ทุกครั้งที่จัดประชุมบริษัท ไม่ว่าจะเป็นประชุมผู้ถือหุ้นประจำปีหรือประชุมคณะกรรมการ สิ่งที่ขาดไม่ได้คือวาระการประชุม ที่จัดเตรียมไว้ล่วงหน้า เพื่อให้การประชุมตรงประเด็น ไม่เสียเวลา และมีผลตามกฎหมาย
บทความนี้จะพาคุณเข้าใจความหมาย โครงสร้าง 5 วาระมาตรฐาน วิธีเขียน พร้อมตัวอย่างจริงสำหรับประชุมสามัญ (AGM) วิสามัญ กรรมการ และครั้งแรกหลังจดทะเบียนบริษัท
วาระการประชุม Meeting Agenda คืออะไร
วาระการประชุม คือรายการหัวข้อหรือเรื่องที่กำหนดไว้ว่าจะพูดคุยและพิจารณาในที่ประชุม ผู้เข้าร่วมจะรู้ล่วงหน้าว่าจะคุยเรื่องอะไร ตามลำดับใด
ในทางปฏิบัติ เลขานุการหรือผู้จัดประชุม จะจัดทำระเบียบวาระ แล้วส่งให้ผู้เข้าร่วมก่อนวันประชุมเพื่อเตรียมตัว
ความแตกต่างระหว่างวาระการประชุม กับ รายงานการประชุม
หลายคนสับสนระหว่างสองคำนี้ ต่างกันตรงที่ “วาระ” คือเรื่องที่จะพูด (ก่อนประชุม) ส่วน “รายงาน” คือบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นจริง (หลังประชุม)
| วาระการประชุม | รายงานการประชุม | |
|---|---|---|
| จัดทำเมื่อ | ก่อนประชุม | หลังประชุม |
| เนื้อหา | หัวข้อที่จะพิจารณา | สรุปมติ ความเห็น ผู้เข้าร่วม |
| ผู้จัดทำ | ผู้จัดประชุม | ผู้จดบันทึกการประชุม |
อ่านเพิ่มเติมเรื่อง รายงานการประชุม ตัวอย่างและวิธีเขียน
วาระการประชุม 5 วาระ มีอะไรบ้าง
โครงสร้างมาตรฐานของระเบียบวาระการประชุมที่ใช้กันทั่วไปทั้งหน่วยงานราชการและบริษัทเอกชน แบ่งออกเป็น 5 วาระ ดังนี้
วาระที่ 1: เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
ประธานจะแจ้งข่าวสาร ความคืบหน้า หรือข้อมูลสำคัญให้ผู้เข้าประชุมรับทราบ เช่น ผลประกอบการเบื้องต้น การเปลี่ยนแปลงกฎหมายที่เกี่ยวข้อง หรือนโยบายใหม่ วาระนี้แค่รับทราบ ไม่ต้องโหวต
วาระที่ 2: รับรองรายงานการประชุมครั้งก่อน
ที่ประชุมจะพิจารณารายงานการประชุมครั้งที่แล้ว ตรวจสอบว่าบันทึกถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ ถ้าถูกต้องก็รับรอง ถ้ามีจุดที่ต้องแก้ไขก็แจ้งให้ผู้จดบันทึกแก้ก่อน
วาระที่ 3: เรื่องสืบเนื่อง
เรื่องที่ค้างจากการประชุมครั้งก่อนและยังทำไม่เสร็จ จะนำมารายงานความคืบหน้าในวาระนี้ ถ้าไม่มีเรื่องสืบเนื่อง ก็ข้ามวาระนี้ไปได้
วาระที่ 4: เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
วาระสำคัญที่สุด เพราะเป็นเรื่องใหม่ที่ต้องอภิปรายและลงมติ เช่น อนุมัติงบประมาณ แต่งตั้งกรรมการ เพิ่มทุน หรือเปลี่ยนแปลงข้อบังคับบริษัท ถ้ามีหลายเรื่อง ให้แยกเป็นวาระที่ 4.1, 4.2, 4.3 ตามลำดับ
วาระที่ 5: เรื่องอื่นๆ
เปิดให้ผู้เข้าประชุมเสนอเรื่องที่ไม่ได้อยู่ในวาระที่กำหนดไว้ หรือซักถามข้อสงสัย วาระนี้ไม่ควรมีเรื่องสำคัญที่ต้องตัดสินใจ เพราะผู้เข้าร่วมไม่ได้เตรียมข้อมูลมาก่อน
วิธีเขียนและจัดทำวาระการประชุม (Step-by-Step)
องค์ประกอบสำคัญของระเบียบวาระการประชุม
เอกสารระเบียบวาระการประชุมที่สมบูรณ์ควรมีส่วนประกอบเหล่านี้
- ชื่อการประชุม เช่น “การประชุมคณะกรรมการบริษัท ครั้งที่ 3/2569”
- วัน เวลา สถานที่ประชุม
- รายชื่อผู้ที่ต้องเข้าร่วม
- วาระที่ 1 ถึง วาระที่ 5 พร้อมรายละเอียดแต่ละเรื่อง
- เอกสารแนบ (ถ้ามี) เช่น งบการเงิน รายงานผลประกอบการ
ขั้นตอนการจัดทำ และเทคนิคให้มีประสิทธิภาพ
- รวบรวมเรื่องที่ต้องพิจารณา โดยสอบถามจากประธาน กรรมการ และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
- จัดลำดับความสำคัญ เรื่องเร่งด่วนไว้ก่อน เรื่องทั่วไปไว้หลัง
- เขียนหัวข้อให้ชัดเจนกระชับ บอกทันทีว่าเรื่องนี้ต้อง “รับทราบ” หรือ “ลงมติ” เช่น “พิจารณาอนุมัติงบประมาณไตรมาส 4” ไม่ใช่แค่ “เรื่องงบประมาณ”
- แนบเอกสารประกอบให้ครบ ถ้าต้องพิจารณางบการเงิน ก็แนบงบมาด้วย ไม่ต้องเสียเวลาอธิบายในที่ประชุม
- ส่งให้ผู้เข้าร่วมล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน สำหรับประชุมผู้ถือหุ้น ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์กำหนดให้ส่งหนังสือเชิญพร้อมวาระล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 7 วันก่อนวันประชุม
นอกจากนี้ ผู้จัดประชุมยังควรกำหนดเวลาแต่ละวาระไว้คร่าวๆ เช่น วาระที่ 4.1 ใช้เวลา 20 นาที จะช่วยควบคุมเวลาประชุมไม่ให้ยืดยาว
วิธีสรุปวาระการประชุมแบบกระชับ
หลังประชุมเสร็จ ผู้จดบันทึกต้องสรุปวาระเป็นมติที่ประชุมให้ชัดเจน โดยระบุสั้นๆ ว่าแต่ละวาระตกลงอย่างไร เช่น
| วาระ | มติ |
|---|---|
| 4.1 อนุมัติงบไตรมาส 4 | มติเห็นชอบเป็นเอกฉันท์ วงเงิน 2,500,000 บาท |
| 4.2 แต่งตั้งผู้สอบบัญชี | มติแต่งตั้ง บริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมุติ) เป็นผู้สอบบัญชีประจำปี |
สรุปมตินี้จะนำไปเป็นส่วนหนึ่งของรายงานการประชุม ซึ่งควรจัดทำให้เสร็จภายใน 15 วันนับจากวันประชุม (ข้อปฏิบัติทั่วไปตามหลักธรรมาภิบาลบริษัท)
รวมตัวอย่างวาระการประชุมแต่ละประเภท
ตัวอย่างวาระการประชุมสามัญผู้ถือหุ้น (AGM)
การประชุมสามัญผู้ถือหุ้น หรือ AGM (Annual General Meeting) คือการประชุมที่บริษัทต้องจัดอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง ภายใน 4 เดือนนับจากวันสิ้นรอบบัญชี (ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์) โดยอาจมีส่วนประกอบ ดังนี้
ระเบียบวาระการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี 2569
บริษัท ข จำกัด
| วาระ | เรื่อง |
|---|---|
| 1 | ประธานแจ้งให้ทราบ เรื่องผลการดำเนินงานปี 2568 |
| 2 | รับรองรายงานการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นครั้งก่อน |
| 3 | เรื่องสืบเนื่อง (ไม่มี) |
| 4.1 | พิจารณาอนุมัติงบการเงินประจำปี สิ้นสุดวันที่ 31 ธ.ค. 2568 |
| 4.2 | พิจารณาจัดสรรกำไรและการจ่ายเงินปันผล |
| 4.3 | พิจารณาแต่งตั้งผู้สอบบัญชีและกำหนดค่าสอบบัญชีประจำปี 2569 |
| 4.4 | พิจารณาเลือกตั้งกรรมการแทนกรรมการที่ออกตามวาระ |
| 5 | เรื่องอื่นๆ |
ตัวอย่างวาระการประชุมวิสามัญผู้ถือหุ้น (EGM)
การประชุมวิสามัญ หรือ EGM (Extraordinary General Meeting) จัดขึ้นเมื่อมีเรื่องเร่งด่วนที่รอประชุมสามัญประจำปีไม่ได้ เช่น เพิ่มทุน ย้ายที่ตั้งสำนักงาน หรือเปลี่ยนแปลงกรรมการ
ระเบียบวาระการประชุมวิสามัญผู้ถือหุ้น ครั้งที่ 1/2569
บริษัท ค จำกัด
| วาระ | เรื่อง |
|---|---|
| 1 | ประธานแจ้งให้ทราบ เรื่องความจำเป็นในการเพิ่มทุนจดทะเบียน |
| 2 | รับรองรายงานการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นครั้งก่อน |
| 3 | ไม่มีเรื่องสืบเนื่อง |
| 4.1 | พิจารณาอนุมัติเพิ่มทุนจดทะเบียนจาก 1,000,000 บาท เป็น 3,000,000 บาท |
| 4.2 | พิจารณาอนุมัติแก้ไขหนังสือบริคณห์สนธิ ข้อ 5 (ทุนจดทะเบียน) |
| 5 | เรื่องอื่นๆ |
ตัวอย่างวาระการประชุมคณะกรรมการบริษัท
ประชุมคณะกรรมการ คือการประชุมเฉพาะกรรมการผู้มีอำนาจบริหาร ไม่ใช่ผู้ถือหุ้นทุกคน มักจัดเป็นประจำทุกเดือนหรือทุกไตรมาส เพื่อติดตามผลงานและตัดสินใจเรื่องบริหาร
ระเบียบวาระการประชุมคณะกรรมการ ครั้งที่ 6/2569
บริษัท ง จำกัด
| วาระ | เรื่อง |
|---|---|
| 1 | ประธานแจ้งให้ทราบ เรื่องผลประกอบการไตรมาส 2/2569 |
| 2 | รับรองรายงานการประชุมคณะกรรมการ ครั้งที่ 5/2569 |
| 3 | เรื่องสืบเนื่อง ความคืบหน้าโครงการขยายสาขา |
| 4.1 | พิจารณาอนุมัติแผนการตลาดครึ่งปีหลัง |
| 4.2 | พิจารณาอนุมัติปรับโครงสร้างทีมขาย |
| 5 | เรื่องอื่นๆ |
ตัวอย่างวาระการประชุมครั้งแรก (จดทะเบียนบริษัท)
หลังจดทะเบียนจัดตั้งบริษัทสำเร็จ ต้องจัดประชุมคณะกรรมการครั้งแรกเพื่อเริ่มต้นดำเนินกิจการ เรื่องสำคัญที่ต้องพิจารณามีหลายอย่าง รวมถึงการเปิดบัญชีธนาคาร
ระเบียบวาระการประชุมคณะกรรมการ ครั้งที่ 1/2569
บริษัท จ จำกัด — ครั้งแรกหลังจดทะเบียน
| วาระ | เรื่อง |
|---|---|
| 1 | ประธานแจ้งให้ทราบ เรื่องจดทะเบียนบริษัทสำเร็จเมื่อวันที่ XX/XX/2569 |
| 2 | ไม่มี (เป็นประชุมครั้งแรก) |
| 3 | ไม่มี |
| 4.1 | พิจารณาเปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท และกำหนดผู้มีอำนาจลงนาม |
| 4.2 | พิจารณาจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ารายได้คาดว่าจะเกิน 1.8 ล้านบาท/ปี) |
| 4.3 | พิจารณาแต่งตั้งสำนักงานบัญชีหรือผู้ทำบัญชี |
| 4.4 | พิจารณากำหนดรอบบัญชีของบริษัท |
| 5 | เรื่องอื่นๆ |
วาระข้อ 4.1 สำคัญมากสำหรับบริษัทจดทะเบียนใหม่ เพราะธนาคารจะขอดูรายงานการประชุมที่ระบุมติเรื่องนี้ก่อนเปิดบัญชีให้
ตัวอย่างวาระการประชุมประจำเดือน
สำหรับ SME ที่จัดประชุมทีมทุกเดือน วาระอาจปรับให้เบาลงกว่าแบบทางการ แต่ยังรักษาโครงสร้าง 5 วาระไว้
ระเบียบวาระการประชุมประจำเดือน สิงหาคม 2569
บริษัท ฉ จำกัด
| วาระ | เรื่อง |
|---|---|
| 1 | แจ้งยอดขายเดือน ก.ค. และเป้าหมายเดือน ส.ค. |
| 2 | รับรองรายงานการประชุมเดือน ก.ค. |
| 3 | ความคืบหน้าโปรโมชันกลางปี |
| 4.1 | พิจารณาปรับราคาสินค้ากลุ่ม A |
| 4.2 | พิจารณาจ้างพนักงานเพิ่ม 2 ตำแหน่ง |
| 5 | เรื่องอื่นๆ |
ทั้งนี้ เอกสารวาระการประชุม ไม่ได้มีรูปแบบตายตัว แต่ละบริษัทหรือหน่วยานอาจปรับให้เข้ากับความต้องการของตนเอง
สรุป: วาระการประชุม เตรียมให้ดี ประชุมจบไว มติชัดเจน
การเตรียมวาระที่ดีช่วยลดเวลาประชุมลงได้มาก และทำให้ทุกมติมีผลทางกฎหมายรองรับ สิ่งที่ควรจำคือ
- ใช้โครงสร้าง 5 วาระมาตรฐาน เป็นกรอบทุกครั้ง
- ระบุหัวข้อให้ชัดเจนว่าอยากให้ผู้เข้าร่วมรับทราบ หรือต้องตัดสินใจ
- ส่งวาระล่วงหน้าตามที่กฎหมายกำหนด
- เก็บเอกสารวาระและรายงานการประชุมไว้เป็นหลักฐานเสมอ
จัดการเอกสารบริษัทให้เป็นระบบด้วย PEAK
เมื่อบริษัทจัดตั้งเสร็จแล้ว งานเอกสารที่ตามมาอีกมากคืองานบัญชีและภาษี ตั้งแต่ออกใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ไปจนถึงยื่นภาษี PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยให้ผู้ประกอบการ SME จัดการทุกอย่างในที่เดียว ทั้งบัญชี ภาษี และเอกสารบริษัท ทดลองใช้ฟรี 30 วัน – ทดลองใช้ PEAK ฟรี
คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับวาระการประชุม
วาระการประชุมครั้งแรกหลังจดทะเบียนบริษัท ควรมีอะไรบ้าง
นอกจากเรื่องเปิดบัญชีและแต่งตั้งผู้ทำบัญชีที่กล่าวไว้ข้างต้น ให้พิจารณาเรื่องจดทะเบียน VAT ด้วย หากธุรกิจของคุณคาดว่าจะมียอดขายเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ควรจดตั้งแต่เริ่มต้น จะได้ออกใบกำกับภาษีให้ลูกค้าได้ทันที
วาระการประชุมมีกี่วาระ ใช้กี่วาระก็ได้หรือเปล่า
โครงสร้างมาตรฐานมี 5 วาระ แต่ในทางปฏิบัติ ถ้าไม่มีเรื่องสืบเนื่อง (วาระที่ 3) ก็ระบุว่า “ไม่มี” แล้วข้ามไปวาระถัดไปได้ ส่วนวาระที่ 4 สามารถแยกย่อยเป็น 4.1, 4.2, 4.3 ได้ไม่จำกัด ตามจำนวนเรื่องที่ต้องพิจารณา
ต้องส่งวาระให้ผู้ถือหุ้นล่วงหน้ากี่วัน
การประชุมผู้ถือหุ้น ต้องส่งหนังสือเชิญประชุมพร้อมวาระล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน และลงประกาศในหนังสือพิมพ์ท้องถิ่นอย่างน้อย 1 ครั้งก่อนวันประชุมไม่น้อยกว่า 7 วัน ตามที่ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์กำหนดไว้ ส่วนบริษัทมหาชนจำกัดมีเงื่อนไขเพิ่มเติมตามกฎหมายบริษัทมหาชน
ถ้าไม่จัดทำวาระการประชุม จะมีปัญหาอะไร
ไม่มีบทลงโทษทางกฎหมายโดยตรง แต่ถ้าผู้ถือหุ้นไม่ได้รับวาระล่วงหน้า มติที่ออกมาอาจถูกโต้แย้งว่าไม่ชอบด้วยกฎหมายได้ นอกจากนี้ ธนาคารและหน่วยงานราชการมักขอดูรายงานการประชุมที่มีวาระครบถ้วน เช่น ตอนเปิดบัญชีบริษัทหรือยื่นเอกสารกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD)
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
