เอกสารบัญชีเป็นหลักฐานทางการเงินที่ทุกกิจการต้องจัดเก็บตามกฎหมาย ตั้งแต่ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ไปจนถึงรายการเดินบัญชีธนาคาร โดยกฎหมายกำหนดให้เก็บไม่น้อยกว่า 5 ปี และแนะนำให้เก็บ 10 ปี เพื่อรองรับกรณีที่หน่วยงานรัฐเรียกตรวจสอบย้อนหลัง บทความนี้รวมครบทั้งประเภทเอกสารที่ต้องมี ระยะเวลาจัดเก็บตามกฎหมาย วิธีจัดแฟ้มให้เป็นระบบ และขั้นตอนทำลายเอกสารที่ถูกต้อง
เอกสารบัญชี คืออะไร
เอกสารบัญชี หรือเอกสารทางบัญชี คือ เอกสารที่ใช้ประกอบการบันทึกบัญชีของกิจการ เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญจ่าย เอกสารเหล่านี้แสดงรายละเอียดของธุรกรรมทางการเงินที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการซื้อ การขาย การรับเงิน หรือการจ่ายเงิน กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) กำหนดให้ทุกนิติบุคคลต้องจัดทำบัญชีและเก็บรักษาเอกสารเหล่านี้ไว้ตามระยะเวลาที่กำหนด
เอกสารบัญชีมีความสำคัญเพราะใช้ยืนยันรายการค้า ประกอบการตรวจสอบบัญชี และใช้ยื่นภาษี หากเอกสารไม่ครบ กิจการอาจเสียสิทธิในการหักค่าใช้จ่ายหรือเครดิตภาษีซื้อได้
เอกสารทางบัญชีแบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก ได้แก่ เอกสารภายนอกที่ได้รับจากคู่ค้าหรือหน่วยงานอื่น เช่น ใบกำกับภาษีซื้อ ใบเสร็จรับเงินจากผู้ขาย รายการเดินบัญชีจากธนาคาร และเอกสารภายในที่กิจการจัดทำขึ้นเอง เช่น ใบกำกับภาษีขาย ใบสำคัญจ่าย สลิปเงินเดือน กิจการต้องจัดเก็บทั้งสองประเภทให้ครบ เพราะนักบัญชีใช้ทั้งหมดในการบันทึกรายการ
เอกสารประกอบการลงบัญชี มีอะไรบ้าง
เอกสารที่กิจการต้องจัดเตรียมสำหรับการทำบัญชีแบ่งออกเป็น 5 กลุ่มหลัก ดังนี้ ผู้ประกอบการที่ส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน ควรจัดเตรียมเอกสารทั้ง 5 กลุ่มนี้ให้ครบก่อนส่ง เพราะหากขาดเอกสารใด นักบัญชีอาจบันทึกค่าใช้จ่ายไม่ครบ ทำให้เสียภาษีมากกว่าที่ควร
เอกสารด้านรายได้ (เอกสารขาย)
เอกสารกลุ่มนี้ยืนยันว่ากิจการมีรายได้เกิดขึ้น ได้แก่
- ใบกำกับภาษีขาย
- ใบเสร็จรับเงิน
- ใบแจ้งหนี้
- ใบวางบิล
กิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องออกใบกำกับภาษีทุกครั้งที่ขายสินค้าหรือให้บริการ ตัวอย่างเช่น กิจการที่มียอดขาย 500,000 บาทต่อเดือน อาจมีใบกำกับภาษีขายเดือนละ 50-100 ฉบับ ซึ่งต้องเก็บทุกฉบับ สำหรับกิจการที่ขายสินค้าออนไลน์ ควรพิมพ์หรือบันทึกข้อมูลคำสั่งซื้อจากแพลตฟอร์มไว้ด้วย เพราะหากแพลตฟอร์มปิดระบบหรือลบข้อมูล จะไม่สามารถย้อนกลับไปดูได้
เอกสารด้านค่าใช้จ่าย (เอกสารซื้อ)
