บิลเงินสด คืออะไร? ยังจำเป็นสำหรับธุรกิจคุณอยู่ไหม?

ในขั้นตอนการซื้อขายไม่ว่ากับธุรกิจหรือบุคคลธรรมดา มักมีเอกสารต่าง ๆ ที่ผู้ซื้อและผู้ขายต้องใช้ และในบทความนี้เราชวนทุกท่านทำความรู้จักกับหนึ่งในเอกสารที่มักถูกมองข้ามอย่าง “บิลเงินสด” เพื่อให้เข้าใจความแตกต่างระหว่างบิลเงินสดกับใบเสร็จรับเงิน ข้อมูลที่ต้องมี ไปจนถึงข้อควรระวังในการใช้งานบิลเงินสด

บิลเงินสด คืออะไร?

บิลเงินสด คือ หนึ่งในประเภทของเอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อเป็นหลักฐานการรับชำระเงินในธุรกรรมแต่ละครั้ง โดยเอกสารบิลเงินสดมีวัตถุประสงค์เช่นเดียวกับใบเสร็จรับเงิน แต่ต่างกันตรงที่วิธีการออกเอกสาร รวมไปถึงความน่าเชื่อถือของเอกสารนั่นเอง ซึ่งบิลเงินสดสามารถออกได้ทันทีหลังจากที่ได้รับชำระเงินแล้ว และมักใช้วิธีการเขียนข้อมูลการซื้อขายด้วยมือ เรามักจะเห็นร้านขายของชำ หรือร้านค้าปลีกเล็ก ๆ เลือกใช้บิลเงินสด เนื่องจากคล่องตัวมากกว่า ไม่ต้องใช้อุปกรณ์เยอะมากในการออกเอกสาร

บิลเงินสดที่ถูกต้อง มีข้อมูลอะไรบ้าง

ถึงแม้บิลเงินสดจะสามารถเขียนด้วยมือได้ ไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารออกมา แต่ก็มีรายละเอียดสำคัญที่จำเป็นต้องระบุในเอกสารเช่นเดียวกัน ซึ่งบิลเงินสดที่ถูกต้องจำเป็นต้องมีรายละเอียดระบุในเอกสารดังนี้

• รายละเอียดชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (เลขบัตรประชาชน) ของผู้รับเงิน
• รายละเอียดชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (เลขบัตรประชาชน) ของผู้ชำระเงิน 
• ข้อมูลการซื้อขาย
• จำนวนเงินที่ได้รับชำระ
• เซ็นลายมือชื่อของทั้งผู้รับเงิน และผู้ชำระเงิน

จากรายละเอียดข้างต้นค่อนข้างเป็นข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นคล้ายกับใบเสร็จทั่วไป แต่ส่วนสำคัญของบิลเงินสดที่จะทำให้สามารถใช้เป็นหลักฐานในการชำระเงินได้คือลายมือชื่อของผู้รับเงินนั่นเอง เพราะฉะนั้นเมื่อขายสินค้าหรือบริการเสร็จเรียบร้อย และใช้บิลเงินสดเป็นหลักฐาน อย่าลืมเซ็นรับเงินก่อนให้เอกสารผู้ขาย

บิลเงินสดแตกต่างจากใบเสร็จรับเงินประเภทอื่น ๆ อย่างไร

ถึงแม้ว่าบิลเงินสดและใบเสร็จรับเงินจะมีวัตถุประสงค์ในการใช้งานเหมือนกัน แต่มีความแตกต่างกันในรายละเอียดและความน่าเชื่อถือ เพราะใบเสร็จรับเงินมักเป็นรูปแบบการพิมพ์เอกสารจากระบบคอมพิวเตอร์ หรือเป็นเอกสารรูปแบบออนไลน์ที่มีความน่าเชื่อถือมากกว่า โอกาสเกิดข้อผิดพลาดหรือคลาดเคลื่อนของข้อมูลมีน้อยกว่า เพราะอ่านง่ายกว่าลายมือ ทั้งหมดสามารถสรุปข้อแตกต่างได้ดังนี้

• รายละเอียดข้อมูลใบเสร็จรับเงินจะครบถ้วนกว่าบิลเงินสด
• รูปแบบเอกสารใบเสร็จรับเงินมีความน่าเชื่อถือกว่าบิลเงินสด

ทั้งนี้ในปัจจุบันถึงแม้ว่าจะเป็นร้านค้าที่ไม่ได้ใหญ่มาก ก็มีการปรับใช้ระบบในการทำงานด้านการออกเอกสาร หรือจัดการระบบบัญชีกันมากขึ้น เพราะสะดวกต่อการจัดการ ซึ่งเป็นผลดีต่อการเติบโตของธุรกิจ

ข้อควรระวังในการใช้บิลเงินสด

จากเหตุผลที่บิลเงินสดเป็นเอกสารที่เขียนด้วยลายมือ และมีวัตถุประสงค์เพื่อใช้เป็นหลักฐานการชำระเงิน ปัญหาที่มักเกิดขึ้นบางครั้งอาจเป็นเรื่องของลายมือที่อ่านยาก ส่งผลให้ข้อมูลมีความคลาดเคลื่อน หรือแม้กระทั่งอาจเขียนข้อมูลไม่ครบ ลืมเซ็นเอกสาร หรือเขียนข้อมูลบางส่วนผิดพลาด ก็อาจทำให้บิลเงินสดนั้นผิด และไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานรับเงินได้ อาจส่งผลต่อด้านการคำนวณภาษี นอกจากนี้ถ้าเอกสารไม่มีลายเซ็นผู้รับก็อาจส่งผลต่อการนำไปใช้ในการคำนวณภาษีได้ เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าผู้รับเงินคือใครดังนั้นหากธุรกิจจำเป็นต้องใช้บิลเงินสด แนะนำว่าให้ตรวจสอบข้อมูลของเอกสารอย่างละเอียดทุกครั้ง และหากเป็นไปได้แนะนำให้กรอกข้อมูลให้ครบถ้วนทุกช่อง

คำแนะนำหากมีความจำเป็นต้องใช้บิลเงินสด

ทั้งนี้สำหรับธุรกิจที่มีความจำเป็นต้องใช้บิลเงินสด เช่น เป็นธุรกิจเล็ก ๆ ไม่สะดวกใช้ระบบบัญชี หรือรูปแบบธุรกิจที่ซื้อขายปลีกย่อย ร้านขายของชำ ที่ซื้อขายสินค้าราคาไม่สูงมากนัก ก็มีขั้นตอนที่สามารถช่วยยืนยันและเพิ่มความน่าเชื่อถือให้เอกสารบิลเงินสดนั้น ๆ โดยจะเป็นการออกเอกสารอื่น ๆ ประกอบ

หลักฐานการโอนเงิน

ในกรณีที่ชำระเงินด้วยการโอนเข้าบัญชีธนาคารของผู้รับเงิน แนะนำให้เก็บหลักฐานการโอนเงินจากธนาคารไว้เพราะสามารถใช้เป็นหลักฐานเพิ่มเติมเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือให้แก่บิลเงินสดได้ ทั้งนี้หลักฐานการโอนเงินดังกล่าวต้องประกอบไปด้วย ชื่อผู้รับเงินและผู้จ่ายเงิน จำนวนเงิน และวันที่โอนเงิน

ใบสำคัญรับเงิน หรือใบรับรองใบสำคัญรับเงิน

ซึ่งเอกสารนี้เป็นเอกสารที่ใช้เพื่อเป็นหลักฐานเพิ่มเติม โดยจำเป็นต้องกรอกรายละเอียดและลงลายมือชื่อเช่นเดียวกัน แต่แตกต่างจากบิลเงินสดที่เอกสารนี้ผู้ซื้อจำเป็นต้องลงลายมือชื่อด้วยเช่นเดียวกัน ซึ่งเอกสารใบสำคัญรับเงินผู้ประกอบการสามารถพิมพ์เอกสารออกมาเก็บไว้เผื่อมีความจำเป็นต้องใช้ในอนาคต

สำหรับธุรกิจทั่วไปที่ซื้อขายสินค้าหรือบริการมูลค่าไม่สูงมาก อาจเลือกใช้หลักฐานการโอนเงินประกอบกับบิลเงินสดก็เป็นวิธีช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้เอกสารได้

ธุรกิจยังควรใช้บิลเงินสดอยู่หรือไม่?

หากเป็นธุรกิจที่ต้องมีความน่าเชื่อถือสูง หรือเป็นธุรกิจที่ต้องติดต่อซื้อขายกับบริษัทใหญ่ รวมไปถึงธุรกิจที่ขายสินค้าที่มีมูลค่าสูง ไม่แนะนำให้ใช้บิลเงินสดด้วยเรื่องของความน่าเชื่อถือ โอกาสเกิดข้อผิดพลาดของข้อมูลการใช้บิลเงินสดแทนใบเสร็จรับเงินอาจไม่เหมาะสมในกรณีนี้ แต่ถ้าเป็นธุรกิจซื้อขายทั่วไป เช่น ร้านขายของชำ ก็ยังสามารถใช้ได้ แต่แนะนำให้ตรวจสอบข้อมูลบนบิลเงินสดให้เรียบร้อย และลงลายมือชื่อทุกครั้ง

ส่วนธุรกิจไหนที่ปัจจุบันยังใช้บิลเงินสดอยู่ แต่มีกำลังมากพอที่จะสามารถเปลี่ยนระบบมาใช้ใบเสร็จรับเงินได้ ก็เป็นตัวเลือกที่น่าสนใจเช่นกัน เพราะถึงแม้ในปัจจุบันที่ธุรกิจยังไม่ใหญ่มาก แต่เพื่อการเตรียมพร้อมต่อการเติบโต การปรับใช้ระบบเหล่านี้ตั้งแต่เริ่มต้นทำให้สามารถปรับตัวได้ง่าย และมีข้อดีมากกว่าการเปลี่ยนทีหลังแน่นอน

ข้อดีของการใช้ใบเสร็จรับเงินแทนบิลเงินสด

การใช้บิลเงินสดหรือใบเสร็จรับเงินขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจ แต่หากพูดถึงยุคปัจจุบันที่มีโปรแกรมต่าง ๆ มากมายช่วยให้สามารถออกเอกสารได้ง่ายขึ้น การเปลี่ยนมาใช้ใบเสร็จรับเงินในการทำธุรกิจจึงตอบโจทย์มากกว่า โดยสามารถสรุปข้อดีที่น่าสนใจได้ดังนี้

1. ใบเสร็จรับเงินมีความน่าเชื่อถือมากกว่า

อย่างที่เราได้กล่าวไปก่อนหน้านี้ว่าใบเสร็จรับเงินที่สามารถพิมพ์ออกมาได้ มีรูปแบบชัดเจน รวมไปถึงสามารถปรับแต่งเอกสารเพิ่มโลโก้บริษัทได้ง่ายกว่า มีความน่าเชื่อถือมากกว่าการใช้บิลเงินสด สามารถใช้เป็นหลักฐาน การคำนวณภาษีได้ ไม่ต้องมีหลักฐานประกอบเพิ่มเติม

2. ใบเสร็จรับเงินสามารถส่งผ่านช่องทางออนไลน์ได้สะดวกกว่า

ถ้าธุรกิจไหนที่ต้องการส่งบิลเงินสดผ่านออนไลน์ให้ลูกค้าเพิ่มเติมนอกเหนือจากเอกสารฉบับจริง ก็จำเป็นต้องสแกนเอกสาร หรือถ่ายรูป ที่อาจทำให้เอกสารไม่ชัดส่งผลต่อความถูกต้องได้ แต่หากใช้ใบเสร็จรับเงินที่สามารถทำได้ผ่านโปรแกรมต่าง ๆ ที่ดาวน์โหลดเป็นไฟล์ได้อยู่แล้ว ก็สามารถส่งต่อได้สะดวกมากยิ่งขึ้น

ออกใบเสร็จรับเงินง่าย ๆ ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์

โปรแกรมบัญชี คือ หนึ่งในวิธีที่ทำให้ผู้ประกอบการสามารถออกเอกสารใบเสร็จรับเงินได้ง่ายมากยิ่งขึ้น ซึ่งโปรแกรมบัญชี PEAK ก็มาพร้อมฟีเจอร์ครบถ้วนในด้านการจัดการบัญชี ซึ่งรวมไปถึงการออกใบเสร็จรับเงินทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จรับเงินธรรมดา หรือใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ที่สำคัญเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้สามารถจัดการบัญชีได้อย่างเป็นระบบมากยิ่งขึ้น เริ่มต้นเปลี่ยนวันนี้เพื่อเตรียมความพร้อมสู่การเติบโตของธุรกิจในอนาคต

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine