สเตทเม้น (Bank Statement) คืออะไร วิธีขอ วิธีอ่าน และทำงบกระทบยอด

หน้าหลัก>คลังความรู้>บัญชี>บัญชีทั่วไป>สเตทเม้น (Bank Statement) คืออะไร วิธีขอ วิธีอ่าน และทำงบกระทบยอด

Table of Contents

สเตทเม้น (Bank Statement) คืออะไร และสำคัญอย่างไร

สเตทเม้น หรือรายการเดินบัญชี (Bank Statement) คือเอกสารที่ธนาคารสรุปความเคลื่อนไหวของบัญชีเงินฝากในช่วงเวลาที่เราเลือก เช่น รายเดือนหรือย้อนหลัง 6 เดือน โดยแสดงวันที่ รายการเงินเข้า รายการเงินออก และยอดคงเหลือหลังแต่ละรายการ

ความสำคัญของมันอยู่ที่ “ความเป็นกลาง” เพราะเป็นข้อมูลที่บุคคลภายนอก (ธนาคาร) บันทึกไว้ ไม่ใช่ตัวเลขที่เจ้าของธุรกิจกรอกเอง ธนาคารที่ปล่อยสินเชื่อ สถานทูต ผู้สอบบัญชี และกรมสรรพากรจึงเชื่อถือสเตทเม้นมากกว่าตารางรายรับรายจ่ายที่ทำขึ้นเอง

สำหรับเจ้าของกิจการ สเตทเม้นยังทำหน้าที่เหมือน “กระจกเงา” ของสมุดบัญชี ถ้าตัวเลขที่ฝ่ายบัญชีบันทึกไว้ไม่ตรงกับสเตทเม้น แปลว่ามีบางอย่างตกหล่น ซึ่งอาจเป็นแค่ค่าธรรมเนียมโอนเงิน 10 บาท หรืออาจเป็นเงินที่ถูกโอนออกไปโดยไม่มีใครรู้ก็ได้

สเตทเม้น (Bank Statement) ใช้ทำอะไรได้บ้าง

สเตทเม้นใช้เป็นหลักฐานทางการเงินได้แทบทุกสถานการณ์ ตั้งแต่ขอสินเชื่อ ยื่นวีซ่า ทำบัญชี ไปจนถึงชี้แจงข้อมูลกับกรมสรรพากร ตารางด้านล่างสรุปการใช้งานที่เจ้าของธุรกิจเจอบ่อย

การใช้งาน	ใครเป็นคนขอ	สิ่งที่ผู้ขอต้องการดู
ขอสินเชื่อธุรกิจ/สินเชื่อบ้าน	ธนาคาร/สถาบันการเงิน	รายได้เข้าสม่ำเสมอไหม เงินหมุนพอผ่อนหรือเปล่า
ยื่นขอวีซ่าต่างประเทศ	สถานทูต	มีเงินพอสำหรับการเดินทางและมีฐานะมั่นคง
ทำบัญชีและปิดงบการเงิน	นักบัญชี/ผู้สอบบัญชี	เงินเข้า-ออกทุกรายการตรงกับเอกสารในระบบบัญชี
ชี้แจงภาษี	กรมสรรพากร	ที่มาของเงินที่รับโอน และรายได้ที่ยื่นภาษีไว้
ตรวจสอบการทุจริตภายใน	เจ้าของกิจการ	มีรายการจ่ายที่ไม่ได้อนุมัติหรือไม่/

กฎหมาย e-Payment และเกณฑ์ที่สรรพากรใช้สุ่มตรวจ Bank Statement มีอะไรบ้าง

กฎหมาย e-Payment คือ พระราชบัญญัติแก้ไขเพิ่มเติมประมวลรัษฎากร (ฉบับที่ 48) พ.ศ. 2562 ที่กำหนดให้ธนาคารและผู้ให้บริการเงินอิเล็กทรอนิกส์ (เช่น e-Wallet) ต้องรายงานข้อมูลบัญชีที่มี “ธุรกรรมลักษณะเฉพาะ” ให้กรมสรรพากรปีละครั้ง ภายในวันที่ 31 มีนาคมของปีถัดไป

ตามเอกสารถาม-ตอบของกรมสรรพากร บัญชีจะเข้าเกณฑ์เมื่อเป็นอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ ในรอบ 1 ปี (มกราคม-ธันวาคม)

เกณฑ์ที่ 1: ฝากหรือรับโอนเงิน ทุกบัญชีรวมกัน ตั้งแต่ 3,000 ครั้งขึ้นไป ไม่ว่ายอดเงินจะเท่าไรก็ตาม
เกณฑ์ที่ 2: ฝากหรือรับโอนเงิน ทุกบัญชีรวมกัน ตั้งแต่ 400 ครั้งขึ้นไป และมียอดรวมตั้งแต่ 2,000,000 บาทขึ้นไป

จุดที่คนมักเข้าใจผิดมีสามเรื่อง เรื่องแรก กฎหมายนับเฉพาะ “เงินเข้า” (ฝากหรือรับโอน) ไม่นับเงินที่โอนออก เรื่องที่สอง การนับคือรวมทุกบัญชีที่เปิดไว้กับสถาบันการเงินแห่งเดียวกัน แต่ละแห่งรายงานเฉพาะข้อมูลของตัวเอง และเรื่องที่สาม ข้อมูลที่ส่งไปเป็นแค่ยอดรวมจำนวนครั้งและยอดเงิน ไม่ใช่รายการทีละบรรทัด

ตัวอย่างสมมติ: คุณมิ้นท์ขายเสื้อผ้าออนไลน์ ราคาตัวละ 250 บาท ปีนี้มีลูกค้าโอนเข้าบัญชีกสิกรไทย 3,200 ครั้ง ยอดรวมราว 8 แสนบาท แม้ยอดเงินยังไม่ถึง 2 ล้าน แต่จำนวนครั้งเกิน 3,000 ครั้งแล้ว ธนาคารจึงต้องส่งข้อมูลบัญชีนี้ให้กรมสรรพากร

ส่วนคุณเก่งขายวัสดุก่อสร้าง รับโอนปีละ 150 ครั้ง ยอดรวม 5 ล้านบาท กรณีนี้ไม่เข้าเกณฑ์ใดเลย เพราะจำนวนครั้งยังไม่ถึง 400 ครั้ง

สิ่งที่ควรรู้คือ การถูกรายงานไม่ได้แปลว่าต้องเสียภาษีเพิ่มทันที กรมสรรพากรระบุชัดว่าจะไม่ใช้ข้อมูลนี้ประเมินภาษีโดยตรง แต่จะนำไปวิเคราะห์ร่วมกับข้อมูลอื่น เช่น แบบแสดงรายการภาษีที่เคยยื่น เพื่อคัดเลือกรายที่มีความเสี่ยง ถ้ายอดที่รับโอนมีเงินที่ไม่ใช่รายได้ปนอยู่ (เช่น เงินที่พ่อแม่โอนให้ หรือเงินกู้ที่เพื่อนโอนคืน) ก็ชี้แจงได้ โดยเก็บหลักฐานที่มาของเงินไว้ประกอบ ผู้ที่มีเงินเข้าบัญชีถี่ ๆ อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่บทความ โอนเงินเข้าออกบ่อยเป็นไรไหม เช็กเงื่อนไขภาษี e-Payment

ไม่มีรายได้หรือไม่ได้เดินบัญชี ขอสเตทเม้นได้หรือไม่

ขอได้ เพราะสเตทเม้นเป็นสิทธิ์ของเจ้าของบัญชีทุกคน ไม่ได้ขึ้นกับว่ามีรายได้หรือไม่ ถ้าไม่มีการเคลื่อนไหวเลย สเตทเม้นก็จะแสดงแค่ยอดยกมา ยอดคงเหลือ และอาจมีรายการดอกเบี้ยรับหรือค่าธรรมเนียมเล็กน้อย

ปัญหาที่พบบ่อยคือบัญชีที่ไม่มีการฝาก-ถอนเป็นเวลานาน ธนาคารอาจจัดเป็นบัญชีไม่เคลื่อนไหว (Dormant Account) ซึ่งบางกรณีต้องไปยืนยันตัวตนที่สาขาเพื่อเปิดใช้งานก่อน จึงจะขอสเตทเม้นผ่านแอปได้ ส่วนค่ารักษาบัญชีไม่เคลื่อนไหว ตามเกณฑ์ใหม่ของธนาคารแห่งประเทศไทยที่เริ่มใช้ 1 กรกฎาคม 2569 เรียกเก็บได้ไม่เกิน 20 บาทต่อเดือน และเฉพาะบัญชีที่มียอดคงเหลือไม่เกิน 2,000 บาทเท่านั้น

ตัวอย่างสมมติ: คุณต้นเพิ่งจดบริษัทรับออกแบบกราฟิกเมื่อเดือนพฤศจิกายน เปิดบัญชีธนาคารไว้แต่ยังไม่มีลูกค้าเลยจนสิ้นปี ถึงอย่างนั้นนักบัญชีก็ยังต้องใช้สเตทเม้นเดือนธันวาคม เพื่อยืนยันยอดเงินฝากคงเหลือ ณ วันสิ้นรอบบัญชี และผู้สอบบัญชีก็มักส่งหนังสือยืนยันยอดไปที่ธนาคารอยู่ดี

ข้อสังเกตคือ ถ้าจะใช้สเตทเม้นยื่นสินเชื่อหรือวีซ่า บัญชีที่เงียบนาน ๆ จะไม่ค่อยช่วยให้ดูน่าเชื่อถือ กรณีนี้อาจพิจารณาขอหนังสือรับรองฐานะทางการเงิน (เอกสารที่ธนาคารรับรองยอดเงินฝาก ณ วันใดวันหนึ่ง) ประกอบเพิ่มเติม

สเตทเม้นมีอายุย้อนหลังได้กี่เดือน และต้องเสียค่าธรรมเนียมไหม

ผ่านแอปธนาคาร ส่วนใหญ่ขอย้อนหลังได้สูงสุดประมาณ 12 เดือน และตั้งแต่ 1 กรกฎาคม 2569 ธนาคารห้ามเก็บค่าบริการ e-Statement (สเตทเม้นแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์) ที่ย้อนหลังไม่เกิน 12 เดือน ถ้าเกิน 12 เดือนมักต้องขอผ่านสาขาหรือช่องทางพิเศษ และมีค่าธรรมเนียมตามประกาศของแต่ละธนาคาร

เกณฑ์นี้มาจาก การกำหนดมาตรฐานค่าบริการของธนาคารแห่งประเทศไทย ซึ่งใช้กับลูกค้าบุคคลธรรมดาและ SMEs สรุปได้ดังนี้

ประเภทสเตทเม้น	ย้อนหลังไม่เกิน 12 เดือน	ย้อนหลังเกิน 12 เดือน
e-Statement (ไฟล์ PDF ส่งทางอีเมล)	ฟรี ห้ามเรียกเก็บค่าบริการ	ตามอัตราที่ธนาคารประกาศ
แบบกระดาษ	ไม่เกิน 100 บาทต่อบัญชีต่อครั้ง (บวกค่าส่งไปรษณีย์ตามจริง ถ้ามี)	ตามอัตราที่ธนาคารประกาศ

ก่อนไปสาขา แนะนำให้เช็กอัตราล่าสุดที่ หน้าเปรียบเทียบค่าธรรมเนียมเงินฝากของ ธปท. เพราะค่าบริการกรณีย้อนหลังนานกว่า 12 เดือนแต่ละธนาคารยังไม่เท่ากัน

วิธีขอสเตทเม้นออนไลน์ของแต่ละธนาคารทำอย่างไร

วิธีที่เร็วที่สุดคือขอผ่านแอปโมบายแบงก์กิ้งของธนาคาร ระบบจะส่งไฟล์ PDF ไปที่อีเมลที่ลงทะเบียนไว้ ขั้นตอนหลัก ๆ คล้ายกันทุกธนาคาร คือ เลือกบัญชี กดเมนู Statement เลือกช่วงเดือน แล้วกดส่งคำขอ

ธนาคาร	แอป	ย้อนหลังสูงสุด	จุดที่ควรรู้
กสิกรไทย	K PLUS	12 เดือน	เลือกบัญชี > Statement > ขอ Statement แล้วรอรับทางอีเมล
ไทยพาณิชย์	SCB EASY	12 เดือน	ไม่มีค่าธรรมเนียม ถ้าต้องการเกิน 12 เดือน ขอผ่าน LINE SCB Connect ได้
กรุงไทย	Krungthai NEXT	12 เดือนต่อการขอ 1 ครั้ง	เข้าเมนูอื่น ๆ ของบัญชี > Statement และเลือกภาษาไทยหรืออังกฤษได้
กรุงเทพ	Bangkok Bank Mobile Banking	12 เดือน	ได้รับภายใน 1 วัน ใช้ได้กับบัญชีออมทรัพย์และกระแสรายวัน
กรุงศรีอยุธยา	krungsri app	12 เดือน	ขอได้ไม่เกิน 3 ครั้งต่อวันต่อบัญชี บัญชีที่เพิ่งผูกใหม่ขอได้วันถัดไป

ข้อมูลในตารางอ้างอิงจากหน้าคู่มือทางการของ กสิกรไทย, ไทยพาณิชย์, กรุงไทย, กรุงเทพ และ กรุงศรี ชื่อเมนูอาจเปลี่ยนตามการอัปเดตแอป

สำหรับบัญชีนิติบุคคล (บริษัทหรือห้างหุ้นส่วน) มักไม่ได้ใช้แอปบุคคลทั่วไป แต่ใช้ระบบธนาคารสำหรับธุรกิจ เช่น K-BIZ, SCB Business Anywhere, Krungsri Biz Online, Bangkok Bank Biz iBanking หรือ Krungthai Corporate Online ระบบเหล่านี้ส่วนใหญ่ดาวน์โหลดรายการเดินบัญชีเป็นไฟล์ Excel หรือ CSV ได้ ซึ่งสะดวกต่อการทำบัญชีกว่ามาก

ประเภทไฟล์สเตทเม้นแบบไหนเหมาะกับการทำบัญชี

ถ้าจะส่งให้คนอื่นดู PDF เหมาะที่สุด แต่ถ้าจะนำไปทำบัญชี ไฟล์ CSV หรือ Excel ดีกว่า และถ้ารายการเยอะมาก Bank Feed คือทางที่ประหยัดเวลาที่สุด

CSV (Comma-Separated Values) คือไฟล์ข้อมูลที่แยกแต่ละช่องด้วยเครื่องหมายจุลภาค เปิดได้ด้วย Excel และโปรแกรมบัญชีอ่านได้ทันที ส่วน Bank Feed คือการเชื่อมโปรแกรมบัญชีเข้ากับระบบธนาคารโดยตรงผ่าน API (ช่องทางแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบ) ทำให้รายการเดินบัญชีไหลเข้าโปรแกรมเองโดยไม่ต้องดาวน์โหลดไฟล์

ประเภทไฟล์	ข้อดี	ข้อจำกัด	เหมาะกับ
PDF	เป็นเอกสารทางการ แก้ไขยาก มักใส่รหัสผ่าน	นำไปคำนวณต่อไม่ได้ ต้องคีย์ใหม่	ยื่นสินเชื่อ ยื่นวีซ่า เก็บเป็นหลักฐาน
CSV / Excel	นำเข้าโปรแกรมบัญชีได้ กรองและจัดเรียงได้	ต้องดาวน์โหลดเองทุกงวด และแก้ไขได้ง่าย	ธุรกิจที่ทำบัญชีรายเดือน
Bank Feed (API)	ข้อมูลอัปเดตอัตโนมัติ ลดการคีย์และความผิดพลาด	ต้องใช้ธนาคารและโปรแกรมที่รองรับ	ธุรกิจที่มีรายการเข้า-ออกทุกวัน

ขอสเตทเม้นย้อนหลังหลายปี ต้องติดต่อที่สาขาธนาคารอย่างไรบ้าง

ถ้าต้องการข้อมูลย้อนหลังเกิน 12 เดือน ให้ติดต่อสาขาใดก็ได้ของธนาคารเจ้าของบัญชี กรอกแบบฟอร์มขอรายการเดินบัญชี ระบุเลขที่บัญชีและช่วงเวลาที่ต้องการ แล้วชำระค่าธรรมเนียมตามอัตราที่ธนาคารประกาศ

ขั้นตอนโดยทั่วไปมีดังนี้

โทรหรือเช็กเว็บไซต์ก่อน: ถามว่าข้อมูลย้อนหลังนานที่สุดเท่าไรที่ธนาคารยังออกให้ได้ และใช้เวลากี่วัน
ไปสาขาพร้อมเอกสาร: เจ้าหน้าที่จะให้กรอกคำขอและตรวจตัวตนผู้มีอำนาจ
ชำระค่าธรรมเนียม: อัตรากรณีย้อนหลังนานมักแพงกว่าการขอไม่เกิน 12 เดือน
รอรับเอกสาร: ข้อมูลที่เก่ามากอาจต้องดึงจากระบบจัดเก็บเอกสารเก่า จึงอาจใช้เวลาหลายวันทำการ บางธนาคารให้รับที่สาขาหรือส่งทางอีเมล

จากประสบการณ์ที่เห็นผู้ประกอบการหลายราย เคสที่ต้องขอย้อนหลังหลายปีมักเกิดตอนถูกเจ้าหน้าที่สรรพากรเรียกตรวจ หรือตอนเปลี่ยนสำนักงานบัญชีแล้วพบว่าข้อมูลเก่าไม่ครบ ทางที่ดีคือดาวน์โหลดสเตทเม้นทุกเดือนเก็บไว้เองตั้งแต่แรก จะได้ไม่ต้องเสียทั้งเงินและเวลาในวันที่ต้องใช้จริง

ต้องเตรียมข้อมูลและเอกสารอะไรบ้างเมื่อติดต่อขอสเตทเม้น

เอกสารที่ต้องใช้ขึ้นกับว่าบัญชีเป็นของบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล หลักคือต้องพิสูจน์ได้ว่าผู้ขอเป็นเจ้าของบัญชีหรือผู้มีอำนาจตามเงื่อนไขการสั่งจ่ายที่ให้ไว้กับธนาคาร

กรณี	เอกสารหลักที่ควรเตรียม
บุคคลธรรมดาไปด้วยตนเอง	บัตรประชาชน เลขที่บัญชี และสมุดบัญชี (ถ้ามี)
นิติบุคคล (บริษัท/หจก.)	หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลฉบับล่าสุด บัตรประชาชนกรรมการผู้มีอำนาจลงนาม และหนังสือขอรายการเดินบัญชีที่ลงนามตามเงื่อนไขการสั่งจ่าย (ประทับตราบริษัทถ้าเคยกำหนดไว้)
มอบอำนาจให้ผู้อื่นไปแทน	หนังสือมอบอำนาจติดอากรแสตมป์ สำเนาบัตรประชาชนผู้มอบและผู้รับมอบ พร้อมบัตรตัวจริงของผู้รับมอบ

สำหรับอากรแสตมป์บนหนังสือมอบอำนาจ ถ้ามอบให้บุคคลคนเดียวทำการครั้งเดียวติด 10 บาท ถ้าให้ทำการได้มากกว่าครั้งเดียวติด 30 บาท รายละเอียดเอกสารแต่ละธนาคารอาจต่างกันเล็กน้อย จึงควรโทรสอบถามสาขาก่อนเดินทาง

วิธีอ่านรายการเดินบัญชีและรหัสย่อต่าง ๆ ในสเตทเม้น ดูอย่างไร

ให้อ่านจากบนลงล่างเป็นสามส่วน คือ หัวเอกสาร (ชื่อบัญชี เลขที่บัญชี ช่วงวันที่ และยอดยกมา) ตัวตารางรายการ (วันที่ รายการ เงินออก เงินเข้า ยอดคงเหลือ) และท้ายเอกสาร (ยอดรวมและยอดคงเหลือปลายงวด)

จุดที่ทำให้หลายคนงงคือคำว่าเดบิต (Debit) และเครดิต (Credit) ในสเตทเม้น ธนาคารมองเงินฝากของเราเป็น “หนี้” ที่ธนาคารต้องคืนให้ลูกค้า ฝั่งธนาคารจึงบันทึกเงินเข้าบัญชีเราเป็นเครดิต และเงินออกเป็นเดบิต ซึ่งกลับด้านกับสมุดบัญชีของกิจการที่บันทึกเงินฝากเป็นสินทรัพย์ อ่านสั้น ๆ ให้จำว่า ในสเตทเม้น เครดิต = เงินเข้า, เดบิต = เงินออก

ส่วนรหัสย่อ (Transaction Code) แต่ละธนาคารใช้ไม่เหมือนกัน ตารางด้านล่างเป็นตัวอย่างที่พบบ่อย ถ้าเจอรหัสที่ไม่รู้จัก ให้ดูคำอธิบายรหัสท้ายสเตทเม้น หรือสอบถาม Call Center ของธนาคารนั้นโดยตรง

รหัส/คำที่พบบ่อย	ความหมายโดยทั่วไป
ATM / CDM	ถอนเงินผ่านตู้เอทีเอ็ม / ฝากเงินผ่านเครื่องรับฝากเงินสดอัตโนมัติ
TR / TRF / โอนเงิน	รายการโอนเงิน (เข้าหรือออกดูจากคอลัมน์ที่ตัวเลขปรากฏ)
PromptPay / QR	รับหรือจ่ายเงินผ่านพร้อมเพย์หรือสแกน QR
CHQ	รายการเกี่ยวกับเช็ค เช่น นำเช็คเข้า หรือเช็คที่สั่งจ่ายถูกเรียกเก็บ
FEE / FE	ค่าธรรมเนียมธนาคาร
INT / IN	ดอกเบี้ยเงินฝากที่ได้รับ
TAX / TX	ภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากดอกเบี้ย
X1 / X2 (ไทยพาณิชย์)	รับโอน / โอนออก โดยไม่ใช้สมุดบัญชี
C1 / C2 (ไทยพาณิชย์)	ฝาก / ถอนเงินสดโดยไม่ใช้สมุดบัญชี

ตัวอย่างสมมติ: ร้านกาแฟของคุณบีมเห็นรายการวันที่ 5 เขียนว่า “FE 20.00” ในช่องเงินออก และวันที่ 30 เขียนว่า “INT 8.35” ในช่องเงินเข้า ตามด้วย “TAX 0.08” ในช่องเงินออก สามบรรทัดนี้แปลว่า ธนาคารหักค่าธรรมเนียม 20 บาท จ่ายดอกเบี้ย 8.35 บาท และหักภาษีดอกเบี้ยไว้ 8 สตางค์ ทั้งสามรายการต้องบันทึกเข้าระบบบัญชีด้วย ไม่อย่างนั้นยอดจะไม่ตรง

เจ้าของธุรกิจใช้สเตทเม้นทำบัญชีอย่างไร

สเตทเม้นเป็นเหมือนเช็กลิสต์ว่าเงินทุกบาทที่เข้า-ออกถูกบันทึกบัญชีครบหรือยัง นักบัญชีจะไล่ดูทีละบรรทัด จับคู่กับเอกสารธุรกิจ เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน หรือใบแจ้งหนี้ แล้วบันทึกลงบัญชีแยกประเภท (สมุดที่แยกบันทึกรายการตามหมวด เช่น เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้ ค่าใช้จ่าย) ให้ถูกหมวด

วิธีที่ใช้ได้จริงสำหรับ SMEs มีดังนี้

แยกบัญชีธุรกิจออกจากบัญชีส่วนตัว: ถ้าเงินส่วนตัวกับเงินกิจการปนกัน สเตทเม้นจะเต็มไปด้วยรายการที่ต้องมานั่งคัดออก อ่านเหตุผลเพิ่มเติมได้ที่ บัญชีธุรกิจ ทำไมต้องแยกออกจากบัญชีส่วนตัว
ดาวน์โหลดสเตทเม้นทุกสิ้นเดือน: ตั้งเตือนในปฏิทินให้ทำภายใน 5 วันแรกของเดือนถัดไป
ใส่คำอธิบายตอนโอน: ช่องบันทึกช่วยจำในแอปธนาคาร เช่น “ค่าเช่าร้าน ต.ค.” ช่วยให้นักบัญชีเดาน้อยลง
เก็บเอกสารคู่กับทุกรายการ: รายการที่มีแต่ยอดเงินแต่ไม่มีเอกสาร คือต้นเหตุของปัญหาภาษีส่วนใหญ่
กระทบยอดทุกเดือน: อย่ารอทำตอนปิดงบปลายปี เพราะรายการผิดพลาดที่ค้างมา 12 เดือนแก้ยากกว่าที่คิด

ทำไมสเตทเม้นอย่างเดียวจึงใช้เป็นหลักฐานภาษีไม่ได้ และต้องมีเอกสารอะไรประกอบ

เพราะสเตทเม้นบอกได้แค่ว่า “มีเงินโอนไปเท่าไร เมื่อไร” แต่ไม่ได้บอกว่าจ่ายเพื่ออะไร และจ่ายให้ใครในฐานะอะไร กรมสรรพากรจึงต้องการเอกสารที่พิสูจน์ลักษณะของรายการประกอบด้วยเสมอ

ประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี (18) กำหนดให้รายจ่ายที่ผู้จ่ายพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ เป็นรายจ่ายต้องห้าม (รายจ่ายที่ห้ามนำมาหักในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล) ตามที่ กรมสรรพากรอธิบายไว้ หากผู้ขายไม่ออกใบรับ กิจการควรทำหลักฐานการจ่ายที่ระบุชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวประชาชนผู้รับ วันที่ จำนวนเงิน และรายการที่จ่าย พร้อมให้ผู้รับเงินลงชื่อไว้

เรื่องภาษีมูลค่าเพิ่มก็เช่นกัน ถ้ากิจการจดทะเบียน VAT การจะนำภาษีซื้อมาหักได้ต้องมีใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง สลิปโอนเงินหรือบรรทัดในสเตทเม้นใช้แทนไม่ได้ ดูรายการเอกสารค่าใช้จ่ายที่ควรเก็บได้ที่ เอกสารค่าใช้จ่าย คืออะไร? ใช้ลดภาษีได้อย่างไร

ตัวอย่างสมมติ: บริษัทของคุณเอกโอนค่าซ่อมแอร์ 10,700 บาทให้ร้านที่จด VAT แต่ลืมขอใบกำกับภาษี ในสเตทเม้นมีรายการชัดเจน แต่บริษัทจะนำภาษีซื้อ 700 บาทไปหักไม่ได้ และถ้าไม่มีเอกสารใดยืนยันผู้รับเลย ค่าซ่อม 10,000 บาทก็เสี่ยงถูกตีเป็นรายจ่ายต้องห้ามด้วย

ฝั่งรายรับก็ต้องระวังไม่ต่างกัน เงินที่กรรมการให้บริษัทกู้หรือเงินเพิ่มทุนจะปรากฏในสเตทเม้นเหมือนเงินขายสินค้า ถ้าไม่มีสัญญาเงินกู้หรือเอกสารเพิ่มทุนประกอบ เจ้าหน้าที่อาจมองว่าเป็นรายได้ที่ไม่ได้ยื่นภาษี

งบกระทบยอดธนาคารคืออะไร และเกี่ยวข้องกับสเตทเม้นอย่างไร

งบกระทบยอดธนาคาร (Bank Reconciliation) คือรายงานที่เปรียบเทียบยอดเงินฝากตามสเตทเม้นของธนาคาร กับยอดเงินฝากตามสมุดบัญชีของกิจการ ณ วันเดียวกัน แล้วอธิบายว่าส่วนต่างเกิดจากอะไร จนทั้งสองฝั่งได้ “ยอดที่ถูกต้อง” เท่ากัน

สเตทเม้นจึงเป็นวัตถุดิบหลักของงานนี้ ถ้าไม่มีสเตทเม้นก็ไม่มีอะไรให้เทียบ การกระทบยอดสม่ำเสมอช่วยจับได้ทั้งรายการที่ลืมบันทึก รายการที่บันทึกซ้ำ และรายการจ่ายที่ผิดปกติ ซึ่งเป็นการควบคุมภายในขั้นพื้นฐานที่ผู้สอบบัญชีให้ความสำคัญ

ตัวอย่างสมมติ: ณ วันที่ 31 ตุลาคม สเตทเม้นของบริษัท ก. แสดงยอด 152,300 บาท แต่สมุดบัญชีของบริษัทแสดงยอด 146,050 บาท ส่วนต่างอธิบายได้ตามตารางนี้

ฝั่งธนาคาร (ตามสเตทเม้น)	บาท	ฝั่งกิจการ (ตามสมุดบัญชี)	บาท
ยอดตามสเตทเม้น	152,300	ยอดตามสมุดบัญชี	146,050
บวก เงินฝากระหว่างทาง	18,000	บวก ดอกเบี้ยรับที่ยังไม่บันทึก	150
หัก เช็คจ่ายที่ผู้รับยังไม่นำไปขึ้นเงิน	(25,000)	หัก ค่าธรรมเนียมที่ยังไม่บันทึก	(200)
–	–	หัก เช็ครับที่ธนาคารคืนเพราะเงินไม่พอจ่าย	(700)
ยอดที่ถูกต้อง	145,300	ยอดที่ถูกต้อง	145,300

เมื่อสองฝั่งได้ 145,300 บาทเท่ากัน แปลว่าอธิบายส่วนต่างได้ครบ นักบัญชีจะบันทึกปรับปรุงเฉพาะรายการฝั่งกิจการ (ดอกเบี้ย ค่าธรรมเนียม และเช็คคืน) ส่วนรายการฝั่งธนาคารเป็นเรื่องจังหวะเวลา เดือนหน้าก็จะไปปรากฏในสเตทเม้นเอง

อะไรคือสาเหตุหลักที่ทำให้ยอดเงินใน Bank Statement ไม่ตรงกับสมุดบัญชี

ส่วนใหญ่เกิดจาก “จังหวะเวลา” ที่ธนาคารกับกิจการบันทึกไม่พร้อมกัน และจากรายการที่ฝ่ายหนึ่งรู้ก่อนอีกฝ่าย ส่วนน้อยเท่านั้นที่เกิดจากความผิดพลาดจริง

สาเหตุ	เกิดอะไรขึ้น	ต้องปรับฝั่งไหน
เงินฝากระหว่างทาง (Deposit in Transit)	กิจการบันทึกรับเงินแล้ว แต่ธนาคารยังไม่เข้าบัญชี เช่น นำเช็คเข้าวันสุดท้ายของเดือน	ฝั่งธนาคาร
เช็คค้างจ่าย (Outstanding Cheque)	กิจการสั่งจ่ายเช็คและบันทึกแล้ว แต่ผู้รับยังไม่นำไปขึ้นเงิน	ฝั่งธนาคาร
ค่าธรรมเนียมและดอกเบี้ย	ธนาคารหักหรือจ่ายให้แล้ว แต่กิจการยังไม่รู้	ฝั่งกิจการ
เช็คคืน (Returned Cheque)	เช็คที่ลูกค้าจ่ายมาเรียกเก็บไม่ได้	ฝั่งกิจการ
เงินเข้า-ออกอัตโนมัติ	ลูกค้าโอนตรง หรือถูกหักค่าไฟ ค่าบัตรเครดิตอัตโนมัติ	ฝั่งกิจการ
ยอดสุทธิจากแพลตฟอร์ม	Marketplace หรือ Payment Gateway โอนเงินหลังหักค่าธรรมเนียม ยอดจึงน้อยกว่ายอดขาย	ฝั่งกิจการ
บันทึกผิด	คีย์ตัวเลขสลับหลัก บันทึกซ้ำ หรือลงผิดบัญชีธนาคาร	ฝั่งที่ผิด

เคสที่เจอบ่อยมากในร้านค้าออนไลน์คือยอดสุทธิจากแพลตฟอร์ม เช่น ขายได้ 50,000 บาท แต่เงินเข้าบัญชีจริง 46,800 บาท เพราะถูกหักค่าคอมมิชชันและค่าธรรมเนียมชำระเงินไว้แล้ว ถ้าบันทึกรายได้ตามยอดเงินเข้า รายได้จะต่ำกว่าความจริง และค่าใช้จ่ายที่ควรหักได้ก็หายไปด้วย

วิธีกระทบยอดบัญชีธนาคารแบบง่าย ๆ ด้วย PEAK Smart Reconcile ทำอย่างไร

ถ้าทำด้วยมือ นักบัญชีต้องเปิดสเตทเม้นกับรายงานในระบบคู่กันแล้วติ๊กทีละบรรทัด ธุรกิจที่มีรายการหลักร้อยต่อเดือนอาจใช้เวลาเป็นวัน ฟีเจอร์ SMART Reconciliation ในโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK Account ช่วยลดงานส่วนนี้ด้วยการให้ AI จับคู่รายการในสเตทเม้นกับรายการที่บันทึกในระบบให้อัตโนมัติ

ขั้นตอนใช้งานสรุปจาก บทความแนะนำฟีเจอร์ AI ของ PEAK มีดังนี้

ขั้นที่ 1: ไปที่เมนูการเงิน แล้วนำเข้าสเตทเม้นของบัญชีธนาคารที่ต้องการ (ผ่านการอัปโหลดไฟล์ หรือการเชื่อมต่อกับธนาคารที่รองรับ)
ขั้นที่ 2: กดปุ่ม “จับคู่อัตโนมัติ” ระบบจะแนะนำคู่รายการที่น่าจะเป็นยอดเดียวกันระหว่างสเตทเม้นกับบันทึกในระบบ
ขั้นที่ 3: ตรวจรายการที่ระบบจับคู่ให้ ยืนยันรายการที่ถูกต้อง
ขั้นที่ 4: รายการที่ยังไม่มีในระบบ เช่น ค่าธรรมเนียมหรือเงินลูกค้าโอนมา สร้างเป็นใบเสร็จหรือรายการจ่ายจากหน้ากระทบยอดได้ทีละหลายรายการ

สิ่งที่ยังต้องใช้คนตัดสินคือรายการที่ยอดไม่ตรงกันพอดี เช่น ลูกค้าโอนมาหนึ่งครั้งเพื่อจ่ายหลายใบแจ้งหนี้ กรณีนี้ใช้โหมดกระทบยอดด้วยตนเองเพื่อจับคู่แยกรายการได้ หน้าที่ของ AI คือเก็บงานซ้ำ ๆ ไป ให้นักบัญชีมีเวลาดูรายการผิดปกติมากขึ้น

วิธีนำเข้าสเตทเม้นเข้า PEAK ด้วยตนเองทำอย่างไร

นำเข้าได้ 2 แบบ คือ ใช้ไฟล์สเตทเม้นที่ดาวน์โหลดจากระบบธนาคารสำหรับธุรกิจโดยตรง หรือกรอกข้อมูลลงแบบฟอร์ม Excel ของ PEAK แล้วอัปโหลด ตาม คู่มือการนำเข้าไฟล์เพื่อกระทบยอดธนาคาร

แบบที่ 1: นำเข้าจากไฟล์ของธนาคาร

ดาวน์โหลดรายการเดินบัญชีจากระบบธนาคารในรูปแบบที่รองรับ (ดูตารางด้านล่าง)
ไปที่เมนูการเงิน เลือกช่องทางธนาคารที่ต้องการ แล้วกด “นำเข้าไฟล์ธนาคาร”
เลือกรูปแบบการนำเข้าเป็น “ไฟล์จากธนาคาร” แนบไฟล์ แล้วกด “นำเข้า”

แบบที่ 2: นำเข้าจากแบบฟอร์ม Excel ของ PEAK

ทำตามขั้นตอนเดียวกัน แต่เลือก “ไฟล์จาก PEAK” แล้วดาวน์โหลดแบบฟอร์ม
กรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม (คอลัมน์ A และ B ต้องกรอก ส่วนคอลัมน์ C จะกรอกหรือไม่ก็ได้)
แนบไฟล์และกด “นำเข้า” วิธีนี้เหมาะกับบัญชีที่ธนาคารให้มาแค่ไฟล์ PDF

ธนาคาร	ระบบของธนาคาร	ไฟล์ที่รองรับ
กสิกรไทย	K-Cash Connect Plus / K-BIZ	.xlsx, .csv / .csv, .pdf
ไทยพาณิชย์	SCB Business Net / SCB Business Anywhere	.xlsx, .csv
กรุงศรีอยุธยา	Krungsri Biz Online	.csv
กรุงเทพ	BBL iCash / BBL Biz iBanking	.xls / .csv
กรุงไทย	Krungthai Corporate Online	.xlsx, .pdf
ทหารไทยธนชาต	TTB Business One	.pdf (ภาษาไทย) / .xlsx, .pdf (ภาษาอังกฤษ)

ถ้านำเข้าแล้วระบบแจ้งว่ารูปแบบไฟล์ไม่ถูกต้อง สาเหตุที่พบบ่อยคือไฟล์ CSV ไม่ได้บันทึกแบบ UTF-8 (มาตรฐานการเข้ารหัสตัวอักษรที่อ่านภาษาไทยได้ถูกต้อง) ให้เปิดไฟล์แล้วบันทึกใหม่เป็น CSV UTF-8 ก่อน อีกจุดหนึ่งคือไฟล์ BBL iCash ต้องมีข้อมูลเพียงบัญชีเดียวต่อไฟล์ หลังนำเข้าเสร็จ ระบบจะแสดงสีบนโลโก้ธนาคารให้รู้สถานะ สีเทาคือยังไม่เริ่ม สีน้ำเงินคือทำไปบางส่วน และสีเขียวคือกระทบยอดครบแล้ว

นำสเตทเม้นที่เข้า PEAK ไปใช้ต่อได้อย่างไร

นอกจากการกระทบยอดแล้ว สเตทเม้นที่เข้าระบบสม่ำเสมอยังต่อยอดไปถึงเรื่องสภาพคล่องได้ด้วย เพราะเมื่อข้อมูลเงินเข้า-ออก ลูกหนี้ และเจ้าหนี้อัปเดตอยู่ตลอด PEAK จะช่วยให้เห็นวงจรเงินสด (Cash Conversion Cycle หรือ CCC) ของกิจการว่าเงินที่จ่ายซื้อสินค้าไปต้องรอกี่วันกว่าจะกลับมาเป็นเงินสด ซึ่งเป็นตัวเลขที่เจ้าของธุรกิจหลายคนไม่เคยคำนวณ ทั้งที่เป็นสาเหตุหลักของการมีกำไรแต่เงินไม่พอจ่าย

ส่วนธุรกิจที่มีรายการเดินบัญชีทุกวัน การอัปโหลดไฟล์ทุกเดือนอาจเริ่มไม่ทันใช้ ตรงนี้ Smart Statement ช่วยได้ด้วยการเชื่อมบัญชีธนาคารกรุงศรีผ่าน Statement API ให้ระบบดึงสเตทเม้นเข้า PEAK อัตโนมัติทุกวัน พร้อมแจ้งเตือนเมื่อข้อมูลเข้าสำเร็จ แล้วให้ AI แนะนำการจับคู่รายการต่อได้ทันที และหากกิจการมีระบบอื่นอยู่แล้ว เช่น ระบบขายหน้าร้าน แพลตฟอร์ม e-Commerce หรือ Payment Gateway ก็เชื่อมต่อผ่าน API ให้เอกสารและรายการรับชำระไหลเข้าบัญชีโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ ทั้งหมดนี้ทำงานบนหลักเดียวกับที่เล่ามาทั้งบทความ คือทำให้ตัวเลขในบัญชีตรงกับเงินจริงในธนาคารให้ได้มากที่สุด

ข้อควรระวังในการขอสเตทเม้นและตรวจสอบรายการเดินบัญชีมีอะไรบ้าง

เรื่องที่ต้องระวังมากที่สุดคือความปลอดภัยของข้อมูล เพราะสเตทเม้นมีทั้งเลขบัญชี ชื่อคู่ค้า และพฤติกรรมการเงินของกิจการ ถ้าหลุดไปถึงมือมิจฉาชีพ ความเสียหายอาจมากกว่าที่คิด

ขอผ่านช่องทางทางการเท่านั้น: ธนาคารไม่ส่งลิงก์ให้กดขอสเตทเม้นทาง SMS หรือแชท ข้อความทำนองนี้ให้สงสัยไว้ก่อนว่าเป็นการหลอกขโมยข้อมูล
ดูแลรหัสผ่านไฟล์ PDF: หลายธนาคารใช้วันเดือนปีเกิดเป็นรหัสเปิดไฟล์ เวลาส่งให้นักบัญชี ควรส่งไฟล์กับรหัสแยกช่องทางกัน
อย่าแก้ไขตัวเลขในสเตทเม้น: การปลอมหรือแต่งสเตทเม้นเพื่อยื่นกู้มีความผิดทางกฎหมาย และสถาบันการเงินปัจจุบันตรวจสอบกับธนาคารต้นทางได้
ตรวจรายการแปลกปลอมทุกเดือน: ถ้าเจอรายการที่ไม่รู้จัก ให้ติดต่อธนาคารทันที ยิ่งแจ้งเร็วยิ่งมีโอกาสระงับความเสียหาย
ห้ามให้ผู้อื่นยืมหรือเช่าบัญชี: บัญชีที่ถูกใช้รับเงินจากการฉ้อโกงเรียกว่าบัญชีม้า เจ้าของบัญชีมีโทษทางอาญาตาม พ.ร.ก. มาตรการป้องกันและปราบปรามอาชญากรรมทางเทคโนโลยี พ.ศ. 2566
เช็กช่วงเวลาให้ครบ: ก่อนส่งให้นักบัญชี ดูว่าวันแรกถึงวันสุดท้ายของเดือนครบ และยอดยกมาตรงกับยอดคงเหลือปลายเดือนก่อน

ข้อควรรู้เกี่ยวกับสเตทเม้นเพิ่มเติม

นอกจากการขอและการอ่านแล้ว ยังมีเรื่องที่เจ้าของธุรกิจควรรู้อีกสี่เรื่อง ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและลดความเสี่ยงในระยะยาว

dStatement สำหรับยื่นกู้: dStatement คือบริการที่ธนาคารส่งรายการเดินบัญชีรูปแบบดิจิทัลไปให้สถาบันการเงินปลายทางโดยตรง เมื่อเราขอสินเชื่อ ธนาคารแห่งประเทศไทยอธิบายว่า ข้อมูลอยู่ในรูปที่เครื่องอ่านได้และปลอมแปลงไม่ได้ จึงช่วยให้อนุมัติได้เร็วขึ้น
สเตทเม้นไม่ใช่งบการเงิน: คำว่า Statement ในงบการเงิน (Financial Statements) หมายถึงรายงานฐานะและผลการดำเนินงานของกิจการตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน ส่วนสเตทเม้นธนาคารเป็นแค่หลักฐานประกอบการจัดทำงบ ใช้แทนกันไม่ได้
ต้องเก็บไว้อย่างน้อย 5 ปี: พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 กำหนดให้เก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับจากวันปิดบัญชี ซึ่งรวมถึงสเตทเม้นที่ใช้ลงบัญชี ดูรายละเอียดเพิ่มที่ เอกสารบัญชีและภาษี ต้องเก็บไว้กี่ปีถึงจะทำลายทิ้งได้
เก็บเป็นไฟล์ดิจิทัลได้: ตั้งโฟลเดอร์แยกตามปีและบัญชี ตั้งชื่อไฟล์แบบเดียวกันทุกเดือน เช่น “KBank-1234-2569-10” แล้วสำรองข้อมูลไว้อีกที่หนึ่ง

ถึงตรงนี้คงเห็นแล้วว่า สเตทเม้นเป็นมากกว่าเอกสารที่ขอไว้ยื่นกู้หรือยื่นวีซ่า แต่เป็นหลักฐานที่ช่วยยืนยันว่าตัวเลขในบัญชีสะท้อนเงินจริง ถ้าขอทุกเดือน อ่านให้เป็น และกระทบยอดสม่ำเสมอ งานปิดงบปลายปีจะเบาลง และคุณจะรู้ทันทีเมื่อเงินในบัญชีเริ่มผิดปกติ

PEAK มีแหล่งความรู้ให้ศึกษาต่อได้ฟรี ทั้ง บทความด้านบัญชี บทความด้านภาษี และ บทความด้านธุรกิจ และสำหรับลูกค้า PEAK โดยเฉพาะ มี บทความอัปเดตฟีเจอร์โปรแกรมบัญชี เพื่อให้ใช้งานได้เต็มประสิทธิภาพ

แหล่งอ้างอิง:

คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับรายการเดินบัญชีธนาคาร

สเตทเม้นกับสมุดบัญชีเงินฝากต่างกันอย่างไร

สมุดบัญชีต้องนำไปปรับยอดที่ตู้หรือสาขาเอง ส่วนสเตทเม้นเป็นรายงานที่ธนาคารออกให้ตามช่วงเวลาที่ขอ และนิยมใช้เป็นเอกสารยืนยันมากกว่า

ขอสเตทเม้นภาษาอังกฤษเพื่อยื่นวีซ่าได้ไหม

ได้ หลายแอปให้เลือกภาษาได้ แต่บางสถานทูตกำหนดให้ใช้ฉบับที่ธนาคารประทับตรา ควรเช็กข้อกำหนดของสถานทูตก่อนขอ

ปิดบัญชีไปแล้ว ยังขอสเตทเม้นย้อนหลังได้หรือไม่

โดยทั่วไปยังขอได้ที่สาขา ด้วยบัตรประชาชนของเจ้าของบัญชี แต่ต้องเสียค่าธรรมเนียมและขึ้นกับระยะเวลาที่ธนาคารยังเก็บข้อมูลไว้

บัญชีร่วมหลายคน ขอสเตทเม้นผ่านแอปได้ไหม

หลายธนาคารยังไม่เปิดให้บัญชีร่วมใช้บริการผ่านแอป มักต้องติดต่อสาขาตามเงื่อนไขการสั่งจ่ายที่ตกลงไว้ตอนเปิดบัญชี

สเตทเม้นบัตรเครดิตกับสเตทเม้นบัญชีเงินฝากใช้แทนกันได้หรือไม่

ไม่ได้ สเตทเม้นบัตรเครดิตคือใบแจ้งยอดหนี้ที่ต้องชำระ ส่วนสเตทเม้นบัญชีเงินฝากแสดงเงินเข้า-ออก ใช้คนละวัตถุประสงค์

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine

PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ตัวช่วยผู้ประกอบการจัดการบัญชี

ความรู้ธุรกิจ ความรู้บัญชี

About Author

PEAK Account

'เพื่อน' ที่ผู้ประกอบการและสำนักงานบัญชีไว้วางใจ