ธุรกิจที่เริ่มโตมักเจอคำว่า PR, PO, GR ในเอกสารจัดซื้อ แต่หลายคนยังสับสนว่าแต่ละตัวทำหน้าที่อะไร โดยเฉพาะคำว่า PO คือเอกสารที่ใช้บ่อยที่สุดในการติดต่อกับคู่ค้า
หมายเหตุ: PR ในบทความนี้ หมายถึง Purchase Requisition (ใบขอซื้อ) ซึ่งเป็นเอกสารในระบบจัดซื้อ ไม่ได้เกี่ยวกับ PR ในความหมาย Public Relations (ประชาสัมพันธ์)
PR คืออะไร? (Purchase Requisition — ใบขอซื้อ)
PR คือเอกสารที่พนักงานหรือแผนกในองค์กรใช้ “ขออนุมัติซื้อ” สินค้าหรือบริการ ก่อนที่ฝ่ายจัดซื้อจะสั่งซื้อจริง เป็นจุดเริ่มต้นของทุกการจัดซื้อในระบบ
พูดง่ายๆ ว่า PR เปรียบเสมือน “ใบเสนอความต้องการ” ที่บอกว่า ฉันต้องการซื้ออะไร จำนวนเท่าไร และทำไมถึงต้องซื้อ
PR ย่อมาจากอะไร
PR ย่อมาจาก Purchase Requisition แปลว่า “ใบขอซื้อ” หรือ “ใบเบิกขอซื้อ” เป็นเอกสารภายในองค์กรที่ใช้สื่อสารระหว่างแผนกที่ต้องการสินค้ากับฝ่ายจัดซื้อ
ตัวอย่างเช่น แผนก IT ต้องการซื้อโน้ตบุ๊กใหม่ 5 เครื่อง ก็ต้องทำใบ PR ส่งให้หัวหน้าแผนกอนุมัติก่อน เมื่ออนุมัติแล้วจึงส่งต่อให้ฝ่ายจัดซื้อ
เปิด PR คืออะไร / ขั้นตอนการเปิดใบ PR
“เปิด PR” หมายถึงการสร้างใบขอซื้อเข้าไปในระบบ โดยมีขั้นตอนดังนี้
- พนักงานหรือหัวหน้าแผนกระบุรายการสินค้าที่ต้องการ พร้อมจำนวนและเหตุผล
- กรอกข้อมูลลงในแบบฟอร์ม PR (กระดาษหรือระบบออนไลน์)
- ส่งใบ PR ให้ผู้มีอำนาจอนุมัติ (เช่น หัวหน้าแผนก หรือผู้จัดการ)
- เมื่ออนุมัติแล้ว ฝ่ายจัดซื้อจะรับใบ PR ไปจัดทำใบ PO ในขั้นตอนถัดไป
ตัวอย่างใบขอซื้อ (PR)
ใบ PR มักมีข้อมูลสำคัญดังนี้
- เลขที่ PR และวันที่
- ชื่อแผนกที่ขอซื้อ
- รายการสินค้า/บริการที่ต้องการ พร้อมจำนวนและราคาโดยประมาณ
- เหตุผลในการขอซื้อ
- ลายเซ็นผู้ขอและผู้อนุมัติ
ตัวอย่างสถานการณ์จริง: บริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมุติ) เปิดร้านขายสินค้าออนไลน์ แผนกคลังสินค้าพบว่ากล่องพัสดุเหลือไม่พอส่งของภายในสัปดาห์นี้ จึงเปิดใบ PR ขอซื้อกล่องพัสดุ 500 ใบ ส่งให้ผู้จัดการอนุมัติ ก่อนส่งต่อให้ฝ่ายจัดซื้อออก PO ไปยัง supplier
PO คืออะไร? (Purchase Order — ใบสั่งซื้อ)
ใบ PO คือเอกสารทางการที่ฝ่ายจัดซื้อออกให้ผู้ขาย (Supplier) เพื่อแจ้งว่าต้องการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการตามเงื่อนไขที่ตกลงกัน เมื่อผู้ขายได้รับ PO และตอบรับ ถือว่ามีผลเป็นสัญญาซื้อขายที่ผูกพันทั้งสองฝ่าย
PO แตกต่างจาก PR ตรงที่ PR เป็นเอกสาร “ภายใน” ขอความเห็นชอบจากผู้บริหาร ส่วน PO เป็นเอกสาร “ภายนอก” ที่ส่งให้คู่ค้าโดยตรง
PO ย่อมาจากอะไร
PO ย่อมาจาก Purchase Order แปลว่า “ใบสั่งซื้อ” เป็นคำที่ใช้กันทั่วโลกในงานจัดซื้อจัดจ้าง บางครั้งอาจเรียกว่า “ใบ PO” หรือ “PO Number” ซึ่งหมายถึงเลขที่ใบสั่งซื้อที่ใช้อ้างอิงในการติดตามออเดอร์
ใบ PO มีองค์ประกอบอะไรบ้าง
ใบ PO มักระบุข้อมูลสำคัญ เช่น เลขที่ PO ข้อมูลผู้ซื้อ-ผู้ขาย รายการสินค้า ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และวันที่ส่งของ
สำหรับรายละเอียดองค์ประกอบเต็มและตัวอย่างใบ PO พร้อมแบบฟอร์ม สามารถอ่านเพิ่มเติมที่บทความ ใบสั่งซื้อ Purchase Order (PO) คืออะไร พร้อมตัวอย่าง
GR คืออะไร? (Good Receipt — ใบรับสินค้า)
GR คือเอกสารที่ออกเมื่อสินค้าถูกส่งมาถึงและผ่านการตรวจรับเรียบร้อยแล้ว เป็นหลักฐานยืนยันว่าผู้ซื้อได้รับสินค้าตรงตาม PO ที่สั่งไป ทั้งชนิด จำนวน และคุณภาพ
GR เป็นขั้นตอนสุดท้ายในวงจรจัดซื้อ ก่อนที่ฝ่ายบัญชีจะจ่ายเงินให้คู่ค้า หากไม่มี GR ฝ่ายบัญชีจะไม่มีหลักฐานว่าได้รับของจริง ซึ่งอาจทำให้จ่ายเงินให้สินค้าที่ยังไม่มาถึง หรือมาถึงแต่ไม่ครบ
ตัวอย่าง: ร้านค้าออนไลน์สั่งซื้อกล่องพัสดุ 500 ใบจากผู้ขาย ของมาถึงแต่มีแค่ 480 ใบ ถ้าทำ GR ตอนรับของจะบันทึกได้ทันทีว่าได้ 480 ไม่ใช่ 500 ทำให้ฝ่ายบัญชีจ่ายเงินตามจำนวนที่รับจริง และติดตามให้ผู้ขายส่งส่วนที่เหลืออีก 20 ใบ
GR ย่อมาจากอะไร
GR ย่อมาจาก Good Receipt (หรือ Goods Receipt) แปลว่า “ใบรับสินค้า” หรือ “เอกสารตรวจรับสินค้า” บางองค์กรอาจเรียกว่า “ใบตรวจรับ” หรือ “GRN” (Goods Receipt Note) ก็เป็นเอกสารเดียวกัน
ขั้นตอนการทำ GR (Good Receipt)
เมื่อ supplier ส่งสินค้ามาถึง ฝ่ายคลังสินค้าหรือผู้รับผิดชอบจะต้องทำ GR ตามขั้นตอนดังนี้
- ตรวจสอบสินค้าที่ได้รับ เทียบกับรายการในใบ PO ว่าครบถ้วนหรือไม่
- ตรวจคุณภาพสินค้า ดูว่าไม่มีเสียหายหรือชำรุด
- บันทึกจำนวนสินค้าที่รับจริงลงในระบบหรือแบบฟอร์ม GR
- ลงนามรับสินค้า พร้อมระบุวันที่รับ
- ส่งเอกสาร GR ให้ฝ่ายบัญชี เพื่อเป็นหลักฐานประกอบการจ่ายเงิน
สิ่งที่ต้องระวังคือ ถ้าสินค้าที่ได้รับไม่ตรงกับ PO (เช่น จำนวนไม่ครบ หรือคนละรุ่น) ต้องบันทึกความต่างไว้ใน GR และแจ้งผู้ขายทันที เพราะจะกระทบทั้งการจ่ายเงินและระบบสต็อกสินค้าของธุรกิจ
ความแตกต่างระหว่าง PR, PO และ GR (ตารางเปรียบเทียบ)
หลายคนยังสับสนระหว่างเอกสารทั้ง 3 ตัว ตารางด้านล่างช่วยให้เห็นภาพรวมชัดเจน
| หัวข้อ | PR (ใบขอซื้อ) | PO (ใบสั่งซื้อ) | GR (ใบรับสินค้า) |
|---|---|---|---|
| ชื่อเต็ม | Purchase Requisition | Purchase Order | Good Receipt |
| ออกโดย | พนักงาน/แผนกที่ต้องการสินค้า | ฝ่ายจัดซื้อ | ฝ่ายคลังสินค้า/ผู้ตรวจรับ |
| ส่งให้ | ผู้อนุมัติภายในองค์กร | คู่ค้า/ผู้ขาย (ภายนอก) | ฝ่ายบัญชี |
| ใช้ทำอะไร | ขออนุมัติซื้อ | ยืนยันคำสั่งซื้อกับ supplier | ยืนยันว่ารับสินค้าครบแล้ว |
| ประเภทเอกสาร | เอกสารภายใน | เอกสารภายนอก (มีผลทางสัญญา) | เอกสารภายใน |
| เกิดขึ้นตอนไหน | ก่อนสั่งซื้อ | ระหว่างสั่งซื้อ | หลังรับของ |
จุดสำคัญคือ PR อยู่ภายในองค์กร ส่วน PO ออกไปหาคู่ค้า และ GR ย้อนกลับเข้ามาเพื่อปิดรอบการจัดซื้อ
ขั้นตอนจัดซื้อครบวงจร: PR → PO → GR
เอกสารทั้ง 3 ตัวทำงานเชื่อมต่อกันเป็นลูกโซ่ ถ้าขาดตัวใดตัวหนึ่ง ระบบจัดซื้อจะไม่สมบูรณ์
Step 1: เปิดใบขอซื้อ (PR)
เมื่อแผนกใดต้องการสินค้าหรือบริการ พนักงานจะเปิดใบ PR ระบุรายการที่ต้องการพร้อมเหตุผล แล้วส่งให้หัวหน้าแผนกหรือผู้จัดการอนุมัติ ถ้าไม่อนุมัติ PR จะถูกส่งกลับให้แก้ไข หรือยกเลิก
ตัวอย่าง: บริษัท ข จำกัด (ชื่อสมมุติ) ธุรกิจนำเข้าอุปกรณ์สำนักงาน แผนกการตลาดต้องการผลิตสื่อโฆษณาชิ้นใหม่ จึงเปิด PR ขอซื้อบริการออกแบบจากฟรีแลนซ์ มูลค่า 15,000 บาท ระบุเหตุผลว่าเป็นแคมเปญไตรมาส 3 ส่งให้ผู้จัดการแผนกอนุมัติ ใช้เวลา 1 วันทำการก็ผ่าน เพราะมีงบประมาณรองรับอยู่แล้ว
Step 2: อนุมัติและออกใบสั่งซื้อ (PO)
เมื่อ PR ผ่านการอนุมัติ ทีมจัดซื้อจะเปรียบเทียบราคาจากคู่ค้าหลายราย เลือกรายที่เหมาะสม แล้วออกใบ PO ส่งไปยืนยันคำสั่งซื้อ โดย PO จะระบุรายละเอียดครบถ้วน ทั้งราคา จำนวน เงื่อนไขการจ่ายเงิน และวันส่งของ
ตัวอย่าง (ต่อจาก Step 1): ทีมจัดซื้อของบริษัท ข รับ PR ที่อนุมัติแล้ว เปรียบเทียบราคาจากฟรีแลนซ์ 3 ราย เลือกรายที่เสนอราคา 13,500 บาท พร้อมส่งงานภายใน 7 วัน แล้วออก PO เลขที่ PO-2026-0158 ส่งให้ฟรีแลนซ์ยืนยัน เมื่อฟรีแลนซ์ตอบรับ PO ฉบับนี้ก็มีผลเป็นสัญญาจ้างงาน
Step 3: รับสินค้าและทำ GR
เมื่อของมาถึง ฝ่ายคลังจะตรวจสอบว่าสินค้าตรงกับ PO หรือไม่ ถ้าตรงครบก็ทำ GR แล้วส่งเอกสารให้ฝ่ายบัญชีเพื่อจ่ายเงิน ถ้าสินค้าไม่ตรงหรือไม่ครบ จะต้องบันทึกข้อแตกต่างและติดต่อผู้ขายแก้ไขก่อน
ตัวอย่าง (ต่อจาก Step 2): ฟรีแลนซ์ส่งไฟล์งานออกแบบครบตามที่ตกลง แผนกการตลาดตรวจสอบแล้วตรงตาม PO-2026-0158 จึงทำ GR ยืนยันรับงาน แล้วส่ง GR ให้ฝ่ายบัญชีจ่ายเงิน 13,500 บาทให้ฟรีแลนซ์
ขั้นตอนนี้เรียกว่า 3-way matching คือการเทียบเอกสาร 3 ฉบับให้ตรงกันก่อนจ่ายเงิน
| เอกสาร | ข้อมูลที่ตรวจ | ออกโดย | ตัวอย่าง (บริษัท ข) |
|---|---|---|---|
| PO (ใบสั่งซื้อ) | รายการ ราคา จำนวนที่สั่ง | ทีมจัดซื้อ | PO-2026-0158: ออกแบบ 1 งาน, 13,500 บาท |
| GR (ใบรับสินค้า) | จำนวนที่รับจริง คุณภาพ | ผู้ตรวจรับ | ตรวจรับไฟล์งานครบ ตรง PO |
| Invoice (ใบแจ้งหนี้) | จำนวนเงินที่เรียกเก็บ | ผู้ขาย | ฟรีแลนซ์แจ้งหนี้ 13,500 บาท |
ถ้าเอกสารทั้ง 3 ฉบับตรงกัน ก็จ่ายเงินได้ทันที ถ้าไม่ตรง (เช่น Invoice เรียกเก็บเกิน หรือ GR ระบุว่าได้ของไม่ครบ) ต้องหาสาเหตุและแก้ไขก่อน
ปัญหาที่พบบ่อยในระบบ PR PO GR และวิธีแก้ไข
ระบบจัดซื้อที่ไม่เป็นระบบอาจทำให้เกิดปัญหาเหล่านี้
- PR ค้างรออนุมัตินาน — ผู้มีอำนาจไม่อยู่ออฟฟิศ หรือไม่มีระบบแจ้งเตือน ทำให้ซื้อของไม่ทัน วิธีแก้คือกำหนดเวลาอนุมัติให้ชัดเจน (เช่น ภายใน 2 วันทำการ) และใช้ระบบที่แจ้งเตือนอัตโนมัติ
- PO กับ GR ไม่ตรงกัน — สั่ง 100 ชิ้น แต่ได้รับ 80 ชิ้น ถ้าไม่ตรวจจับตั้งแต่ตอนรับของ จะกลายเป็นปัญหาตอนปิดบัญชี วิธีแก้คือทำ GR ทุกครั้งที่รับของ และเทียบกับ PO ทันที
- สั่งซื้อปากเปล่าไม่มี PR — บางบริษัทโทรสั่งของก่อน แล้วค่อยทำเอกสารทีหลัง ทำให้ตรวจสอบไม่ได้ว่าใครขอซื้อ วิธีแก้คือบังคับให้ทุกการจัดซื้อเริ่มจาก PR เสมอ แม้จะเป็นรายการเล็กน้อย
- เอกสารกระจัดกระจาย หาย้อนหลังลำบาก — PR อยู่ในอีเมล PO อยู่ใน Excel GR อยู่ในกระดาษ เวลาตรวจสอบย้อนหลังต้องหาจาก 3 ที่ วิธีแก้คือใช้ระบบเดียวที่เก็บเอกสารทุกตัวไว้ด้วยกัน
จัดการระบบจัดซื้อ PR PO GR ด้วยโปรแกรมบัญชี
ธุรกิจที่เริ่มมีออเดอร์เยอะขึ้น การจัดการ PR PO GR ด้วยกระดาษหรือ Excel อาจไม่เพียงพอ เพราะเอกสารหาย ข้อมูลไม่ sync กัน และตรวจสอบย้อนหลังลำบาก
ตัวอย่างปัญหาที่ SME เจอบ่อยเมื่อใช้ Excel จัดการ
- พนักงานคลังบันทึก GR ลงไฟล์หนึ่ง แต่ฝ่ายบัญชีดูอีกไฟล์ ข้อมูลไม่ตรงกัน
- ใบ PO ถูกส่งทางอีเมล เวลาหาย้อนหลังต้องค้นกล่องจดหมายทีละฉบับ
- ไม่มีระบบแจ้งเตือนเมื่อ PR ค้างรอนาน ทำให้ลืมติดตาม
โปรแกรมบัญชีออนไลน์อย่าง PEAK ช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ เพราะทุกเอกสารถูกสร้างและจัดเก็บในระบบเดียว ตั้งแต่สร้างใบสั่งซื้อ ติดตามสถานะ ไปจนถึงเชื่อมต่อกับระบบบัญชีโดยอัตโนมัติ ข้อมูลทุกอย่างอยู่บน Cloud เข้าถึงได้ทุกที่ ลดความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลซ้ำ และช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมการจัดซื้อแบบ real-time
สรุป: PR PO GR คือหัวใจของระบบจัดซื้อ
เมื่อเข้าใจว่า PO คืออะไร รวมถึง PR และ GR แล้ว สิ่งสำคัญคือนำไปใช้จริงในธุรกิจ เพราะระบบจัดซื้อที่ดีช่วยควบคุมต้นทุนและลดปัญหาเอกสารตกหล่น
สิ่งที่ควรเริ่มทำวันนี้
- กำหนดให้ทุกการจัดซื้อเริ่มจากใบ PR เสมอ ไม่ว่ามูลค่าเท่าไร
- ออกใบ PO ทุกครั้งก่อนสั่งซื้อจริง เพื่อมีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร
- ทำ GR เทียบกับ PO ทุกครั้งที่รับของ เพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อน
พร้อมยกระดับระบบจัดซื้อ? ทดลองใช้ PEAK ฟรี
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยสร้างใบสั่งซื้อ ติดตามสถานะเอกสาร และเชื่อมต่อกับระบบบัญชีอัตโนมัติ ทำให้ระบบจัดซื้อของธุรกิจคุณเป็นระเบียบตั้งแต่ PR จนถึง GR ทดลองใช้ PEAK ฟรี
คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับ PR PO GR
ใบ PO ใครเป็นคนออก?
ใบ PO ออกโดยฝ่ายจัดซื้อขององค์กร หลังจากได้รับใบ PR ที่อนุมัติแล้ว ในบริษัทขนาดเล็กที่ไม่มีฝ่ายจัดซื้อแยก เจ้าของกิจการหรือผู้จัดการอาจเป็นคนออก PO เอง
PO กับ Invoice ต่างกันอย่างไร?
PO เป็นเอกสารที่ “ผู้ซื้อ” ออกเพื่อแจ้งคำสั่งซื้อ ส่วน Invoice (ใบแจ้งหนี้) เป็นเอกสารที่ “ผู้ขาย” ออกเพื่อเรียกเก็บเงิน PO เกิดก่อนส่งของ ส่วน Invoice เกิดหลังส่งของ อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ใบแจ้งหนี้ Invoice คืออะไร
Purchase Order อ่านว่าอะไร?
Purchase Order อ่านว่า “เพอร์-เชส ออร์-เดอร์” เป็นภาษาอังกฤษ แปลว่า “ใบสั่งซื้อ” ในภาษาธุรกิจมักเรียกสั้นๆ ว่า “PO” (พี-โอ)
บริษัทเล็กต้องมีระบบ PR PO GR ไหม?
ไม่บังคับตามกฎหมาย แต่แนะนำอย่างยิ่ง แม้บริษัทมีพนักงาน 3-5 คน การมีระบบ PR PO GR แบบง่ายๆ (จะใช้กระดาษหรือ Excel ก็ได้) ช่วยให้รู้ว่าซื้ออะไร จากใคร ราคาเท่าไร ป้องกันการสั่งซื้อซ้ำหรือสั่งซื้อโดยไม่มีคนรับผิดชอบ
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
