รวม 6 เรื่องที่ผู้ประกอบการควรรู้เกี่ยวกับสลิปเงินเดือน

สลิปเงินเดือน นับว่าเป็นหนึ่งในเอกสารที่เจ้าของธุรกิจจำเป็นต้องออกให้พนักงานที่ได้รับเงินเดือนเป็นประจำทุกสิ้นเดือน หลังจากที่มีการจ่ายเงินเดือนเรียบร้อยแล้วเพื่อเป็นหลักฐาน ด้วยเหตุนี้เจ้าของธุรกิจควรต้องเข้าใจถึงความสำคัญ และรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารประเภทนี้ด้วยเช่นเดียวกัน ในบทความนี้เราจึงได้รวบรวมความรู้เกี่ยวกับสลิปเงินเดือน สำหรับเจ้าของธุรกิจโดยเฉพาะ

สลิปเงินเดือนคืออะไร?

สลิปเงินเดือน คือ เอกสารใบเสร็จที่บริษัทจำเป็นต้องออกให้พนักงานทุกครั้งเมื่อมีการจ่ายเงินเดือนให้แก่พนักงานในแต่ละเดือน ซึ่งสลิปเงินเดือนสามารถออกโดยฝ่าย HR, บัญชี, หรือผู้ที่ได้รับมอบอำนาจ ซึ่งข้อมูลภายในสลิปเงินเดือนประกอบไปด้วยข้อมูลของเงินเดือนที่พนักงานได้รับในเดือนนั้น ๆ โดยจะมีการแจงรายละเอียดของเงินได้ เช่น เงินเดือน, เงินค่าเดินทาง, ค่าทำ OT, รวมไปถึงค่าใช้จ่ายที่ได้ทำการหักออกจากเงินเดือนอย่างเช่น เงินประกันสังคมนั่นเอง

ซึ่งวิธีการออกสลิปเงินเดือนบางบริษัทใช้เป็นสลิปเงินเดือนแบบออนไลน์ส่งให้ทางอีเมลเพียงอย่างเดียว แต่บางที่ก็มีทั้งสลิปแบบคาร์บอนเป็นซองปิดผนึกให้พนักงาน และมีสลิปเงินเดือนส่งให้ทางออนไลน์ด้วยเช่นเดียวกัน ขึ้นอยู่กับความสะดวกของผู้รับผิดชอบ แต่อย่างน้อยในแต่ละเดือนจำเป็นต้องมีการส่งมอบเอกสารนี้ให้พนักงานด้วย

1. สลิปเงินเดือนต้องออกเมื่อไร?

โดยทั่วไปแล้วฝ่ายบุคคลจะส่งเอกสารสลิปเงินเดือนให้พนักงานหลังจากที่ทำการโอนเงินเรียบร้อยภายในวันเดียวกันหรือส่งให้หลังจากนั้นได้ ยกตัวอย่างเช่น เงินเดือนเข้าบัญชีพนักงานช่วงเช้าของวันจันทร์ที่ 31 พนักงานควรจะได้รับเอกสารเมื่อถึงช่วงเวลาทำงานในวันนั้น ทั้งนี้ใน SME บางบริษัทที่จำนวนพนักงานไม่เยอะมากยังใช้วิธีการโอนเงินด้วยตัวเองอยู่ อาจมีการส่งสลิปเงินเดือนให้ตามหลังขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัทแต่ละที่ อย่างไรก็ตามหากไม่ได้รับตามกำหนด สามารถขอกับแผนกที่เกี่ยวข้องได้

2. ข้อมูลสำคัญที่ต้องมีในสลิปเงินเดือน

ภายในสลิปเงินเดือน นอกเหนือจากที่เราเกริ่นไปก่อนหน้านี้ว่าจำเป็นต้องมีรายละเอียดเกี่ยวกับเงินเดือนที่พนักงานได้รับในเดือนดังกล่าว ที่ซึ่งต้องแจกแจงทั้งเงินเดือนตามแต่ละรูปแบบ รวมไปถึงจำนวนเงินที่ได้ทำการหักออก ในสลิปเงินเดือนยังจำเป็นต้องมีข้อมูลบริษัท, ผู้รับเงิน, วันที่ระบุชัดเจน และการสรุปรายได้ของเดือนดังกล่าวระบุไว้อย่างครบถ้วน

สำหรับข้อมูลที่ต้องมีในสลิปเงินเดือนประกอบไปด้วย 8 ส่วนสำคัญดังนี้

1. หัวกระดาษระบุชัดเจนว่าเป็น “สลิปเงินเดือน / Pay Slip” หรือ “ใบจ่ายเงินเดือน / Pay Slip”
2. ข้อมูลของบริษัท
3. ข้อมูลของพนักงาน
4. รอบการจ่ายเงินเดือน
5. วันที่ทำการจ่ายเงินเดือน
6. รายได้ของพนักงาน โดยทำการแจงรายละเอียดของรายรับทั้งหมด เช่น เงินเดือน ค่า OT ค่าเดินทาง
7. รายละเอียดการหักรายรับของพนักงานทั้งหมด เช่น เงินค่าประกันสังคม เงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
8. สรุปรายได้สุทธิที่พนักงานได้รับในเดือนนั้น

หรืออาจมีการเพิ่มข้อมูลรายได้สะสม หรือจำนวนเงินหักประกันสังคมสะสม เพื่อเพิ่มรายละเอียดให้ครบถ้วนมากยิ่งขึ้น

3. สลิปเงินเดือนคาร์บอน vs สลิปเงินเดือนออนไลน์

ปกติสลิปเงินเดือนจะมีให้พนักงานสองรูปแบบด้วยกัน โดยมีทั้งสลิปเงินเดือนแบบคาร์บอนปิดผนึกที่หลายบริษัทอาจคุ้นเคยกัน โดยเฉพาะบริษัทที่ดำเนินธุรกิจมานาน และใช้สลิปคาร์บอนมาโดยตลอด ซึ่งสลิปแบบคาร์บอนจะมีการปิดผนึก และลายน้ำของบริษัท ทำให้มีความน่าเชื่อถือ 

แต่ในช่วงที่ผ่านมา เมื่อมีการปรับใช้ระบบออนไลน์กันมากขึ้น หลายบริษัทจึงเริ่มหันมาใช้สลิปเงินเดือนรูปแบบออนไลน์ที่จะส่งให้พนักงานผ่านทางอีเมลบริษัท โดยจะเป็นไฟล์ที่ใส่รหัสเพื่อเป็นการป้องกันข้อมูลเงินเดือนของพนักงานคล้ายกับการปิดผนึกสลิปเงินเดือนคาร์บอนนั่นเอง โดยรูปแบบออนไลน์จะมีความสะดวกในการออกเอกสาร จัดเก็บ และจัดส่งได้คล่องตัวมากกว่าแบบกระดาษคาร์บอน ทั้งนี้อาจมีข้อจำกัดเล็กน้อย เพราะจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์โทรศัพท์มือถือ หรือคอมพิวเตอร์ในการเปิดเอกสาร หรือบางบริษัทที่มีผู้สูงอายุอยู่เยอะ ไม่ถนัดกับการใช้ระบบอีเมล การส่งเอกสารออนไลน์ 100% อาจไม่ตอบโจทย์เท่าที่ควร ในหลายที่จึงเลือกส่งให้พนักงานทั้ง 2 แบบ

4. สลิปเงินเดือน ใช้ทำอะไรได้บ้าง?

สำหรับผู้ประกอบการสลิปเงินเดือนอาจมีไว้เพียงเพื่อเป็นหลักฐานการจ่ายเงินเดือนให้พนักงาน แต่สำหรับพนักงานแล้วสลิปเงินเดือนสามารถนำไปใช้เป็นเอกสารประกอบการทำธุรกรรมด้านการเงินได้หลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็นการทำบัตรเครดิต หรือการขอสินเชื่อกับทางธนาคาร ซึ่งสลิปเงินเดือนจะใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจของธนาคารว่า พนักงานคนดังกล่าวมีเงินเดือนชัดเจน และสามารถจ่ายค่าบัตร หรือจ่ายสินเชื่อไหว รวมไปถึงจำนวนวงเงินที่ธนาคารจะอนุมัติให้ก็มักมีการดูสลิปเงินเดือนประกอบการพิจารณาเช่นกัน

นอกจากนี้อาจมีบางกรณีที่เอกสารสลิปเงินเดือนจำเป็นต้องใช้ในการประกอบการยื่นภาษีของพนักงาน เพื่อเป็นข้อมูลที่มาของรายได้ ในกรณีที่สรรพากรเรียกขอเอกสารเพิ่มเติม

5. พนักงานสัญญาจ้างก็ออกสลิปเงินเดือนได้

บางบริษัทมีการจ้างพนักงานแบบสัญญาจ้าง หรือจ้างฟรีแลนซ์ตามแต่ละโปรเจกต์ ซึ่งการจ้างพนักงานรูปแบบดังกล่าวก็สามารถออกสลิปเงินเดือนให้ได้เช่นกัน แต่บางบริษัทอาจไม่ได้มีการทำเอกสารตรงนี้ให้เป็นปกติเหมือนกับพนักงานประจำที่ได้รับเงินเดือน อย่างไรก็ตามพนักงานสัญญาจ้างสามารถขอเอกสารสลิปเงินเดือนหลังจากมีการจ่ายเงินเมื่อเสร็จงานได้ โดยผู้ออกเอกสารอาจระบุระยะเวลาวันที่ในรอบการจ่ายเงินเดือนตามวันที่ทำงานได้เช่นกัน หรืออาจระบุเพิ่มเติมในหมายเหตุ

6. เหตุผลที่ผู้ประกอบการควรใช้สลิปเงินเดือนออนไลน์

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าทุกวันนี้ หลายภาคส่วนไม่ว่าเอกชนหรือภาครัฐหันมาใช้ระบบออนไลน์กันทั้งสิ้น เพื่อเป็นการอำนวยความสะดวกในการดำเนินการธุรกรรมต่าง ๆ ให้ทำได้ง่ายมากยิ่งขึ้น ซึ่งการส่งสลิปเงินเดือนออนไลน์ให้พนักงานก็สามารถช่วยอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานที่ต้องดำเนินการส่วนนี้ หรือบางธุรกิจที่ผู้ประกอบการเป็นคนทำเงินเดือนเอง การออกสลิปเงินเดือนออนไลน์ก็จะช่วยลดภาระงานลงไปได้บางส่วนส่วน เช่น การปริ้นท์เอกสาร การจัดเก็บเอกสาร หรือการค้นหาเอกสาร ที่อาจเป็นงานจุกจิกและยุ่งยาก ทำให้ผู้ประกอบการไม่สามารถโฟกัสกับการพัฒนาธุรกิจได้เต็มที่ หรือในกรณีที่ผู้ประกอบการไม่ได้ทำเอกสารด้วยตัวเอง การใช้สลิปเงินเดือนออนไลน์ก็ช่วยลดรายจ่ายแฝงจากการที่ต้องจัดเก็บเอกสาร และลดความยุ่งยากในการทำงานเอกสารของพนักงานลงไปได้

คำแนะนำของเราอาจเลือกใช้สลิปเงินเดือนออนไลน์เป็นมาตรฐานที่ส่งให้พนักงานเป็นประจำทุกเดือน แต่หากพนักงานอยากได้สลิปเงินเดือนแบบคาร์บอน เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือในการนำไปใช้ทำธุรกรรมต่าง ๆ สามารถขอล่วงหน้ากับฝ่ายที่เกี่ยวข้องเพื่อทำการออกเอกสารในเดือนดังกล่าวได้ แบบนี้ก็สามารถช่วยลดความยุ่งยากในการทำงานลงไปได้พอสมควรเลยทีเดียว

ออกสลิปเงินเดือนออนไลน์ด้วย PEAK

ผู้ประกอบการท่านไหนที่อยากปรับเปลี่ยนมาใช้สลิปเงินเดือนออนไลน์ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ก็สามารถออกเอกสารส่วนนี้ให้พนักงานได้ ซึ่งเรามาพร้อมกับโปรแกรม PEAK Payroll ช่วยดูแลเรื่องการจ่ายเงินเดือนให้พนักงาน เพิ่มความสะดวก ลดเวลาทำงาน ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาด สามารถปรับใช้ภายในบริษัทได้ง่าย มาพร้อมคู่มือการใช้งานทำตามได้ทันที

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine