ผู้ประกอบการที่ดำเนินธุรกิจมาระดับหนึ่ง และมีพนักงานพอสมควร ต้องเคยมีพนักงานเข้ามาขอใบรับรองมากมาย ไม่ว่าจะเป็นใบรับรองการทำงาน หรือหนังสือรับรองเงินเดือน และในบทความนี้เราจะพาทุกท่านไปทำความรู้จักกับหนังสือรับรองเงินเดือนให้มากขึ้น ว่าคืออะไร มีความสำคัญอย่างไร รวมไปถึงข้อมูลที่ต้องมี เพื่อให้สามารถออกเอกสารให้พนักงานได้อย่างถูกต้อง จะมีเนื้อหาอะไรบ้าง เรามาเริ่มกันเลย!
หนังสือรับรองเงินเดือน คือ เอกสารที่บริษัทออกให้แก่พนักงานเพื่อเป็นการยืนยันถึงเงินเดือนที่พนักงานได้รับในแต่ละเดือนจากบริษัทดังกล่าว และนอกจากการยืนยันจำนวนเงินเดือนแล้ว ยังเป็นเอกสารที่ช่วยยืนยันสถานะการทำงาน การเป็นพนักงานในองค์กรนั้น ๆ ได้อีกเช่นเดียวกัน ซึ่งหนังสือรับรองเงินเดือนนี้ก็จะประกอบไปด้วยข้อมูลสำคัญสำหรับใช้ในด้านการทำธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับด้านการเงิน โดยผู้ประกอบการสามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเต็ม ๆ เกี่ยวกับหนังสือรับรองเงินเดือนได้ที่บทความ “ใบรับรองเงินเดือนเอกสารสำคัญที่มนุษย์เงินเดือนห้ามพลาด”
ซึ่งโดยปกติแล้วหนังสือรับรองเงินเดือนที่พนักงานขอมักนำไปใช้ในการติดต่อธุระ โดยหลักจะมี 2 วัตถุประสงค์ที่พนักงานมักขอประกอบไปด้วย
เหตุผลที่จำเป็นต้องใช้เอกสารรับรองเงินเดือนในการติดต่อธุระเหล่านี้ เพื่อเป็นการยืนยันสถานภาพทางการเงินของผู้ยื่นว่ามีเงินเดือนและสามารถชำระหนี้ได้ตามที่กำหนด
สำหรับผู้ประกอบการแล้ว ถึงแม้เราอาจไม่ได้ใช้หนังสือรับรองเงินเดือนโดยตรง แต่ก็มีหน้าที่ต้องออกเอกสารเหล่านี้ให้พนักงาน ในส่วนนี้เราจึงจะมาแนะนำในมุมของผู้ประกอบการโดยเฉพาะ ว่ามีเรื่องใดที่ควรทราบ
สำหรับเอกสารหนังสือรับรองเงินเดือน เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการสามารถเตรียมไว้ล่วงหน้าได้เป็นเทมเพลตเพื่อให้สามารถนำมาใช้งานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ไม่ต้องเพิ่มขั้นตอนให้มีความยุ่งยากซับซ้อน เมื่อมีพนักงานขอเอกสารสามารถเปลี่ยนข้อมูลเล็กน้อยและใช้ได้เลย
การเซ็นรับรองหนังสือเงินเดือนให้พนักงาน โดยปกติจะเป็นอำนาจของผู้จัดการฝ่ายบุคคลที่สามารถลงลายมือชื่อเพื่อรับรองเอกสารฉบับดังกล่าวได้ นอกจากนี้ผู้ที่รับมอบหมายให้มีอำนาจก็สามารถลงนามเพื่อยืนยันส่วนนี้ได้เช่นกัน
เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับหนังสือรับรองเงินเดือน ในส่วนนี้บริษัทจำเป็นต้องลงประทับตราบริษัทลงไปในเอกสารเพื่อเป็นการยืนยัน และลดโอกาสในการปลอมแปลงเอกสารได้
ในบางบริษัทอาจมีพนักงานที่รับเงินรายวัน ไม่ใช่ในรูปแบบของเงินเดือน ในกรณีนี้สามารถออกหนังสือรับรองเงินเดือนได้เช่นกัน อย่างไรก็ตามภายในเอกสารจำเป็นต้องมีการระบุให้ชัดเจนว่าพนักงานผู้ยื่นขอเอกสาร ได้รับเงินในรูปแบบรายวัน เพื่อแจ้งให้ธนาคารทราบประกอบการพิจารณานั้นเอง
หนังสือรับรองเงินเดือน แตกต่างจากสลิปเงินเดือนพอสมควร เพราะหนังสือรับรองเงินเดือนคือเอกสารที่ออกโดยบริษัทตามคำขอพนักงาน มีข้อมูล และการลงลายมือชื่อกำกับพร้อมตราประทับ ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับข้อมูลได้มากกว่าสลิปเงินเดือน เพราะในขณะเดียวกัน สลิปเงินเดือน จะเป็นเอกสารที่พนักงานได้รับทุกเดือนอยู่แล้ว เพื่อยืนยันว่าทางบริษัทได้มีการจ่ายเงินเดือนให้พนักงานจริง พร้อมแจงรายละเอียดต่าง ๆ ของเงินที่ได้รับ นอกจากนี้ยังมีเอกสารรับรองการทำงานที่มีความคล้ายกันอีกด้วย
สำหรับหนังสือรับรองเงินเดือนสามารถออกเป็นทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษได้ ขึ้นอยู่กับหน่วยงานหรือเงื่อนไขที่พนักงานต้องการติดต่อยื่นเอกสาร ในส่วนนี้เราขอแนะนำให้ผู้ประกอบการหรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องจัดเตรียมเทมเพลตไว้ทั้ง 2 ภาษาเพื่อรองรับคำขอจากพนักงาน อีกทั้งยังช่วยลดการทำงานของพนักงานฝ่ายบุคคลหรือผู้ออกเอกสารไม่ต้องทำเอกสารใหม่ทุกครั้งเมื่อเปลี่ยนภาษาอีกด้วย
การออกเอกสารต่างๆ เช่น หนังสือรับรองเงินเดือน แม้จะไม่ใช่งานที่ยากซับซ้อน แต่กลับเป็นงานที่กินเวลาทำงานของพนักงานฝ่ายบุคคลเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะในองค์กรที่มีจำนวนพนักงานเยอะ ซึ่งอาจทำให้ฝ่ายบุคคลไม่สามารถมุ่งเป้าหมายไปที่การพัฒนาบุคลากรในองค์กรได้อย่างเต็มที่
เพื่อแก้ปัญหานี้ ผู้ประกอบการควรให้ความสำคัญกับการลดจำนวนงานที่ไม่จำเป็น โดยการนำ โปรแกรมเงินเดือนและบริหารงานบุคคลออนไลน์ เข้ามาช่วย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง PEAK Payroll ฟีเจอร์ที่ออกแบบมาเพื่อลดขั้นตอนและลดจำนวนเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ด้วยฟีเจอร์ PEAK Payroll ฝ่ายบุคคลและผู้ประกอบการจะสามารถ:
การนำ PEAK Payroll เข้ามาใช้ จะช่วยให้งานเอกสารของฝ่ายบุคคลลดลงอย่างเห็นได้ชัด ทำให้มีเวลาและทรัพยากรมากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่การพัฒนาศักยภาพของบุคลากร ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของการเติบโตขององค์กรในระยะยาวค่ะ
นอกจากหนังสือรับรองเงินเดือนแล้ว ยังมีเอกสารอื่นที่พนักงานอาจขอสำหรับการนำไปใช้ยื่นในธุระสำคัญต่าง ๆ ของแต่ละ โดยในส่วนนี้เราขอยกตัวอย่างเอกสารที่ใกล้เคียงกัน และเป็นหนึ่งในเอกสารที่มักมีการขอจากพนักงานบ่อยพอสมควร
จากที่เราได้แนะนำไปในข้อก่อนหน้านี้ สลิปเงินเดือนก็เป็นอีกหนึ่งเอกสารที่พนักงานมักใช้ในการยื่น แต่โดยปกติแล้วสลิปเงินเดือนจะทำการส่งให้พนักงานในแต่ละเดือนเพื่อยืนยันว่าพนักงานได้รับเงินจริงแล้ว ทั้งนี้สำหรับบางองค์กรที่ยังยื่นเอกสารแบบแผ่นจริงให้พนักงาน อาจพบกับปัญหาด้านการจัดเก็บเอกสาร แนะนำให้เลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ที่มีระบบส่งสลิปอัตโนมัติสะดวกมากยิ่งขึ้น
อีกหนึ่งเอกสารที่มีความเป็นทางการมากยิ่งขึ้น แต่จะไม่มีการระบุถึงเงินเดือนของพนักงาน โดยจะเป็นเอกสารเพื่อยืนยันสถานภาพการเป็นพนักงานในองค์กรเท่านั้น โดยเอกสารนี้จะมีความใกล้เคียงกับหนังสือรับรองเงินเดือน ที่ต้องมีการลงชื่อโดยผู้รับรอง สามารถทำได้สองภาษา และสามารถทำเป็นเทมเพลตเตรียมให้พนักงานได้เช่นเดียวกัน
ข้อควรระวังสำหรับผู้ประกอบการในการออกหนังสือรับรองเงินเดือน คือ ข้อมูลภายในเอกสารที่ควรตรวจสอบให้ถูกต้องชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นชื่อ จำนวนเงินเดือน หรือวันที่ เพื่อลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดที่อาจก่อให้เกิดความเข้าใจผิดและอาจส่งผลเสียถึงองค์กรได้ รวมไปถึงตราประทับบริษัทก็เป็นเรื่องที่สำคัญเพื่อยืนยันความน่าเชื่อถือของเอกสาร
จากข้อมูลข้างต้นน่าจะพอรู้จักกับ หนังสือรับรอง เงินเดือนกันมากขึ้นว่ามีความสำคัญอย่างไร มีข้อมูลอะไรบ้าง และผู้ประกอบการควรเตรียมตัวอย่างไรเมื่อมีพนักงานขอเอกสาร ซึ่งเอกสารฉบับนี้ก็ไม่ได้มีความซับซ้อน แต่หากเตรียมพร้อมให้ดีก็ช่วยลดขั้นตอนการทำงานของพนักงานลงได้ โดยเฉพาะในงานของฝ่ายบุคคลที่เอกสารหนังสือรับรองเงินเดือนเป็นเพียงส่วนหนึ่งเท่านั้น ยังมีเอกสารอีกมากมายที่จำเป็นต้องใช้ และเป็นหน้าที่ขององค์กรในการออกเอกสารเหล่านั้นให้พนักงาน ทำให้การมีโปรแกรมที่เข้ามาช่วยลดขั้นตอนการทำงานในส่วนนี้อย่าง PEAK Payroll ที่พร้อมช่วยลดการทำงานของฝ่ายบุคคล ไม่ว่าจะเป็นการออกสลิปเงินเดือน การทำเงินเดือนให้เป็นระบบ การยื่นประกันสังคม และการคำนวณภาษี ที่ล้วนเป็นงานซับซ้อนให้ง่ายมากยิ่งขึ้น ลดข้อผิดพลาด พร้อมโฟกัสกับการพัฒนาศักยภาพของพนักงานได้อย่างแท้จริง สามารถอ่านคู่มือการใช้งานเบื้องต้นของ PEAK Payroll ได้ที่นี่
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
พนักงานไม่สามารถออกเอกสารเองได้ จำเป็นต้องออกโดยผู้มีอำนาจในองค์กรที่ทำงานอยู่เท่านั้น หากพบว่ามีการปลอมแปลงเอกสารจะส่งผลต่อการยื่นทำธุรกรรมของพนักงานกับหน่วยงานที่ติดต่อได้
ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขของสถาบันการเงิน หรือหน่วยงานที่พนักงานติดต่อ ซึ่งส่วนใหญ่จะมีการระบุอย่างชัดเจนว่าต้องการใช้สลิปเงินเดือน หรือหนังสือรับรองเงินเดือน บริษัทควรออกเอกสารให้ตรงตามที่พนักงานยื่นคำร้องขอ
