เอกสารค่าใช้จ่าย ต้นตอปัญหาด้านภาษี ที่เจ้าของกิจการคาดไม่ถึง

เมื่อเกิดค่าใช้จ่ายในการทำธุรกิจทุกครั้งต้องมีหลักฐาน ที่เราเรียกรวม ๆ กันว่า เอกสารค่าใช้จ่าย เพราะหากไม่มีเอกสารเหล่านี้ อาจส่งผลเสียต่อธุรกิจได้มากกว่าที่คุณคิด ในบทความนี้เราจะพาทุกท่านมาดูถึงความสำคัญว่าทำไมทุกธุรกิจต้องเก็บเอกสารค่าใช้จ่ายให้ดี!

เอกสารค่าใช้จ่าย คืออะไร

เอกสารค่าใช้จ่าย คือ เอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการใช้จ่ายของธุรกิจ ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นหลักฐานยืนยันการเกิดขึ้นของค่าใช้จ่าย หรือหลักฐานการชำระเงินของธุรกิจ โดยเอกสารค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะใช้ในการบันทึกบัญชี หรือใช้ในการคำนวณภาษี

เอกสารค่าใช้จ่ายสำคัญอย่างไรกับธุรกิจ

เอกสารค่าใช้จ่าย มีความสำคัญต่อธุรกิจเป็นอย่างมาก เพราะเป็นหลักฐานในการชำระเงิน การมีอยู่ของเอกสารค่าใช้จ่าย จะช่วยยืนยันได้ว่าใครเป็นผู้รับเงิน และสามารถนำรายจ่ายดังกล่าวมาคำนวณภาษีเงินได้ของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล เพราะหากไม่มีเอกสารเหล่านี้ ต่อให้พนักงานบัญชีทำการลงบัญชีทุกค่าใช้จ่าย แต่ไม่มีหลักฐาน ก็ไม่สามารถคำนวณภาษีได้ ซึ่งรวมไปถึงเอกสารด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม ดังนั้นเจ้าของธุรกิจจึงต้องให้ความสำคัญความสมบูรณ์ และน่าเชื่อถือของเอกสารด้วย

ปัญหาที่เจ้าของกิจการพบบ่อยเกี่ยวกับเอกสารค่าใช้จ่าย

ในการดำเนินธุรกิจ เจ้าของกิจการหลายท่านอาจเคยเจอปัญหาเกี่ยวกับเอกสารค่าใช้จ่ายมาพอสมควร เพราะใช้ว่าทุกธุรกิจที่เราซื้อขายด้วยจะสามารถออกบิล หรือหลักฐานเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายให้เราได้เสมอ หรือใช้เวลาในการออกเอกสารเนื่องจากไม่มีระบบที่รองรับ ซึ่งปัญหาที่มักพบคือ

• ไม่สามารถขอเอกสารค่าใช้จ่ายจากผู้ขายได้ เช่น ธุรกิจที่ต้องซื้อวัตถุดิบจาก Supplier ที่เป็นเกษตรกรในพื้นที่ชุมชน ที่อาจไม่ได้มีความรู้ในเรื่องการทำเอกสาร จึงไม่สามารถออกเอกสารให้ได้
• เอกสารที่ออกมีข้อมูลไม่ครบถ้วน หรือไม่ถูกต้อง เช่น ซื้อสินค้าที่ร้านขายของชำที่ทางร้านออกเอกสารเป็นบิลเงินสดให้ แต่เขียนข้อมูลให้ไม่ครบ หรือระบุชื่อที่อยู่ผิด

ซึ่งปัญหานี้หลายคนอาจมองว่าเป็นเรื่องเล็ก แต่ถ้าพูดถึงในด้านภาษี หากไม่มีหลักฐานการใช้จ่ายที่ครบถ้วนก็ไม่สามารถนำมาคำนวณภาษีต่อได้ ส่งผลให้ธุรกิจเสียโอกาสในการลดต้นทุนของธุรกิจโดยใช่เหตุ

ตัวอย่างการคำนวณภาษี ในกรณีที่ไม่มีหลักฐานเอกสารค่าใช้จ่าย

ถึงแม้จะเป็นค่าใช้จ่ายที่ลงบันทึกบัญชี (เรียกว่าค่าใช้จ่ายทางบัญชี) หากไม่มีเอกสารค่าใช้จ่าย ทางภาษีจะไม่ยอมรับเป็น “ค่าใช้จ่ายทางภาษี” ไม่สามารถนำมาคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล เพราะค่าใช้จ่ายที่สามารถนำมาคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลต้องเป็น “ค่าใช้จ่ายทางภาษี” ไม่ใช่ “ค่าใช้จ่ายทางบัญชี”

ยกตัวอย่างเช่น

บริษัท A มีรายได้รวม 200,000 บาท และมีค่าใช้จ่ายทางบัญชี (ที่บันทึกในบัญชี) รวมทั้งหมด 150,000 บาท แต่มีหนึ่งยอดจำนวน 50,000 บาทที่ไม่มีเอกสารค่าใช้จ่ายประกอบ ทำให้ “ค่าใช้จ่ายทางภาษี” เป็น 100,000 บาท

ยกตัวอย่างการคำนวณ กรณีไม่มีเอกสาร

200,000 – 100,000 (ไม่นำ 50,000 มาคำนวณ) = 100,000 บาท

คำนวณภาษีกรณีมีอัตรา 20%

100,000 x 20% = 20,000 บาท

ดังนั้นในกรณีที่ธุรกิจไม่มีเอกสารค่าใช้จ่ายของยอด 50,000 บาทดังกล่าวจะต้องชำระภาษี 20,000 บาท

แต่ในกรณีที่มีเอกสารค่าใช้จ่ายของยอด 50,000 บาท จึงนับเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี สามารถนำมาคำนวณได้ ทำค่าใช้จ่ายทางภาษีกลายเป็น 150,000 บาท

ยกตัวอย่างการคำนวณ กรณีมีเอกสารครบ

200,000 – 150,000 = 50,000 บาท

คำนวณภาษีกรณีมีอัตรา 20%

50,000 x  20% = 10,000 บาท

เห็นได้อย่างชัดเจนเลยว่าถ้ามีเอกสารค่าใช้จ่ายของยอดที่หายไป ธุรกิจจะเสียภาษีน้อยลงถึง 10,000 บาท จากการคำนวณนี้ เจ้าของกิจการน่าจะพอเห็นภาพกันมากขึ้นถึงความสำคัญของการจัดเก็บเอกสารค่าใช้จ่ายให้ครบถ้วน ดังนั้นเจ้าของกิจการควรให้ความสำคัญกับเอกสารค่าใช้จ่าย เพื่อไม่ให้เสียโอกาสทั้งในด้านภาษีเงินได้นิติบุคคล และภาษีมูลค่าเพิ่ม

เอกสารค่าใช้จ่ายแบบไหนใช้สิทธิทางภาษีได้บ้าง

สำหรับเอกสารค่าใช้จ่ายที่สามารถใช้สิทธิทางภาษีได้ เราขอแบ่งออกเป็น เอกสารด้านภาษีเงินได้นิติบุคคลและ เอกสารด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยแต่ละประเภทจะมีเอกสารดังนี้

ด้านภาษีเงินได้นิติบุคคล

ใบเสร็จรับเงิน

ใบเสร็จรับเงิน คือ เอกสารแสดงค่าใช้จ่ายที่ใช้เป็นหลักฐานว่าผู้ขายได้รับเงินเรียบร้อยแล้ว ซึ่งในใบเสร็จรับเงินที่สามารถนำไปใช้สิทธิทางภาษีได้ต้องมีข้อมูลดังนี้

• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออกใบเสร็จรับเงิน
• ชื่อผู้ออกใบเสร็จรับเงิน
• วันเดือนปีที่ออก
• เลขที่เอกสาร
• จำนวนเงินที่ได้รับ
• ชื่อ ชนิด จำนวน และราคาของสินค้า
• ชื่อที่อยู่ของผู้ซื้อ

บิลเงินสด

ใช้เป็นหลักฐานแสดงการชำระเงินเช่นเดียวกับใบเสร็จรับเงิน แต่จะมีค่าเป็นทางการน้อยกว่า โดยข้อมูลสำคัญที่ต้องมีในบิลเงินสดประกอบไปด้วย

• รายละเอียดชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (เลขบัตรประชาชน) ของผู้รับเงิน
• รายละเอียดชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (เลขบัตรประชาชน) ของผู้ชำระเงิน 
• ข้อมูลการซื้อขาย
• จำนวนเงินที่ได้รับชำระ
• ลงลายมือชื่อของทั้งผู้รับเงิน และผู้ชำระเงิน

ใบสำคัญจ่าย

ใบสำคัญจ่ายเป็นเอกสารค่าใช้จ่ายที่ออกโดยผู้ซื้อ (ผู้จ่ายเงิน) เพื่อเป็นหลักฐานแนบในกรณีที่ในใบเสร็จรับเงินระบุชื่อผู้ซื้อเป็นชื่ออื่น ซึ่งการแนบหลักฐานนี้เพื่อที่จะยืนยันว่ากิจการเป็นผู้ชำระเงินในใบเสร็จดังกล่าวจริง

• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออกใบเสร็จรับเงิน
• ชื่อ ที่อยู่ ของผู้รับเงิน
• ระบุประเภทของรายการที่จ่าย
• จำนวนเงินที่จ่าย
• ลงลายมือชื่อผู้รับเงิน
• ลงลายมือชื่อเพื่ออนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจ
• หลักฐานการจ่ายเงินเพิ่มเติม เช่น สำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงิน หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย หรือสลิปโอนเงิน

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (กรณีที่กฎหมายยอมรับ)

ในกรณีที่ไม่สามารถขอใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายได้ เช่น ซื้อสินค้าจากร้านขายของชำ ที่เจ้าของร้านไม่สะดวกออกเอกสาร โดยผู้จ่ายเงินสามารถออกใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินแทนได้

• เลขที่เอกสาร
• วันที่ออกเอกสาร
• รายการสินค้า และจำนวนเงินที่จ่าย
• ระบุชื่อผู้เบิกจ่าย วัตถุประสงค์ในการซื้อ พร้อมลงลายมือชื่อ
• ระบุวันที่จ่ายเงิน

ด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม

ใบกำกับภาษี (เต็มรูป)

ใบกำกับภาษี คือ เอกสารที่ออกโดยผู้รับเงินที่จดทะเบียนมูลค่าเพิ่ม ซึ่งใบกำกับภาษีที่ถูกต้องสามารถใช้สิทธิทางภาษีได้ ประกอบไปด้วยข้อมูลดังนี้

• ระบุคำว่า “ใบกำกับภาษี”
• ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับเงิน
• ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้จ่ายเงิน
• เลขที่เอกสาร
• วันเดือนปีที่ออกเอกสาร
• ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
• จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการ (แยกออกจากมูลค่ารวมให้ชัดเจน)

ดังนั้นธุรกิจควรที่จะเก็บเอกสารเหล่านี้ไว้ให้ครบถ้วน ไม่ว่าค่าใช้จ่ายจะเป็นยอดเล็กน้อย หรือเป็นก้อนใหญ่ เพื่อให้ไม่เสียโอกาสในการหักลบภาษีที่ต้องชำระในแต่ละปี 

เคล็ดลับการออกเอกสารค่าใช้จ่าย และจัดระเบียบเอกสารด้วยโปรแกรมบัญชี PEAK

เพื่อให้เจ้าของกิจการไม่เสียโอกาสเพราะไม่มีวิธีการจัดการกับเอกสารค่าใช้จ่ายอย่างถูกวิธี เรามีเคล็ดลับที่ทำตามได้ง่าย ๆ มาฝากกัน

ออกเอกสารด้วยโปรแกรมบัญชี PEAK

การปรับใช้โปรแกรมบัญชี PEAK ในการทำธุรกิจ นอกจากการจัดการบัญชีให้เป็นระบบ ยังสามารถออกเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานควบคู่กับเอกสารค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ไม่ว่าจะเป็นการออกใบสำคัญจ่าย หรือใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ที่สามารถใช้เป็นหลักฐาน ในกรณีที่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายได้ 

ซึ่งโปรแกรมบัญชี PEAK มาพร้อมฟีเจอร์ให้คุณบันทึกค่าใช้จ่าย พิมพ์ใบสำคัญจ่าย ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน หรือใบรับสินค้าได้ โดยสามารถทำตามขั้นตอนในคู่มือได้ที่นี่

จัดเก็บเอกสารค่าใช้จ่ายด้วยโปรแกรมบัญชี PEAK 

นอกจากการออกเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานแล้ว การจัดเก็บเอกสารค่าใช้จ่ายให้ดีตั้งแต่เริ่มต้นก็ช่วยสร้างความมั่นใจ ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาด และเสียโอกาสทางธุรกิจไปได้ ซึ่งโปรแกรมบัญชี PEAK มาพร้อมฟังก์ชัน คลังเอกสาร ให้สามารถจัดเก็บเอกสารรายจ่ายได้อย่างเป็นระบบ สามารถศึกษาการใช้งานได้ที่นี่

เอกสารค่าใช้จ่ายสำคัญ ช่วยลดต้นทุนทางภาษีของธุรกิจ

น่าจะพอเห็นภาพถึงความสำคัญของ เอกสารค่าใช้จ่าย กันมากขึ้นแล้ว เพราะหากไม่มีการจัดเก็บที่ดี อาจทำให้ธุรกิจเสียโอกาส เสียภาษีเยอะเกินกว่าที่ควรได้ ดังนั้นเจ้าของกิจการควรให้ความสำคัญในส่วนนี้ให้มากขึ้น อาจเริ่มต้นจากการวางระบบเก็บเอกสาร หรือขอเอกสารค่าใช้จ่ายจากผู้ขายทุกครั้ง นอกจากนี้การใช้โปรแกรมบัญชี PEAK ก็ไม่เพียงแค่ช่วยในเรื่องของเอกสารรายจ่ายอย่างเดียว แต่ยังช่วยจัดการระบบบัญชีได้อย่างครบวงจร เป็นการลงทุนที่คุ้มค่า เพื่อลดต้นทุนทางภาษีของธุรกิจ

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine