สั่งของไปแต่ได้ไม่ตรงสเปก ผู้ขายบอกว่าไม่เคยตกลงราคานี้ ฝ่ายบัญชีหาหลักฐานไม่เจอว่าซื้ออะไรจากใคร ปัญหาเหล่านี้พบบ่อยในกลุ่มผู้ประกอบการ SME ที่ยังไม่มีระบบจัดซื้อเป็นลายลักษณ์อักษร
บทความนี้อธิบายทุกเรื่องตั้งแต่องค์ประกอบ ตัวอย่างฟอร์มจริง พร้อมข้อผิดพลาดที่ต้องระวัง
ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) คืออะไร
ใบสั่งซื้อ คือเอกสารที่ฝ่ายจัดซื้อออกให้ผู้ขาย เพื่อยืนยันรายการสินค้าหรือบริการ พร้อมระบุราคาและเงื่อนไขที่ต้องการสั่งซื้อ เมื่อผู้ขายได้รับใบ PO และตอบรับแล้ว เอกสารนี้จะมีผลเป็นข้อตกลงที่ทั้งสองฝ่ายต้องปฏิบัติตาม
หากลูกค้าเห็นด้วยกับใบเสนอราคา จะออกใบสั่งซื้อตอบกลับไป เอกสารทั้งสองจึงทำงานคู่กันในวงจรการซื้อขาย
ใบสั่งซื้อสำคัญอย่างไรต่อธุรกิจ
เอกสารฉบับนี้ช่วยให้กิจการควบคุมการจัดซื้อได้อย่างเป็นระบบ ลดปัญหาของหาย ของไม่ตรงสเปก และงบบานปลาย นอกจากนี้ยังเป็นหลักฐานอ้างอิงเมื่อเกิดข้อพิพาท ช่วยให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบรายจ่ายได้ง่ายขึ้น
เหตุผลที่กิจการควรออกเอกสารนี้ทุกครั้ง:
- ควบคุมงบประมาณ ทุกรายการต้องมีการอนุมัติก่อน เจ้าของกิจการเห็นค่าใช้จ่ายก่อนจ่ายจริง
- มีหลักฐานอ้างอิง ถ้าสินค้าไม่ตรงตามที่ตกลง ดึงใบ PO มาเทียบได้ทันที ไม่ต้องเถียงกันด้วยความจำ
- ฝ่ายบัญชีตรวจสอบง่าย ไม่ต้องถามว่าซื้ออะไร จากใคร เมื่อไร เพราะมีเอกสารกำกับทุกรายการ
- สร้างความน่าเชื่อถือกับคู่ค้า การมีระบบจัดซื้อเป็นลายลักษณ์อักษร ทำให้คู่ค้ามั่นใจว่าทำธุรกิจด้วยแล้วไม่มีปัญหา
องค์ประกอบและตัวอย่างใบสั่งซื้อที่ถูกต้อง
เอกสารที่สมบูรณ์ต้องมีข้อมูลครบถ้วนพอให้ผู้ขายอ่านจบแล้วเตรียมสินค้าได้ทันที
ข้อมูลผู้ซื้อและผู้ขาย
ส่วนบนของเอกสารต้องระบุข้อมูลของทั้งสองฝ่าย ได้แก่ ชื่อบริษัท ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี นอกจากนี้ต้องระบุเลขที่เอกสาร วันที่ออก และเอกสารอ้างอิง ข้อมูลเหล่านี้สำคัญเพราะใช้จับคู่กับใบแจ้งหนี้ในภายหลัง
รายละเอียดสินค้าหรือบริการ
ระบุรายการแยกทีละรายการ ไม่รวมทุกอย่างเป็นยอดเดียว
จากตัวอย่าง บริษัท ตัวอย่าง จำกัด (ชื่อสมมุติ) สั่งซื้อเฟอร์นิเจอร์สำนักงานจากผู้ขาย เลขที่เอกสาร PO-20260600001
| คำอธิบาย | จำนวน | ราคา | ส่วนลด | VAT | มูลค่าก่อนภาษี |
| โต๊ะทำงาน (P00005) | 20 | 2,000 | 0 | 7% | 40,000 |
มูลค่าที่คำนวณภาษี 7%: 40,000 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7%: 2,800 บาท จำนวนเงินทั้งสิ้น: 42,800 บาท
เงื่อนไขการชำระเงินและวันส่งมอบ
เงื่อนไขที่ต้องระบุ:
- ช่องทางชำระเงิน เช่น โอนเงินผ่านบัญชีธนาคาร
- เครดิตเทอม เช่น ชำระภายใน 30 วัน หรือชำระปลายเดือน
- วันที่ส่งมอบ กำหนดวันที่ต้องการรับสินค้า
- สถานที่จัดส่ง ระบุว่าส่งที่สาขาไหน หรือคลังสินค้าแห่งใด
ลายเซ็นและการอนุมัติ
ควรมีช่องลงนามทั้งฝ่ายผู้ซื้อ (ผู้ออกเอกสาร + ผู้อนุมัติ) และฝ่ายผู้ขาย (ผู้รับเอกสาร) พร้อมวันที่ลงนาม กฎหมายไม่ได้บังคับว่าต้องมีลายเซ็น แต่การลงนามช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือ และยืนยันว่าทั้งสองฝ่ายรับทราบเงื่อนไขแล้ว
ขั้นตอนการออกใบสั่งซื้ออย่างถูกต้อง
การออกใบสั่งซื้อมี 5 ขั้นตอนหลัก ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจเล็กหรือใหญ่ก็ใช้ขั้นตอนเดียวกัน
- ระบุความต้องการ — ฝ่ายที่ต้องการสินค้าแจ้งรายละเอียดว่าต้องการอะไร จำนวนเท่าไร ใช้เมื่อไร
- ขออนุมัติ — หัวหน้าหรือเจ้าของกิจการตรวจสอบว่าสิ่งที่สั่งจำเป็นจริงและอยู่ในงบประมาณ
- ออกใบ PO — ฝ่ายจัดซื้อสร้างเอกสาร ระบุข้อมูลครบตามหัวข้อด้านบน แล้วส่งให้ผู้ขาย
- ผู้ขายตอบรับ — ผู้ขายตรวจสอบรายละเอียดในใบ PO แล้วยืนยันว่ารับออเดอร์ได้
- ตรวจรับสินค้า — เมื่อสินค้าส่งมาถึง เทียบกับใบ PO ว่ารายการ จำนวน และสภาพตรงกัน ก่อนส่งต่อให้ฝ่ายบัญชี
เคล็ดลับ: เก็บสำเนาใบ PO ทุกฉบับไว้เป็นระบบ ไม่ว่าจะเป็นแฟ้มกระดาษหรือไฟล์ดิจิทัล ถ้ามีหลายรายการต่อเดือน แนะนำใช้โปรแกรมบัญชีแทน Excel เพราะค้นหาได้เร็วกว่าและลดโอกาสตกหล่น
ถ้าคุณใช้โปรแกรมบัญชี PEAK สามารถสร้างใบสั่งซื้อในระบบได้เลย ระบบจะเชื่อมข้อมูลกับใบแจ้งหนี้และการรับสินค้าให้อัตโนมัติ
ใบสั่งซื้อต่างจากใบแจ้งหนี้อย่างไร
ผู้ประกอบการมือใหม่มักสับสนระหว่างเอกสาร 2 ประเภทนี้ แต่แต่ละฉบับมีหน้าที่และจังหวะการออกต่างกัน
| เอกสาร | ออกเมื่อไร | หน้าที่ | ผลทางบัญชี |
| ใบสั่งซื้อ (PO) | ก่อนส่งมอบสินค้า | ยืนยันว่าต้องการซื้ออะไร | ยังไม่บันทึกค่าใช้จ่าย |
| ใบแจ้งหนี้ (Invoice) | หลังส่งมอบสินค้า | เรียกเก็บเงินค่าสินค้า | บันทึกเป็นเจ้าหนี้การค้า |
ตัวอย่างเช่น บริษัท ตัวอย่าง จำกัด (ชื่อสมมุติ) สั่งซื้อโต๊ะทำงาน 42,800 บาท เอกสารจะเรียงตามลำดับดังนี้:
- ออกใบสั่งซื้อ 42,800 บาท ให้ผู้ขายยืนยัน (ยังไม่บันทึกค่าใช้จ่าย)
- ผู้ขายส่งสินค้าพร้อมออกใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงิน
- ฝ่ายบัญชีจับคู่ใบ PO กับ Invoice ตรวจสอบว่ายอดเงินตรงกัน
- ถ้ายอดไม่ตรง ต้องตรวจสอบก่อนจ่ายเงิน อาจเป็นเพราะผู้ขายปรับราคาหรือมีค่าขนส่งเพิ่ม
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อออกใบสั่งซื้อ
หลายกิจการออกเอกสารแล้วเจอปัญหาภายหลัง สาเหตุส่วนใหญ่มาจากข้อมูลไม่ครบหรือไม่ชัดเจน ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย:
- ไม่ระบุเงื่อนไขการส่งมอบ ใส่แค่ชื่อสินค้ากับราคา แต่ไม่บอกว่าส่งเมื่อไร ส่งที่ไหน
- ราคาไม่ตรงกับใบเสนอราคา ผู้ขายเสนอราคา 100 บาท แต่ใบ PO เขียน 90 บาทเพราะคีย์ผิด กลายเป็นข้อพิพาท
- ไม่มีเลขที่ PO ทำให้ค้นหาย้อนหลังไม่ได้ จับคู่กับใบแจ้งหนี้ไม่ถูก
- ไม่ผ่านการอนุมัติ พนักงานออก PO เองโดยไม่ผ่านหัวหน้า งบประมาณบานปลายโดยไม่รู้ตัว
- สั่งซื้อซ้ำโดยไม่รู้ สินค้าเข้ามาเกินความต้องการ สต็อกบวม เงินจมโดยไม่จำเป็น
ธุรกิจเล็กจำเป็นต้องออกใบ PO ไหม
กฎหมายไม่ได้บังคับว่าทุกธุรกิจต้องออกใบ PO แต่ถ้าธุรกิจเริ่มมีการสั่งซื้อหลายรายการต่อเดือน หรือมีหลายคนดูแลเรื่องจัดซื้อ ใบ PO จะช่วยป้องกันความสับสนได้มาก
ตัวอย่างเช่น ร้านค้าส่งอุปกรณ์สำนักงานที่สั่งสินค้าเดือนละ 2-3 ครั้งจากเจ้าเดิม อาจยังไม่จำเป็น แต่ถ้าขยายเป็น 3 สาขาแล้วสั่งสินค้าจากหลายซัพพลายเออร์ ใบ PO จะช่วยให้ทุกสาขาสั่งของถูกต้อง ไม่ซ้ำ ไม่ขาด
สร้างใบสั่งซื้อออนไลน์ด้วยโปรแกรมบัญชี
การทำเอกสารด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยลดเวลาสร้างเอกสาร ลดความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลซ้ำ และเชื่อมต่อไปยังเอกสารอื่นได้อัตโนมัติ
ข้อดีของการใช้โปรแกรมออนไลน์:
- มีแบบฟอร์มสำเร็จรูป กรอกข้อมูลผู้ขายและรายการสินค้าแล้วออกเอกสารได้ทันที
- คำนวณราคารวม ส่วนลด และ VAT อัตโนมัติ ไม่ต้องคิดเลขเอง
- แปลงเป็นใบรับสินค้าหรือใบแจ้งหนี้ได้ในคลิกเดียว ไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ
- จัดเก็บบน Cloud ค้นหาย้อนหลังได้สะดวก
- กำหนดเลขที่เอกสารอัตโนมัติ ไม่ต้องกังวลเรื่องเลขที่ซ้ำ
เมื่อเทียบกับการทำเอง เช่น พิมพ์ใน Excel หรือ Word ข้อดีหลักคือข้อมูลผู้ขายและรายการสินค้าจะถูกบันทึกไว้ในระบบ ครั้งต่อไปไม่ต้องพิมพ์ใหม่ตั้งแต่ต้น ช่วยประหยัดเวลาเมื่อต้องออกเอกสารบ่อย
สรุป: ใบสั่งซื้อ
ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารพื้นฐานที่ช่วยให้การจัดซื้อมีระบบ มีหลักฐานอ้างอิง และตรวจสอบได้ ควรออกเอกสารทุกครั้งที่สั่งซื้อจากคู่ค้า ระบุองค์ประกอบให้ครบ โดยเฉพาะรายละเอียดสินค้า ราคา เงื่อนไขการชำระ และวันส่งมอบ
จัดการเอกสารจัดซื้อให้เป็นระบบด้วย PEAK
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยให้กิจการสร้างใบสั่งซื้อได้สะดวก มีแบบฟอร์มพร้อมใช้ เชื่อมข้อมูลกับใบแจ้งหนี้และการรับสินค้าอัตโนมัติ
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบสั่งซื้อ
ใบสั่งซื้อ ภาษาอังกฤษเรียกว่าอะไร
ใบสั่งซื้อ ภาษาอังกฤษ คือ Purchase Order ย่อว่า PO อ่านว่า “พี-โอ” เป็นคำที่ใช้กันทั่วโลกในวงการธุรกิจ คำศัพท์ที่เกี่ยวข้อง เช่น PO Number (เลขที่ใบสั่งซื้อ) Delivery Date (วันส่งมอบ) Payment Terms (เงื่อนไขการชำระเงิน)
PO กับ PR ต่างกันตรงไหน
ใบสั่งซื้อ (PO) คือเอกสารที่ส่งให้ผู้ขายเพื่อยืนยันการซื้อ ส่วนใบขอซื้อ (PR หรือ Purchase Requisition) คือเอกสารภายในที่พนักงานใช้ขออนุมัติก่อนจะออก PO
อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่บทความ PR PO GR คืออะไร
ใบสั่งซื้อมีผลทางกฎหมายไหม
ใบ PO ที่ลงลายเซ็นทั้งสองฝ่ายแล้ว ถือเป็นข้อตกลงที่มีผลผูกพัน หากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งไม่ปฏิบัติตาม อีกฝ่ายสามารถใช้ใบ PO เป็นหลักฐานเรียกร้องค่าเสียหายได้
แต่ในทางปฏิบัติ ธุรกิจส่วนใหญ่จะเจรจาตกลงกันก่อนถึงขั้นฟ้องร้อง
ใบ PO ต้องเก็บกี่ปี
เอกสารทางบัญชี รวมถึงใบสั่งซื้อ กฎหมายกำหนดให้เก็บไม่น้อยกว่า 5 ปี นับจากวันปิดบัญชี (พ.ร.บ. การบัญชี 2543 มาตรา 14) แนะนำเก็บไว้ 7-10 ปี เพราะหน่วยงานรัฐอาจเรียกตรวจสอบย้อนหลังได้ อ่านรายละเอียดเพิ่มได้ที่บทความเอกสารบัญชีต้องเก็บกี่ปี
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
