หนังสือรับรองรายได้ คืออะไร? รวมทุกเรื่องที่ควรรู้

หนังสือรับรองรายได้ เป็นเอกสารจำเป็นที่ผู้ประกอบการต้องรู้ เพราะนับเป็นเอกสารสำคัญสำหรับพนักงานในการนำไปใช้ยื่นทำธุรกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเงิน หรือเพื่อเป็นการยืนยันสถานะพนักงาน แต่ถ้าผู้ประกอบการไม่รู้จักเอกสารนี้ดี ออกให้ผิด หรือข้อมูลไม่ครบถ้วน ก็อาจทำให้พนักงานไม่สามารถใช้เอกสารดังกล่าวได้ และเกิดปัญหาตามมา ในบทความนี้เราเลยขอพาทุกท่านไปทำความรู้จักกับหนังสือรับรองรายได้ และข้อมูลสำคัญที่ต้องมี

ทำความรู้จัก หนังสือรับรองรายได้

หนังสือรับรองรายได้ คือ หนังสือที่มักนำไปใช้เป็นหลักฐานในการยืนยันสถานะการเป็นพนักงาน หรือจำนวนเงินเดือนเพื่อแสดงสถานะความมั่นคงทางการเงิน เพราะในเอกสารจะระบุรายได้ของบุคคลดังกล่าวประกอบไปด้วย เงินเดือน เงินพิเศษ หรือโบนัส ซึ่งมักเป็นเอกสารที่จำเป็นต้องใช้เมื่อขอทำธุรกรรมทางการเงิน สมัครบัตรเครดิต กู้เงิน หรือในบางครั้งใช้เป็นหลักฐานประกอบเวลาขอวีซ่าเพื่อเดินทางไปต่างประเทศได้เช่นกัน

ซึ่งหนังสือรับรองรายได้มักเป็นรูปแบบของหนังสือรับรองเงินเดือน สำหรับพนักงานประจำ หรือหนังสือรับรองการหักภาษี ณ​ ที่จ่ายสำหรับพนักงานอิสระ

ข้อมูลที่ต้องมีในหนังสือรับรองรายได้

ข้อมูลในหนังสือรับรองรายได้มีความสำคัญและต้องระบุทั้งหมดให้ถูกต้องครบถ้วนเพื่อให้เอกสารนั้นสามารถใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกรรมต่าง ๆ ของพนักงานได้ โดยเอกสารหนังสือรับรองรายได้ ในรูปแบบที่เป็น หนังสือรับรองเงินเดือน สำหรับออกให้พนักงานประจำต้องมีข้อมูลดังนี้

• ระบุชัดเจนที่หัวเอกสารว่า “หนังสือรับรองเงินเดือน”
• ชื่อของบริษัท
• ชื่อ นามสกุล และตำแหน่งของพนักงาน
• อัตราเงินเดือน ณ วันที่ออกเอกสาร
• วันเริ่มต้นทำงานของพนักงานจนถึงปัจจุบัน
• วัตถุประสงค์ของการใช้เอกสาร
• วันที่ออกเอกสาร
• ลงลายมือชื่อผู้มีอำนาจออกเอกสาร และลงตราประทับบริษัท

ซึ่งข้อมูลเหล่านี้นายจ้างสามารถทำเป็นร่างเอกสารที่เว้นพื้นที่สำหรับกรอกข้อมูลต่าง ๆ ได้ เพื่อเวลาที่ต้องออกเอกสารให้พนักงานจริง ๆ สามารถทำได้ง่ายและรวดเร็ว ไม่ต้องพิมพ์เอกสารใหม่ทุกครั้ง

โดยจากตัวอย่างจะเป็น หนังสือรับรองเงินเดือน ที่เป็นเอกสารรับรองรายได้สำหรับพนักงานประจำ แต่ในกรณีที่เป็นพนักงานอิสระก็สามารถออกเอกสารรับรองรายได้ให้ได้เช่นเดียวกัน

หนังสือรับรองรายได้สำหรับพนักงานอิสระ

บางบริษัทที่มีการว่าจ้างพนักงานอิสระ หรือ พนักงานฟรีแลนซ์ในการทำงาน โดยพนักงานอิสระที่บริษัทดังกล่าวว่าจ้างก็มีสิทธิ์ที่จะขอหนังสือรับรองรายได้ได้เช่นเดียวกัน โดยเอกสารนี้จะเป็นรูปแบบของเอกสาร 50 ทวิ หรือหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ซึ่งสามารถใช้เป็นหลักฐานในการรับรองรายได้ของพนักงานฟรีแลนซ์ในการทำธุรกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องได้ แต่ในขณะเดียวกันก็ใช้ในการจัดการด้านภาษี อย่างการยื่นขอคืนภาษีได้เช่นเดียวกัน

ซึ่งในเอกสาร 50 ทวิจะมีรูปแบบกำหนดมาโดยกรมสรรพากร สามารถนำข้อมูลไปกรอกได้เลย ทั้งนี้อย่าลืมตรวจสอบข้อมูลให้เรียบร้อยก่อนส่งมอบให้พนักงานเพื่อความถูกต้อง โดยในส่วนของวิธีการออก 50 ทวิ สามารถทำได้ผ่านโปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับด้านการบริหารบุคคล ที่สามารถลงบันทึกบัญชีและออกเอกสาร 50 ทวิได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และสามารถส่งผ่านอีเมลได้อีกด้วย

โดยปกติแล้วหากเป็นพนักงานอิสระ ผู้ประกอบการต้องออกหนังสือ 50 ทวิให้พนักงานทันทีหลังจากที่ทำการจ่ายเงินและหักภาษี ณ ที่จ่ายเรียบร้อยแล้วนั่นเอง

หนังสือรับรองรายได้ต้องออกเมื่อไหร่ และใครเป็นผู้ออกหนังสือรับรองรายได้

หนังสือรับรองรายได้ ในกรณีที่เป็นหนังสือรับรองเงินเดือนออกให้พนักงานประจำสามารถออกได้เมื่อมีพนักงานขอ และเป็นหน้าที่ของผู้มีอำนาจในบริษัทสามารถเป็นฝ่ายบุคคล หรือฝ่ายบัญชีขึ้นอยู่กับการมอบหมาย โดยการออกหนังสือรับรองรายได้ ก็เป็นอีกหนึ่งเอกสารที่ต้องให้ความสำคัญในรายละเอียดความถูกต้อง และจำเป็นต้องลงลายมือชื่อของผู้มีอำนาจ หรือลงตราประทับทุกครั้ง เพราะหากมีการปลอมแปลงเอกสารเกิดขึ้น อาจส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของบริษัทได้ นอกจากนี้ยังเป็นการเพิ่มความน่าเชื่อถือให้เอกสารทำให้พนักงานสามารถนำไปใช้ได้ง่ายมากยิ่งขึ้น

แต่ในส่วนของพนักงานอิสระ โดยปกติผู้ว่าจ้างต้องออกเอกสาร 50 ทวิให้หลังจากที่ทำการจ่ายเงินและหักภาษี​ ณ ที่จ่ายเสร็จสิ้น และในส่วนของผู้ออกเอกสารก็เป็นหน้าที่ของผู้ได้รับมอบหมาย ขึ้นอยู่กับการจัดการภายในของแต่ละธุรกิจ

หลังจากออกเอกสารแล้วหนังสือรับรองรายได้มีอายุการใช้งานถึงเมื่อไหร่?

รายได้ของพนักงานสามารถเปลี่ยนแปลงได้ และรวมไปถึงการเปลี่ยนงานของพนักงานเช่นกัน ดังนั้นหนังสือรับรองเงินเดือนจึงมีการกำหนดอายุการใช้งาน ที่หนังสือแต่ละฉบับนั้นสามารถนำไปใช้ในการยื่นทำธุรกรรม หรือใช้เป็นหลักฐานได้ โดยอายุของหนังสือรับรองรายได้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการใช้งาน โดยสามารถแบ่งได้เป็นสามส่วนดังนี้

• หนังสือรับรองรายได้ที่ใช้สำหรับการยื่นทำธุกรรมกับธนาคาร เช่น ขอสินเชื่อ เปิดบัตรเครดิต สามารถใช้เอกสารที่มีอายุไม่เกิน 30 วันนับจากวันที่ออกเอกสาร
• หนังสือรับรองรายได้ที่ใช้สำหรับการยื่นขอวีซ่า สามารถใช้เอกสารที่มีอายุไม่เกิน 30 วันนับจากวันที่ออกเอกสาร
• หนังสือรับรองรายได้ที่ใช้สำหรับการยื่นติดต่อกับราชการ สามารถใช้เอกสารที่มีอายุไม่เกิน 90 วันนับจากวันที่ออกเอกสาร

หนังสือรับรองรายได้สามารถนำไปใช้ทำอะไรได้บ้าง?

โดยส่วนใหญ่การขอหนังสือรับรองรายได้ของพนักงาน มักนำไปใช้ในวัตถุประสงค์ด้านการทำธุรกรรมการเงินกับธนาคาร เพราะหนังสือรับรองรายได้ใช้เป็นหลักฐานรายได้ของพนักงานว่ามีเงินรายเดือน สามารถชำระสินเชื่อหรือบัตรเครดิตได้จริงตามที่กำหนด รวมไปถึงวงเงินบัตรเครดิตที่ทางธนาคารจะให้ก็ขึ้นอยู่กับเงินเดือนในหนังสือรับรองรายได้ของพนักงานเช่นกัน

ในส่วนของกรณีการยื่นขอวีซ่า หลายครั้งก็ใช้หนังสือรับรองรายได้เช่นเดียวกัน เพราะนอกจากช่วยแสดงความมั่นคงด้านการเงิน ก็ช่วยเป็นหลักฐานยืนยันได้ด้วยว่าบุคคลดังกล่าวมีอาชีพอยู่ในประเทศไทย เพิ่มโอกาสในการพิจารณาให้วีซ่าของประเทศนั้น ๆ ได้ นอกจากนี้อาจมีเอกสารอื่นประกอบ เช่น เอกสารรับรองการทำงาน

ข้อควรระวังในการออกหนังสือรับรองรายได้

หนังสือรับรองรายได้มักใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกรรมต่าง ๆ ของพนักงาน เพราะฉะนั้นในฐานะนายจ้างก็ควรที่จะต้องให้ความสำคัญกับรายละเอียดในเอกสาร เพื่อให้ข้อมูลได้อย่างถูกต้อง และพนักงานสามารถนำเอกสารดังกล่าวไปใช้เป็นหลักฐานตามจุดมุ่งหมายได้จริง

ด้วยเหตุผลนี้ทำให้ข้อควรระวังที่ผู้ประกอบการ หรือผู้มีอำนาจในการออกเอกสารควรให้ความสำคัญ คือ ข้อมูลในเอกสารที่ต้องใส่ให้ถูกต้องทั้งหมด และมีการลงนามอย่างชัดเจนเพื่อยืนยันความถูกต้องของเอกสารสามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานได้จริง

ออกหนังสือรับรองรายได้อย่างไร ให้สะดวก รวดเร็วมากที่สุด

การออกหนังสือรับรองรายได้ ถึงแม้จะดูไม่ใช่งานที่ใช้เวลาหรือซับซ้อนมาก แต่ถ้าจำเป็นต้องออกหลาย ๆ ครั้งก็กินเวลาการทำงานของผู้รับผิดชอบไปพอสมควร ดังนั้นเพื่อให้การออกเอกสารนี้ง่ายยิ่งขึ้นเราแนะนำให้มีการทำรูปแบบเตรียมไว้ สามารถกรอกข้อมูลและพิมพ์เอกสารได้สะดวกขึ้นนั้นเอง
ในส่วนของธุรกิจที่มีการจ้างพนักงานอิสระต้องออกใบ 50 ทวิให้อยู่แล้ว และพนักงานอิสระสามารถนำเอกสารนี้ไปใช้เป็นหนังสือรับรองรายได้ แนะนำให้ใช้โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ PEAK ที่มีฟีเจอร์ในการออกเอกสาร 50 ทวิได้อย่างรวดเร็ว พร้อมส่งผ่านอีเมลหรือพิมพ์ออกมาเป็นเอกสาร ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยากเพื่อประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine