Internal Audit คืออะไร ตรวจอะไรบ้าง Checklist สำหรับเจ้าของกิจการ

เจ้าของกิจการหลายคนเข้าใจว่า Internal Audit เป็นเรื่องของบริษัทใหญ่ แต่จริงแล้วธุรกิจขนาดเล็กที่ตรวจสอบภายในสม่ำเสมอจะพบข้อผิดพลาดได้เร็วกว่า แก้ไขได้ทันเวลา และลดความเสี่ยงเรื่องภาษีหรือค่าปรับ

Internal Audit (การตรวจสอบภายใน) คืออะไร

Internal Audit คือการตรวจสอบที่จัดทำโดยคนภายในองค์กรเอง เพื่อประเมินว่าระบบการเงิน การปฏิบัติงาน และการควบคุมภายในยังทำงานได้ดี ถูกต้อง และเป็นไปตามนโยบายที่กำหนดไว้

ต่างจากการตรวจสอบภายนอก (External Audit) ที่เน้นยืนยันงบการเงินตามมาตรฐาน การตรวจสอบภายในเน้น “หาจุดที่ปรับปรุงได้” มากกว่า “หาข้อผิดพลาด” เพียงอย่างเดียว

ความหมายของ Internal Audit ตามมาตรฐาน IIA

สถาบันผู้ตรวจสอบภายในสากล (The Institute of Internal Auditors หรือ IIA) ให้นิยามว่า Internal Audit เป็นกิจกรรมที่ให้ความเชื่อมั่นและคำปรึกษาอย่างเป็นอิสระ โดยมีเป้าหมายเพิ่มคุณค่าและปรับปรุงการดำเนินงานขององค์กร (อ้างอิง IIA)

พูดง่ายๆ คือ Internal Audit ทำหน้าที่เป็น “ตาที่สาม” ที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจมองเห็นสิ่งที่ระบบปกติอาจมองข้าม

Internal Auditor คือใคร บทบาทและหน้าที่

Internal Auditor คือผู้ตรวจสอบภายในที่ทำหน้าที่ตรวจสอบระบบงาน เอกสาร และข้อมูลทางการเงินขององค์กร บทบาทหลักประกอบด้วย

• ประเมินประสิทธิภาพของระบบควบคุมภายใน
• ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารทางการเงิน
• ระบุจุดเสี่ยงและเสนอแนวทางแก้ไข
• รายงานผลต่อผู้บริหารโดยตรง

สำหรับเจ้าของกิจการที่ยังไม่มีทีม Auditor ประจำ เจ้าของกิจการหรือฝ่ายบัญชีสามารถทำหน้าที่นี้ได้เอง โดยใช้ Checklist เป็นเครื่องมือช่วย

ทำไมเจ้าของกิจการต้องทำ Internal Audit

สาเหตุหลักเพราะช่วยลดความเสี่ยง 3 ด้านสำคัญ

1. ด้านการเงิน จับข้อผิดพลาดในบัญชีก่อนกระทบงบการเงิน เช่น รายจ่ายไม่มีเอกสาร หรือยอดเงินไม่ตรง Bank Statement
2. ด้านภาษี ตรวจพบภาษีซื้อที่ใช้ไม่ได้ หรือหัก ณ ที่จ่ายผิดอัตรา ก่อนถูกสรรพากรเรียกเก็บเพิ่มพร้อมเบี้ยปรับ
3. ด้านการปฏิบัติงาน เห็นขั้นตอนซ้ำซ้อนหรือไร้ผู้รับผิดชอบ ช่วยลดต้นทุนที่มองไม่เห็น

เจ้าของกิจการที่ทำ Internal Audit อย่างน้อยปีละครั้ง มักพบปัญหาเล็กน้อยก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่ ซึ่งประหยัดทั้งเวลาและเงินในระยะยาว

Internal Audit ตรวจอะไรบ้าง

ขอบเขตของ Internal Audit ครอบคลุม 3 ด้านหลักที่ เจ้าของกิจการควรให้ความสำคัญ

ด้านการเงินและระบบบัญชี

ตรวจสอบว่าการบันทึกรายรับ-รายจ่ายถูกต้อง มีเอกสารประกอบครบ และยอดคงเหลือในบัญชีตรงกับ Statement จากธนาคาร ตัวอย่างเช่น ตรวจว่าใบเสร็จรับเงินที่ออกให้ลูกค้าทุกใบมีการบันทึกรายได้ในระบบบัญชีแล้ว

ด้านการปฏิบัติงานและขั้นตอนการทำงาน (Operations)

ตรวจว่าขั้นตอนการทำงานเป็นไปตามนโยบายที่กำหนด เช่น การอนุมัติค่าใช้จ่ายต้องผ่านผู้จัดการก่อนเบิกจ่าย หรือการรับสินค้าเข้าคลังต้องมีการตรวจนับก่อนลงบันทึก

ด้านการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อกำหนด (Compliance)

ตรวจว่ากิจการปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง เช่น ยื่นภาษีตรงกำหนด ออกใบกำกับภาษีถูกต้องตามรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนด และจัดทำงบการเงินส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ภายในเวลาที่กำหนด

4 ขั้นตอนการทำ Internal Audit สำหรับเจ้าของกิจการ

เจ้าของกิจการสามารถทำ Internal Audit ได้ด้วยตัวเอง โดยแบ่งเป็น 4 ขั้นตอนหลัก

1. วางแผนการตรวจสอบ (Audit Planning)

กำหนดให้ชัดเจนว่าจะตรวจอะไร ช่วงเวลาไหน และใครเป็นผู้รับผิดชอบ

ตัวอย่าง ร้านค้าออนไลน์ (ชื่อสมมุติ: บริษัท ก จำกัด) วางแผนตรวจเรื่องรายได้และภาษีขายทุกไตรมาส โดยให้ฝ่ายบัญชีเป็นผู้ทำ

2. ลงมือตรวจสอบ (Fieldwork)

ลงมือตรวจตามแผน โดยเทียบข้อมูลจริงกับเอกสาร เช่น เทียบยอดขายในระบบกับจำนวนเงินที่เข้าบัญชีธนาคาร หรือสุ่มตรวจเอกสารภาษีว่าออกถูกต้องตามเกณฑ์

ตัวอย่างการตรวจพบข้อผิดพลาด

สมมุติบริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมุติ) ซื้อคอมพิวเตอร์ 30,000 บาท ฝ่ายบัญชีลงเป็น “ค่าใช้จ่าย” ทั้งก้อนในเดือนที่ซื้อ แต่ตามหลักบัญชีที่ถูกต้อง ต้องลงเป็น “สินทรัพย์” แล้วทยอยหักค่าเสื่อมราคา

สิ่งที่บันทึกผิด

รายการ	Dr (เดบิต)	Cr (เครดิต)
ค่าใช้จ่ายคอมพิวเตอร์	30,000
เงินสด/ธนาคาร		30,000

สิ่งที่ถูกต้อง

รายการ	Dr (เดบิต)	Cr (เครดิต)
อุปกรณ์สำนักงาน (สินทรัพย์)	30,000
เงินสด/ธนาคาร		30,000

จากนั้นทยอยหักค่าเสื่อมราคา โดยคอมพิวเตอร์มักใช้อายุ 3 ปี

ค่าเสื่อมราคาต่อปี = 30,000 ÷ 3 = 10,000 บาท

ผลกระทบถ้าบันทึกผิด

รายการ	บันทึกผิด	บันทึกถูก	ผลต่าง
ค่าใช้จ่ายปีแรก	30,000 บาท	10,000 บาท	สูงเกินจริง 20,000 บาท
กำไรสุทธิปีแรก	ต่ำเกินจริง 20,000 บาท	ถูกต้อง
ภาษีที่จ่ายน้อยลง (ถ้าอัตรา 20%)			4,000 บาท

ถ้าบันทึกผิดแบบนี้ กำไรปีแรกจะต่ำเกินจริง 20,000 บาท ส่งผลให้จ่ายภาษีน้อยกว่าที่ควร 4,000 บาท ซึ่งอาจถูกสรรพากรตรวจพบและเรียกเก็บเพิ่มพร้อมเบี้ยปรับ

3. สรุปผลและจัดทำรายงาน (Reporting)

บันทึกสิ่งที่พบเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุให้ชัดว่า พบปัญหาอะไร ความเสี่ยงอยู่ระดับไหน และเสนอแนวทางแก้ไขอย่างไร รายงานนี้ไม่ต้องซับซ้อน อาจเป็นตารางสั้นๆ ที่ระบุ “พบปัญหา สาเหตุ แนวทางแก้ไข กำหนดเสร็จ”

4. ติดตามผลการแก้ไข (Follow-up)

ขั้นตอนที่หลายธุรกิจมักข้าม คือการกลับมาตรวจซ้ำว่าปัญหาที่พบได้รับการแก้ไขจริง กำหนดวันติดตามผลให้ชัดเจน เช่น 30 วันหลังส่งรายงาน แล้วตรวจว่าแก้ไขครบถ้วนหรือยัง

Internal Audit Checklist สำหรับเจ้าของกิจการ

Checklist ด้านล่างนำไปปรับใช้กับธุรกิจได้ทันที

Checklist ด้านการเงินและบัญชี

รายการตรวจ	ความถี่	ผู้รับผิดชอบ
รายรับ-รายจ่ายบันทึกครบถ้วน ตรงกับเอกสาร	ทุกสัปดาห์	ฝ่ายบัญชี
ยอดเงินในบัญชีธนาคารตรงกับบัญชีบริษัท (Bank Reconciliation)	ทุกเดือน	ฝ่ายบัญชี
ใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งหนี้ออกครบทุกรายการ	ทุกสัปดาห์	ฝ่ายบัญชี
ลูกหนี้ค้างชำระเกินกำหนด มีการติดตาม	ทุกเดือน	เจ้าของกิจการ/ฝ่ายขาย
เจ้าหนี้ค้างจ่ายบันทึกครบ ไม่มีรายการตกหล่น	ทุกเดือน	ฝ่ายบัญชี
สินทรัพย์ถาวรตรวจนับจริง ตรงกับทะเบียน	ปีละ 1 ครั้ง	เจ้าของกิจการ

Checklist ด้านเอกสารและระบบควบคุมภายใน

รายการตรวจ	ความถี่	ผู้รับผิดชอบ
เอกสารทางการเงินจัดเก็บเป็นระบบ ค้นหาได้ภายใน 5 นาที	ทุกเดือน	ฝ่ายบัญชี
การอนุมัติรายจ่ายมีผู้รับผิดชอบลงนามชัดเจน	ทุกรายการ	เจ้าของกิจการ
แยกหน้าที่ ผู้อนุมัติ ผู้จ่ายเงิน ผู้บันทึกบัญชี	ทุกไตรมาส (ทบทวน)	เจ้าของกิจการ
สำรองข้อมูลบัญชี	อย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้ง	ฝ่ายบัญชี/IT
รหัสเข้าระบบบัญชีจำกัดเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้อง	ทุกไตรมาส (ทบทวน)	เจ้าของกิจการ

Checklist ด้านภาษีและกฎหมาย

รายการตรวจ	กำหนดเวลา	ผู้รับผิดชอบ
ยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย	ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป	ฝ่ายบัญชี
ยื่นแบบ ภ.พ.30	ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป	ฝ่ายบัญชี
ใบกำกับภาษีออกถูกต้อง ครบเลข 13 หลัก	ทุกรายการ	ฝ่ายบัญชี
เก็บเอกสารภาษีย้อนหลัง	อย่างน้อย 5 ปี	ฝ่ายบัญชี
ส่งงบการเงินประจำปีต่อ DBD	ภายใน 5 เดือนหลังปิดรอบบัญชี	ฝ่ายบัญชี/สำนักงานบัญชี

Internal Audit vs External Audit ต่างกันอย่างไร

ทั้งสองประเภทมีเป้าหมายต่างกัน ตารางด้านล่างช่วยให้เห็นภาพชัด

เกณฑ์เปรียบเทียบ	Internal Audit	External Audit
ผู้ตรวจสอบ	คนในองค์กร หรือที่ปรึกษาที่ว่าจ้าง	ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) จากภายนอก
เป้าหมายหลัก	ปรับปรุงระบบควบคุม ลดความเสี่ยง	รับรองงบการเงินว่าถูกต้องตามมาตรฐาน
ความถี่	ทำได้ตลอดปี ตามแผนที่กำหนด	ปีละ 1 ครั้ง ตอนปิดงบการเงิน
บังคับตามกฎหมาย	ไม่บังคับสำหรับ เจ้าของกิจการทั่วไป	บังคับสำหรับบริษัทที่ต้องมีผู้สอบบัญชี
รายงานต่อใคร	ผู้บริหารภายใน	ผู้ถือหุ้น และหน่วยงานกำกับ

สำหรับ เจ้าของกิจการทั่วไป External Audit อาจเป็นเรื่องที่ต้องทำตามกฎหมายอยู่แล้ว แต่ Internal Audit คือสิ่งที่เลือกทำเพิ่มเพื่อป้องกันปัญหาก่อนที่ External Auditor จะมาตรวจ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการทำ Internal Audit ที่เจ้าของกิจการต้องระวัง

จากประสบการณ์ที่พบบ่อยในเจ้าของกิจการมี 4 ข้อผิดพลาดหลักที่ควรระวัง

1. ตรวจแบบไม่มีแผน สุ่มตรวจโดยไม่กำหนดขอบเขตชัดเจน ทำให้เสียเวลาแต่ไม่พบปัญหาจริง ควรวางแผนว่าจะตรวจด้านไหน ช่วงเวลาไหน ก่อนเริ่มทุกครั้ง
2. ไม่แยกหน้าที่ผู้ตรวจกับผู้ถูกตรวจ ให้คนบันทึกบัญชีตรวจงานตัวเอง ทำให้ข้อผิดพลาดหลุดรอด ถ้าทีมเล็ก ให้สลับคนตรวจ หรือใช้ที่ปรึกษาภายนอก
3. ทำรายงานแต่ไม่ติดตามผล เขียนรายงานเสร็จแล้วเก็บใส่ลิ้นชัก ไม่มีใครแก้ไข ต้องกำหนดวันติดตามผลและมอบหมายผู้รับผิดชอบชัดเจน
4. ตรวจปีละครั้งตอนปิดงบ รอจนจะปิดบัญชีแล้วค่อยตรวจ ทำให้ปัญหาสะสมจนแก้ไขลำบาก ควรตรวจอย่างน้อยทุกไตรมาส

ยกระดับ Internal Audit ให้มีประสิทธิภาพด้วยเทคโนโลยี

เทคโนโลยีช่วยให้ Audit ทำได้เร็วขึ้นและแม่นยำขึ้น โดยเฉพาะระบบบัญชีออนไลน์ที่เก็บข้อมูลบน Cloud เพราะ Auditor สามารถเข้าถึงข้อมูลทุกรายการได้ทันทีโดยไม่ต้องขอเอกสารกระดาษ ดึงรายงานเปรียบเทียบยอดระหว่างช่วงเวลาได้ในคลิกเดียว และตรวจสอบรายการย้อนหลังได้โดยไม่สูญหาย

เตรียมข้อมูลและเอกสารให้พร้อมตรวจด้วยระบบบัญชี PEAK

PEAK เป็นโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ช่วยเจ้าของกิจการเตรียมพร้อมรับ Audit ได้ง่ายขึ้น ระบบบันทึกรายรับ-รายจ่ายอัตโนมัติจากการเชื่อมต่อธนาคาร ออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้องตามเกณฑ์กรมสรรพากร และสร้างรายงานทางการเงินที่พร้อมตรวจได้ทุกเมื่อ

เมื่อข้อมูลบัญชีเป็นระบบตั้งแต่ต้น Internal Audit ก็ทำได้เร็วและพบปัญหาน้อยลง

สรุป: Internal Audit ช่วยให้เจ้าของกิจการเห็นปัญหาก่อน

Internal Audit ไม่ใช่เรื่องไกลตัวสำหรับเจ้าของกิจการ สิ่งที่ต้องทำคือ

1. วางแผนว่าจะตรวจด้านไหน เมื่อไร
2. ใช้ Checklist ด้านบนเป็นจุดเริ่มต้น
3. ทำรายงานสั้นๆ แล้วติดตามผลจนแก้ไขจริง
4. ตรวจทุกไตรมาส ไม่ต้องรอปิดงบ

จัดการบัญชีให้พร้อมรับการตรวจสอบด้วย PEAK

PEAK ช่วยเจ้าของกิจการบันทึกบัญชี ออกเอกสาร และดูรายงานการเงินได้ทันที ข้อมูลพร้อมตรวจสอบตลอดเวลา

ทดลองใช้ PEAK ฟรี เริ่มสร้างธุรกิจ SMART ที่พร้อมรับทุกการตรวจสอบ

---

คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับ Internal Audit

เจ้าของกิจการจำเป็นต้องจ้าง Internal Auditor แยกต่างหากไหม

ไม่จำเป็นเสมอไป เจ้าของกิจการขนาดเล็กที่มีพนักงาน 5-20 คน สามารถให้เจ้าของกิจการหรือฝ่ายบัญชีทำหน้าที่ตรวจสอบได้เอง โดยใช้ Checklist เป็นแนวทาง เมื่อธุรกิจโตขึ้นและมีรายการทางการเงินซับซ้อนมากขึ้น ค่อยพิจารณาจ้างผู้เชี่ยวชาญหรือสำนักงานตรวจสอบจากภายนอก

Internal Audit กับ Internal Control ต่างกันอย่างไร

Internal Control คือระบบควบคุมภายในที่กำหนดไว้เพื่อป้องกันข้อผิดพลาด เช่น กฎการอนุมัติค่าใช้จ่าย ส่วน Internal Audit คือการตรวจสอบว่า Internal Control เหล่านั้นยังทำงานได้ดีหรือไม่ พูดง่ายๆ คือ Internal Control เป็นกฎ และ Internal Audit เป็นการตรวจว่าทุกคนปฏิบัติตามกฎ

Internal Audit ต้องทำปีละกี่ครั้ง

ไม่มีกฎหมายกำหนดจำนวนครั้งตายตัว แต่แนะนำอย่างน้อยไตรมาสละ 1 ครั้ง หรือทุก 3 เดือน เพื่อจับปัญหาได้เร็วก่อนปิดงบประจำปี ธุรกิจที่มีความเสี่ยงสูง เช่น ธุรกิจนำเข้า-ส่งออก อาจทำเดือนละครั้งในช่วงที่มียอดธุรกรรมมาก

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine