หนังสือรับรองเงินเดือน คืออะไร ตัวอย่าง แบบฟอร์ม พร้อมวิธีออกให้ลูกน้อง

พนักงานขอหนังสือรับรองเงินเดือนมาแต่ HR ไม่แน่ใจว่าต้องใส่อะไรบ้าง ออกผิดก็แก้ยาก ออกช้าพนักงานก็เสียโอกาส

บทความนี้สรุปครบว่าเอกสารนี้คืออะไร ต่างจากสลิปเงินเดือนและ 50 ทวิยังไง ต้องมีข้อมูลอะไร พร้อมวิธีขอ วิธีออก และกรณีอาชีพอิสระ

หนังสือรับรองเงินเดือน คืออะไร

หนังสือรับรองเงินเดือน คือเอกสารที่นายจ้างออกให้พนักงาน เพื่อยืนยันว่าบุคคลนั้นทำงานอยู่จริงและได้รับเงินเดือนเท่าไร (ก่อนหักภาษี) ไม่มีกฎหมายบังคับรูปแบบ แต่ตามกฎหมายแรงงาน นายจ้างต้องออกให้เมื่อลูกจ้างร้องขอ ถ้าปฏิเสธอาจถูกร้องเรียนที่สำนักงานสวัสดิการแรงงาน

ข้อมูลต้องตรงกับที่จ่ายจริง ห้ามระบุเกินหรือขาด ถ้าพนักงานพบว่าไม่ถูกต้อง ควรแจ้ง HR แก้ไขก่อนนำไปใช้

หนังสือรับรองเงินเดือน vs สลิปเงินเดือน vs 50 ทวิ

3 เอกสารนี้เกี่ยวกับเงินเดือนเหมือนกัน แต่ใช้คนละสถานการณ์

	หนังสือรับรองเงินเดือน	สลิปเงินเดือน	50 ทวิ
ออกโดย	นายจ้าง/บริษัท	นายจ้าง/บริษัท	นายจ้าง/บริษัท (บังคับตามกฎหมาย)
ยืนยันอะไร	เงินเดือนปัจจุบัน	รายละเอียดรายเดือน (เงินได้ + เงินหัก)	รายได้ทั้งปี + ภาษีที่ถูกหักไว้
ใช้สำหรับ	กู้บ้าน/รถ บัตรเครดิต วีซ่า	ตรวจสอบรายได้แต่ละเดือน	ยื่นภาษีเงินได้ประจำปี
ออกเมื่อ	เมื่อพนักงานร้องขอ	ทุกเดือนที่จ่ายเงินเดือน	ทุกปี ภายใน ก.พ.

สรุปง่ายๆ:

• หนังสือรับรองเงินเดือน → ต้อง ขอ จาก HR ทุกครั้ง
• สลิปเงินเดือน → นายจ้างออกให้ ทุกเดือน อยู่แล้ว
• 50 ทวิ → นายจ้าง ต้อง ออกให้ ทุกปี ไม่ต้องรอร้องขอ

หนังสือรับรองเงินเดือนใช้ทำอะไรได้บ้าง

เอกสารนี้จำเป็นในหลายสถานการณ์

ด้านการเงิน:

• ขอสินเชื่อ กู้บ้าน กู้รถ สินเชื่อส่วนบุคคล — ธนาคารใช้ประเมินความสามารถผ่อนชำระ ยิ่งเงินเดือนสูงก็ยิ่งได้วงเงินมาก
• ทำบัตรเครดิต ธนาคารใช้ประเมินวงเงินอนุมัติ
• รีไฟแนนซ์ ย้ายสินเชื่อจากธนาคารเดิมไปธนาคารใหม่

ด้านเอกสารราชการ:

• ยื่นวีซ่า แสดงหลักฐานรายได้กับสถานทูต
• ค้ำประกัน เช่าที่พัก ค้ำประกันบุคคล
• ยื่นต่อหน่วยงานราชการ ประกอบคำร้องต่างๆ
• สมัครเข้าเรียน/ทุนการศึกษา ของบุตรหลาน
• เปลี่ยนงาน บางบริษัทขอดูเงินเดือนเดิมเพื่อเจรจาเงินเดือนใหม่ พนักงานควรเก็บสำเนาไว้เผื่อใช้ในอนาคต

ตัวอย่างหนังสือรับรองเงินเดือน + ข้อมูลที่ต้องมี

เอกสารที่สมบูรณ์ต้องมีข้อมูลเหล่านี้

• หัวจดหมาย ชื่อบริษัท ที่อยู่ เบอร์โทร
• ระบุข้อความ “หนังสือรับรองเงินเดือน” ชัดเจน
• ชื่อ-นามสกุล ของพนักงาน
• ตำแหน่ง แผนก ฝ่าย และรหัสพนักงาน
• วันเริ่มงาน จนถึงปัจจุบัน
• อัตราเงินเดือน ทั้งตัวเลขและตัวอักษร (ก่อนหักภาษี)
• ระบุว่าใช้เพื่ออะไร เช่น ขอสินเชื่อ ทำบัตรเครดิต ยื่นวีซ่า
• วันที่ออกเอกสาร
• ลายเซ็นผู้มีอำนาจ พร้อมชื่อและตำแหน่ง
• เบอร์ติดต่อฝ่ายบุคคล เผื่อปลายทางต้องการยืนยันข้อมูล

เอกสารที่ดีควรพิมพ์บนหัวจดหมายของบริษัท (Letterhead) ที่มีโลโก้ชัดเจน ถ้าบริษัทไม่มีหัวจดหมาย ให้ระบุชื่อบริษัท ที่อยู่ เบอร์โทร และเลขทะเบียนนิติบุคคลไว้ด้านบนแทน

แบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือน

PEAK เตรียมแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนให้ ดาวน์โหลดได้ที่นี่

วิธีขอหนังสือรับรองเงินเดือน (มุมลูกจ้าง)

ถ้าคุณเป็นพนักงานที่ต้องการเอกสารนี้ ทำตามนี้

• แจ้งฝ่ายบุคคล (HR) หรือหัวหน้างาน ว่าต้องการเอกสาร
• ระบุว่าใช้ทำอะไร เช่น ขอสินเชื่อ ทำบัตรเครดิต ยื่นวีซ่า
• รอ HR จัดทำ ปกติใช้เวลา 1-3 วันทำการ
• ตรวจสอบข้อมูล ก่อนนำไปใช้ ให้เช็คว่าชื่อ ตำแหน่ง เงินเดือนถูกต้อง

ควรขอล่วงหน้าอย่างน้อย 3-5 วันทำการ เพราะบางบริษัทต้องผ่านหลายขั้นตอนอนุมัติ บางบริษัทมีระบบให้พนักงานขอเอกสารออนไลน์ผ่าน HR Portal ได้เลย

พนักงานที่ลาออกแล้วยังมีสิทธิ์ขอจากบริษัทเดิมได้ บริษัทไม่มีสิทธิ์ปฏิเสธ เพราะเป็นเอกสารที่ยืนยันข้อมูลการทำงานในอดีต

วิธีออกหนังสือรับรองเงินเดือนให้ลูกน้อง (มุมนายจ้าง/HR)

นายจ้างและ HR ต้องออกเอกสารนี้เมื่อลูกจ้างร้องขอ ขั้นตอนมีดังนี้

• รับคำขอจากพนักงาน ระบุว่าใช้ทำอะไร (กู้บ้าน/วีซ่า/บัตรเครดิต)
• ดึงข้อมูลเงินเดือน จากระบบ Payroll หรือฝ่ายบัญชี
• กรอกข้อมูลลงแบบฟอร์ม ชื่อ ตำแหน่ง เงินเดือน วันเริ่มงาน
• ให้ผู้มีอำนาจลงนาม กรรมการหรือ HR Manager + ประทับตราบริษัท
• ส่งมอบให้พนักงาน พร้อมเก็บสำเนาไว้เป็นหลักฐาน

ต้องระบุวันที่ออกเอกสารให้ชัดเจน และเก็บสำเนาไว้เป็นหลักฐาน ถ้าบริษัทมีพนักงานหลายคน ใช้ระบบ Payroll ช่วยจะสะดวกกว่าออกด้วยมือ

หนังสือรับรองเงินเดือน สำหรับอาชีพอิสระ/ฟรีแลนซ์

ฟรีแลนซ์และเจ้าของกิจการที่ไม่มีนายจ้าง ไม่สามารถขอเอกสารนี้แบบพนักงานประจำได้ แต่ใช้หลักฐานอื่นยื่นแทนได้

หลักฐานที่ใช้แทนได้:

• 50 ทวิ จากบริษัทที่ว่าจ้าง แสดงรายได้ทั้งปี
• Statement ธนาคาร ย้อนหลัง 3-6 เดือน แสดงรายรับสม่ำเสมอ
• ภ.พ.30 หรือ ภ.ง.ด.90 บางธนาคารรับเป็นหลักฐานรายได้
• สัญญาจ้างงาน ประกอบการยื่น

ฟรีแลนซ์ที่จดทะเบียนนิติบุคคลสามารถออกเอกสารเหมือนบริษัททั่วไปได้ เพราะตัวเองเป็นทั้งนายจ้างและลูกจ้าง

เคล็ดลับ: เปิดบัญชีธนาคารแยกสำหรับรายได้จากงาน ไม่ปนกับบัญชีส่วนตัว เก็บสัญญาจ้างทุกฉบับ ถ้ารายได้เกิน 1.8 ล้าน/ปี ควรจดทะเบียนนิติบุคคล

หลักฐานรายได้สำหรับอาชีพอิสระอาจไม่ได้รับการยอมรับจากทุกสถาบัน ควรสอบถามก่อนยื่น

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

สำหรับนายจ้าง/HR:

• ระบุเงินเดือนผิด — ต้องตรวจสอบกับข้อมูลในระบบ Payroll ให้ตรงทุกครั้ง
• ไม่ระบุวันที่ออกเอกสาร — สถาบันการเงินอาจปฏิเสธเอกสารที่ไม่มีวันที่
• ใช้ตราประทับไม่ถูกต้อง — ต้องใช้ตราประทับของบริษัทที่จดทะเบียนไว้
• ออกเอกสารล่าช้า — ควรมีระบบที่ออกได้ภายใน 1-2 วันทำการ
• ไม่เก็บสำเนา — บริษัทควรเก็บสำเนาทุกฉบับที่ออกไป เพื่อเป็นหลักฐานป้องกันปัญหาภายหลัง

สำหรับลูกจ้าง:

• ไม่ตรวจสอบข้อมูลก่อนนำไปใช้ — ต้องเช็คชื่อ ตำแหน่ง เงินเดือนให้ถูกต้อง
• ใช้เอกสารเก่า — ควรขอฉบับใหม่ก่อนยื่นทุกครั้ง
• ไม่ถ่ายสำเนาเก็บไว้ — ควรถ่ายสำเนาเก็บไว้ทุกครั้งก่อนยื่น

จัดการเงินเดือนด้วย PEAK Payroll

PEAK Account มีระบบ PEAK Payroll ที่ช่วยจัดการเงินเดือนพนักงานครบวงจร

• คำนวณเงินเดือนและภาษีหัก ณ ที่จ่าย ไม่ต้องคำนวณเอง ลดข้อผิดพลาด
• ออก E-Slip สลิปเงินเดือนออนไลน์ส่งให้พนักงานได้ทันที
• ออก 50 ทวิ อัตโนมัติ สิ้นปีออกให้พนักงานทุกคนได้ทันที
• เชื่อมต่อระบบบัญชี ข้อมูลเงินเดือนวิ่งเข้าโปรแกรมบัญชี PEAK ไม่ต้องกรอกซ้ำ
• ยื่นประกันสังคมและ ภ.ง.ด.1 ออนไลน์ ส่งออกไฟล์จากระบบได้เลย รองรับเพดานประกันสังคมใหม่ 875 บาทตั้งแต่ปี 2569

เมื่อข้อมูลเงินเดือนอยู่ในระบบแล้ว HR สามารถดึงข้อมูลไปออกเอกสารได้ทันที ไม่ต้องค้นหาจากเอกสารกระดาษ

สรุป

• เอกสารนี้ = นายจ้างออกให้เพื่อยืนยันเงินเดือนของพนักงาน
• ใช้สำหรับ กู้สินเชื่อ ทำบัตรเครดิต ยื่นวีซ่า ค้ำประกัน
• ต่างจาก สลิปเงินเดือน (รายละเอียดรายเดือน) และ 50 ทวิ (รายได้ทั้งปี+ภาษี)
• ลูกจ้าง ขอจาก HR ล่วงหน้า 3-5 วัน
• นายจ้าง ต้องออกให้เมื่อร้องขอ ข้อมูลต้องตรงกับที่จ่ายจริง
• อาชีพอิสระ ใช้ 50 ทวิ + Statement ธนาคาร ยื่นแทนได้
• ใช้ PEAK Payroll จัดการเงินเดือน ออกสลิปและ 50 ทวิ อัตโนมัติ ข้อมูลพร้อมใช้ออกเอกสารรับรองได้ทันที

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

หนังสือรับรองเงินเดือน ภาษาอังกฤษเรียกว่าอะไร

ภาษาอังกฤษคือ Salary Certificate หรือ Income Certificate บางแห่งใช้คำว่า Certificate of Employment and Compensation

ถ้าต้องใช้ยื่นวีซ่าหรือติดต่อหน่วยงานต่างประเทศ ควรขอให้บริษัทออกเป็นภาษาอังกฤษด้วย โดยข้อมูลต้องตรงกับฉบับภาษาไทย

หนังสือรับรองเงินเดือน มีอายุกี่วัน

ไม่มีกฎหมายกำหนดอายุเอกสารตายตัว แต่สถาบันการเงินส่วนใหญ่รับเฉพาะเอกสารที่ออก ไม่เกิน 30 วัน

บางแห่งกำหนดไม่เกิน 7 วัน ควรสอบถามก่อนยื่นทุกครั้ง ถ้าเอกสารหมดอายุต้องขอออกฉบับใหม่จาก HR อีกครั้ง

ข้าราชการ/ครู ขอหนังสือรับรองเงินเดือนที่ไหน

ข้าราชการขอได้ที่ ฝ่ายการเงินของหน่วยงานต้นสังกัด เช่น ครูขอที่ฝ่ายบุคคลของโรงเรียน ทหารขอที่ฝ่ายการเงินของกรม ตำรวจขอที่สถานีต้นสังกัด

ถ้าย้ายหน่วยงานแล้วต้องใช้เอกสารจากที่เดิม ให้ติดต่อหน่วยงานเก่าโดยตรง

ออกเอกสารรับรองเงินเดือนเกินจริง มีความผิดไหม

มีความผิด ถือเป็นการปลอมแปลงเอกสาร ทั้งนายจ้างที่ออกและพนักงานที่นำไปใช้ อาจมีโทษทางอาญา ดังนั้นข้อมูลต้องตรงกับที่จ่ายจริงเท่านั้น

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine