PR, PO, GR คืออะไร? เข้าใจง่ายในฉบับเจ้าของธุรกิจ

การจัดซื้อจัดจ้างในธุรกิจไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ ล้วนต้องการความชัดเจนและโปร่งใส เอกสาร 3 ประเภทนี้คือเครื่องมือหลักที่ช่วยให้ทุกขั้นตอนเป็นระบบมากขึ้น

1.ใบขอซื้อ (PR – Purchase Requisition)

เป็นเอกสารที่ใช้บอกความต้องการซื้อสินค้า หรือบริการภายในองค์กร

วัตถุประสงค์:

• เพื่อแจ้งและขออนุมัติความต้องการซื้อจากฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
• ช่วยควบคุมงบประมาณและจัดการปัญหาการสั่งซื้อซ้ำซ้อน

ขั้นตอนการใช้งาน:

• พนักงาน/แผนกที่ต้องการสินค้าหรือบริการเป็นผู้กรอกใบ PR
• ระบุรายละเอียด เช่น รายการสินค้า ปริมาณ เหตุผลในการขอซื้อ
• ส่งให้หัวหน้าหรือผู้มีอำนาจอนุมัติ
• หากอนุมัติแล้ว จะส่งต่อให้ฝ่ายจัดซื้อดำเนินการออกใบสั่งซื้อ (PO)

ประโยชน์:

• ควบคุมความต้องการซื้อให้สอดคล้องกับงบประมาณ
• ช่วยให้ผู้บริหารมีข้อมูลในการตัดสินใจ
• ป้องกันความซ้ำซ้อนและเพิ่มความโปร่งใสในการจัดซื้อ

2. ใบสั่งซื้อ (PO – Purchase Order)

เป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่ส่งให้กับผู้ขายเพื่อยืนยันการสั่งซื้อ

วัตถุประสงค์:

• ใช้เป็นหลักฐานในการตกลงซื้อขายกับผู้จัดจำหน่าย
• ระบุเงื่อนไขที่ชัดเจน เช่น ราคา จำนวน และกำหนดส่งของ

ขั้นตอนการใช้งาน:

• ฝ่ายจัดซื้อจะออกใบ PO หลังจากใบ PR ได้รับอนุมัติ
• ส่งใบ PO ให้ผู้ขายเพื่อยืนยันการสั่งซื้อ
• สำเนาเก็บไว้เพื่อตรวจสอบการรับของและชำระเงิน

ประโยชน์:

• ทำให้การสั่งซื้อเป็นทางการ มีหลักฐานชัดเจน
• ช่วยฝ่ายบัญชีตรวจสอบยอดและจัดการจ่ายเงิน
• ติดตามสถานะการสั่งซื้อได้สะดวก

3. ใบรับสินค้า (GR – Goods Receipt)

เป็นเอกสารที่ออกเมื่อได้รับสินค้า เพื่อยืนยันว่าของที่ได้รับตรงตามที่สั่งไว้

วัตถุประสงค์:

• ใช้ตรวจสอบปริมาณและคุณภาพของสินค้าที่ได้รับ
• ยืนยันการรับของเข้าสู่ระบบคลังสินค้า

ขั้นตอนการใช้งาน:

• เมื่อของมาถึงผู้รับสินค้า(เจ้าหน้าที่คลังสินค้า) จะทำการตรวจสอบสินค้า
• หากตรงตามใบ PO จะออกใบ GR
• ส่งสำเนา GR ให้ฝ่ายบัญชีเพื่อบันทึกและเตรียมการชำระเงิน

ประโยชน์:

• ช่วยตรวจสอบว่าของที่ได้รับตรงตามที่สั่ง
• เป็นหลักฐานสำหรับบันทึกบัญชี และจัดการสต็อก
• ลดความเสี่ยงจากการได้รับสินค้าไม่ครบ หรือได้ของผิด

ใช้เอกสารอย่างเป็นระบบ = ธุรกิจเดินหน้าได้ราบรื่น

การใช้ PR, PO และ GR อย่างถูกต้องจะช่วยให้การจัดซื้อของคุณโปร่งใส ตรวจสอบได้ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าคุณจะทำขายสินค้า หรือบริการ

สนใจเข้าร่วม DEMO สาธิตฟีเจอร์ใหม่ PEAK Premium ที่นี่!

เจาะลึกทุกฟีเจอร์พร้อม Q&A ถาม-ตอบทุกข้อสงสัย – ฟรีออนไลน์ผ่าน Zoom คลิกลงทะเบียน

สนใจใช้งานแพ็กเกจ PEAK PREMIUM  ต้องการให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายขายติดต่อกลับ คลิกลงทะเบียน