เอกสารกลุ่มนี้แสดงการใช้จ่ายของกิจการ ได้แก่
- ใบกำกับภาษีซื้อ
- ใบเสร็จค่าสินค้าและบริการ
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)
- ใบสำคัญจ่าย
กิจการต้องเก็บเอกสารเหล่านี้ตามลำดับวันที่ เพราะใช้ประกอบการหักค่าใช้จ่ายและเครดิตภาษีซื้อ
รายการเดินบัญชี (Bank Statement)
รายการเดินบัญชีธนาคารเป็นเอกสารสำคัญที่แสดงการรับเงินและจ่ายเงินของกิจการ ช่วยให้นักบัญชีกระทบยอดได้ถูกต้อง หากกิจการมีบัญชีธนาคารหลายบัญชี ต้องเตรียมรายการเดินบัญชีของทุกธนาคารให้ครบ ปัจจุบันสามารถดาวน์โหลด Statement ออนไลน์จากแอปธนาคารได้โดยไม่ต้องไปขอที่สาขา
เอกสารเงินเดือนและประกันสังคม
กิจการที่มีพนักงานต้องจัดเก็บเอกสารต่อไปนี้
- สลิปเงินเดือน
- แบบยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1)
- หลักฐานนำส่งเงินสมทบประกันสังคม
เอกสารเหล่านี้ยืนยันว่ากิจการนำส่งภาษีและประกันสังคมถูกต้อง นอกจากนี้ เมื่อสิ้นปีกิจการต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้พนักงานทุกคน เพื่อใช้ยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา กิจการควรเก็บสำเนาเอกสารเหล่านี้ไว้ด้วย
เอกสารภาษี
เอกสารภาษีที่ต้องจัดเก็บประกอบด้วย
- แบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30)
- แบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคล (ภ.ง.ด.50 และ ภ.ง.ด.51)
- รายงานภาษีซื้อและภาษีขาย
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ที่กิจการออกให้ผู้รับเงิน
เอกสารเหล่านี้ต้องเก็บรักษาตามระยะเวลาที่ระบุไว้ในหัวข้อถัดไป ข้อควรระวังคือ แบบแสดงรายการภาษีที่ยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์ (e-Filing) ควรบันทึกหลักฐานการยื่นไว้ด้วย เช่น หน้าจอยืนยัน หมายเลขอ้างอิง และใบเสร็จรับเงินค่าภาษีจากกรมสรรพากร
เอกสารบัญชีต้องเก็บกี่ปี ตามกฎหมาย
คำถามที่ผู้ประกอบการถามบ่อยที่สุดคือ เอกสารบัญชีเก็บกี่ปีถึงจะทำลายได้ กฎหมายหลักที่กำหนดเรื่องนี้มี 2 ฉบับ
กฎหมายบัญชี กำหนดเก็บไม่น้อยกว่า 5 ปี
พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 กำหนดให้ผู้ประกอบการเก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับจากวันปิดบัญชี นอกจากนี้ อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้ามีอำนาจขยายระยะเวลาให้เกิน 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปีได้
ประมวลรัษฎากร เก็บเอกสารภาษี 5 ปี
ประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3 กำหนดให้เก็บเอกสารภาษี เช่น รายงานภาษีซื้อ-ขาย ใบกำกับภาษี และรายงานสินค้าและวัตถุดิบ ไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับจากวันที่ยื่นแบบ (ข้อมูลจากกรมสรรพากร) อธิบดีกรมสรรพากรสามารถสั่งขยายได้แต่ไม่เกิน 7 ปี
ทำไมแนะนำเก็บ 10 ปี
แม้กฎหมายกำหนดขั้นต่ำ 5 ปี แต่ในทางปฏิบัติแนะนำให้เก็บเอกสารทางบัญชีไว้ 10 ปี เพราะหน่วยงานรัฐมีอำนาจเรียกตรวจสอบหรือประเมินภาษีย้อนหลังได้สูงสุด 10 ปี ตามอายุความทั่วไปใน ป.พ.พ. มาตรา 193/30 ซึ่งใช้เมื่อประมวลรัษฎากรไม่ได้กำหนดอายุความไว้เฉพาะ โดยเฉพาะกรณีที่กิจการมีผลขาดทุนสะสมยกมา หรืออยู่ระหว่างข้อพิพาททางภาษี การมีเอกสารครบช่วยให้ชี้แจงต่อเจ้าหน้าที่ได้ทันที
ตัวอย่างเช่น บริษัท ตัวอย่าง จำกัด (ชื่อสมมุติ) ทำธุรกิจนำเข้าสินค้ามา 8 ปี ถูกกรมสรรพากรเรียกตรวจสอบภาษีย้อนหลังในปีที่ 7 แต่เพราะเก็บเอกสารไว้ครบ จึงสามารถแสดงหลักฐานค่าใช้จ่ายและภาษีซื้อได้ทั้งหมด หากทำลายเอกสารไปตั้งแต่ปีที่ 6 อาจต้องเสียภาษีเพิ่มหลายแสนบาทเพราะพิสูจน์ไม่ได้
จัดเก็บเอกสารบัญชีอย่างไรให้เป็นระบบ
การจัดเก็บเอกสารที่ดีไม่ใช่แค่เก็บให้ครบ แต่ต้องค้นหาได้ง่ายเมื่อต้องใช้งาน กิจการ SME ขนาดเล็กที่มีรายการค้าเดือนละ 30-50 รายการ อาจมีเอกสารบัญชีปีละ 500-1,000 แผ่น หากไม่มีระบบจัดเก็บที่ดี การค้นหาเอกสารเพียง 1 ฉบับอาจใช้เวลาหลายชั่วโมง
จัดแฟ้มเอกสารตามหมวดหมู่
วิธีที่ง่ายและเป็นระบบที่สุดคือแบ่งแฟ้มตามประเภทเอกสาร ตัวอย่างเช่น
- แฟ้มเอกสารขาย (ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ)
- แฟ้มเอกสารซื้อ (ใบกำกับภาษีซื้อ ใบสำคัญจ่าย)
- แฟ้มเอกสารธนาคาร (Statement รายเดือน)
- แฟ้มเอกสารภาษี (แบบ ภ.พ.30, ภ.ง.ด.1)
- แฟ้มเอกสารเงินเดือน (สลิป ประกันสังคม)
ภายในแต่ละแฟ้มให้เรียงตามลำดับวันที่ เพื่อให้ค้นหาง่ายเมื่อถูกตรวจสอบ
เทคนิคเพิ่มเติมคือ ตั้งชื่อแฟ้มให้ระบุเดือนและปีชัดเจน เช่น “เอกสารซื้อ-มกราคม 2569” เมื่อครบปีให้ย้ายแฟ้มทั้งปีไปเก็บรวมกันในกล่องที่ระบุปีบัญชี พร้อมเขียนรายการประเภทเอกสารไว้หน้ากล่อง วิธีนี้ช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารย้อนหลังได้ภายในไม่กี่นาที สำหรับเทคนิคเลือกตู้เอกสารและชั้นวางที่เหมาะสมกับปริมาณเอกสาร อ่านเพิ่มเติมได้ที่ บทความจัดระเบียบเอกสารบัญชี จาก Officemate
เก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)
ปัจจุบันกรมสรรพากรอนุญาตให้จัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ ตาม พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 โดยมีเงื่อนไขสำคัญ 3 ข้อ คือ ข้อมูลต้องเข้าถึงและนำกลับมาใช้ได้ ต้องเก็บในรูปแบบเดียวกับที่สร้างหรือส่ง และต้องเก็บข้อมูลที่ระบุต้นทางและปลายทางรวมถึงวันเวลาได้
อย่างไรก็ตาม การสแกนเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัล ยังไม่สามารถทำลายต้นฉบับกระดาษได้ทันที ยกเว้นจะใช้ระบบที่ได้รับการรับรองตามหลักเกณฑ์ของ พ.ร.บ.การบัญชี ดังนั้นแนะนำให้เก็บทั้งไฟล์ดิจิทัลและต้นฉบับกระดาษควบคู่กันไป จนกว่าจะครบระยะเวลาที่กำหนด
โปรแกรมบัญชีออนไลน์อย่าง PEAK ช่วยให้การจัดเก็บเอกสารเป็นระบบมากขึ้น เพราะเอกสารทางบัญชีถูกบันทึกและจัดเก็บในระบบคลาวด์อัตโนมัติ ค้นหาง่าย และเรียกดูได้ทุกที่ทุกเวลา
ครบกำหนดแล้วทำลายเอกสารบัญชีอย่างไรให้ถูกต้อง
เมื่อเก็บเอกสารครบตามระยะเวลาที่กำหนดแล้ว กิจการสามารถทำลายเอกสารได้ แต่ควรทำอย่างเป็นระบบ เพราะหากทำลายเอกสารโดยไม่มีหลักฐาน อาจเกิดปัญหาภายหลังหากถูกเรียกตรวจสอบ
- ตรวจสอบว่าเอกสารครบกำหนดจริง โดยนับจากวันปิดบัญชีหรือวันยื่นแบบภาษี (ไม่ใช่วันที่ในเอกสาร)
- จัดทำบันทึกรายการเอกสารที่จะทำลาย ระบุประเภท ช่วงเวลา และจำนวน
- ขออนุมัติจากผู้มีอำนาจของกิจการ
- ทำลายด้วยวิธีที่เหมาะสม เช่น ย่อยเอกสารด้วยเครื่องทำลายเอกสาร
- จัดทำรายงานการทำลายเอกสารเก็บไว้เป็นหลักฐาน
ข้อควรระวังคือ หากกิจการอยู่ระหว่างการถูกตรวจสอบภาษี หรือมีข้อพิพาททางกฎหมาย ห้ามทำลายเอกสารที่เกี่ยวข้องแม้จะครบกำหนดแล้วก็ตาม นอกจากนี้ ควรเก็บรายงานการทำลายเอกสารไว้อย่างน้อย 5 ปี เพราะรายงานนี้เป็นหลักฐานยืนยันว่ากิจการได้ทำลายเอกสารตามขั้นตอนที่ถูกต้อง กรณีที่มีเอกสารจำนวนมาก เช่น กล่องเอกสาร 20-30 กล่อง อาจพิจารณาใช้บริการบริษัทรับทำลายเอกสารที่มีใบรับรองการทำลาย
สรุป: เอกสารบัญชี จัดการให้ครบจบในที่เดียว
เอกสารบัญชีมีหลากหลายประเภท ตั้งแต่เอกสารขาย เอกสารซื้อ รายการเดินบัญชีธนาคาร ไปจนถึงเอกสารภาษีและเงินเดือน ต้องเก็บอย่างน้อย 5 ปี แต่แนะนำเก็บ 10 ปีเพื่อความปลอดภัย การจัดเก็บที่ดีต้องแยกหมวดหมู่ชัดเจนและเรียงตามวันที่ เมื่อครบกำหนดสามารถทำลายได้แต่ต้องมีบันทึกเป็นหลักฐาน
สิ่งที่ผู้ประกอบการควรเริ่มทำตั้งแต่วันนี้ คือ ตรวจสอบว่าเอกสารบัญชีของกิจการครบถ้วนหรือไม่ จัดหมวดหมู่แฟ้มให้เป็นระบบ และกำหนดตารางทบทวนเอกสารเป็นประจำทุกปี เพียงเท่านี้ก็ช่วยลดความเสี่ยงจากการถูกตรวจสอบได้อย่างมาก
จัดการบัญชีธุรกิจให้เป็นระบบตั้งแต่วันแรกด้วย PEAK
PEAK คือ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจออกเอกสาร บันทึกรายรับรายจ่าย คำนวณภาษี และดูรายงานการเงินได้จากทุกที่ ไม่ต้องมีความรู้บัญชีก็ใช้งานได้ ทดลองใช้ PEAK ฟรี
ด้วยความร่วมมือระหว่าง PEAK x OfficeMate คุณยังเลือกช้อป เฟอร์นิเจอร์ เก้าอี้ อุปกรณ์ไอที กระดาษ และ อุปกรณ์สำนักงาน คุณภาพสูงจาก OFM ได้ครบวงจร สั่งสะดวก มีบริการส่งฟรี*ถึงที่ พร้อมรับใบกำกับภาษีที่ถูกต้องเพื่อนำมาบันทึกรายจ่ายในระบบ PEAK ได้ทันที
คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับเอกสารบัญชี
เอกสารบัญชีหายต้องทำอย่างไร
หากเอกสารบัญชีสูญหาย กิจการต้องรีบขอสำเนาจากคู่ค้าหรือธนาคาร พร้อมจัดทำบันทึกภายในระบุว่าเอกสารใดหาย เมื่อใด และจัดการอย่างไร สำหรับ ใบกำกับภาษี ที่สูญหาย สามารถขอสำเนาจากผู้ออกได้ โดยให้ผู้ออกรับรองสำเนาถูกต้อง ทั้งนี้ ควรแจ้งนักบัญชีหรือสำนักงานบัญชีที่ดูแลให้ทราบทันที เพื่อแก้ไขในงบการเงินได้อย่างถูกต้อง
ไม่มีใบเสร็จจากผู้ขาย ลงบัญชีได้ไหม
ลงบัญชีได้ แต่ต้องจัดทำเอกสารทดแทนให้ถูกต้อง ขั้นตอนคือ ให้ผู้รับเงินเซ็นรับเงินบนใบสำคัญจ่ายหรือใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน จากนั้นแนบสลิปโอนเงินหรือหลักฐานการจ่ายเงินประกอบ ข้อสำคัญคือต้องระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักของผู้รับเงินให้ครบ มิฉะนั้นอาจไม่สามารถนำค่าใช้จ่ายมาหักภาษีได้
เก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลแทนกระดาษได้หรือไม่
ได้ แต่ต้องเลือก format ไฟล์ที่เหมาะสม ไฟล์ PDF เป็นรูปแบบที่แนะนำมากที่สุดเพราะแก้ไขเนื้อหาได้ยาก มีความน่าเชื่อถือสูง ควรตั้งชื่อไฟล์ให้สื่อความหมาย เช่น “ใบกำกับภาษี-0001-มกราคม-2569.pdf” และจัดเก็บในโฟลเดอร์แยกตามเดือนและปี ส่วนเอกสารที่สร้างจากระบบดิจิทัลตั้งแต่แรก เช่น e-Tax Invoice สามารถเก็บในรูปแบบดิจิทัลได้เลยโดยไม่ต้องพิมพ์กระดาษ
ไม่เก็บเอกสารบัญชีมีโทษอะไร
ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีที่ไม่จัดเก็บเอกสารตามที่กฎหมายกำหนด มีโทษปรับไม่เกิน 10,000 บาท (พ.ร.บ.การบัญชี 2543 มาตรา 29) นอกจากโทษปรับแล้ว ผลกระทบที่หนักกว่าคือกิจการอาจสูญเสียสิทธิในการหักภาษีซื้อและค่าใช้จ่าย ซึ่งอาจทำให้ต้องเสียภาษีเพิ่มเป็นจำนวนมาก พร้อมเบี้ยปรับและเงินเพิ่ม
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
ติดตาม OfficeMate ได้ที่ช่องทาง
- Facebook : https://www.facebook.com/officemate.co.th
- Line :https://page.line.me/tte5109d
- Instagram : https://www.instagram.com/officemate_thailand
- Linkedin : https://www.linkedin.com/company/officemate
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@officemate_thailand?lang=en
- Website : https://www.ofm.co.th
About Author
