เกณฑ์คงค้าง คือ อะไร ต่างจากเกณฑ์เงินสดอย่างไร 

เกณฑ์คงค้าง คือ อะไร ต่างจากเกณฑ์เงินสดอย่างไร

ในการทำบัญชีของนิติบุคคล สิ่งที่ผู้ประกอบการ SME ต้องเข้าใจตั้งแต่แรกคือ “เกณฑ์คงค้าง” หรือที่เรียกในภาษาอังกฤษว่า Accrual Basis เพราะเป็นหลักการบันทึกบัญชีที่ธุรกิจจดทะเบียนเป็นบริษัทต้องใช้ตามมาตรฐานการบัญชีของไทย บทความนี้จะอธิบายทั้งเกณฑ์คงค้างและเกณฑ์เงินสด (Cash Basis) พร้อมตัวอย่างตัวเลขและวิธีเลือกใช้ให้ตรงกับธุรกิจของคุณ

เกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis) คืออะไร

เกณฑ์คงค้าง คือ หลักการบัญชีที่บันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายตามวันที่ธุรกรรมเกิดขึ้นจริง โดยไม่สนใจว่าจะได้รับเงินหรือจ่ายเงินแล้วหรือยัง

ยกตัวอย่างง่าย ๆ ถ้าบริษัทส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าในเดือนมิถุนายน แม้จะยังไม่ได้รับเงินจนถึงเดือนสิงหาคม บัญชีตามเกณฑ์คงค้างก็จะบันทึกรายได้ในเดือนมิถุนายนทันที เพราะถือว่ารายได้เกิดขึ้นแล้ว ณ วันที่ส่งมอบสินค้า

หลักการนี้มีชื่อเรียกอีกอย่างว่า “เกณฑ์สิทธิ” ซึ่งเป็นคำที่กรมสรรพากรใช้ในประมวลรัษฎากร หลักการเดียวกันแต่ใช้ชื่อต่างกันตามบริบท

ในทางปฏิบัติ การบันทึกบัญชีแบบนี้ทำให้เห็นสถานะทางการเงินของธุรกิจที่ใกล้ความจริงมากกว่า เพราะรายได้และค่าใช้จ่ายจะแสดงอยู่ในงวดที่ธุรกรรมเกิดขึ้นจริง ไม่ผันผวนตามจังหวะการรับจ่ายเงิน ผู้ประกอบการจึงใช้ข้อมูลจากงบการเงินตัดสินใจได้แม่นยำกว่า

เกณฑ์เงินสด (Cash Basis) คืออะไร

เกณฑ์เงินสด คือ หลักการบัญชีที่บันทึกรายได้เมื่อได้รับเงินจริง และบันทึกค่าใช้จ่ายเมื่อจ่ายเงินออกไปจริง ไม่สนใจว่าธุรกรรมนั้นเกิดขึ้นในงวดบัญชีไหน

ถ้าใช้ตัวอย่างเดียวกัน บริษัทส่งสินค้าในเดือนมิถุนายน แต่ได้รับเงินเดือนสิงหาคม เกณฑ์เงินสดจะบันทึกรายได้ในเดือนสิงหาคม ไม่ใช่เดือนมิถุนายน เพราะเงินสดเข้ามาจริงตอนนั้น

ในทางปฏิบัติ หน่วยงานราชการของไทยหลายแห่งยังคงใช้เกณฑ์เงินสดในการบันทึกบัญชี ส่วนบุคคลธรรมดาที่ทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายก็ใช้เกณฑ์นี้เช่นกัน

เกณฑ์คงค้าง VS เกณฑ์เงินสด ต่างกันอย่างไร

สรุปความแตกต่างของทั้ง 2 เกณฑ์ผ่านตาราง เพื่อให้เห็นภาพชัด

ประเด็น	เกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis)	เกณฑ์เงินสด (Cash Basis)
จุดรับรู้รายได้	วันที่ส่งมอบสินค้าหรือบริการ	วันที่ได้รับเงิน
จุดรับรู้ค่าใช้จ่าย	วันที่ใช้สินค้าหรือรับบริการ	วันที่จ่ายเงินออกไป
บัญชีลูกหนี้-เจ้าหนี้	มี (เพราะบันทึกก่อนรับ-จ่ายเงิน)	ไม่มี
ความซับซ้อน	สูงกว่า (ต้องปรับปรุงบัญชีสิ้นงวด)	ง่ายกว่า (บันทึกตามเงินสด)
ใครใช้	นิติบุคคลตามกฎหมาย	บุคคลธรรมดา, หน่วยงานราชการ
งบการเงิน	สะท้อนผลการดำเนินงานจริง	อาจไม่ตรงกับงวดที่เกิดธุรกรรม

ตัวอย่างเปรียบเทียบบันทึกบัญชี 2 เกณฑ์

บริษัท ตัวอย่าง จำกัด (ชื่อสมมุติ) จ่ายค่าเช่าสำนักงานล่วงหน้า 120,000 บาท สำหรับ 12 เดือน (มกราคม-ธันวาคม) โดยจ่ายเงินทั้งก้อนในวันที่ 1 มกราคม

เกณฑ์เงินสด บันทึกค่าเช่า 120,000 บาท เป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดในเดือนมกราคมทันที เพราะจ่ายเงินออกไปแล้ว

เกณฑ์คงค้าง บันทึกค่าเช่าเดือนละ 10,000 บาท ตลอด 12 เดือน เพราะค่าเช่าแต่ละเดือนเป็นค่าใช้จ่ายของงวดนั้น ส่วนที่จ่ายล่วงหน้าจะบันทึกเป็น “ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า” ซึ่งเป็นสินทรัพย์ แล้วทยอยตัดเป็นค่าใช้จ่ายเดือนละ 10,000 บาท

วิธีบันทึกบัญชี ณ วันที่ 1 มกราคม (เกณฑ์คงค้าง)

รายการ	เดบิต (Dr.)	เครดิต (Cr.)
ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า	120,000	—
เงินสด	—	120,000

ทุกสิ้นเดือน (มกราคม-ธันวาคม)

รายการ	เดบิต (Dr.)	เครดิต (Cr.)
ค่าเช่า	10,000	—
ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า	—	10,000

ผลลัพธ์ที่ต่างกันคือ ถ้าดูงบกำไรขาดทุนเดือนมกราคม เกณฑ์เงินสดจะแสดงค่าใช้จ่ายสูงถึง 120,000 บาท ส่วนวิธี Accrual แสดงเพียง 10,000 บาท ซึ่งสะท้อนค่าใช้จ่ายจริงของเดือนนั้นได้ถูกต้องกว่า

ลองดูอีกตัวอย่างฝั่งรายได้ สมมุติบริษัท ตัวอย่าง จำกัด (ชื่อสมมุติ) ให้บริการที่ปรึกษาเดือนธันวาคม ค่าบริการ 50,000 บาท แต่ลูกค้าจ่ายเงินในเดือนกุมภาพันธ์ปีถัดไป ตามวิธี Accrual บริษัทจะบันทึกรายได้ 50,000 บาทในเดือนธันวาคมทันที โดยตั้งบัญชีลูกหนี้รอรับเงิน ส่วนวิธีเงินสดจะยังไม่บันทึกรายได้จนกว่าจะได้รับเงินจริงในเดือนกุมภาพันธ์ ความแตกต่างนี้ส่งผลโดยตรงต่อตัวเลขกำไรขาดทุนในแต่ละปี

เกณฑ์คงค้างกับเกณฑ์เงินสด มีข้อดีข้อเสียอย่างไร

	เกณฑ์คงค้าง	เกณฑ์เงินสด
ข้อดี	งบการเงินสะท้อนผลการดำเนินงานจริงของแต่ละงวด	บันทึกง่าย ไม่ต้องปรับปรุงบัญชีสิ้นงวด
	เห็นภาพลูกหนี้-เจ้าหนี้ครบถ้วน วางแผนการเงินได้ดี	เห็นเงินสดจริงที่รับ-จ่ายได้ชัดเจน
	เป็นมาตรฐานสากล ธนาคารและนักลงทุนยอมรับ	เหมาะกับธุรกิจเล็กที่รับ-จ่ายเงินสดเป็นหลัก
ข้อเสีย	ซับซ้อนกว่า ต้องมีความรู้บัญชีหรือใช้โปรแกรมช่วย	งบการเงินอาจไม่ตรงกับงวดจริง ทำให้กำไรขาดทุนผิดเพี้ยน
	ต้องปรับปรุงบัญชีทุกสิ้นงวด (adjusting entries)	ไม่มีข้อมูลลูกหนี้-เจ้าหนี้ วางแผนยาก

SME ไทยต้องใช้เกณฑ์ไหน ตามกฎหมาย

ธุรกิจที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล (บริษัทจำกัด, ห้างหุ้นส่วนจำกัด) ต้องใช้เกณฑ์คงค้างในการจัดทำงบการเงิน เพราะ TFRS for NPAEs ซึ่งเป็นมาตรฐานการรายงานทางการเงินสำหรับกิจการ SME ของไทย กำหนดให้เกณฑ์คงค้างและการดำเนินงานต่อเนื่องเป็นข้อสมมติฐานพื้นฐานในการจัดทำงบการเงิน

ในฝั่งภาษี กรมสรรพากรใช้คำว่า “เกณฑ์สิทธิ” ซึ่งมีหลักการคล้ายกับเกณฑ์คงค้าง โดยกำหนดให้นิติบุคคลรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายตามวันที่เกิดสิทธิ ไม่ใช่วันที่รับจ่ายเงิน

สรุปง่าย ๆ ถ้าคุณจดทะเบียนบริษัทหรือห้างหุ้นส่วน คุณต้องใช้หลักการ Accrual ในงบการเงิน ส่วนบุคคลธรรมดาที่ทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายยังใช้วิธีเงินสดได้ ทั้งนี้ แม้จะเริ่มต้นธุรกิจเป็นบุคคลธรรมดา แต่ถ้าเมื่อไรที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ต้องเปลี่ยนมาใช้ Accrual Basis ทันที เพราะสำนักงานบัญชีที่ดูแลให้จะจัดทำงบการเงินตามมาตรฐานนี้

เกณฑ์สิทธิ กับ เกณฑ์คงค้าง เหมือนหรือต่างกัน

หลักการเดียวกันแต่ใช้ในบริบทต่างกัน “เกณฑ์คงค้าง” เป็นคำที่สภาวิชาชีพบัญชีและมาตรฐาน TFRS for NPAEs ใช้ ส่วน “เกณฑ์สิทธิ” เป็นคำที่กรมสรรพากรใช้ในประมวลรัษฎากร ทั้งสองคำพูดถึงหลักการบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายตามวันที่เกิดธุรกรรม ไม่ใช่วันที่รับจ่ายเงิน ดังนั้น ถ้าคุณเจอคำว่า “เกณฑ์สิทธิ” ในเอกสารสรรพากร ให้เข้าใจว่าคือ Accrual Basis เหมือนกัน เพียงแต่ชื่อเรียกต่างกันตามหน่วยงาน

สรุป: เลือกใช้เกณฑ์ไหนให้เหมาะกับธุรกิจ

Accrual Basis บันทึกรายการตามวันที่ธุรกรรมเกิดขึ้น ส่วน Cash Basis บันทึกตามวันรับจ่ายเงินจริง SME ที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคลต้องใช้วิธี Accrual ตาม TFRS for NPAEs ส่วนบุคคลธรรมดาใช้วิธีเงินสดได้

สิ่งสำคัญคือการบันทึกบัญชีตามเกณฑ์คงค้างอย่างถูกต้อง จะช่วยให้งบการเงินของธุรกิจสะท้อนภาพจริง ใช้ตัดสินใจได้ และพร้อมสำหรับการยื่นภาษีโดยไม่ต้องปรับปรุงย้อนหลัง

จัดการบัญชีตามเกณฑ์คงค้างให้เป็นระบบด้วย PEAK

PEAK Account โปรแกรมบัญชีออนไลน์ มีระบบบันทึกบัญชีตามเกณฑ์คงค้างอัตโนมัติ พร้อมฟังก์ชัน Recurring ที่ช่วยสร้างเอกสารรายได้และค่าใช้จ่ายล่วงหน้าเป็นประจำทุกเดือน เช่น ค่าเช่าสำนักงาน ค่าบริการบัญชีรายเดือน หรือค่าบริการรายงวด โดยระบบจะบันทึกบัญชีและส่งเอกสารให้อัตโนมัติตามวันที่กำหนด ทำให้ไม่ต้องกังวลเรื่องการลืมบันทึกรายการหรือปรับปรุงบัญชีสิ้นงวด ทดลองใช้ PEAK ฟรี

---

คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับเกณฑ์คงค้างและเกณฑ์เงินสด

เกณฑ์คงค้าง ภาษาอังกฤษเรียกว่าอะไร

เกณฑ์คงค้าง ภาษาอังกฤษเรียกว่า Accrual Basis หรือ Accrual Basis of Accounting ส่วนเกณฑ์เงินสดเรียกว่า Cash Basis ทั้งสองคำนี้เป็นศัพท์บัญชีสากลที่ใช้ทั่วโลก

ทำไมนิติบุคคลต้องใช้เกณฑ์คงค้าง

เพราะมาตรฐาน TFRS for NPAEs ของสภาวิชาชีพบัญชีกำหนดให้หลักการนี้เป็นข้อสมมติฐานพื้นฐานในการจัดทำงบการเงิน เพื่อให้งบแสดงผลการดำเนินงานที่แท้จริงของแต่ละงวด ธนาคาร นักลงทุน และสรรพากรจึงใช้ข้อมูลจากงบเหล่านี้ประกอบการตัดสินใจได้อย่างมั่นใจ นอกจากนี้ การใช้หลักการเดียวกันยังทำให้เปรียบเทียบผลประกอบการระหว่างธุรกิจต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น

เกณฑ์เงินสดเหมาะกับธุรกิจแบบไหน

เกณฑ์เงินสดเหมาะกับบุคคลธรรมดาที่มีรายได้ไม่ซับซ้อน เช่น ฟรีแลนซ์ที่ทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายตามประกาศกรมสรรพากร หรือร้านค้าเล็กที่รับจ่ายเงินสดเป็นหลัก แต่ถ้าจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลแล้ว ต้องเปลี่ยนมาใช้เกณฑ์คงค้าง

การปรับปรุงบัญชีตอนสิ้นงวดคืออะไร

การปรับปรุงบัญชีสิ้นงวด (Adjusting Entries) คือการบันทึกรายการเพิ่มเติมเมื่อสิ้นรอบบัญชี เพื่อให้รายได้และค่าใช้จ่ายอยู่ในงวดที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น การตัดค่าเช่าจ่ายล่วงหน้าเป็นค่าใช้จ่ายประจำเดือน หรือการบันทึกรายได้ค้างรับที่ส่งสินค้าแล้วแต่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ การปรับปรุงเหล่านี้เป็นขั้นตอนสำคัญที่ทำให้งบการเงินสะท้อนฐานะจริงของกิจการ ผู้ประกอบการสามารถศึกษาเพิ่มเติมได้ในบทความเรื่องสำคัญปิดบัญชีปลายปีที่ควรรู้ โปรแกรมบัญชีออนไลน์สามารถช่วยคำนวณและบันทึกรายการเหล่านี้ได้อัตโนมัติ

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine