บัญชีรายรับรายจ่ายคืออะไร และมีความสำคัญอย่างไร
บัญชีรายรับรายจ่าย คือ บันทึกที่บอกว่าธุรกิจได้รับเงินเข้ามาจากอะไร เท่าไร และจ่ายเงินออกไปเพื่ออะไร เท่าไร ในแต่ละวัน เมื่อนำตัวเลขมารวมเป็นรายเดือนหรือรายปี ก็จะเห็นทันทีว่ากิจการมีกำไรหรือขาดทุน ในภาษาของกรมสรรพากร เอกสารนี้มีชื่อเรียกอย่างเป็นทางการว่า “รายงานเงินสดรับ-จ่าย” ซึ่งหมายถึงบัญชีหรือรายงานแสดงรายได้และรายจ่ายของผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลธรรมดา ตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีเงินได้ (ฉบับที่ 161)
ดังนั้นเวลาได้ยินคำว่า “บัญชีรับ-จ่าย” “สมุดรายรับรายจ่าย” หรือ “รายงานเงินสดรับ-จ่าย” ส่วนใหญ่แล้วหมายถึงสิ่งเดียวกัน
ถ้าถามว่ารายรับรายจ่าย คือเรื่องสำคัญแค่ไหน คำตอบคือสำคัญทั้งในแง่กฎหมายและแง่การบริหาร โดยประโยชน์หลัก ๆ มีดังนี้
- รู้กำไรขาดทุนที่แท้จริง ไม่ต้องเดาจากยอดเงินในบัญชีธนาคาร ซึ่งมักปนเงินส่วนตัวอยู่ด้วย
- ใช้เป็นหลักฐานยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา และเป็นหลักฐานสำคัญหากต้องการหักค่าใช้จ่ายตามจริง
- ใช้ประกอบการขอสินเชื่อ เพราะสถาบันการเงินต้องการเห็นรายได้ย้อนหลังที่ตรวจสอบได้
- ใช้วางแผนและควบคุมธุรกิจ เช่น เห็นว่าค่าใช้จ่ายตัวไหนเพิ่มขึ้นผิดสังเกต หรือเดือนไหนขายดีเป็นพิเศษ
จากข้อมูลพบว่าผู้ประกอบการหลายรายไปยื่นขอสินเชื่อ คนที่จดรายรับรายจ่ายสม่ำเสมอมักคุยกับธนาคารได้ง่ายกว่ามาก เพราะมีตัวเลขยืนยัน ไม่ต้องอาศัยแค่คำบอกเล่า
ใครมีหน้าที่ต้องจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย
ผู้ที่มีหน้าที่จัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายตามกฎหมาย คือผู้มีหน้าที่เสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาทั้งที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แล้วและยังไม่ได้จด และมีเงินได้พึงประเมินตามมาตรา 40(5) (6) (7) หรือ (8) แห่งประมวลรัษฎากร
คำว่า “เงินได้พึงประเมิน” หมายถึงรายได้ที่ต้องนำมาคำนวณภาษีเงินได้ ซึ่งกฎหมายแบ่งไว้ 8 ประเภท ส่วนที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนี้คือ 4 ประเภทท้ายที่เป็นรายได้จากการทำธุรกิจหรือประกอบอาชีพด้วยตัวเอง
เงินได้ตามมาตรา 40(5)-(8) มีอะไรบ้าง
| ประเภทเงินได้ | ลักษณะรายได้ | ตัวอย่างธุรกิจ |
| 40(5) | การให้เช่าทรัพย์สิน การผิดสัญญาเช่าซื้อ หรือผิดสัญญาซื้อขายเงินผ่อน | ปล่อยเช่าห้อง บ้าน รถยนต์ |
| 40(6) | วิชาชีพอิสระ ได้แก่ การประกอบโรคศิลปะ กฎหมาย วิศวกรรม สถาปัตยกรรม การบัญชี และประณีตศิลปกรรม | คลินิก สำนักงานกฎหมาย สำนักงานบัญชี |
| 40(7) | การรับเหมาที่ผู้รับเหมาต้องลงทุนจัดหาวัสดุในส่วนสำคัญเอง นอกจากเครื่องมือ | ผู้รับเหมาก่อสร้าง รับเหมาต่อเติมบ้าน |
| 40(8) | รายได้จากธุรกิจ การพาณิชย์ การเกษตร การอุตสาหกรรม การขนส่ง และอื่น ๆ ที่ไม่เข้าประเภท (1) ถึง (7) | ร้านค้า ร้านอาหาร ขายของออนไลน์ |
นอกจากบุคคลธรรมดาแล้ว ยังมีใครต้องทำอีกบ้าง
ตามคู่มือของกรมสรรพากร หน้าที่นี้ครอบคลุมถึงกลุ่มที่เสียภาษีแบบเดียวกับบุคคลธรรมดาด้วย ได้แก่
- ห้างหุ้นส่วนสามัญหรือคณะบุคคลที่ไม่ได้เป็นนิติบุคคล รวมถึงวิสาหกิจชุมชนตามกฎหมายว่าด้วยการส่งเสริมวิสาหกิจชุมชน
- ผู้ถึงแก่ความตายระหว่างปีภาษี
- กองมรดกที่ยังไม่ได้แบ่ง
ส่วนผู้ที่จด VAT แล้วนั้นต้องทำรายงานภาษีซื้อและรายงานภาษีขายด้วย ขณะที่ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนและบริษัทจำกัดมีหน้าที่ทำบัญชีตามกฎหมายการบัญชีซึ่งละเอียดกว่ามาก
บุคคลธรรมดา กับ นิติบุคคลต้องจัดทำบัญชีแตกต่างกันอย่างไร
บุคคลธรรมดาทำเพียงรายงานเงินสดรับ-จ่ายแบบง่ายตามที่กรมสรรพากรกำหนด ส่วนนิติบุคคลต้องทำบัญชีครบชุดตาม พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 และมาตรฐานการรายงานทางการเงิน โดยต้องมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามกฎหมาย
ความต่างที่สำคัญที่สุดคือ “เกณฑ์การรับรู้รายการ” รายงานเงินสดรับ-จ่ายใช้เกณฑ์เงินสด (Cash Basis) คือบันทึกเมื่อได้รับหรือจ่ายเงินจริง ส่วนนิติบุคคลใช้เกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis) คือบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายตามงวดที่เกิดขึ้นจริง แม้เงินยังไม่เข้าหรือยังไม่ได้จ่ายก็ตาม
| หัวข้อ | บุคคลธรรมดา มีเงินได้ตามมาตรา 40(5) – (8) | นิติบุคคล (หจก./บริษัท) |
| กฎหมายหลัก | ประมวลรัษฎากร และประกาศอธิบดีกรมสรรพากรฯ (ฉบับที่ 161) | พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 ประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า และประมวลรัษฎากร |
| รูปแบบบัญชี | รายงานเงินสดรับ-จ่าย (บันทึกแบบบัญชีเดี่ยว คือจดรับและจ่ายเรียงไปตามวัน) | บัญชีรายวัน บัญชีแยกประเภท บัญชีสินค้า (ระบบบัญชีคู่ คือทุกรายการบันทึกทั้งด้านเดบิตและเครดิต) |
| เกณฑ์บันทึก | เกณฑ์เงินสด | เกณฑ์คงค้าง ตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน |
| กำหนดเวลาลงรายการ | ภายใน 3 วันทำการ | บัญชีรายวันภายใน 15 วันนับแต่วันที่รายการเกิด ส่วนบัญชีแยกประเภทและบัญชีสินค้าภายใน 15 วันนับแต่วันสิ้นเดือน |
| ผู้จัดทำ | เจ้าของทำเองได้ | ต้องมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามกฎหมาย |
| การตรวจสอบ | ไม่ต้องมีผู้สอบบัญชี | งบการเงินต้องผ่านผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ยกเว้นห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนขนาดเล็กตามเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด |
| สิ่งที่ต้องยื่น | ไม่ต้องส่งตัวรายงาน แต่นำยอดไปยื่น ภ.ง.ด.94 และ ภ.ง.ด.90 | ยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าทุกปี และยื่น ภ.ง.ด.50 (ภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี) กับ ภ.ง.ด.51 (ครึ่งปี) ต่อกรมสรรพากร |
ลองนึกภาพว่าคุณรับงานออกแบบโลโก้ให้ลูกค้าเมื่อวันที่ 25 สิงหาคม และตกลงให้เครดิต 30 วัน ถ้าคุณเป็นบุคคลธรรมดา คุณจะลงรายการตอนได้รับเงินจริงในเดือนกันยายน แล้วเขียนหมายเหตุว่าเป็นงานที่ส่งมอบตั้งแต่เดือนสิงหาคม แต่ถ้าทำในนามบริษัท ฝ่ายบัญชีต้องบันทึกรายได้ตั้งแต่เดือนสิงหาคมและตั้งเป็นลูกหนี้ไว้ก่อน
แบบฟอร์มรายงานเงินสดรับ-จ่ายตามสรรพากรมีหน้าตาเป็นอย่างไร
แบบฟอร์มที่กรมสรรพากรกำหนดมีส่วนหัวสำหรับกรอกข้อมูลผู้ประกอบการ 4 ช่อง และตารางบันทึกรายการอีก 6 ช่อง ผู้ประกอบการเพิ่มช่องได้ตามความเหมาะสมของกิจการ แต่ต้องมีอย่างน้อยครบตามที่กำหนด
ส่วนหัวของรายงาน ประกอบด้วย ชื่อผู้ประกอบการ เลขประจำตัวประชาชน ชื่อสถานประกอบการ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร
ส่วนตารางบันทึกรายการ มีหน้าตาดังนี้
| วัน/เดือน/ปี | รายการ | รายรับ (บาท) | รายจ่าย: ซื้อสินค้า (บาท) | รายจ่าย: ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ (บาท) | หมายเหตุ |
| 1 ก.ย. 2569 | ขายสินค้า | 12,000.00 | – | – | รวมยอดขายทั้งวัน |
| 1 ก.ย. 2569 | ซื้อสินค้าเข้าร้าน | – | 5,000.00 | – | ใบเสร็จเลขที่ 045 |
| 2 ก.ย. 2569 | ค่าไฟฟ้าร้าน | – | – | 1,850.00 | บิลการไฟฟ้า |
แต่ละช่องใช้งานแบบนี้
- วัน/เดือน/ปี ใส่วันที่ที่รับหรือจ่ายเงิน โดยใช้ปี พ.ศ.
- รายการ อธิบายว่าเงินเข้าออกเพราะอะไร เช่น ขายสินค้า ค่าเช่าร้าน ค่าน้ำ ค่าไฟ
- รายรับ จำนวนเงินที่ได้รับเข้ามา
- รายจ่าย: ซื้อสินค้า จำนวนเงินที่จ่ายซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบที่เกี่ยวกับกิจการ
- รายจ่าย: ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ค่าใช้จ่ายดำเนินงานอื่น เช่น ค่าเช่า ค่าจ้าง ค่าขนส่ง
- รายงานต้องทำเป็นภาษาไทย ถ้าทำเป็นภาษาต่างประเทศต้องมีภาษาไทยกำกับ
- หมายเหตุ ใช้อธิบายเพิ่มเติม เช่น เลขที่เอกสารอ้างอิง หรือระบุว่าเป็นการรับชำระจากการขายเชื่อ
ต้องเตรียมข้อมูลและเอกสารอะไรบ้างก่อนทำบัญชีรายรับรายจ่าย
ก่อนเริ่มลงรายการ ควรรวบรวมข้อมูล 3 กลุ่ม คือข้อมูลกิจการ หลักฐานฝั่งรายรับ และหลักฐานฝั่งรายจ่าย เมื่อของพร้อม การลงบัญชีแต่ละวันจะใช้เวลาไม่กี่นาที
- ข้อมูลกิจการ ชื่อผู้ประกอบการ ชื่อร้าน เลขประจำตัวประชาชน และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร สำหรับใส่ในส่วนหัวของรายงาน
- รายการเดินบัญชีธนาคาร (Bank Statement) คือรายการที่แสดงเงินเข้าออกของบัญชีธนาคารทั้งหมด ใช้ตรวจว่าไม่มีรายการตกหล่น ถ้ายังใช้บัญชีเดียวกับเงินส่วนตัว ควรเปิดบัญชีแยกสำหรับธุรกิจ
- หลักฐานรายรับ สำเนาใบเสร็จที่ออกให้ลูกค้า ใบแจ้งหนี้ สลิปโอนเงิน รายงานยอดขายจากเครื่องบันทึกการขาย (POS) หรือรายงานการโอนเงินจากแพลตฟอร์มออนไลน์
- หลักฐานรายจ่าย ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี บิลค่าน้ำค่าไฟ สัญญาเช่า และสลิปการโอนจ่าย
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) คือเอกสารที่ลูกค้าออกให้เมื่อหักภาษีไว้ก่อนจ่ายเงิน ต้องเก็บไว้ใช้เป็นเครดิตภาษีตอนยื่นแบบ
สิ่งที่ผู้ประกอบการมักพลาดคือเก็บเฉพาะหลักฐานรายจ่าย แต่ลืมเก็บหลักฐานรายรับ ทั้งที่เวลาถูกตรวจสอบ เจ้าหน้าที่มักเริ่มจากการเทียบยอดขายกับเงินเข้าบัญชีก่อนเสมอ
วิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายด้วยตัวเองต้องทำอย่างไร
วิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้ถูกตามแนวทางของกรมสรรพากรมี 6 ขั้นตอนหลัก ตั้งแต่เตรียมแบบฟอร์มไปจนถึงสรุปยอดรายเดือน ทำครั้งแรกอาจดูหลายขั้น แต่เมื่อเป็นกิจวัตรแล้วจะใช้เวลาเพียงวันละไม่กี่นาที
- เตรียมแบบฟอร์มให้ครบตามที่กำหนด จะใช้สมุด ไฟล์ Excel หรือโปรแกรมก็ได้ ขอให้มีช่องครบตามแบบของกรมสรรพากรเป็นอย่างน้อย
- ลงรายการทุกครั้งที่มีเงินเข้าหรือออก ต้องลงภายใน 3 วันทำการ จะลงเป็นยอดรวมของแต่ละวันหรือแยกทีละรายการก็ได้ ขอให้มีเอกสารประกอบรองรับ
- แยกประเภทรายจ่ายให้ถูกช่อง ค่าซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบลงช่องซื้อสินค้า ค่าใช้จ่ายดำเนินงานอื่นลงช่องค่าใช้จ่ายอื่น ๆ และลงเฉพาะรายจ่ายที่เกี่ยวกับกิจการโดยตรง ถ้าราคาที่จ่ายมีภาษีมูลค่าเพิ่มรวมอยู่ ผู้ที่ไม่ได้จด VAT นำยอดทั้งหมดมาลงเป็นต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายได้เลย
- ผูกเอกสารกับทุกบรรทัด ใส่เลขที่ใบเสร็จหรือเลขอ้างอิงในช่องหมายเหตุ เพื่อให้ย้อนหาเอกสารได้ภายในไม่กี่วินาที
- จัดการรายการขายเชื่อและซื้อเชื่อ ให้ลงในวันที่ได้รับเงินหรือจ่ายเงินจริง และอธิบายในช่องหมายเหตุว่าเป็นรายการเชื่อของวันใด
- สรุปยอดเป็นรายเดือน รวมรายรับ หักด้วยค่าซื้อสินค้าและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ จะได้กำไรหรือขาดทุนของเดือน จากนั้นกระทบยอดกับ Bank Statement คือเทียบตัวเลขในรายงานกับเงินเข้าออกจริงในบัญชีธนาคาร เพื่อหารายการที่ตกหล่นหรือลงซ้ำ
กฎ 3 วันทำการคืออะไร และต้องบันทึกรายการภายในกี่วัน
กฎ 3 วันทำการคือข้อกำหนดในประกาศอธิบดีกรมสรรพากร (ฉบับที่ 161) ที่ให้ลงรายการในรายงานเงินสดรับ-จ่ายภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่มีรายได้หรือรายจ่าย พูดง่าย ๆ คือห้ามปล่อยไว้ไปจดรวดเดียวตอนสิ้นเดือน การนับจะนับเฉพาะวันทำการ วันหยุดจึงไม่ถูกนับรวม ตัวอย่างเช่น คุณแนนขายเสื้อผ้าออนไลน์ได้ในวันศุกร์ และร้านหยุดเสาร์อาทิตย์ วันทำการที่ 1 ถึง 3 จะตรงกับวันจันทร์ถึงวันพุธ ดังนั้นควรลงรายการของวันศุกร์ให้เสร็จภายในวันพุธถัดไป
ในทางปฏิบัติ วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือปิดยอดทุกเย็นหลังปิดร้าน เพราะความจำยังสดและเอกสารยังอยู่ครบ ข้อดีอีกอย่างคือกรมสรรพากรอนุญาตให้ลงยอดขายรวมทั้งวันเป็นบรรทัดเดียวได้ จึงไม่ต้องเสียเวลาจดทีละบิล
เพื่อไม่ให้สับสนกับกฎหมายอื่น ขอสรุปกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้องไว้ตรงนี้ รายงานเงินสดรับ-จ่ายของบุคคลธรรมดาต้องลงภายใน 3 วันทำการ รายงานภาษีซื้อและภาษีขายของผู้จด VAT ตามมาตรา 87 โดยหลักก็ต้องลงภายใน 3 วันทำการเช่นกัน ส่วนบัญชีรายวันของนิติบุคคลตามประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้ามีกำหนด 15 วัน
รายจ่ายประเภทใดบันทึกในรายงานได้ และรายจ่ายประเภทใดบันทึกไม่ได้
รายจ่ายที่ลงในรายงานได้ต้องผ่าน 2 เงื่อนไข คือเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบกิจการ และมีหลักฐานพิสูจน์ได้ว่าจ่ายจริงและจ่ายให้ใคร ถ้าขาดข้อใดข้อหนึ่ง รายจ่ายนั้นมีโอกาสถูกตัดออกเมื่อถูกตรวจสอบ
กรมสรรพากรอธิบายว่า การหักค่าใช้จ่ายจริงของบุคคลธรรมดาต้องเป็นไปตามเงื่อนไขเดียวกับที่ใช้กับบริษัทหรือห้างหุ้นส่วน ซึ่งมีรายการต้องห้ามกำหนดไว้ในมาตรา 65 ตรี แห่งประมวลรัษฎากร ตารางด้านล่างสรุปเป็นภาษาที่เข้าใจง่าย
| ลงได้ (เกี่ยวกับกิจการ มีหลักฐาน) | ลงไม่ได้ หรือต้องระวัง |
| ค่าซื้อสินค้า วัตถุดิบ บรรจุภัณฑ์ | ค่าใช้จ่ายส่วนตัวและครอบครัว เช่น ค่าอาหารที่บ้าน ค่าเทอมลูก |
| ค่าเช่าร้าน ค่าน้ำ ค่าไฟของร้าน | เงินที่เจ้าของถอนไปใช้ส่วนตัว |
| ค่าจ้างพนักงาน ค่าแรงรายวัน | รายจ่ายที่ตั้งขึ้นเองโดยไม่มีการจ่ายจริง |
| ค่าขนส่ง ค่าน้ำมันรถส่งของ | รายจ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้ว่าจ่ายให้ใคร |
| ค่าโฆษณา ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์มขายของ | การผ่อนชำระเงินต้นเงินกู้ (เพราะเป็นการคืนหนี้ ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย) |
| ค่าซ่อมแซมอุปกรณ์ในร้าน | ค่าซื้อทรัพย์สินที่ใช้ได้หลายปี เช่น รถยนต์ เครื่องจักร ซึ่งในการคำนวณภาษีต้องทยอยหักผ่านค่าเสื่อมราคา |
ค่าเสื่อมราคา (Depreciation) หมายถึงการกระจายต้นทุนของทรัพย์สินออกไปตามจำนวนปีที่ใช้งาน แทนที่จะหักเป็นค่าใช้จ่ายก้อนเดียวในปีที่ซื้อ ในรายงานเงินสดรับ-จ่ายยังบันทึกการจ่ายเงินได้ตามจริง แต่ควรเขียนหมายเหตุไว้ เพื่อไม่ให้นำยอดเต็มไปหักตอนยื่นภาษี
สมมติคุณเก่งเปิดร้านข้าวมันไก่ที่ชั้นล่างของบ้าน ค่าไก่และข้าวลงได้เต็มจำนวน ค่าทีวีที่ซื้อไว้ดูที่ชั้นบนลงไม่ได้ ส่วนค่าไฟที่ใช้มิเตอร์เดียวกับบ้าน ควรแบ่งสัดส่วนอย่างมีเหตุผล เช่น ตามจำนวนเครื่องใช้ไฟฟ้าของร้าน แล้วลงเฉพาะส่วนของร้าน
ถ้าไม่มีใบเสร็จรับเงินหรือบิลเงินสด จะสามารถลงรายจ่ายได้อย่างไร
ยังลงได้ ถ้าจัดทำเอกสารทดแทนที่พิสูจน์ได้ว่าจ่ายจริงและรู้ตัวผู้รับเงิน กรมสรรพากรมีคู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ ซึ่งแนะนำเอกสารไว้หลายแบบตามสถานการณ์
| สถานการณ์ | เอกสารที่ใช้ | สิ่งที่ต้องมี |
| ผู้ขายยอมออกหลักฐาน แต่ไม่มีใบเสร็จแบบฟอร์มสำเร็จ | ใบรับตามมาตรา 105 ทวิ | เลขประจำตัวผู้เสียภาษีและชื่อผู้ออก เลขที่เล่มและเลขที่ใบ วันที่ จำนวนเงิน และรายการสินค้า |
| ผู้ขายไม่มีใบเสร็จ แต่ยอมเซ็นรับเงิน | ใบสำคัญรับเงิน | ชื่อ ที่อยู่ของผู้รับเงิน รายการ จำนวนเงิน ลายมือชื่อผู้รับเงิน และแนบสำเนาบัตรประชาชน |
| ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดที่เรียกหลักฐานไม่ได้ เช่น ค่าวินมอเตอร์ไซค์ ของจากตลาดสด | ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน | วันที่ รายละเอียด จำนวนเงิน ลายมือชื่อผู้เบิกจ่ายที่รับรองว่าจ่ายจริง และผู้อนุมัติ |
| ไม่มีเอกสารข้างต้นเลย | ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) | ข้อมูลผู้รับเงิน รายการ จำนวนเงิน ลายมือชื่อผู้รับเงิน พร้อมหลักฐานการโอนหรือสำเนาเช็ค |
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินออกแบบมาสำหรับกิจการที่มีพนักงานเป็นผู้จ่ายเงินแล้วรับรองรายการ ถ้าคุณทำธุรกิจคนเดียว ควรพยายามใช้ใบสำคัญรับเงินหรือการโอนเงินเป็นหลัก เพราะมีชื่อผู้รับเงินชัดเจน น้ำหนักหลักฐานจึงดีกว่า ตัวอย่างเช่น ร้านอาหารของคุณเก่งซื้อผักจากแผงในตลาดสด 1,200 บาท แม่ค้าไม่มีใบเสร็จ วิธีที่ดีที่สุดคือโอนเงินผ่านแอปธนาคารให้แม่ค้าโดยตรง แล้วทำใบสำคัญรับเงินให้แม่ค้าเซ็น แนบสลิปโอนไว้ด้วยกัน เท่านี้ก็พิสูจน์ได้ทั้งว่าจ่ายจริงและจ่ายให้ใคร
ข้อควรระวังคือห้ามสร้างเอกสารขึ้นเองโดยไม่มีการจ่ายจริง เพราะการนำพยานหลักฐานเท็จมาแสดงเพื่อเลี่ยงภาษีมีโทษตามมาตรา 37 แห่งประมวลรัษฎากร คือจำคุกตั้งแต่ 3 เดือนถึง 7 ปี และปรับตั้งแต่ 2,000 ถึง 200,000 บาท
เอกสารประกอบบัญชีรายรับรายจ่ายมีอะไรบ้าง และต้องจัดเก็บอย่างไร
เอกสารประกอบคือหลักฐานที่ยืนยันว่ารายการในรายงานเกิดขึ้นจริง แบ่งเป็นฝั่งรายรับ เช่น สำเนาใบเสร็จที่ออกให้ลูกค้า ใบแจ้งหนี้ สลิปรับโอน รายงานยอดขาย และฝั่งรายจ่าย เช่น ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี ใบสำคัญรับเงิน บิลค่าสาธารณูปโภค สัญญาเช่าหรือสัญญาจ้าง
วิธีจัดเก็บที่ช่วยให้ชีวิตง่ายขึ้นมีดังนี้
- แยกแฟ้มรายเดือน และแยกฝั่งรับกับฝั่งจ่าย เรียงตามวันที่ให้ตรงกับลำดับในรายงาน
- ใส่เลขอ้างอิงให้ตรงกัน เลขที่เขียนบนเอกสารต้องตรงกับที่ใส่ไว้ในช่องหมายเหตุของรายงาน
- สแกนหรือถ่ายภาพทันที โดยเฉพาะใบเสร็จกระดาษความร้อนจากร้านสะดวกซื้อหรือปั๊มน้ำมัน ซึ่งตัวหนังสือซีดจางได้ภายในไม่กี่เดือน
- ตั้งชื่อไฟล์เป็นระบบ เช่น 2569-09-05_ค่าเช่าร้าน แล้วเก็บในโฟลเดอร์ตามปีและเดือน
- เขียนคำแปลกำกับเอกสารภาษาต่างประเทศ เช่น ใบเสร็จค่าโฆษณาจากแพลตฟอร์มต่างประเทศ
จากประสบการณ์ ปัญหาที่เจอบ่อยที่สุดตอนถูกเรียกตรวจไม่ใช่ตัวเลขผิด แต่เป็นการหาเอกสารไม่เจอ ระบบจัดเก็บที่ดีจึงช่วยประหยัดเวลาและลดความเสี่ยงที่รายจ่ายจะถูกตัดได้มากกว่าที่หลายคนคิด
การเก็บรักษาเอกสารและระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดต้องเก็บกี่ปี
หลักจำง่าย ๆ คือเก็บอย่างน้อย 5 ปี เพราะกฎหมายการบัญชีและกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มกำหนดไว้ที่ 5 ปี และในบางกรณีอาจขยายได้ถึง 7 ปี ส่วนบุคคลธรรมดาที่ไม่ได้จด VAT แม้ประกาศฉบับที่ 161 จะไม่ได้เขียนระยะเวลาไว้ตรง ๆ ก็ควรใช้เกณฑ์เดียวกัน
| ผู้มีหน้าที่ | กฎหมายที่เกี่ยวข้อง | ระยะเวลาเก็บรักษา |
| นิติบุคคล | พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 | ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้าสั่งให้เก็บเกิน 5 ปีได้ แต่ไม่เกิน 7 ปี |
| ผู้ประกอบการจด VAT | ประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3 | ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันยื่นแบบหรือวันพ้นกำหนดยื่นแบบของแต่ละเดือนภาษี และอาจถูกกำหนดให้เก็บได้ไม่เกิน 7 ปี |
| บุคคลธรรมดาไม่จด VAT | ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรฯ (ฉบับที่ 161) | ไม่ได้กำหนดไว้ชัดเจน แนะนำให้เก็บอย่างน้อย 5 ปี |
เหตุผลที่ไม่ควรทิ้งเร็ว คือกรณีที่กฎหมายเฉพาะไม่ได้กำหนดระยะเวลาไว้ อายุความตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์อาจยาวถึง 10 ปี ถ้ายังมีพื้นที่เก็บ การเก็บไฟล์สแกนไว้นานกว่า 5 ปี จึงเป็นทางเลือกที่ปลอดภัยกว่า
สำหรับนิติบุคคล บัญชีและเอกสารต้องเก็บไว้ ณ สถานที่ทำการที่แจ้งไว้ และถ้าบัญชีหรือเอกสารสูญหายหรือเสียหาย ต้องแจ้งสารวัตรบัญชี (เจ้าหน้าที่ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าที่ดูแลเรื่องบัญชี) ภายใน 15 วันนับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบ ตามมาตรา 15 ส่วนผู้จด VAT ต้องเก็บเอกสารไว้ ณ สถานประกอบการ
ความแตกต่างระหว่างรายงานเงินสดรับจ่ายกับรายงานภาษีซื้อภาษีขายคืออะไร
รายงานเงินสดรับ-จ่ายใช้กับผู้ที่ไม่ได้จด VAT เพื่อสรุปรายได้และรายจ่ายสำหรับภาษีเงินได้ ส่วนรายงานภาษีซื้อและรายงานภาษีขายใช้กับผู้ประกอบการที่จด VAT แล้ว ไม่ว่าจะเป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล เพื่อคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องยื่นทุกเดือน
ภาษีขาย (Output Tax) คือ VAT ที่เราเรียกเก็บจากลูกค้าเมื่อขายสินค้าหรือบริการ ส่วนภาษีซื้อ (Input Tax) คือ VAT ที่เราจ่ายให้ผู้ขายเมื่อซื้อสินค้าหรือบริการ ทุกเดือนจะนำภาษีขายหักด้วยภาษีซื้อ ถ้าเหลือเป็นบวกต้องนำส่ง ถ้าติดลบก็ขอคืนหรือยกไปใช้เดือนถัดไปได้
| หัวข้อ | รายงานเงินสดรับ-จ่าย | รายงานภาษีซื้อ/ภาษีขาย |
| ใครต้องทำ | บุคคลธรรมดาที่มีเงินได้ 40(5)-(8) และไม่ได้จด VAT | ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม |
| กฎหมาย | ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรฯ (ฉบับที่ 161) | ประมวลรัษฎากร มาตรา 87 |
| บันทึกอะไร | เงินรับและเงินจ่ายทั้งหมดของกิจการ | รายการที่มีใบกำกับภาษี แยกมูลค่าสินค้าหรือบริการออกจากจำนวน VAT |
| เอกสารหลัก | ใบเสร็จรับเงินและหลักฐานการจ่าย | ใบกำกับภาษีและสำเนาใบกำกับภาษี |
| กำหนดลงรายการ | ภายใน 3 วันทำการ | โดยหลักภายใน 3 วันทำการ เว้นแต่อธิบดีกำหนดเป็นอย่างอื่น |
| นำไปใช้กับแบบภาษี | ภ.ง.ด.94 และ ภ.ง.ด.90 | ภ.พ.30 (แบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม) ยื่นทุกเดือน |
ผู้ประกอบการที่ขายสินค้าและจด VAT ยังต้องทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบเพิ่มอีกฉบับด้วย ถ้าธุรกิจของคุณกำลังเติบโตจนใกล้เกณฑ์รายได้ที่ต้องจด VAT การเริ่มเก็บใบกำกับภาษีฝั่งซื้อให้เป็นระบบตั้งแต่วันนี้จะช่วยให้ช่วงเปลี่ยนผ่านราบรื่นกว่ามาก
ควรทำบัญชีรายรับรายจ่ายด้วย Excel หรือโปรแกรมบัญชีออนไลน์ดี
ถ้ามีรายการเพียงไม่กี่สิบรายการต่อเดือนและยังไม่มีแผนขยายกิจการ Excel ก็เพียงพอ แต่ถ้ารายการเยอะ มีลูกค้าเครดิต มีสต็อกสินค้า หรือวางแผนจะจด VAT หรือจดบริษัท โปรแกรมบัญชีออนไลน์จะคุ้มค่ากว่าในระยะยาว
| หัวข้อ | Excel หรือสมุดบัญชี | โปรแกรมบัญชีออนไลน์ |
|---|---|---|
| ความเร็วในการบันทึก | พิมพ์เองทุกบรรทัด | ข้อมูลไหลจากเอกสารที่ออก ลดการพิมพ์ซ้ำ |
| ความเสี่ยงผิดพลาด | สูตรพังหรือพิมพ์ตัวเลขผิดได้ง่าย | ระบบคำนวณและตรวจความสมดุลให้ |
| การเก็บเอกสาร | ต้องจัดโฟลเดอร์แยกเอง | แนบไฟล์ใบเสร็จไว้กับรายการได้ |
| รายงานและภาษี | ต้องสรุปเอง | ดึงรายงานสรุปและรายงานภาษีได้ทันที |
| ค่าใช้จ่าย | แทบไม่มี | มีค่าบริการรายเดือนหรือรายปี |
| เหมาะกับ | ร้านขนาดเล็ก มีรายการน้อย เจ้าของทำคนเดียว | ธุรกิจที่กำลังโต มีพนักงาน หรือทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชี |
ถ้าคุณเริ่มรู้สึกว่าการพิมพ์ Excel ทุกเย็นกินเวลามากขึ้นเรื่อย ๆ โปรแกรมบัญชีออนไลน์อย่าง PEAK Account จะช่วยลดงานส่วนนี้ได้ เพราะเมื่อออกใบเสร็จหรือบันทึกค่าใช้จ่ายในระบบ ข้อมูลจะถูกลงบัญชีต่อให้ มีคลังเอกสารสำหรับเก็บไฟล์ใบเสร็จคู่กับรายการ และเรียกดูรายงานสรุปได้เมื่อต้องใช้ยื่นภาษี
ตัวอย่างการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายมีอะไรบ้าง
ตัวอย่างด้านล่างเป็นกรณีสมมติ 2 แบบที่พบบ่อย คือร้านหน้าร้านที่ลงยอดรวมรายวัน และร้านออนไลน์ที่ต้องแยกค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์มออกจากยอดขาย
ตัวอย่างที่ 1: ร้านกาแฟลงรายการแบบรวมยอดรายวันอย่างไร
ร้าน “บ้านบาริสต้า” ของคุณมายด์เป็นร้านกาแฟที่จดทะเบียนพาณิชย์ในนามบุคคลธรรมดา ไม่ได้จด VAT นี่คือบางส่วนของรายงานเดือนกันยายน 2569
| วัน/เดือน/ปี | รายการ | รายรับ | ซื้อสินค้า | ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ | หมายเหตุ |
| 1 ก.ย. 2569 | ขายเครื่องดื่มและเบเกอรี่ | 6,800.00 | – | – | ยอดรวมจากเครื่อง POS |
| 1 ก.ย. 2569 | ซื้อเมล็ดกาแฟ 5 กก. | – | 4,500.00 | – | ใบเสร็จเลขที่ 0123 |
| 2 ก.ย. 2569 | ขายเครื่องดื่มและเบเกอรี่ | 7,250.00 | – | – | ยอดรวมจากเครื่อง POS |
| 3 ก.ย. 2569 | ซื้อนมสดและไซรัป | – | 2,300.00 | – | ใบเสร็จเลขที่ 7781 |
| 5 ก.ย. 2569 | ค่าเช่าร้านเดือน ก.ย. | – | – | 15,000.00 | สัญญาเช่า และสลิปโอน |
| 5 ก.ย. 2569 | ค่าจ้างพนักงานพาร์ตไทม์ | – | – | 6,000.00 | ใบสำคัญรับเงิน |
| 8 ก.ย. 2569 | รับชำระค่ากาแฟจัดเลี้ยง | 3,500.00 | – | – | ขายเชื่อเมื่อ 25 ส.ค. 2569 บันทึกวันที่รับเงินจริง |
| 10 ก.ย. 2569 | ค่าน้ำ ค่าไฟ | – | – | 2,850.00 | บิลการไฟฟ้า และการประปา |
เมื่อจบเดือน คุณมายด์รวมยอดทั้งเดือนได้ดังนี้
| สรุปรายรับรายจ่าย เดือนกันยายน 2569 | จำนวนเงิน (บาท) |
| รายรับจากการขาย | 198,000.00 |
| หัก ค่าซื้อสินค้าและวัตถุดิบ | 62,000.00 |
| หัก ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ | 71,500.00 |
| กำไรสุทธิของเดือน | 64,500.00 |
จุดที่ควรสังเกตคือรายการวันที่ 8 กันยายน ซึ่งเป็นงานที่ส่งมอบตั้งแต่เดือนสิงหาคม แต่ลงบัญชีในวันที่ได้รับเงินจริง พร้อมเขียนหมายเหตุไว้ ตรงตามหลักเกณฑ์เงินสดที่กรมสรรพากรกำหนด
ตัวอย่างที่ 2: ร้านขายของออนไลน์ควรลงยอดขายผ่านแพลตฟอร์มอย่างไร
คุณต้นขายเสื้อผ้าผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ ยอดขายช่วงวันที่ 5 ถึง 11 กันยายน รวม 10,000 บาท แพลตฟอร์มหักค่าธรรมเนียม 850 บาท แล้วโอนเข้าบัญชีมา 9,150 บาท หลายคนลงรายรับแค่ 9,150 บาทตามยอดที่เห็นในบัญชี ซึ่งทำให้รายได้ในรายงานต่ำกว่าความจริง
| วัน/เดือน/ปี | รายการ | รายรับ | ซื้อสินค้า | ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ | หมายเหตุ |
| 12 ก.ย. 2569 | รับเงินยอดขายผ่านแพลตฟอร์ม (5-11 ก.ย.) | 10,000.00 | – | – | ตามรายงานการโอนเงินของแพลตฟอร์ม |
| 12 ก.ย. 2569 | ค่าธรรมเนียมการขายและการชำระเงิน | – | – | 850.00 | หักจากยอดโอน ได้รับเงินสุทธิ 9,150 บาท |
| 14 ก.ย. 2569 | ซื้อเสื้อจากโรงงาน 40 ตัว | – | 6,000.00 | – | ใบเสร็จและสลิปโอน |
| 15 ก.ย. 2569 | ค่ากล่องและค่าจัดส่ง | – | – | 700.00 | ใบเสร็จบริษัทขนส่ง |
การแยกยอดขายเต็มจำนวนกับค่าธรรมเนียมออกจากกัน ทำให้ตัวเลขในรายงานตรงกับข้อมูลที่แพลตฟอร์มมี และยังเห็นชัดว่าค่าธรรมเนียมกินกำไรไปเท่าไรในแต่ละเดือน
วิธีการแก้ไขข้อผิดพลาดเมื่อบันทึกบัญชีผิดพลาดต้องทำอย่างไร
หลักสำคัญคือห้ามลบทิ้ง แต่ให้แก้ไขแบบที่ยังเห็นร่องรอยเดิม ผู้ตรวจสอบจะได้เข้าใจว่าผิดตรงไหนและแก้เป็นอะไร การลบหรือเขียนทับจนอ่านไม่ออกทำให้บัญชีดูไม่น่าเชื่อถือ แม้จะผิดโดยไม่ได้ตั้งใจก็ตาม
- ถ้าจดในสมุด ขีดเส้นทับข้อความเดิมเพียงเส้นเดียวให้ยังอ่านออก เขียนตัวเลขที่ถูกต้องไว้ใกล้ ๆ แล้วลงชื่อและวันที่กำกับ ไม่ใช้น้ำยาลบคำผิดและไม่ฉีกหน้าทิ้ง
- ถ้าใช้ Excel ไม่ลบแถวเดิม ให้เพิ่มแถวปรับปรุงเพื่อบวกหรือลบส่วนต่าง พร้อมเขียนหมายเหตุอ้างถึงรายการเดิม และเมื่อปิดยอดเดือนใดแล้วควรล็อกชีตไว้
- ถ้าใช้โปรแกรมบัญชี ใช้ฟังก์ชันยกเลิกเอกสารหรือบันทึกรายการปรับปรุงแทนการลบ ระบบส่วนใหญ่จะเก็บประวัติการแก้ไข (Audit Trail) ไว้ให้ตรวจย้อนหลังได้
- ถ้ายื่นภาษีไปแล้วและพบว่าตัวเลขผิด ให้ยื่นแบบเพิ่มเติม หากทำให้ภาษีที่ต้องชำระเพิ่มขึ้น จะมีเงินเพิ่มร้อยละ 1.5 ต่อเดือนของภาษีที่ชำระขาด ยิ่งแก้เร็ว ภาระยิ่งน้อย
- สำหรับนิติบุคคล ให้แก้ผ่านรายการปรับปรุงในสมุดรายวันทั่วไป ถ้าเป็นข้อผิดพลาดของงวดก่อนที่มีสาระสำคัญ ต้องปรับย้อนหลังตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินว่าด้วยข้อผิดพลาด (เช่น TAS 8 หรือบทที่เกี่ยวข้องใน TFRS for NPAEs สำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ)
สมมติคุณมายด์จดค่านมสดวันที่ 3 กันยายนเป็น 3,200 บาท ทั้งที่ใบเสร็จระบุ 2,300 บาท เมื่อพบตอนกระทบยอดสิ้นเดือน เธอเพิ่มบรรทัดใหม่ลงวันที่แก้ไข เขียนว่า “ปรับปรุงค่าซื้อนมสด 3 ก.ย. บันทึกเกิน” ใส่ยอดลบ 900 บาท และอ้างเลขที่ใบเสร็จเดิม ตัวเลขรวมจะถูกต้อง ขณะที่ร่องรอยการแก้ไขยังตรวจสอบได้ครบ
ต้องแยกให้ออกระหว่างการแก้ข้อผิดพลาดกับการแต่งตัวเลข พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 39 กำหนดโทษผู้ที่ลงรายการเท็จหรือแก้ไขบัญชีให้ผิดความจริง จำคุกไม่เกิน 2 ปีหรือปรับไม่เกิน 40,000 บาท และถ้าผู้กระทำเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเอง โทษจะสูงขึ้นเป็นจำคุกไม่เกิน 3 ปีหรือปรับไม่เกิน 60,000 บาท
โทษของการไม่จัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายมีอะไรบ้าง
ผู้ที่มีหน้าที่แต่ไม่จัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย มีโทษปรับไม่เกิน 2,000 บาท ตามมาตรา 35 แห่งประมวลรัษฎากร ตัวเลขนี้อาจดูไม่มาก แต่ผลกระทบที่ตามมามักหนักกว่าค่าปรับหลายเท่า
ผลทางอ้อมที่ต้องระวังคือ เมื่อไม่มีรายงานและเอกสารรองรับ คุณจะพิสูจน์รายจ่ายจริงได้ยาก หากเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริงแล้วถูกตรวจสอบ รายจ่ายอาจถูกตัด ภาษีที่ต้องจ่ายจะเพิ่มขึ้น พร้อมเบี้ยปรับและเงินเพิ่ม ส่วนนิติบุคคลมีบทลงโทษตามกฎหมายการบัญชีแยกต่างหาก
| ความผิด | กฎหมาย | บทลงโทษ |
| บุคคลธรรมดาไม่จัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย | ประมวลรัษฎากร มาตรา 35 | ปรับไม่เกิน 2,000 บาท |
| นำพยานหลักฐานเท็จมาแสดงเพื่อหลีกเลี่ยงภาษี | ประมวลรัษฎากร มาตรา 37 | จำคุก 3 เดือนถึง 7 ปี และปรับ 2,000 ถึง 200,000 บาท |
| นิติบุคคลไม่จัดให้มีการทำบัญชี | พ.ร.บ.การบัญชี มาตรา 28 | ปรับไม่เกิน 30,000 บาท และปรับรายวันไม่เกินวันละ 1,000 บาทจนกว่าจะแก้ไข |
| นิติบุคคลไม่ปฏิบัติตามประกาศเรื่องชนิดบัญชีหรือกำหนดเวลาลงรายการ | พ.ร.บ.การบัญชี มาตรา 27 | ปรับไม่เกิน 10,000 บาท และปรับรายวันไม่เกินวันละ 500 บาทจนกว่าจะแก้ไข |
จากประสบการณ์ที่ได้เห็นผู้ประกอบการหลายรายถูกเรียกตรวจ คนที่มีรายงานครบและเอกสารเป็นระเบียบมักปิดเรื่องได้เร็ว ส่วนคนที่ไม่มีอะไรเลยต้องใช้เวลานานกว่ามากในการรวบรวมหลักฐานย้อนหลัง
ข้อควรรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับรายรับรายจ่าย
นอกจากวิธีจดบันทึกแล้ว ยังมีเรื่องแวดล้อมอีกหลายข้อที่ส่งผลต่อภาษีและการบริหารเงินของคุณโดยตรง
- แยกบัญชีธนาคารส่วนตัวกับธุรกิจ เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการทำให้รายงานตรงกับความจริง และช่วยลดเวลากระทบยอดได้มาก
- หักแบบเหมาก็ยังต้องทำรายงาน ประกาศฉบับที่ 161 ไม่ได้ยกเว้นผู้ที่เลือกหักค่าใช้จ่ายแบบเหมา เช่น ธุรกิจส่วนใหญ่ที่มีเงินได้ตามมาตรา 40(8) หักเหมาได้ร้อยละ 60 ของรายได้ แต่ยังต้องจดรายรับรายจ่ายตามปกติ และควรเปรียบเทียบทุกปีว่าหักแบบไหนคุ้มกว่า
- รายได้เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปีต้องจด VAT โดยต้องยื่นจดทะเบียนภายใน 30 วันนับแต่วันที่รายได้เกินเกณฑ์ และเปลี่ยนมาทำรายงานภาษีซื้อภาษีขายแทน
- ข้อมูลธนาคารถูกส่งถึงสรรพากรได้ ตามกฎหมายที่เรียกกันว่า e-Payment สถาบันการเงินต้องรายงานบัญชีที่มีการฝากหรือรับโอนตั้งแต่ 3,000 ครั้งต่อปี หรือตั้งแต่ 400 ครั้งและมียอดรวมตั้งแต่ 2 ล้านบาท รายงานที่จดไว้ครบจะช่วยอธิบายที่มาของเงินเหล่านี้ได้
- ใช้ตัวเลขเพื่อตัดสินใจ ไม่ใช่แค่ยื่นภาษี ลองเทียบยอดรายเดือนย้อนหลัง 3 ถึง 6 เดือน จะเห็นฤดูกาลขาย ต้นทุนที่พุ่งขึ้น และช่วงที่ควรสำรองเงินสด
สุดท้ายนี้ บัญชีรายรับรายจ่ายไม่ได้ยากอย่างที่หลายคนกังวล หัวใจอยู่ที่การจดให้ครบภายใน 3 วันทำการ มีเอกสารรองรับทุกบรรทัด และสรุปยอดทุกเดือน เมื่อทำจนเป็นนิสัย คุณจะมีทั้งหลักฐานยื่นภาษีที่มั่นใจได้ และข้อมูลรายรับรายจ่ายที่ใช้ตัดสินใจทางธุรกิจได้จริง
ถ้าอยากให้งานส่วนนี้เบาลง PEAK Account ช่วยได้ตั้งแต่การออกใบเสร็จ บันทึกค่าใช้จ่าย เก็บเอกสาร ไปจนถึงรายงานบัญชีและภาษี และถ้าอยากศึกษาต่อด้วยตัวเอง ยังมีบทความด้านบัญชี บทความด้านภาษี และบทความด้านธุรกิจ ให้อ่านฟรี
แหล่งอ้างอิง:
- กรมสรรพากร – วิธีการจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย
- กรมสรรพากร – ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีเงินได้ (ฉบับที่ 161)
- กรมสรรพากร (กองบริหารภาษีธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก) – คู่มือการจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย
- กรมสรรพากร – คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้
- กรมสรรพากร – ประมวลรัษฎากร มาตรา 87 ถึง 90
- กรมสรรพากร – Q&A การให้สถาบันการเงินรายงานข้อมูลธุรกรรม (e-Payment)
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า – พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543
- สภาวิชาชีพบัญชี – พ.ร.บ. การบัญชี พ.ศ. 2543
คำถามที่พบบ่อย เรื่องรายรับรายจ่าย
จดรายงานเงินสดรับ-จ่ายด้วยโปรแกรมบัญชีดีกว่าจดในสมุดอย่างไร
โปรแกรมคำนวณยอดให้อัตโนมัติจึงลดความผิดพลาด และยังแก้ไข ค้นหา และสรุปยอดเพื่อยื่นภาษีได้ง่ายกว่า สำรองข้อมูลได้ จึงไม่เสี่ยงหายเหมือนสมุด
มีรายได้หลายประเภท เช่น ขายของและปล่อยเช่าห้อง ต้องแยกรายงานไหม
ควรแยกรายงานหรืออย่างน้อยแยกคอลัมน์ตามประเภทเงินได้ เพราะแต่ละประเภทมีอัตราหักค่าใช้จ่ายและการกรอกแบบภาษีต่างกัน
เงินที่เจ้าของใส่เพิ่มเข้าไปในร้านต้องลงเป็นรายรับหรือไม่
ไม่ต้องนับเป็นรายรับจากการประกอบกิจการ แต่ควรจดไว้ในช่องหมายเหตุ เพื่ออธิบายที่มาของเงินที่เข้าบัญชี
ร้านเพิ่งเปิดกลางปี ต้องเริ่มทำรายงานตั้งแต่เมื่อไร
เริ่มตั้งแต่วันแรกที่มีรายได้หรือรายจ่ายของกิจการ และควรเก็บหลักฐานค่าใช้จ่ายช่วงเตรียมเปิดร้านไว้ด้วย
ยอดขายเงินสดกับยอดโอนผ่าน QR Code ต้องแยกบรรทัดหรือไม่
ไม่บังคับ รวมเป็นยอดขายรายวันบรรทัดเดียวได้ แต่ระบุแยกไว้ในหมายเหตุจะช่วยให้กระทบยอดกับบัญชีธนาคารง่ายขึ้น
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
