้นคลิกปุ่ม “ยืนยัน” เพื่อทำรายการนำเข้าได้เลย
สามารถดูวิดีโอการสร้างรายชื่อผู้ติดต่อ (ลูกค้า/คู่ค้า) ได้ที่ลิงก์ PEAK Account วิธีการบันทึกยอดยกมา (Beginning Balance) วินาทีที่ 2:09
– จบขั้นตอนการสร้างรายชื่อผู้ติดต่อ –
คำถามที่พบบ่อย
ทำไมฉันถึงอัปเกรด/ต่ออายุแพ็กเกจไม่ได้ ?