ในการดำเนินธุรกิจการควบคุมการสั่งซื้อสินค้าและบริการให้มีระบบ ธุรกิจจะสามารถบริหารต้นทุนได้ดีมากขึ้น โดยเฉพาะระบบเอกสารอย่างใบสั่งซื้อ หรือ PO ที่มีรายละเอียดในการสั่งซื้อชัดเจนสามารถตรวจสอบได้ง่าย ทำให้วางแผนควบคุมค่าใช้จ่ายได้ดีขึ้น ซึ่งเอกสารสำคัญนี้จะมีรายละเอียดอะไรบ้างเราไปดูตัวอย่างที่จะช่วยให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นกัน
ใบสั่งซื้อ PO สำคัญอย่างไรกับธุรกิจ
การแข่งขันทางธุรกิจที่สูงขึ้นในปัจจุบัน ทำให้ธุรกิจควรให้ความสำคัญกับการบริหารจัดการต้นทุนและการควบคุมการจัดซื้อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการใช้ใบสั่งซื้อ PO ที่เป็นวิธีการควบคุมค่าใช้จ่ายให้ง่ายขึ้น มาดูกันว่าใบสั่งซื้อมีความสำคัญต่อธุรกิจอย่างไรบ้าง
ช่วยควบคุมงบประมาณ
ใบสั่งซื้อ PO ช่วยให้องค์กรรู้ที่มาของค่าใช้จ่าย และควบคุมการใช้จ่ายของบริษัทได้ดีขึ้น เนื่องจากทุกการสั่งซื้อจะต้องได้รับการอนุมัติและตรวจสอบตามขั้นตอน ทำให้สามารถป้องกันการใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นและเกินงบประมาณได้ นอกจากนี้ ยังช่วยในการวางแผนการเงินและการจัดการกระแสเงินสดขององค์กร
สร้างความโปร่งใส
ใบสั่งซื้อ PO ทำให้กระบวนการจัดซื้อมีความโปร่งใส และลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น เนื่องจากทุกรายการมีการบันทึกและตรวจสอบได้ อีกทั้ง ยังเป็นหลักฐานการตรวจสอบบัญชีภายในอีกด้วย
เพิ่มประสิทธิภาพการจัดซื้อ
ใบสั่งซื้อ PO ช่วยให้กระบวนการจัดซื้อมีระบบและมาตรฐาน ทำให้การติดต่อกับผู้ขายมีความชัดเจน เปรียบเทียบราคากับผู้ขายรายต่างๆ ได้ ทำให้การสั่งซื้อมีความผิดพลาดน้อยลง และช่วยให้การจัดส่งสินค้าเป็นไปตามกำหนดเวลา
ใบสั่งซื้อ PO คืออะไร แตกต่างจากขอซื้อ PR อย่างไร
ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง มีเอกสารสำคัญสองประเภทที่มักสร้างความสับสนให้กับผู้ประกอบการ นั่นคือใบสั่งซื้อ (PO) และใบขอซื้อ (PR) แม้จะมีความเกี่ยวข้องกัน แต่มีวัตถุประสงค์และการใช้งานที่แตกต่างกัน มาทำความเข้าใจแต่ละประเภทกัน
ใบสั่งซื้อ PO คือ
ใบสั่งซื้อหรือ Purchase Order (PO) เป็นเอกสารทางธุรกิจที่ออกโดยฝ่ายจัดซื้อขององค์กร เพื่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ขาย (Supplier) อย่างเป็นทางการ ใบสั่งซื้อ PO จะถูกจัดทำขึ้นหลังจากที่ใบขอซื้อ (PR) ได้รับการอนุมัติแล้ว โดยจะมีรายละเอียด เช่น ราคา การชำระเงิน ชนิดสินค้า จำนวนและการจัดส่ง เมื่อผู้ขายได้รับใบสั่งซื้อ PO และยอมรับเงื่อนไข สัญญานี้จะมีผลตามกฎหมายที่ต้องปฏิบัติตาม การออกใบสั่งซื้อ PO ผู้มีอำนาจต้องอนุมัติก่อน เพื่อควบคุมการใช้จ่ายและป้องกันการทุจริต
ใบขอซื้อ PR คือ
ใบขอซื้อหรือ Purchase Requisition (PR) เป็นเอกสารภายในองค์กรที่แผนกต่าง ๆ ใช้แจ้งความต้องการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการไปยังฝ่ายจัดซื้อ โดยระบุรายละเอียดสินค้าที่ต้องการ เหตุผล และงบประมาณที่ต้องใช้ เอกสาร PR หัวหน้าแผนกหรือผู้มีอำนาจจะต้องตรวจสอบและอนุมัติก่อน เพื่อยืนยันความจำเป็นและความเหมาะสมของการจัดซื้อ ระบบ PR ช่วยควบคุมการใช้จ่ายและป้องกันการสั่งซื้อที่ไม่จำเป็น รวมถึงป้องกันการทุจริตของพนักงานและผู้ขาย
ข้อมูลที่ต้องมีในใบสั่งซื้อ
ใบสั่งซื้อ PO ที่สมบูรณ์ต้องประกอบด้วยข้อมูลสำคัญที่ครบถ้วน เริ่มจากข้อมูลพื้นฐานของทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย ได้แก่ ชื่อบริษัท ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี รายละเอียดการสั่งซื้อต้องระบุชนิดสินค้า คุณสมบัติ จำนวน ราคาต่อหน่วย และราคารวม นอกจากนี้ ยังต้องมีเงื่อนไขการชำระเงิน กำหนดการจัดส่ง และลายเซ็นผู้มีอำนาจอนุมัติ การระบุข้อมูลให้ครบถ้วนช่วยลดข้อผิดพลาดและข้อพิพาทในอนาคต
ตัวอย่างใบสั่งซื้อ และ ตัวอย่างใบขอซื้อ
เพื่อให้เข้าใจรูปแบบและองค์ประกอบของเอกสารทั้งสองประเภทได้ชัดเจนยิ่งขึ้น เราได้รวบรวมตัวอย่างใบสั่งซื้อ PO และใบขอซื้อ PR ที่มีการใช้งานจริงในองค์กรมาให้ดูกัน
การจัดการระบบเอกสารการสั่งซื้อที่มีประสิทธิภาพ ช่วยควบคุมการใช้จ่าย ป้องกันการทุจริต และสร้างความโปร่งใสในกระบวนการจัดซื้อขององค์กรได้ดีขึ้น เจ้าของธุรกิจจึงควรเข้าใจและใช้ประโยชน์จากใบสั่งซื้อ PO อย่างเต็มที่
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ รองรับการสร้าง ใบสั่งซื้อ (PO) ได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้คุณจัดการคำสั่งซื้อจากผู้จัดจำหน่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบสามารถบันทึกและติดตามข้อมูลการสั่งซื้อ สินค้า และเงื่อนไขการชำระเงิน พร้อมทั้งสามารถเชื่อมโยงกับใบส่งสินค้าและใบแจ้งหนี้ได้ทันที ทำให้การจัดการธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่นและมีระบบมากยิ่งขึ้น
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
