วิธีจัดทำงบการเงิน ครบทุกขั้นตอน ฉบับเจ้าของธุรกิจ

เจ้าของธุรกิจหลายคนรู้ว่าต้องส่งงบการเงินทุกปี แต่พอถึงเวลาจริงกลับไม่แน่ใจว่าต้องเริ่มจากตรงไหน บางคนไม่รู้ว่าต้องเตรียมเอกสารอะไร และจุดไหนที่พลาดบ่อยจนโดนค่าปรับ บทความนี้สรุปการทำงบการเงินให้ครบตั้งแต่ต้นจนจบ อ่านรอบเดียวเห็นภาพทั้งขั้นตอน พร้อมวิธีลดงานซ้ำด้วยระบบบัญชีที่ออกงบให้อัตโนมัติ

งบการเงินคืออะไร ทำไมทุกธุรกิจต้องจัดทำ

งบการเงินคือรายงานที่สรุปฐานะการเงินและผลการดำเนินงานของกิจการในรอบบัญชีหนึ่ง เปรียบเหมือนใบตรวจสุขภาพประจำปีของธุรกิจ ที่บอกว่ากิจการมีทรัพย์สิน หนี้สิน และกำไรขาดทุนเท่าไร

สำหรับนิติบุคคล (บริษัทจำกัด และห้างหุ้นส่วนที่จดทะเบียน) การจัดทำงบการเงินไม่ใช่แค่ทางเลือก แต่เป็นหน้าที่ตามกฎหมายการบัญชี พ.ศ. 2543 ที่ต้องส่งให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ทุกปี นอกจากทำตามกฎหมายแล้ว งบที่ถูกต้องยังช่วยให้คุณเห็นตัวเลขจริง ตัดสินใจธุรกิจได้แม่นขึ้น และใช้ยื่นขอสินเชื่อกับธนาคารได้ด้วย

อยากเข้าใจว่าตัวเลขแต่ละบรรทัดหมายถึงอะไรและอ่านงบให้เป็น อ่านต่อได้ที่ งบการเงินคืออะไร และวิธีวิเคราะห์งบการเงิน

งบการเงินมีอะไรบ้าง

งบการเงินฉบับสมบูรณ์ประกอบด้วย 5 ส่วนหลักตามมาตรฐานการบัญชีฉบับที่ 1 เรื่องการนำเสนองบการเงิน (ข้อมูลจากสภาวิชาชีพบัญชี หรือ TFAC) แต่ละส่วนตอบคำถามคนละแบบเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ

• งบแสดงฐานะการเงิน บอกว่า ณ วันสิ้นงวด กิจการมีทรัพย์สิน หนี้สิน และส่วนของเจ้าของเท่าไร
• งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ บอกว่าทั้งรอบปี กิจการมีรายได้ ค่าใช้จ่าย และเหลือกำไรจริงเท่าไร
• งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ บอกว่าเงินลงทุนและกำไรสะสมของเจ้าของขยับขึ้นลงอย่างไร
• งบกระแสเงินสด บอกว่าเงินสดเข้าออกจากกิจกรรมไหนบ้าง ช่วยดูสภาพคล่องจริง
• หมายเหตุประกอบงบการเงิน อธิบายรายละเอียดและนโยบายบัญชีที่ใช้ ทำให้ตัวเลขในงบเข้าใจง่ายขึ้น

ทั้ง 5 ส่วนต้องมาด้วยกันเสมอ ขาดส่วนใดส่วนหนึ่งถือว่างบยังไม่สมบูรณ์ ถ้าอยากอ่านตัวเลขในแต่ละส่วนให้เข้าใจง่ายขึ้น ดูเทคนิคได้ที่ วิธีอ่านงบการเงิน

ขั้นตอนการจัดทำงบการเงิน

การจัดทำงบการเงินทำตามลำดับ 5 ขั้นตอนหลัก จากการรวบรวมเอกสารไปจนถึงส่งงบ ทำตามลำดับนี้จะช่วยให้ตัวเลขในงบตรงกับความเป็นจริงและตรวจย้อนกลับได้

1. รวบรวมและตรวจสอบเอกสารทางบัญชีให้ครบทั้งรอบปี
2. บันทึกบัญชีทุกรายการลงระบบให้ครบถ้วน
3. ปรับปรุงรายการปลายงวดก่อนปิดบัญชี
4. จัดทำงบทดลองแล้วสรุปออกมาเป็นงบการเงิน
5. ให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบและรับรอง (กรณีที่กฎหมายกำหนด)

รวบรวมและตรวจสอบเอกสาร

เริ่มจากเก็บเอกสารรายรับรายจ่ายทั้งปีให้ครบ ทั้งใบกำกับภาษี ใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ และรายการเดินบัญชีธนาคาร ขั้นตอนนี้สำคัญที่สุด เพราะถ้าเอกสารตกหล่นตั้งแต่ต้น งบที่ออกมาก็จะไม่ตรงกับความจริง

บันทึกบัญชีให้ครบถ้วน

นำเอกสารทุกใบมาบันทึกเป็นรายการบัญชีตามวันที่เกิดจริง แยกหมวดรายได้ ค่าใช้จ่าย ทรัพย์สิน และหนี้สินให้ชัดเจน ถ้าใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ระบบจะช่วยจัดหมวดและรวมยอดให้อัตโนมัติ ลดโอกาสคีย์ตัวเลขผิด

ปรับปรุงรายการปลายงวด

ก่อนปิดบัญชี ต้องปรับปรุงรายการที่ยังไม่ได้บันทึกให้ครบ เช่น ค่าเสื่อมราคาของทรัพย์สิน รายได้ค้างรับ และค่าใช้จ่ายค้างจ่าย

ยกตัวอย่างค่าเสื่อมราคา คือการทยอยหักค่าของทรัพย์สินเป็นค่าใช้จ่ายตามอายุการใช้งาน เช่น ซื้อคอมพิวเตอร์มาใช้ในออฟฟิศ

ค่าเสื่อมราคาต่อปี = 30,000 ÷ 3 = 10,000 บาท

หมายความว่าจะบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายปีละ 10,000 บาท เป็นเวลา 3 ปี ไม่ใช่หักทั้งก้อนในปีเดียว

จัดทำงบทดลองและสรุปเป็นงบการเงิน

เมื่อบันทึกและปรับปรุงครบ ระบบจะรวมยอดทุกบัญชีออกมาเป็นงบทดลอง เพื่อตรวจว่ายอดเดบิตและเครดิตเท่ากัน จากนั้นจึงจัดกลุ่มตัวเลขออกมาเป็นงบการเงินทั้ง 5 ส่วน

ตรวจสอบโดยผู้สอบบัญชี

บริษัทจำกัดทุกแห่งต้องมีผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบและรับรองงบการเงินก่อนนำส่ง ส่วนห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนขนาดเล็กบางกรณีได้รับการยกเว้น ควรตรวจเงื่อนไขล่าสุดกับผู้สอบบัญชีของคุณ เพราะเกณฑ์นี้มีรายละเอียดปลีกย่อย

เอกสารที่ต้องเตรียมก่อนจัดทำงบการเงิน

ก่อนลงมือ ควรเตรียมเอกสารให้พร้อมทั้งรอบปีบัญชี จะช่วยให้บันทึกบัญชีได้ต่อเนื่องไม่ต้องหยุดตามหาเอกสารทีหลัง

• ใบกำกับภาษีซื้อและใบกำกับภาษีขายทั้งหมด
• ใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งหนี้
• รายการเดินบัญชีธนาคาร (Bank Statement) ทุกบัญชีของกิจการ
• หนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ทั้งฝั่งที่หักและถูกหัก
• ทะเบียนทรัพย์สินและตารางค่าเสื่อมราคา
• สัญญาต่างๆ เช่น สัญญาเช่า สัญญากู้ยืม

ใครมีหน้าที่จัดทำงบการเงิน และต้องส่งเมื่อไร

ผู้มีหน้าที่จัดทำงบการเงินคือนิติบุคคลทุกประเภท ได้แก่ บริษัทจำกัด บริษัทมหาชน และห้างหุ้นส่วนที่จดทะเบียน โดยต้องจัดทำและนำส่งภายในกรอบเวลาที่กฎหมายกำหนดหลังปิดรอบบัญชี

ไทม์ไลน์การส่งงบของบริษัทจำกัดสรุปได้ตามตารางนี้ (ข้อมูลจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า และกรมสรรพากร)

กำหนดการ	ระยะเวลา
จัดประชุมผู้ถือหุ้นอนุมัติงบการเงิน	ภายใน 4 เดือนหลังสิ้นรอบบัญชี
นำส่งงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD)	ภายใน 5 เดือนหลังสิ้นรอบบัญชี
ยื่นแบบ ภ.ง.ด.50 (ภาษีนิติบุคคลประจำปี) ต่อกรมสรรพากร	ภายใน 150 วันหลังสิ้นรอบบัญชี

ปัจจุบันการนำส่งงบทำผ่านระบบออนไลน์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเป็นหลัก ดูวิธีนำส่งและตรวจสอบสถานะแบบละเอียดได้ที่ วิธียื่นงบการเงินออนไลน์

มาตรฐานบัญชีที่ใช้จัดทำงบ NPAEs กับ TFRS ต่างกันอย่างไร

ก่อนจัดทำงบ ต้องรู้ว่าธุรกิจของคุณใช้มาตรฐานบัญชีชุดไหน เพราะกำหนดรูปแบบและรายละเอียดของงบต่างกัน โดยแบ่งเป็น 2 กลุ่มหลักตามข้อมูลของสภาวิชาชีพบัญชี (TFAC)

มาตรฐาน	ใช้กับ	ลักษณะ
TFRS for NPAEs	SME ทั่วไปที่ไม่ได้จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์	รายละเอียดน้อยกว่า ทำง่ายกว่า เหมาะกับธุรกิจส่วนใหญ่
TFRS (ฉบับเต็ม)	บริษัทมหาชนและกิจการที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์	ละเอียดและซับซ้อนกว่า มีข้อกำหนดเปิดเผยข้อมูลมาก

SME ส่วนใหญ่ใช้มาตรฐานสำหรับ NPAEs ซึ่งออกแบบมาให้เหมาะกับธุรกิจขนาดกลางและเล็กโดยเฉพาะ หากไม่แน่ใจว่ากิจการเข้าข่ายกลุ่มไหน ควรสอบถามผู้สอบบัญชี เพราะมาตรฐานมีการปรับปรุงเป็นระยะ

มาตรฐานและรูปแบบการนำเสนองบการเงินมีการปรับปรุงเป็นระยะ ก่อนจัดทำงบทุกปีจึงควรตรวจรูปแบบล่าสุดที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) และสภาวิชาชีพบัญชี (TFAC) ประกาศ เพื่อให้งบที่ส่งตรงตามเกณฑ์ปีปัจจุบัน

เรื่องสำคัญและข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการจัดทำงบการเงิน

จุดที่พลาดบ่อยมักไม่ใช่เรื่องยาก แต่เป็นรายละเอียดเล็กๆ ที่มองข้าม แล้วส่งผลใหญ่ตอนปิดงบ ระวัง 5 จุดนี้ไว้จะช่วยให้งบเชื่อถือได้และไม่เสียเงินเพิ่มโดยไม่จำเป็น

• เอกสารไม่ครบหรือไม่มีใบกำกับภาษีเต็มรูป ทำให้ค่าใช้จ่ายบางรายการถูกตัดออกตอนคำนวณภาษี สุดท้ายต้องเสียภาษีมากกว่าที่ควร
• ยอดเงินสดและธนาคารไม่ตรงกับสมุดบัญชี เพราะไม่ได้กระทบยอดกับ Bank Statement ทำให้ตัวเลขในงบคลาดเคลื่อนโดยไม่รู้ตัว
• ลืมปรับปรุงรายการปลายงวด เช่น ค่าเสื่อมราคาและค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ส่งผลให้กำไรสูงหรือต่ำเกินจริง และเสียภาษีผิดจำนวน
• ใช้มาตรฐานบัญชีผิดกลุ่ม เช่น SME ที่ควรใช้ NPAEs แต่ไปทำตามแบบฉบับเต็ม ทำให้เสียเวลาและงบผิดรูปแบบ
• ส่งงบล่าช้ากว่ากำหนด มีทั้งค่าปรับของกิจการและกรรมการ รวมถึงกระทบความน่าเชื่อถือเวลาขอสินเชื่อ (ควรตรวจอัตราค่าปรับล่าสุดกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าก่อนทุกครั้ง)

ถ้าอยากดูภาพรวมสิ่งที่ต้องทำช่วงปิดบัญชีสิ้นปีทั้งหมด อ่านต่อได้ที่ เช็กลิสต์ปิดบัญชีสิ้นปี

สรุป: จัดทำงบการเงินให้ครบ ถูกต้อง ตรงเวลา

การจัดทำงบการเงินจะไม่ยากเลยถ้าวางระบบให้ดีตั้งแต่ต้นปี เริ่มลงมือได้จาก 3 ข้อนี้

• เก็บเอกสารและบันทึกบัญชีให้ครบตั้งแต่ต้นรอบ อย่ารอปลายปี
• ทำปฏิทินกำหนดส่งงบไว้ล่วงหน้า เผื่อเวลาให้ผู้สอบบัญชีตรวจ
• เลือกมาตรฐานบัญชีให้ตรงกับประเภทกิจการก่อนเริ่มทำงบ

ให้ PEAK ช่วยออกงบการเงินอัตโนมัติ

เมื่อคุณบันทึกรายการซื้อขายและรายจ่ายในโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ระบบจะประมวลผลและออกงบการเงินทั้ง 5 ส่วนให้อัตโนมัติแบบเรียลไทม์ พร้อมเชื่อมเอกสารและภาษีไว้ในที่เดียว ช่วยลดงานคีย์ซ้ำและความผิดพลาดตอนปิดงบ ให้คุณมีเวลาไปโฟกัสกับการเติบโตของธุรกิจมากขึ้น เริ่มสร้างระบบบัญชีที่พร้อมออกงบได้ทุกเมื่อ ทดลองใช้ PEAK ฟรี 30 วัน

---

คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับการจัดทำงบการเงิน

ทำงบการเงินเองโดยไม่มีนักบัญชีได้ไหม

เจ้าของธุรกิจบันทึกบัญชีเองได้ โดยเฉพาะเมื่อใช้โปรแกรมบัญชีช่วยจัดหมวดและรวมยอด แต่ตอนนำส่ง บริษัทจำกัดยังต้องให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบและรับรองงบก่อนเสมอ จึงควรวางแผนหาผู้สอบบัญชีไว้ล่วงหน้า

ถ้าปีนี้ธุรกิจยังไม่มีรายได้ ต้องทำงบการเงินไหม

ต้องทำ แม้กิจการไม่มีรายได้หรือหยุดดำเนินงานชั่วคราว นิติบุคคลก็ยังมีหน้าที่จัดทำและนำส่งงบการเงิน (เรียกกันว่างบเปล่า) ต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าตามกำหนด การไม่ส่งมีโทษปรับเช่นกัน

จัดทำงบการเงินใช้เวลานานแค่ไหน

ขึ้นอยู่กับจำนวนรายการและความครบของเอกสาร ถ้าบันทึกบัญชีสม่ำเสมอทั้งปี ตอนปิดงบจะใช้เวลาไม่นาน แต่ถ้าปล่อยเอกสารกองไว้ทำทีเดียวปลายปี อาจใช้เวลาหลายสัปดาห์และเสี่ยงตกหล่น การบันทึกต่อเนื่องจึงช่วยประหยัดเวลาได้มาก

งบการเงินกับงบทดลองต่างกันอย่างไร

งบทดลองเป็นรายงานภายในที่รวมยอดทุกบัญชีเพื่อตรวจว่าเดบิตกับเครดิตเท่ากัน ยังไม่ใช่เอกสารที่ใช้นำส่ง ส่วนงบการเงินคือฉบับสมบูรณ์ 5 ส่วนที่จัดรูปแบบตามมาตรฐานแล้ว ใช้ยื่นต่อหน่วยงานได้จริง

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine