เจ้าของธุรกิจหลายคนเปิดร้านได้ ขายเก่ง แต่พอถึงเวลาสรุปว่ากำไรจริงเท่าไรกลับตอบไม่ได้ ปัญหานี้มักมาจากช่องว่างเรื่องเดียว นั่นคือ การบัญชีเบื้องต้น ข่าวดีคือความรู้พื้นฐานบัญชีไม่ได้ยากอย่างที่คิด และไม่จำเป็นต้องจบบัญชีมาก่อน บทความนี้รวบรวม 6 ความรู้พื้นฐานบัญชีที่นักบัญชีมือใหม่และเจ้าของกิจการควรเข้าใจ ตั้งแต่ความหมาย สมการบัญชี ไปจนถึงงบการเงิน พร้อมตัวอย่างจากธุรกิจจริงที่นำไปใช้ได้ทันที
การบัญชีคืออะไร และสำคัญกับธุรกิจอย่างไร
การบัญชี (Accounting) คือการจดบันทึก จัดหมวดหมู่ สรุปผล และรายงานรายการเงินของกิจการอย่างเป็นระบบ เพื่อให้เห็นว่าธุรกิจมีเงินเข้าออกเท่าไร มีทรัพย์สินและหนี้สินอยู่เท่าไร และสุดท้ายได้กำไรหรือขาดทุน พูดสั้นๆ การบัญชีหมายถึงการเปลี่ยน “เอกสารกองโต” ให้กลายเป็นตัวเลขที่อ่านแล้วตัดสินใจได้
ความสำคัญของการบัญชีมีทั้งมุมธุรกิจและมุมกฎหมาย ในมุมธุรกิจ ตัวเลขบัญชีช่วยให้คุณรู้ต้นทุนจริง ตั้งราคาขายได้แม่นขึ้น และวางแผนการเงินล่วงหน้าได้ ส่วนมุมกฎหมาย ธุรกิจที่จดทะเบียนเป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนมีหน้าที่ต้องจัดทำบัญชีและงบการเงินตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 (พ.ร.บ.การบัญชี) แล้วนำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (ข้อมูลจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า DBD)
เมื่อเข้าใจภาพรวมแล้ว มาดูกันว่าความรู้พื้นฐานบัญชีที่ต้องรู้จริงๆ มีอะไรบ้าง
การบัญชีเบื้องต้นมีอะไรบ้าง
การบัญชีเบื้องต้นสรุปได้เป็น 6 ความรู้หลักที่ต่อยอดกันเป็นลำดับ ได้แก่ สมการบัญชี 5 หมวดบัญชี หลักเดบิตและเครดิต วงจรบัญชี งบการเงิน และทักษะที่นักบัญชีมือใหม่ควรมี ทั้ง 6 เรื่องนี้คือแกนที่ทำให้อ่านตัวเลขธุรกิจรู้เรื่อง
ก่อนลงรายละเอียด นี่คือภาพรวมของทั้ง 6 หัวข้อ
| # | ความรู้พื้นฐาน | ตอบคำถามว่า |
|---|---|---|
| 1 | สมการบัญชี | ทรัพย์สินกับเงินทุนสมดุลกันอย่างไร |
| 2 | 5 หมวดบัญชี | รายการเงินแต่ละอย่างจัดอยู่กลุ่มไหน |
| 3 | เดบิตและเครดิต | บันทึกรายการลงด้านไหน |
| 4 | วงจรบัญชี | ทำบัญชีมีขั้นตอนอะไรบ้าง |
| 5 | งบการเงิน | ผลลัพธ์สุดท้ายอ่านอย่างไร |
| 6 | ทักษะนักบัญชีมือใหม่ | ต้องพัฒนาอะไรเพิ่ม |
1. สมการบัญชี พื้นฐานของทุกอย่าง
สมการบัญชีคือหัวใจของการบัญชีเบื้องต้นทั้งหมด เขียนได้สั้นๆ ว่า สินทรัพย์เท่ากับหนี้สินบวกส่วนของเจ้าของ ความหมายคือทรัพย์สินทุกอย่างในธุรกิจต้องมีที่มาของเงิน ไม่มาจากการกู้ ก็มาจากเงินที่เจ้าของลงเอง
สูตรคือ สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ
ลองดูตัวอย่างร้านกาแฟเปิดใหม่ เจ้าของลงเงินเอง 100,000 บาท และกู้ธนาคารมาอีก 50,000 บาท เพื่อซื้ออุปกรณ์และตกแต่งร้าน
| รายการ | จำนวนเงิน |
|---|---|
| สินทรัพย์ (เงินสด + อุปกรณ์ร้าน) | 150,000 บาท |
| หนี้สิน (เงินกู้ธนาคาร) | 50,000 บาท |
| ส่วนของเจ้าของ (เงินลงทุน) | 100,000 บาท |
จะเห็นว่าสองฝั่งเท่ากันเสมอ คือ 150,000 = 50,000 + 100,000 หลักนี้เองที่ทำให้บัญชีตรวจสอบความถูกต้องของตัวเองได้ ถ้าวันไหนสมการไม่สมดุล แปลว่ามีการบันทึกผิดพลาดที่ไหนสักจุด
2. 5 หมวดบัญชี จัดกลุ่มรายการให้เป็นระบบ
ทุกรายการเงินในธุรกิจถูกจัดเข้าหมวดบัญชีหลัก 5 กลุ่ม ได้แก่ สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่าย การรู้ว่ารายการหนึ่งอยู่หมวดไหนคือก้าวแรกก่อนลงบันทึกทุกครั้ง
หลักการบัญชี 5 หมวด มีอะไรบ้าง
หลักการบัญชี 5 หมวดแบ่งตามบทบาทของรายการในธุรกิจ สรุปพร้อมตัวอย่างได้ดังนี้
| หมวดบัญชี | ความหมาย | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| สินทรัพย์ (Assets) | สิ่งที่ธุรกิจมีและใช้สร้างประโยชน์ | เงินสด สินค้าคงเหลือ อุปกรณ์ |
| หนี้สิน (Liabilities) | ภาระที่ต้องจ่ายคืน | เงินกู้ เจ้าหนี้การค้า |
| ส่วนของเจ้าของ (Equity) | เงินทุนของเจ้าของ | เงินลงทุน กำไรสะสม |
| รายได้ (Revenue) | เงินที่ได้จากการขาย/บริการ | ยอดขาย ค่าบริการ |
| ค่าใช้จ่าย (Expenses) | ต้นทุนในการทำธุรกิจ | ค่าเช่า เงินเดือน ค่าวัตถุดิบ |
สามหมวดแรกคือตัวตั้งของสมการบัญชี ส่วนรายได้และค่าใช้จ่ายคือตัวที่ทำให้ส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้นหรือลดลงในแต่ละงวด
3. เดบิตและเครดิต อ่านให้เข้าใจใน 5 นาที
เดบิตและเครดิตคือการบันทึกบัญชีแบบสองด้าน ทุกรายการต้องลงทั้งฝั่งซ้ายและฝั่งขวาด้วยยอดเท่ากันเสมอ คนมักเข้าใจผิดว่าฝั่งซ้ายคือเพิ่มและฝั่งขวาคือลด ความจริงคือขึ้นอยู่กับว่าเป็นบัญชีหมวดไหน
ตารางนี้สรุปว่าแต่ละหมวดเพิ่มหรือลดต้องลงด้านไหน
| หมวดบัญชี | เพิ่มขึ้นบันทึกด้าน | ลดลงบันทึกด้าน |
|---|---|---|
| สินทรัพย์ | เดบิต | เครดิต |
| ค่าใช้จ่าย | เดบิต | เครดิต |
| หนี้สิน | เครดิต | เดบิต |
| ส่วนของเจ้าของ | เครดิต | เดบิต |
| รายได้ | เครดิต | เดบิต |
ลองดูตัวอย่างร้านค้าออนไลน์ซื้อคอมพิวเตอร์ราคา 30,000 บาท โดยจ่ายเป็นเงินสด รายการนี้ทำให้อุปกรณ์ (สินทรัพย์) เพิ่มขึ้น และเงินสด (สินทรัพย์) ลดลงเท่ากัน
| รายการ | Dr (เดบิต) | Cr (เครดิต) |
|---|---|---|
| อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ | 30,000 | — |
| เงินสด | — | 30,000 |
ยอดสองด้านเท่ากันที่ 30,000 บาท นี่คือหลักการบันทึกบัญชีที่ใช้กับทุกรายการ ไม่ว่าจะซื้อของ จ่ายเงินเดือน หรือรับเงินจากลูกค้า
4. วงจรบัญชี 5 ขั้นตอนการทำบัญชี
วงจรบัญชีคือลำดับขั้นตอนการทำบัญชีตั้งแต่ได้เอกสารจนออกมาเป็นงบการเงิน สำหรับธุรกิจทั่วไปสรุปเป็น 5 ขั้นตอนหลักที่ทำวนซ้ำทุกงวดบัญชี
- รวบรวมและตรวจเอกสารทางการเงิน เช่น ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี ใบสำคัญจ่าย
- บันทึกรายการลงสมุดรายวัน (Journal) ตามหลักเดบิตและเครดิต
- ผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภท (Ledger) เพื่อรวมยอดของแต่ละบัญชี
- จัดทำงบทดลองและปรับปรุงรายการที่ยังค้าง เช่น ค่าเสื่อมราคา
- จัดทำงบการเงินสรุปผลของงวดนั้น
ขั้นตอนการทำบัญชีทั้ง 5 นี้จะวนกลับมาเริ่มใหม่ทุกเดือนหรือทุกปี การเก็บเอกสารให้ครบตั้งแต่ขั้นแรกคือกุญแจที่ทำให้ทุกขั้นตอนที่เหลือราบรื่น
5. งบการเงินเบื้องต้นที่ต้องรู้จัก
งบการเงินคือรายงานสรุปผลปลายทางของวงจรบัญชี บอกทั้งฐานะการเงินและผลกำไรขาดทุนของธุรกิจ งบที่มือใหม่ควรอ่านให้เป็นมี 2 ฉบับหลัก
งบแสดงฐานะการเงิน (หรือที่เรียกกันติดปากว่างบดุล) บอกว่า ณ วันสิ้นงวด ธุรกิจมีสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของเท่าไร เป็นภาพนิ่งของฐานะการเงิน ณ จุดเวลาหนึ่ง
งบกำไรขาดทุน บอกว่าตลอดงวดที่ผ่านมา ธุรกิจมีรายได้เท่าไร หักค่าใช้จ่ายแล้วเหลือกำไรสุทธิเท่าไร ตัวเลขกำไรสุทธินี้เองที่นำไปคิดภาษีเงินได้และวัดว่าธุรกิจไปได้ดีแค่ไหน
นอกจากสองงบนี้ ธุรกิจขนาดใหญ่ขึ้นยังมีงบกระแสเงินสดและงบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของเพิ่มเติม แต่สำหรับ SME ที่เพิ่งเริ่ม การอ่านงบแสดงฐานะการเงินและงบกำไรขาดทุนให้เข้าใจก็เพียงพอต่อการตัดสินใจในแต่ละเดือนแล้ว
6. ความรู้และทักษะที่นักบัญชีมือใหม่ควรมี
นอกจากทฤษฎี การเป็นนักบัญชีที่ทำงานได้จริงต้องอาศัยทักษะเพิ่มอีกหลายด้าน ทักษะเหล่านี้พัฒนาได้ด้วยการฝึกทำงานจริงควบคู่กับความรู้พื้นฐานบัญชีข้างต้น
- ความละเอียดรอบคอบกับตัวเลข เพราะผิดหลักบาทเดียวงบก็ไม่สมดุล
- เข้าใจมาตรฐานการบัญชีสำหรับกิจการขนาดกลางและขนาดย่อม (NPAEs) ซึ่งเป็นมาตรฐานที่ SME ไทยส่วนใหญ่ใช้ (ข้อมูลจากสภาวิชาชีพบัญชี TFAC)
- ทักษะการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์และเครื่องมือดิจิทัล ที่กลายเป็นทักษะพื้นฐานของนักบัญชียุคใหม่ไปแล้ว
- เข้าใจภาษีพื้นฐานที่เกี่ยวกับธุรกิจ เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีหัก ณ ที่จ่าย (อ่านเพิ่มได้ในบทความหมวดบัญชีของ PEAK)
- อ่านและวิเคราะห์งบการเงินเพื่อให้คำแนะนำเจ้าของธุรกิจได้
- จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ พร้อมให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ตามที่กฎหมายกำหนด
ทักษะด้านดิจิทัลคือจุดที่เปลี่ยนไปมากที่สุดในช่วงไม่กี่ปีมานี้ คนที่ใช้เครื่องมือช่วยงานเป็นจะมีเวลาไปโฟกัสงานวิเคราะห์ที่สร้างคุณค่ากับธุรกิจได้มากกว่างานคีย์ข้อมูลซ้ำๆ
สรุป: เริ่มต้นการบัญชีเบื้องต้นอย่างมั่นใจ
การบัญชีเบื้องต้นไม่ใช่เรื่องไกลตัว เมื่อเข้าใจ 6 พื้นฐานนี้แล้ว คุณจะอ่านตัวเลขธุรกิจของตัวเองได้ชัดขึ้นทันที ลองเริ่มลงมือจากสามก้าวนี้
- ฝึกจับรายการจริงในธุรกิจเข้า 5 หมวดบัญชีให้คล่อง
- ลองบันทึกเดบิตและเครดิตจากบิลจริงสัก 10 รายการ
- อ่านงบกำไรขาดทุนของเดือนล่าสุดแล้วตั้งคำถามว่าค่าใช้จ่ายก้อนไหนโตผิดปกติ
จัดการบัญชีให้เป็นระบบตั้งแต่วันแรกด้วย PEAK
เมื่อเข้าใจพื้นฐานแล้ว ก้าวต่อไปคือทำให้บัญชีเป็นระบบโดยไม่ต้องจมกับงานคีย์มือ PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยบันทึกรายการ ออกเอกสาร และสรุปงบการเงินให้อัตโนมัติ พร้อม AI ช่วยลดงานซ้ำ ให้เจ้าของธุรกิจและนักบัญชีมีเวลาไปโฟกัสการเติบโต เริ่มสร้างธุรกิจให้เป็นระบบตั้งแต่วันนี้ ทดลองใช้ PEAK ฟรี 30 วัน
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการบัญชีเบื้องต้น
การบัญชีเบื้องต้นกับการบัญชีขั้นสูงต่างกันอย่างไร
การบัญชีเบื้องต้นเน้นการบันทึกและสรุปรายการประจำวันจนออกเป็นงบการเงิน ส่วนการบัญชีขั้นสูงต่อยอดไปที่การวิเคราะห์ต้นทุน การบัญชีบริหาร และการวางแผนภาษี มือใหม่ควรแม่นพื้นฐานให้ครบก่อน แล้วขั้นสูงจะเข้าใจง่ายขึ้นเอง
ไม่ได้จบบัญชี เรียนรู้การบัญชีเบื้องต้นเองได้ไหม
ได้แน่นอน เจ้าของธุรกิจจำนวนมากเริ่มจากศูนย์และเรียนรู้ระหว่างทำจริง แนะนำให้เริ่มจากเข้าใจสมการบัญชีและ 5 หมวดบัญชีก่อน แล้วฝึกกับบิลจริงของธุรกิจตัวเอง การใช้โปรแกรมบัญชีช่วยจะทำให้เห็นภาพเร็วขึ้น เพราะระบบจัดหมวดและตรวจความสมดุลให้อัตโนมัติ
ธุรกิจขนาดเล็กจำเป็นต้องทำบัญชีตามมาตรฐานไหม
ถ้าจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล เช่น บริษัทจำกัดหรือห้างหุ้นส่วน ต้องจัดทำบัญชีและงบการเงินตามมาตรฐานและนำส่งตามกฎหมาย ส่วนบุคคลธรรมดาที่ยังไม่จดบริษัทไม่ได้ถูกบังคับเท่า แต่การทำบัญชีไว้ก็ช่วยให้รู้กำไรจริงและเตรียมยื่นภาษีได้ง่ายขึ้น
ควรเริ่มทำบัญชีด้วยมือหรือใช้โปรแกรมบัญชีเลย
การจดด้วยมือช่วยให้เข้าใจหลักการช่วงแรก แต่พอรายการเริ่มเยอะ การจดมือจะเสี่ยงตกหล่นและกินเวลามาก ธุรกิจส่วนใหญ่จึงเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมบัญชีตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อลดข้อผิดพลาดและได้งบการเงินแบบเรียลไทม์ไปตัดสินใจได้ทันที
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
