Proforma Invoice คืออะไร ต่างจาก Invoice ทั่วไปยังไง

หน้าหลัก>คลังความรู้>บัญชี>บัญชีทั่วไป>Proforma Invoice คืออะไร ต่างจาก Invoice ทั่วไปยังไง

Table of Contents

Proforma Invoice คืออะไร และสำคัญอย่างไร

Proforma Invoice คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อก่อนส่งมอบสินค้าหรือบริการ เพื่อแจ้งรายการ ราคา และเงื่อนไขการซื้อขายล่วงหน้า ผู้ซื้อใช้เอกสารนี้ขออนุมัติงบ เปิด L/C หรือโอนเงินมัดจำ แต่ตัวเอกสารเองยังไม่ใช่ใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงิน และไม่ใช่ใบกำกับภาษี

พูดง่ายๆ คือ Proforma Invoice เป็นร่างใบแจ้งหนี้ที่หน้าตาคล้ายใบแจ้งหนี้จริง แต่ออกก่อนที่การขายจะเกิดขึ้น ไม่มีกฎหมายฉบับใดบังคับรูปแบบไว้ จึงใช้ได้ทั้งการค้าในประเทศและการนำเข้าส่งออก

สำหรับเจ้าของธุรกิจ เรื่องนี้สำคัญอย่างน้อย 3 ด้าน

ช่วยให้ลูกค้าองค์กรสั่งซื้อได้เร็วขึ้น ฝ่ายจัดซื้อหลายแห่งต้องแนบเอกสารแสดงราคาที่หน้าตาเป็นทางการก่อนผู้บริหารจะอนุมัติงบ
เป็นเอกสารที่ธนาคารใช้ประกอบการเปิด L/C (Letter of Credit คือหนังสือที่ธนาคารของผู้ซื้อรับรองว่าจะจ่ายเงินให้ผู้ขาย เมื่อผู้ขายส่งเอกสารครบตามเงื่อนไข) ในการค้าระหว่างประเทศ
ถ้าจดภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว และรับเงินมัดจำตาม Proforma ก่อนส่งของ ภาษีขายจะเกิดขึ้นทันทีที่รับเงิน จุดนี้คือจุดที่ผู้ประกอบการพลาดบ่อยที่สุด

Proforma Invoice แปลว่าอะไร

Proforma Invoice แปลว่า ใบแจ้งหนี้เบื้องต้น หรือใบแจ้งราคาล่วงหน้า คำว่า pro forma มาจากภาษาละติน แปลว่าตามรูปแบบ สื่อว่าเอกสารนี้ทำตามรูปแบบใบแจ้งหนี้ แต่ยังไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ตัวจริง

ในวงการนำเข้าส่งออกมักย่อว่า PI และบางครั้งสะกดแยกเป็น pro forma invoice ทั้งสองแบบหมายถึงเอกสารเดียวกัน

Proforma Invoice ต่างจาก Invoice ใบเสนอราคา และใบกำกับภาษีอย่างไร

ความต่างอยู่ที่จังหวะการออกและผลทางบัญชี Proforma Invoice ออกก่อนการขายเกิดขึ้น จึงยังไม่บันทึกเป็นรายได้หรือลูกหนี้ ส่วนใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีออกเมื่อการขายเกิดขึ้นแล้ว และใช้เป็นหลักฐานทางบัญชีและภาษีได้

ตารางเปรียบเทียบ Proforma Invoice กับเอกสารที่มักสับสนกัน

เอกสาร	ออกเมื่อไร	ใช้ทำอะไร	ใช้บันทึกบัญชีหรือภาษีได้ไหม
ใบเสนอราคา (Quotation)	ตอนลูกค้าขอราคา	เสนอราคาเพื่อให้ลูกค้าเลือก	ไม่ได้
Proforma Invoice	หลังลูกค้าตกลงซื้อ ก่อนส่งของ	ขออนุมัติงบ เปิด L/C เรียกมัดจำ	ไม่ได้
ใบแจ้งหนี้ (Invoice)	เมื่อส่งมอบหรือถึงงวดเรียกเก็บ	แจ้งยอดที่ลูกค้าต้องจ่าย	ได้ บันทึกรายได้และลูกหนี้
Commercial Invoice	ตอนส่งสินค้าออกจริง	เอกสารการค้าระหว่างประเทศ ใช้ผ่านพิธีการศุลกากร	ได้ ในฐานะหลักฐานการขายส่งออก
ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)	เมื่อความรับผิดภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น	หลักฐานภาษีขายของผู้ขาย และภาษีซื้อของผู้ซื้อ	ได้

อ่านตารางนี้อย่างไร

ใบเสนอราคากับ Proforma Invoice ต่างกันที่สถานะการตกลง ใบเสนอราคาออกตอนลูกค้ายังเลือกอยู่ ส่วน Proforma ออกหลังลูกค้าตกลงซื้อแล้ว และระบุเงื่อนไขส่งมอบกับการชำระเงินละเอียดกว่า
Proforma Invoice เป็นเอกสารเดียวในตารางที่มีตัวเลขครบเหมือนใบแจ้งหนี้ แต่ใช้ยืนยันรายได้ไม่ได้ ถ้าต้องการรายละเอียดฝั่งเอกสารส่งออก อ่านต่อได้ที่บทความ Commercial Invoice คืออะไร

Proforma Invoice ออกก่อนหรือหลังใบสั่งซื้อ (PO)

ออกได้ทั้งก่อนและหลัง แล้วแต่ฝั่งผู้ซื้อ ลูกค้าที่ต้องขออนุมัติงบมักขอ Proforma ก่อน แล้วจึงออกใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ส่วนลูกค้าที่ออก PO มาก่อน ผู้ขายจะออก Proforma ตามรายการใน PO เพื่อเรียกมัดจำหรือให้ลูกค้าไปเปิด L/C

ลำดับเอกสารที่พบบ่อยในการขายแบบมีมัดจำ เป็นแบบนี้

ใบเสนอราคา → ใบสั่งซื้อ → Proforma Invoice → รับมัดจำและออกใบกำกับภาษีส่วนมัดจำ → ส่งมอบสินค้า → ใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีส่วนที่เหลือ → ใบเสร็จรับเงิน

Proforma Invoice ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

ข้อมูลหลักมี 5 กลุ่ม คือ ข้อมูลคู่ค้า รายการสินค้าและราคา เงื่อนไขการส่งมอบ เงื่อนไขการชำระเงิน และวันหมดอายุของราคา ไม่มีกฎหมายกำหนดหัวข้อตายตัว แต่ถ้าใช้เปิด L/C ธนาคารจะตรวจว่าข้อมูลตรงกับสัญญาซื้อขาย

กลุ่มข้อมูล	สิ่งที่ต้องระบุ	ทำไมถึงสำคัญ
หัวเอกสาร	คำว่า PROFORMA INVOICE เลขที่ วันที่	กันไม่ให้ลูกค้านำไปใช้แทนใบกำกับภาษี
คู่ค้า	ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของผู้ขายและผู้ซื้อ	ใช้ตรงกับเอกสารฉบับจริงที่จะออกต่อไป
สินค้าและราคา	รายการ จำนวน ราคาต่อหน่วย สกุลเงิน ยอดรวม VAT (ถ้ามี)	ลูกค้าใช้ขออนุมัติงบได้ทันที
การส่งมอบ	วันส่ง สถานที่ส่ง และสำหรับส่งออกให้ระบุเงื่อนไข Incoterms เช่น FOB หรือ CIF	กำหนดว่าใครรับผิดชอบค่าขนส่งและความเสี่ยงช่วงไหน
การชำระเงินและอายุราคา	สัดส่วนมัดจำ ช่องทางจ่าย บัญชีธนาคาร วันหมดอายุของราคา	กันข้อพิพาทเมื่อต้นทุนเปลี่ยน

คำว่า Incoterms หมายถึงกติกาสากลที่กำหนดว่าผู้ซื้อหรือผู้ขายรับผิดชอบค่าขนส่งและความเสี่ยงของสินค้าถึงจุดไหน ใส่ไว้ใน Proforma ตั้งแต่ต้นจะได้ไม่ต้องเถียงกันเรื่องค่าระวางภายหลัง

สำหรับงานส่งออก ควรเพิ่มพิกัดศุลกากร (HS Code คือรหัสสินค้ามาตรฐานสากลที่ใช้กำหนดอัตราอากร) น้ำหนัก จำนวนหีบห่อ ประเทศต้นทาง และท่าเรือต้นทางปลายทาง เพราะผู้ซื้อจะใช้ข้อมูลชุดนี้ไปประมาณต้นทุนนำเข้าทั้งก้อน ทั้งค่าสินค้า ค่าขนส่ง อากร และ VAT นำเข้า

ตัวอย่าง Proforma Invoice หน้าตาเป็นอย่างไร

ตัวอย่างนี้ใช้กรณีสมมติของคุณมิ้นท์ เจ้าของบริษัท ผ้าทอบ้านมิ้นท์ จำกัด ผู้ผลิตกระเป๋าผ้าทอมือที่จดภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว โรงแรมของคุณต้นในเชียงใหม่ต้องการกระเป๋าใส่ของใช้ในห้องพัก 400 ใบ และขอ Proforma ไปเสนอผู้บริหาร

หัวข้อ	รายละเอียด
หัวเอกสาร	PROFORMA INVOICE (ไม่ใช่ใบกำกับภาษี) เลขที่ PI-2569-015 วันที่ 1 พ.ย. 2569
ผู้ขาย	บริษัท ผ้าทอบ้านมิ้นท์ จำกัด เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 0-5055-6xxxx-xx-x
ผู้ซื้อ	บริษัท คุณต้นโฮเทล จำกัด (สำนักงานใหญ่)
รายการ	กระเป๋าผ้าทอมือ ขนาด 25 × 30 ซม. 400 ใบ × 250 บาท = 100,000 บาท
ภาษีมูลค่าเพิ่ม	100,000 × 7% = 7,000 บาท
ยอดรวม	107,000 บาท
การชำระเงิน	มัดจำ 30% = 32,100 บาท ก่อนเริ่มผลิต ส่วนที่เหลือ 74,900 บาท ภายใน 30 วันหลังส่งมอบ
การส่งมอบ	ส่งถึงโรงแรมภายใน 45 วันหลังรับมัดจำ
อายุราคา	ราคานี้ใช้ได้ถึงวันที่ 30 พ.ย. 2569

จุดที่มักถูกมองข้ามคือบรรทัด ไม่ใช่ใบกำกับภาษี บนหัวเอกสาร ถ้าไม่เขียนไว้ ฝ่ายบัญชีของลูกค้าบางแห่งอาจนำไปบันทึกภาษีซื้อผิดงวด และวนกลับมาขอเอกสารใหม่ภายหลัง

รับเงินมัดจำตาม Proforma Invoice ต้องออกใบกำกับภาษีไหม

ต้องออก ถ้าผู้ขายจดภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว สำหรับการขายสินค้า ความรับผิดเสียภาษีโดยปกติเกิดเมื่อส่งมอบ แต่ถ้าได้รับชำระราคาก่อนส่งมอบ ความรับผิดจะเกิดทันทีในวันที่รับเงิน (ประมวลรัษฎากร มาตรา 78(1)) และผู้ขายต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อความรับผิดเกิดขึ้น (มาตรา 86)

กรมสรรพากรอธิบายเรื่องนี้ไว้ชัดในคำสั่งกรมสรรพากร ที่ ป.73/2541 ว่าเงินที่รับไว้ก่อนส่งมอบ ไม่ว่าจะเรียกว่าเงินจ่ายล่วงหน้าหรือเงินประกัน ถ้าเป็นส่วนหนึ่งของราคาสินค้า ต้องนำมารวมคำนวณภาษีด้วย ส่วนงานบริการ ความรับผิดเกิดเมื่อได้รับชำระค่าบริการอยู่แล้ว (มาตรา 78/1)

พูดง่ายๆ คือ Proforma Invoice ไม่ได้ทำให้ภาษีเกิด แต่เงินที่โอนเข้ามาตาม Proforma ทำให้ภาษีเกิด

กลับมาที่คุณมิ้นท์ โรงแรมของคุณต้นโอนมัดจำ 32,100 บาท เข้ามาวันที่ 5 พฤศจิกายน 2569 คุณมิ้นท์ต้องออกใบกำกับภาษีลงวันที่ 5 พฤศจิกายน และนำภาษีขายไปยื่นในแบบ ภ.พ.30 (แบบยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มรายเดือน) ของเดือนพฤศจิกายน

ฐานภาษีของเงินมัดจำ: 32,100 × 100 ÷ 107 = 30,000 บาท
ภาษีขายส่วนมัดจำ: 30,000 × 7% = 2,100 บาท
ภาษีขายตอนส่งมอบ: (100,000 – 30,000) × 7% = 4,900 บาท

ภาษีขายรวม 2 ใบ เท่ากับ 7,000 บาท ตรงกับยอดใน Proforma พอดี ถ้าออกใบกำกับภาษีเต็มยอด 107,000 บาท ตอนส่งของโดยไม่ได้ออกใบส่วนมัดจำไว้ก่อน ภาษีขาย 2,100 บาท จะไปอยู่ในแบบ ภ.พ.30 เดือนธันวาคมแทนเดือนพฤศจิกายน

ถ้าถูกตรวจพบ แบบเดือนพฤศจิกายนจะถือว่ายื่นภาษีขายขาด มีเบี้ยปรับอีกหนึ่งเท่าของภาษีที่ขาด หรือ 2,100 บาท (มาตรา 89(4)) และเงินเพิ่มร้อยละ 1.5 ต่อเดือน หรือ 31.50 บาท ต่อเดือน (มาตรา 89/1) ทางที่ดีที่สุดคือออกใบกำกับภาษีส่วนมัดจำในวันที่เงินเข้าบัญชี

ในทางปฏิบัติ ถ้าลูกค้าขอยกเลิกคำสั่งซื้อแล้วคุณมิ้นท์คืนมัดจำ ให้ออกใบลดหนี้ (เอกสารที่ผู้ขายออกเพื่อลดยอดขายและภาษีขายที่เคยออกไปแล้ว) อ่านวิธีทำได้ที่บทความ ใบลดหนี้คืออะไร

บันทึกบัญชีเมื่อรับมัดจำและเมื่อส่งมอบสินค้าอย่างไร

ตอนรับมัดจำ ให้บันทึกเป็นหนี้สินในบัญชีเงินรับล่วงหน้าจากลูกค้า ยังไม่ใช่รายได้ เพราะตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินที่สภาวิชาชีพบัญชีประกาศใช้ รายได้จากการขายสินค้าจะรับรู้เมื่อโอนการควบคุมหรือความเสี่ยงและผลตอบแทนในสินค้าให้ผู้ซื้อ ซึ่งโดยทั่วไปคือวันส่งมอบ

วันที่ 5 พ.ย. 2569 รับมัดจำ

บัญชี	เดบิต	เครดิต
เงินฝากธนาคาร	32,100
เงินรับล่วงหน้าจากลูกค้า		30,000
ภาษีขาย		2,100

วันที่ 20 ธ.ค. 2569 ส่งมอบกระเป๋าครบ 400 ใบ และออกใบแจ้งหนี้พร้อมใบกำกับภาษีส่วนที่เหลือ

บัญชี	เดบิต	เครดิต
ลูกหนี้การค้า	74,900
เงินรับล่วงหน้าจากลูกค้า	30,000
รายได้จากการขาย		100,000
ภาษีขาย		4,900

หลังรายการที่สอง บัญชีเงินรับล่วงหน้าเป็นศูนย์ รายได้ 100,000 บาท ไปอยู่ในเดือนธันวาคมทั้งก้อน ส่วนวันที่ออก Proforma Invoice เองไม่ต้องบันทึกบัญชีใดๆ

ถ้าเป็น Proforma Invoice สำหรับส่งออก ต้องคิด VAT ไหม

คิด VAT ในอัตราร้อยละ 0 การส่งออกสินค้าเป็นกิจการที่เสียภาษีมูลค่าเพิ่มอัตราร้อยละ 0 (มาตรา 80/1(1)) Proforma สำหรับลูกค้าต่างประเทศจึงไม่ต้องบวก VAT 7% แต่ยังต้องทำเอกสารส่งออกและยื่นแบบ ภ.พ.30 ตามปกติ

สมมติลูกค้าร้านขายของที่ระลึกในญี่ปุ่นสั่งกระเป๋าจากคุณมิ้นท์ 1,000 ใบ ราคาใบละ 8 ดอลลาร์สหรัฐ ชำระด้วย L/C เงื่อนไข FOB Laem Chabang (Free On Board คือผู้ขายรับผิดชอบจนสินค้าขึ้นเรือที่ท่าเรือแหลมฉบัง หลังจากนั้นค่าขนส่งและความเสี่ยงเป็นของผู้ซื้อ)

ยอดใน Proforma: 1,000 × 8 = 8,000 ดอลลาร์สหรัฐ
VAT: 8,000 × 0% = 0
ผู้ซื้อนำ Proforma ไปให้ธนาคารในญี่ปุ่นเปิด L/C ตามยอดและเงื่อนไขนี้

ข้อควรระวังคือชื่อสินค้า จำนวน และราคาใน Commercial Invoice ตอนส่งของจริงต้องตรงกับ L/C ที่เปิดตาม Proforma ถ้าเปลี่ยนสเปกหรือจำนวนระหว่างทาง ควรให้ลูกค้าแก้ L/C ก่อนส่งของ ไม่อย่างนั้นธนาคารอาจปฏิเสธการจ่ายเงิน

ข้อควรรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Proforma Invoice

จากประสบการณ์ ปัญหาเรื่อง Proforma แทบไม่เคยมาจากตัวเอกสาร แต่มาจากสิ่งที่เกิดหลังลูกค้าโอนเงินเข้ามา

อย่าบันทึกรายได้ตอนออก Proforma แม้ยอดในเอกสารจะครบถ้วน ถ้าลูกค้าไม่ยืนยันคำสั่งซื้อ รายได้ที่บันทึกไว้จะต้องกลับรายการ
ระบุวันหมดอายุของราคาทุกครั้ง โดยเฉพาะสินค้าที่ใช้วัตถุดิบนำเข้าหรือคิดเป็นเงินตราต่างประเทศ ต้นทุนเปลี่ยนเร็วกว่าที่คิด
เมื่อผู้ซื้อลงนามยืนยันหรือโอนมัดจำตาม Proforma เงื่อนไขในเอกสารอาจถือเป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงซื้อขาย ถ้าเป็นงานมูลค่าสูง ควรทำสัญญาซื้อขายแยก หรือให้นักกฎหมายตรวจเงื่อนไขก่อน
รันเลขที่ Proforma แยกจากเลขที่ใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษี เพื่อให้เลขที่ใบกำกับภาษีเรียงต่อเนื่องตามจริง

สรุป – Proforma Invoice ต้องเข้าใจอะไรบ้าง

Proforma Invoice เป็นแค่เอกสารแจ้งราคาล่วงหน้า แต่เงินที่ลูกค้าโอนตามเอกสารนี้คือจุดที่ภาระภาษีเริ่มต้น Proforma Invoice ออกหลังลูกค้าตกลงซื้อ ก่อนส่งของ ใช้ขออนุมัติงบ เปิด L/C และเรียกมัดจำ ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่ใบกำกับภาษี ใช้บันทึกรายได้หรือขอคืนภาษีซื้อไม่ได้ ผู้ขายที่จด VAT รับมัดจำวันไหน ต้องออกใบกำกับภาษีส่วนมัดจำวันนั้น และบันทึกมัดจำเป็นเงินรับล่วงหน้า แล้วโอนเป็นรายได้เมื่อส่งมอบสินค้า

ถ้าเริ่มจากวันนี้ ลองเปิด Proforma Invoice ที่ลูกค้ายังค้างอยู่ทั้งหมด แล้วเช็กว่ารายการไหนรับมัดจำไปแล้วแต่ยังไม่ได้ออกใบกำกับภาษี รายการนั้นควรแก้ก่อนยื่น ภ.พ.30 รอบถัดไป

จัดการเอกสารและภาษีมัดจำให้เป็นระบบด้วย PEAK

ปัญหาที่พบบ่อยของหลายธุรกิจไม่ใช่เรื่องไม่รู้กฎหมาย แต่เป็นเพราะเอกสารแต่ละใบกระจัดกระจายอยู่คนละไฟล์ จนตามเช็กได้ยาก PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ออกแบบมาเพื่อปิดช่องว่างนี้โดยเฉพาะ

ด้วยระบบเอกสารที่เชื่อมต่อกันทั้งกระบวนการขาย สามารถสร้างใบกำกับภาษีแบบแยกยอดจากเอกสารเดิมได้ทันทีโดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลซ้ำ ช่วยให้ทีมงานติดตามสถานะมัดจำได้ครบถ้วน และยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มได้อย่างมั่นใจทุกเดือน – ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี 30 วัน

แหล่งอ้างอิงข้อมูล

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Proforma Invoice

ผู้ซื้อใช้ Proforma Invoice ขอคืนภาษีซื้อได้ไหม

ไม่ได้ Proforma Invoice ไม่ใช่ใบกำกับภาษี ถ้าโอนมัดจำไปแล้ว ให้ขอใบกำกับภาษีส่วนมัดจำจากผู้ขาย แล้วนำไปใช้เป็นภาษีซื้อในเดือนที่ได้รับใบกำกับภาษี

ออก Proforma Invoice แล้ว ลูกค้ายกเลิกได้ไหม

ได้ ถ้ายังไม่ได้ยืนยันคำสั่งซื้อ เพราะ Proforma เป็นเพียงข้อเสนอแจ้งราคา แต่ถ้าลูกค้าลงนามยืนยันหรือโอนมัดจำแล้ว การยกเลิกจะเป็นไปตามเงื่อนไขที่ตกลงกัน และผู้ขายที่ออกใบกำกับภาษีส่วนมัดจำไปแล้ว ต้องออกใบลดหนี้เมื่อคืนเงิน

กิจการที่ยังไม่จด VAT ออก Proforma Invoice ได้ไหม

ได้ ใครก็ออก Proforma Invoice ได้ เพียงแต่ต้องไม่บวก VAT ในเอกสาร และเมื่อรับเงินมัดจำ ให้ออกใบเสร็จรับเงินแทนใบกำกับภาษี

แก้ไขยอดใน Proforma Invoice หลังส่งให้ลูกค้าแล้วได้ไหม

ได้ ให้ออก Proforma ฉบับใหม่ระบุเลขที่ฉบับเดิมที่ยกเลิก ถ้าลูกค้าเปิด L/C ตามฉบับเดิมไปแล้ว ต้องให้ลูกค้าแก้ L/C ด้วย ยอดในเอกสารส่งออกจึงจะตรงกัน

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine

PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เปลี่ยนงานบัญชีให้เป็นเรื่องง่าย

ความรู้บัญชี

About Author

PEAK Account

'เพื่อน' ที่ผู้ประกอบการและสำนักงานบัญชีไว้วางใจ