เข้าใจ Bank Statement และ Bank Reconciliation เพื่อตัวเลขบัญชีที่ถูกต้อง

การขอ Bank Statement หลายท่านอาจเคยชินกับการนำไปใช้ในการขอทำธุรกรรมต่าง ๆ กับธนาคาร แต่สำหรับธุรกิจแล้ว การนำส่ง Bank Statement ให้นักบัญชีเป็นประจำทุกเดือน นับเป็นขั้นตอนที่สำคัญในด้านการเงินของธุรกิจ ซึ่งจะสำคัญอย่างไร และผู้ประกอบการควรทำอะไรบ้าง เพื่อให้การทำ Bank Reconciliation เป็นไปอย่างถูกต้องและรวดเร็ว มาติดตามกันเลย

Bank Statement คืออะไร?

Bank Statement หรือที่เรียกง่าย ๆ ว่า “สเตทเม้น” คือ รายงานยอดบัญชีธนาคารที่แสดงการเคลื่อนไหวของเงิน ทั้งฝากเข้าและถอนออกในช่วงเวลาหนึ่ง โดยปกติใช้ตรวจสอบยอดเงินคงเหลือ ดูพฤติกรรมการใช้เงิน หรือใช้ประกอบการขอกู้สินเชื่อและทำวีซ่า

สำหรับธุรกิจ สเตทเม้นไม่ได้แค่บอกยอดเงิน แต่เป็นเครื่องมือสำคัญที่สามารถใช้ในการตรวจสอบความถูกต้องของบัญชี กระทบยอดข้อมูล และจัดทำงบการเงินได้อย่างแม่นยำ นอกจากนี้ยังช่วยตรวจสอบว่าธุรกิจไม่ได้เกี่ยวข้องกับการทำบัญชีผิดกฎหมาย เช่น บัญชีม้า ทำให้เพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจ และใช้เป็นหลักฐานสำคัญเมื่อมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการเงิน

ความสำคัญของ Bank Statement

สำหรับการดำเนินธุรกิจแล้ว Bank Statement ไม่ใช่แค่เอกสารแสดงยอดบัญชีในธนาคารธรรมดา แต่เป็นเครื่องมือสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการจัดการบัญชีและการเงินของบริษัท การใช้ Bank Statement อย่างคุ้มค่าช่วยให้การปิดงบการเงิน การบริหารเงินสด และการจัดการภาษีเป็นไปอย่างราบรื่นและแม่นยำ หากไม่ใช้ Bank Statement ในการกระทบยอด อาจทำให้ตัวเลขในงบการเงินผิดพลาด และส่งผลต่อการตัดสินใจทางธุรกิจได้  

• ยืนยันข้อมูลทางการเงิน: ตรวจสอบยอดเงินเข้า-ออกได้ตรงกับความเป็นจริง
• ช่วยกระทบยอดบัญชี: ทำให้งบการเงินถูกต้องและเชื่อถือได้
• สนับสนุนการวางแผนธุรกิจ: นำข้อมูลทางการเงินใช้เพื่อประกอบการตัดสินใจ
• ลดความเสี่ยงข้อผิดพลาดและการทุจริต: เพิ่มความโปร่งใสในการจัดการเงิน
• ใช้เป็นหลักฐานทางภาษีและข้อกฎหมาย: สามารถใช้เป็นหลักฐานเวลามีการตรวจสอบหรือยื่นเอกสารกับหน่วยงาน

ด้วยเหตุผลนี้เพื่อให้นักบัญชีทำงานได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ เราขอแนะนำให้ผู้ประกอบการส่ง Bank Statement ให้ฝ่ายบัญชีตามรอบเวลาที่กำหนดอย่างสม่ำเสมอ

การทำ Bank Reconciliation คืออะไร ?

การทำ Bank Reconciliation หรือการกระทบยอดธนาคาร คือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเงินเข้า–ออกที่บันทึกไว้ในบัญชีของธุรกิจ ตรงกับข้อมูลใน Bank Statement จากธนาคารจริงหรือไม่ กระบวนการนี้ช่วยยืนยันความถูกต้องของตัวเลขทางการเงิน และทำให้ธุรกิจมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ใช้วางแผนหรือยื่นภาษีนั้นเชื่อถือได้ โดยสรุปขั้นตอนการตรวจสอบเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้

1. ตรวจสอบความถูกต้องของยอดเงินใน Bank Statement กับสมุดบัญชีเงินสดของบริษัท

เริ่มต้นการกระทบยอดด้วยการนำสเตทเม้นมาเปรียบเทียบแต่ละยอดกับสมุดบัญชีของบริษัท เพื่อเปรียบเทียบธุรกรรมที่ทางนักบัญชีบริษัทบันทึกตรงกันกับยอดในสเตทเม้นหรือไม่ หากมีส่วนไหนที่ไม่ตรงกันให้ทำสัญลักษณ์ไว้เพื่อตรวจสอบเพิ่มเติม

2. ระบุรายการที่ยังไม่ตรง

บางรายการเราอาจจะยังอยู่ในขั้นตอนการรอจ่าย ทำให้หลายครั้งตัวเลข Bank Statement กับสมุดบัญชีอาจมีความคลาดเคลื่อนกันเล็กน้อยจากธุรกรรมเหล่านี้ เช่น เช็คค้างจ่าย เงินฝากที่รอดำเนินการอยู่ หรือค่าธรรมเนียมธนาคาร ซึ่งรายการที่รอดำเนินการเหล่านี้ต้องทำการระบุออกมาให้เห็นเพื่อให้เห็นตัวเลขที่ถูกต้องมากที่สุด

3. ปรับปรุงสมุดบัญชีบริษัทให้ตรงกับยอดจริง

หลังจากตรวจสอบระหว่าง Bank Statement และสมุดบัญชีบริษัทแล้ว และทำการระบุรายการที่ไม่ตรงครบถ้วน ให้ทำการปรับสมุดบัญชีบริษัทให้ตรงกับยอดจริงใน Bank Statement และทำการตรวจสอบอีกครั้งเพื่อความถูกต้อง

ความแตกต่างระหว่าง Bank Statement และ Bank Reconciliation

อีกหนึ่งคำนอกเหนือจาก Bank Statement ที่ผู้ประกอบการอาจเคยได้ยินคือ Bank Reconcilation หรือก็คือการกระทบยอดเงินฝากธนาคารนั่นเอง ซึ่งทั้งสองคำมีความแตกต่างกันพอสมควรดังนี้

• Bank Statement: เอกสารที่ธนาคารออกให้ เพื่อแสดงรายการธุรกรรมในบัญชี ทั้งเงินฝาก ถอน ค่าธรรมเนียม รวมไปถึงดอกเบี้ยต่าง ๆ 
• Bank Reconciliation: เป็นกระบวนการที่นักบัญชีนำ Bank Statement มาตรวจสอบกับรายงานบัญชีของบริษัททุกเดือนเพื่อดูว่าตัวเลขตรงกันหรือไม่ 

การทำ Bank Reconciliation จึงช่วยให้ผู้ประกอบการได้เห็นตัวเลขที่ถูกต้องบนงบการเงิน หรือหากทำการกระทบยอดแล้วตัวเลขไม่ตรงกัน ก็สามารถแก้ไขปัญหา หรือหาสาเหตุที่ตัวเลขไม่ตรงกันได้ทันก่อนปิดงบบัญชี เพื่อไม่เกิดปัญหาในภายหลัง

ผลกระทบหากผู้ประกอบการไม่ส่ง Bank Statement ให้นักบัญชี

หากผู้ประกอบการไม่ส่ง Bank Statement หรือทำการส่งให้นักบัญชีล่าช้า จะกระทบกับกระบวนการ Bank Reconciliation หรือกระทบยอด ก็อาจมีปัญหาในหลายด้าน เช่น 

• หากผู้ประกอบการส่งสเตทเม้นล่าช้า ส่งผลต่อการปิดงบการเงินที่ล่าช้าเช่นกัน เพราะต้องรอเอกสารสำหรับการตรวจสอบ
• ความผิดพลาดด้านการบันทึกบัญชีที่ไม่สามารถตรวจสอบได้อย่างครบถ้วน ที่อาจเกิดเป็นช่องโหว่สำหรับการทุจริตได้
• ในกรณีที่ผู้ประกอบการไม่ส่งสเตทเม้นให้ตรวจสอบ อาจทำให้นักบัญชียื่นภาษีผิดพลาดได้ เนื่องจากไม่ได้ทำการตรวจสอบกับรายงานการทำธุรกรรมจากธนาคารที่ถูกต้อง
• ข้อมูลในงบการเงินไม่ตรง หรือผิดพลาด ส่งผลต่อการบริหาร หรือตัดสินใจเรื่องการเงินขององค์กร

จากทั้ง 4 ข้อจะเห็นได้เลยว่าการที่ผู้ประกอบการไม่ส่ง Bank Statement หรือส่งล่าช้า สามารถสร้างปัญหาในด้านบัญชีมากมาย ตั้งแต่ความผิดพลาด เสี่ยงเกิดการทุจริตขึ้นในองค์กร หรือแม้กระทั่งไม่สามารถบริหารองค์กรไปในทิศทางที่ถูกต้องได้ 

ทำไมธุรกิจต้องกระทบยอดธนาคาร (Bank Reconciliation) ทุกเดือน

การทำ Bank Reconciliation ของธุรกิจเป็นประจำมาพร้อมข้อดีมากมายที่ส่งผลต่อการดำเนินธุรกิจได้โดยตรง ไม่ว่าจะเป็น

• ป้องกันความผิดพลาด ตรวจเจอรายการตกหล่นหรือบันทึกผิดได้ทันทีภายในเดือน
• ป้องกันการทุจริต เพราะหากไม่ได้มีการกระทบยอดตรวจสอบตัวเลขที่ชัดเจน อาจมีพนักงานที่อาศัยช่องโหว่นี้ในการทุจริตเงินบริษัท
• ควบคุมสภาพคล่อง รู้สถานะการเงินที่แท้จริง เพื่อนำไปวางแผนธุรกิจได้แม่นยำ
• รักษาความน่าเชื่อถือ ข้อมูลทางการเงินถูกต้อง ใช้ยื่นภาษีหรือขอสินเชื่อได้อย่างมั่นใจ
• ธุรกิจมีตัวเลขงบการเงินที่ถูกต้อง ช่วยในเรื่องของการวางแผนบริษัทในอนาคต

ดังนั้นการขอ Bank Statement เพื่อทำการ Bank Reconciliation เป็นหนึ่งในขั้นตอนที่ผู้ประกอบการต้องให้ความสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจ SME หรือธุรกิจขนาดใหญ่ก็เป็นสิ่งที่ควรทำเป็นอย่างยิ่ง

รูปแบบการส่งข้อมูล Bank Statement ให้นักบัญชี

1. รูปแบบกระดาษ

เป็นวิธีดั้งเดิมซึ่งใช้เวลานาน นั่นก็คือการส่งแบบกระดาษจากธนาคารให้นักบัญชี แล้วนักบัญชีนำข้อมูลมากรอกลงใน Excel และใช้สูตรตรวจสอบความถูกต้องระหว่างบัญชีของธุรกิจกับข้อมูลจากธนาคาร

• ข้อดี: ใช้วิธีเดิม ไม่ต้องเรียนรู้ระบบ หรือวิธีใหม่ๆ
• ข้อจำกัด: ใช้เวลานาน 1–3 ชั่วโมงต่อครั้ง

2. รูปแบบไฟล์จากธนาคารในรูปแบบ PDF หรือ Excel

ในกรณีที่ผู้ประกอบการขอข้อมูล Bank Statement เป็น ไฟล์ PDF หรือ Excel จากธนาคารโดยตรง นักบัญชีจะสามารถนำข้อมูลมาใช้ต่อได้ง่ายขึ้นมาก โดยการนำไฟล์ Statement ดังกล่าวเข้าสู่โปรแกรมบัญชี PEAK เพื่อกระทบยอดได้ทันที ช่วยลดขั้นตอนการกรอกข้อมูลด้วยตนเอง และตรวจสอบความถูกต้องได้รวดเร็ว

• ข้อดี: ลดขั้นตอนการกรอกข้อมูล ลดเวลา และตรวจสอบได้รวดเร็ว เพราะนักบัญชีนำไฟล์เข้าสู่ PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์เพื่อกระทบยอดได้ทันที
• ข้อจำกัด: ต้องขอไฟล์จากธนาคารทุกครั้ง

3. รูปแบบการเชื่อมต่อ API ระหว่างธนาคารกับ PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ (ครั้งแรกในไทย)

สำหรับขั้นตอนที่สะดวกรวดเร็วที่สุด คือการเชื่อมต่อ API (Application Programming Interface) หรือระบบที่ใช้ในการเชื่อมต่อระหว่างโปรแกรมให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลกันได้ ซึ่งในปัจจุบันก็มีโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ที่สามารถเชื่อมต่อ API กับธนาคารกรุงศรีที่สามารถทำการ Auto Import รายงานสเตทเม้นจากธนาคารเข้ามาในโปรแกรมได้โดยอัตโนมัติไม่จำเป็นต้องกรอกข้อมูลเอง สามารถนำตัวเลขมากระทบยอดได้เลย

• ข้อดี: ไม่ต้องรอไฟล์จากธนาคาร ไม่ต้องกรอกข้อมูลเอง สามารถกระทบยอดได้ทันที เพราะข้อมูลเงินเข้า-ออกจากธนาคารจะถูกส่งมายัง PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์อัตโนมัติทุกวัน
• ข้อจำกัด: ต้องใช้โปรแกรมบัญชีที่รองรับการเชื่อมต่อ API

ยกตัวอย่างการบันทึกบัญชีกรณีที่มีรายการรอดำเนินการ

บริษัท A ได้จ่ายเช็คในเดือนกันยายนจำนวน 50,000 บาท ให้บริษัท B และได้ทำการบันทึกบัญชีเรียบร้อยแล้ว แต่บริษัท B ยังไม่ได้นำเช็คไปขึ้นเงินภายในเดือนที่ออกเช็ค ทำให้ยอดเงินในสมุดบัญชีของบริษัท A จะสูงกว่ายอดเงินจาก Bank Statement ของเดือนนั้น

ซึ่งวิธีการบันทึกบัญชีในกรณีนี้ต้องระบุเป็น Outstanding Cheque เพื่อให้นักบัญชีสามารถกระทบยอดได้ถูกต้อง โดยการหักยอดเช็คค้างจ่ายออกจาก Bank Statement เพื่อให้ยอดตรงกัน

จัดการบัญชีได้เป็นระบบด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์

การส่ง Bank Statement ให้นักบัญชีเป็นขั้นตอนที่ผู้ประกอบการไม่ควรมองข้าม และควรที่จะต้องทำเป็นประจำทุกเดือนเพื่อให้นักบัญชีสามารถทำ Bank Reconciliation หรือกระทบยอดได้เป็นประจำ เพื่อให้ผู้ประกอบการได้เห็นตัวเลขการเงินที่ถูกต้องมากที่สุด ดังนั้นการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์อย่าง PEAK Account ที่สามารถเชื่อมต่อดึงข้อมูล Bank Statement จากธนาคารได้อัตโนมัติจึงสามารถช่วยลดขั้นตอนและความยุ่งยากในการขอ Bank Statement ด้วยระบบการเชื่อมต่อ API กับธนาคาร ที่ปลอดภัย ไม่ซับซ้อน พร้อมเป็นตัวช่วยบริหารระบบบัญชีสำหรับธุรกิจทุกขนาด

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine