1. ปัญหาที่เจ้าของธุรกิจ SMEs มักเจอ
- ปวดหัวกับการนับสต็อกแล้วตัวเลขไม่ตรงกับของที่มีอยู่จริง
- เคยจ่ายเงินค่าของไปแล้วเพิ่งมารู้ทีหลังว่าของที่ได้มาไม่ครบ หรือเสียหาย
- เผลอจ่ายบิลซ้ำ หรือจ่ายผิดโดยไม่ตั้งใจ
- เสียเวลาตามหาเอกสาร หรือรอคนอนุมัติบิลนานจนจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ล่าช้า
- กังวลเรื่องช่องโหว่ที่อาจทำให้เกิดการทุจริตในการสั่งซื้อหรือจ่ายเงิน
ถ้าคุณเคยเจอข้อใดข้อหนึ่ง ฟีเจอร์ใหม่จาก PEAK Premium อาจเป็นคำตอบที่ช่วยให้ขั้นตอนการจัดซื้อและจ่ายเงินของคุณเป็นระบบมากขึ้นด้วย 2 ระบบสำคัญคือ GR (Goods Receipt) และ IR (Invoice Receipt)
2. GR และ IR คืออะไร ?
- GR (Goods Receipt) : ขั้นตอนการตรวจรับของที่มาส่งให้ถูกต้อง ครบถ้วน ก่อนเก็บเข้าคลังสินค้า
- IR (Invoice Receipt) : ขั้นตอนการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ก่อนอนุมัติจ่ายเงิน ว่าตรงกับที่สั่งและที่รับมาหรือไม่
3. GR (การรับสินค้า) : เช็กของให้ชัวร์ก่อนเก็บเข้าคลัง
GR คืออะไร
เวลาซัพพลายเออร์ส่งของมา เราอาจเคยชินกับการเซ็นรับแล้วเก็บของเข้าคลังทันทีแต่ GR คือการที่เรามีขั้นตอนชัดเจนในการตรวจสอบของ ณ จุดรับของ เช่น :
- ของตรงกับใบสั่งซื้อ (PO)
- จำนวนครบถ้วน
- สภาพดี ไม่มีเสียหาย
เมื่อเช็กครบแล้ว ก็ทำเอกสาร GR Note เก็บไว้เป็นหลักฐาน
แบบเดิม vs แบบใหม่
- แบบเดิม : ของมาถึงก็เก็บเลย ไม่ได้ตรวจสอบหรือตรวจสอบไม่ละเอียด ทำให้ไม่รู้ว่าของครบหรือไม่ ของมีความเสียหายไหม กว่าจะรู้ตัวก็อาจจะสายเกินไป
- แบบใหม่ (แบบมี GR) : ตรวจทันทีที่ของมาส่ง ถ้ามีปัญหาก็แจ้งซัพพลายเออร์ได้ทันที พร้อมหลักฐานชัดเจน
ประโยชน์ของ GR
- รู้สต็อกแม่นยำ
- คุมคุณภาพสินค้าได้
- ลดความเสี่ยงจ่ายเงินผิด
4. IR (การรับแจ้งหนี้) : เช็กบิลให้ตรงก่อนจ่ายจริง
IR คืออะไร
หลังจากรับของแล้ว ซัพพลายเออร์จะส่งใบแจ้งหนี้มาเรียกเก็บเงิน ระบบ IR ก็คือขั้นตอนการตรวจสอบบิลอย่างละเอียดก่อนจ่ายเงิน โดยต้องตรวจสอบข้อมูลให้ทุกอย่างตรงกัน จึงอนุมัติจ่ายเงิน
- ราคาตรงกับใบสั่งซื้อ (PO)
- จำนวนของที่เรียกเก็บ ตรงกับจำนวนที่เราได้รับตามเอกสารรับของ (GR) ที่เราเคยทำไว้
แบบเดิม vs แบบใหม่
- แบบเดิม : ได้บิลมาก็จ่ายเลย บางครั้งอาจลืมว่าเคยสั่งหรือได้รับของหรือเปล่า
- แบบใหม่ (แบบมี IR) : ตรวจสอบทุกครั้งก่อนจ่าย มั่นใจว่าได้รับของจริง และไม่ได้มีการจ่ายซ้ำ
ประโยชน์ของ IR
- ป้องกันการจ่ายเงินผิดพลาด
- ลดความเสี่ยงการทุจริต
- ควบคุมค่าใช้จ่ายได้ดีขึ้น
- สร้างความน่าเชื่อถือกับซัพพลายเออร์ด้วยความแม่นยำในการจ่ายเงิน
5. สรุปสั้นๆ : เข้าใจ GR & IR ง่ายๆ
- GR (รับของ): เหมือนมีคนเฝ้าประตู คอยเช็กว่า “ของที่เข้าบ้าน” ถูกต้อง ครบถ้วนไหม
- IR (รับบิล): เหมือนมีคนตรวจบัญชี คอยเช็กว่า “บิลค่าของที่เข้าบ้าน” นั้นสมเหตุสมผล ตรงกับที่สั่งและได้รับจริง ก่อนจะจ่ายเงิน
6. ทำไมระบบนี้ถึงสำคัญต่อธุรกิจของคุณ
แม้จะดูเหมือนเป็นการเพิ่มขั้นตอนแต่ GR และ IR คือการสร้างระบบตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพ ช่วยลดความผิดพลาด ป้องกันเงินรั่วไหล และทำให้เจ้าของธุรกิจมีภาพรวมของสต็อกและค่าใช้จ่ายที่แม่นยำยิ่งขึ้น ซึ่งสำคัญมากต่อการเติบโตของธุรกิจในระยะยาว
สนใจใช้งานแพ็กเกจ PEAK PREMIUM ต้องการให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายขายติดต่อกลับ คลิกลงทะเบียน
About Author
