เงินสดย่อย (Petty Cash) คืออะไร ต่างจากเงินทดรองจ่ายอย่างไร

กิจการที่จ่ายเงินผ่านเช็คหรือโอนทุกรายการ มักเจอปัญหาเดียวกัน คือค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ อย่างค่าส่งเอกสาร ค่าแท็กซี่ หรือค่าอุปกรณ์สำนักงาน ทำเรื่องเบิกไม่ทัน ระบบเงินสดย่อย (Petty Cash) จึงเข้ามาแก้ปัญหานี้

แต่หลายคนยังสับสนระหว่างเงินสดย่อยกับเงินทดรองจ่าย (Advance Payment) เพราะทั้งคู่เป็นเงินที่กิจการแบ่งออกมาให้พนักงานถือ บทความนี้จะอธิบายทั้งสองแบบ พร้อมตัวอย่างบันทึกบัญชีและวิธีบริหาร

เงินสดย่อยคืออะไร ใช้ทำอะไรในกิจการ

เงินสดย่อย คือ เงินสดก้อนเล็กที่กิจการตั้งวงเงินไว้ให้จ่ายค่าใช้จ่ายประจำวันที่มีจำนวนไม่มาก โดยไม่ต้องทำเรื่องเบิกจ่ายผ่านระบบเช็คหรือโอนเงินทุกครั้ง

กิจการที่มีระบบควบคุมภายในที่ดีมักจ่ายเงินผ่านเช็คหรือโอนเงิน ซึ่งมีหลายขั้นตอนกว่าจะเบิกได้ แต่ค่าใช้จ่ายบางอย่างเกิดขึ้นเร็วและจำนวนน้อย เช่น ค่าแท็กซี่ส่งเอกสาร 200 บาท หรือซื้อน้ำดื่มสำหรับประชุม 150 บาท ทำเรื่องเบิกเช็คทุกครั้งเสียเวลาเกินไป จึงต้องมีวงเงินสดสำรองไว้จ่าย

ตัวอย่างค่าใช้จ่ายที่ใช้เงินสดย่อยจ่าย

• ค่าส่งเอกสารไปรษณีย์หรือ Messenger
• ค่าเดินทาง ค่าทางด่วน ค่าที่จอดรถ
• ค่าอุปกรณ์สำนักงานเล็กๆ เช่น กระดาษ หมึกพิมพ์
• ค่าเครื่องดื่มหรืออาหารว่างสำหรับประชุม
• ค่าถ่ายเอกสาร ค่าเข้าเล่ม

วงเงินสดย่อยที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับขนาดของกิจการ ธุรกิจขนาดเล็กอาจตั้งวงเงินไว้ 3,000-5,000 บาท ขณะที่กิจการขนาดกลางอาจตั้งไว้ 10,000-30,000 บาท

วิธีบริหารเงินสดย่อยให้เป็นระบบ

การบริหารเงินสดย่อยที่ดีช่วยป้องกันเงินสูญหาย และทำให้บันทึกบัญชีได้ถูกต้อง มี 4 ขั้นตอนหลัก

1. ตั้งวงเงินและแต่งตั้งผู้รักษาเงินสดย่อย

ผู้บริหารอนุมัติวงเงินที่เหมาะสม แล้วมอบหมายให้พนักงานที่ไว้ใจได้ 1 คนเป็น Petty Cashier ดูแลเงินก้อนนี้โดยเฉพาะ

ตัวอย่าง: บริษัท ตัวอย่าง จำกัด (ชื่อสมมุติ) เป็นสำนักงานบัญชีที่มีพนักงาน 15 คน ตั้งวงเงินสดย่อยไว้ 5,000 บาท มอบหมายให้ธุรการเป็นผู้รักษาเงินสดย่อย

2. เบิกจ่ายพร้อมเก็บเอกสาร

เมื่อพนักงานต้องจ่ายค่าใช้จ่าย ให้กรอกใบเบิกและแนบเอกสาร เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หรือบิลเงินสด Petty Cashier จ่ายเงินแล้วเก็บเอกสารไว้เป็นหลักฐาน

3. เบิกชดเชยวงเงิน

เมื่อเงินสดย่อยเหลือน้อยหรือถึงรอบที่กำหนด (เช่น ทุกสิ้นสัปดาห์) Petty Cashier รวบรวมเอกสารทั้งหมดส่งฝ่ายบัญชี แล้วเบิกเงินชดเชยให้เต็มวงเดิม

ตัวอย่างตัวเลข: ตั้งวงเงิน 5,000 บาท ใช้ไป 3,200 บาท เหลือเงินสดในมือ 1,800 บาท เบิกชดเชย 3,200 บาท กลับมาเต็ม 5,000 บาทเหมือนเดิม

4. ตรวจนับเงินสดย่อย

ฝ่ายบัญชีตรวจสอบว่า เอกสารทั้งหมด + เงินสดที่เหลือ = วงเงินที่ตั้งไว้ ถ้าไม่เท่ากันแสดงว่ามีปัญหา เช่น ลืมเก็บเอกสาร หรือจ่ายเงินเกินบิล

หลักง่ายๆ ที่ต้องจำ: เอกสาร + เงินสดในมือ = วงเงินสดย่อย เสมอ

วิธีบันทึกบัญชีเงินสดย่อย

วิธีบันทึกบัญชีเงินสดย่อย

การบันทึกบัญชีเงินสดย่อยแบ่งเป็น 2 จังหวะหลัก

จังหวะที่ 1 ตั้งวงเงินสดย่อย

เมื่อกิจการเบิกเงินจากบัญชีธนาคารมาตั้งวงเงินสดย่อย 5,000 บาท

รายการ	เดบิต	เครดิต
เงินสดย่อย	5,000	—
เงินฝากธนาคาร	—	5,000

จังหวะที่ 2 เบิกชดเชยวงเงิน

สิ้นสัปดาห์ รวบรวมเอกสารค่าใช้จ่ายได้ 3,200 บาท เบิกชดเชยให้เต็มวงเงินเดิม

รายการ	เดบิต	เครดิต
ค่าส่งเอกสาร	800	—
ค่าเดินทาง	1,200	—
ค่าอุปกรณ์สำนักงาน	1,200	—
เงินฝากธนาคาร	—	3,200

เงินทดรองจ่าย (Advance Payment) คืออะไร

เงินทดรองจ่าย คือ เงินที่กิจการให้พนักงานเบิกล่วงหน้า เพื่อนำไปจ่ายค่าใช้จ่ายที่รู้ว่าจะเกิดขึ้น โดยเฉพาะกรณีเร่งด่วนหรืองานนอกสถานที่

ตัวอย่าง: บริษัท ตัวอย่าง จำกัด (ชื่อสมมุติ) เป็นบริษัทนำเข้าสินค้า ส่งพนักงานไปเคลียร์สินค้าที่ท่าเรือ ต้องจ่ายค่าธรรมเนียมเร่งด่วน 30,000 บาท

ทำเรื่องเบิกเช็คไม่ทัน จึงให้พนักงานเบิกเงินทดรองไปก่อน แล้วกลับมาเคลียร์ภายหลังพร้อมเอกสาร

จำนวนเงินทดรองจ่ายจึงมักสูงกว่าเงินสดย่อยมาก อาจเป็นหมื่นหรือแสนบาทขึ้นอยู่กับลักษณะงาน และมีกำหนดเวลาที่ต้องเคลียร์คืนชัดเจน

หมายเหตุ: คำว่า “เงินแอดวานซ์” หรือ “เงิน Advance” ที่ใช้กันในภาษาพูด ก็คือเงินทดรองจ่ายนั่นเอง

เงินสดย่อยกับเงินทดรองจ่ายต่างกันอย่างไร

แม้ทั้งสองแบบจะเป็นเงินที่แบ่งออกมาจากกิจการ แต่มีหลักการที่ต่างกันชัดเจน

หัวข้อ	เงินสดย่อย (Petty Cash)	เงินทดรองจ่าย (Advance Payment)
จำนวนเงิน	น้อย เช่น 3,000-30,000 บาท	มาก อาจหลักหมื่นถึงแสนบาท
ใช้จ่ายอะไร	ค่าใช้จ่ายจิปาถะ เล็กๆ น้อยๆ	ค่าใช้จ่ายเฉพาะงานหรือโครงการ
ใครถือเงิน	ผู้รักษาเงินสดย่อยคนเดียว ถือประจำ	พนักงานที่ได้รับมอบหมายเป็นครั้งๆ
ระยะเวลา	ถือต่อเนื่อง เบิกชดเชยตามรอบ	มีกำหนดเคลียร์คืน เช่น 15-30 วัน
หมวดบัญชี	เงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด	สินทรัพย์หมุนเวียน (ลูกหนี้พนักงาน)
วิธีเติมเงิน	เบิกชดเชยให้เต็มวงเงินเดิม	ไม่เติม ใช้เสร็จเคลียร์คืนแล้วจบ

สรุปง่ายๆ: Petty Cash = กระเป๋าตังค์กิจการที่ใช้จ่ายเรื่องเล็กๆ ทุกวัน ส่วนเงินทดรองจ่าย = เงินที่ให้พนักงานยืมไปทำงานเฉพาะเรื่อง

สรุป: เงินสดย่อยและเงินทดรองจ่าย

Petty Cash เป็นวงเงินสดจำนวนน้อยที่ตั้งไว้จ่ายค่าใช้จ่ายจิปาถะ มี Petty Cashier ถือประจำ เบิกชดเชยให้เต็มวงเงินเดิมทุกรอบ

ส่วนเงินทดรองจ่าย (Advance Payment) เป็นเงินที่ให้พนักงานเบิกล่วงหน้าสำหรับงานเฉพาะเรื่อง มีกำหนดเคลียร์คืน

สิ่งสำคัญคือทั้งสองแบบต้องมีเอกสารครบทุกรายการ ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หรือบิลเงินสด เพื่อให้บันทึกบัญชีได้ถูกต้อง

จัดการเงินสดย่อยและบันทึกบัญชีให้เป็นระบบด้วย PEAK

PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยบันทึกรายจ่าย Petty Cash และเงินทดรองจ่ายได้สะดวก ตรวจสอบยอดเงินได้แบบ real-time

ดูวิธีจัดการวงเงินใน PEAK ได้ที่ วิธีบันทึกเงินสดย่อยใน PEAK หรือ ทดลองใช้ PEAK ฟรี 30 วัน

---

คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับเงินสดย่อยและเงินทดรองจ่าย

เงินสดย่อยอยู่หมวดไหนในงบการเงิน

จัดอยู่ในหมวด “เงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด” เป็นสินทรัพย์หมุนเวียนในงบแสดงฐานะการเงิน เพราะเงินก้อนนี้ยังอยู่ในความดูแลของกิจการ เพียงแต่แยกออกมาจากบัญชีธนาคารหลัก

ตั้งวงเงินสดย่อยเท่าไรดี

ขึ้นอยู่กับค่าใช้จ่ายเฉลี่ยต่อสัปดาห์ของกิจการ วิธีง่ายๆ คือรวมค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นใน 1-2 สัปดาห์ แล้วตั้งวงเงินให้ครอบคลุม

ตัวอย่าง กิจการที่มีค่าใช้จ่ายจิปาถะสัปดาห์ละ 2,000-3,000 บาท ควรตั้งวงเงินไว้ประมาณ 5,000 บาท

petty cash แปลว่าอะไร

Petty Cash แปลตามตัวว่า “เงินสดจำนวนเล็กน้อย” ในทางบัญชีหมายถึงวงเงินที่กิจการตั้งไว้จ่ายค่าใช้จ่ายประจำวันที่มีมูลค่าไม่สูง

ส่วนเงินทดรองจ่ายใช้คำภาษาอังกฤษว่า Advance Payment หมายถึงเงินที่จ่ายล่วงหน้า

เงินทดรองจ่ายไม่เคลียร์จะเกิดอะไรขึ้น

ถ้าพนักงานไม่ส่งเอกสารเคลียร์ภายในกำหนด ยอดเงินจะค้างเป็นลูกหนี้พนักงานในงบการเงิน อาจส่งผลให้กิจการมียอดลูกหนี้สูงผิดปกติ

บางกิจการจึงกำหนดว่า ถ้าไม่เคลียร์ตามเวลา จะหักจากเงินเดือนแทน

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine