ธุรกิจที่ซื้อสินค้าจากซัพพลายเออร์แบบเชื่อ จะมียอดค้างชำระที่ต้องจัดการให้รัดกุม ถ้าจ่ายช้าเกินไป ซัพพลายเออร์อาจตัดเครดิต แต่ถ้าจ่ายเร็วเกินไป กระแสเงินสดอาจสะดุด ปัญหานี้เกิดบ่อยกว่าที่หลายคนคิด โดยเฉพาะกับ SME ที่ยังบริหารเจ้าหนี้ด้วยมือ
บทความนี้อธิบายเรื่อง Account Payable (เจ้าหนี้การค้า) ตั้งแต่ความหมาย ความต่างจาก AR ไปจนถึง 3-Way Matching บันทึกบัญชี และเทคนิคเจรจาเครดิตเทอม
Account Payable หรือเจ้าหนี้การค้า คืออะไร
Account Payable (AP) หรือเจ้าหนี้การค้า คือ ยอดเงินที่ธุรกิจค้างจ่ายให้ซัพพลายเออร์ เกิดจากการซื้อสินค้าหรือบริการแบบเชื่อที่ยังไม่ได้ชำระเงินสด
พูดง่ายๆ คือ ธุรกิจรับสินค้ามาก่อนแล้วค่อยจ่ายทีหลัง เช่น จ่ายภายใน 30 วัน ยอดที่ค้างอยู่จะบันทึกเป็น Account Payable
Account Payable อยู่หมวดไหนในงบการเงิน
Account Payable อยู่ในหมวดหนี้สินหมุนเวียน (Current Liabilities) ในงบแสดงฐานะการเงิน เป็นหนี้ระยะสั้นที่ต้องชำระภายใน 12 เดือน
ตัวอย่างเจ้าหนี้การค้าในธุรกิจจริง
สมมติว่าร้านขายอุปกรณ์สำนักงาน (ชื่อสมมุติ) สั่งซื้อกระดาษ A4 จำนวน 500 รีม มูลค่า 50,000 บาท โดยตกลงชำระภายใน 30 วัน
ณ วันที่รับสินค้า ร้านยังไม่ได้จ่ายเงิน ยอด 50,000 บาทนี้จะบันทึกเป็น Account Payable ในบัญชีของร้าน
เมื่อร้านจ่ายเงินครบตามกำหนด ยอด Account Payable ก็จะลดลงตามจำนวนที่จ่ายไป
Account Payable ต่างจาก Account Receivable อย่างไร
Account Payable (AP) คือเงินที่ธุรกิจค้างจ่ายให้คนอื่น ส่วน Account Receivable (AR) คือเงินที่คนอื่นค้างจ่ายให้ธุรกิจ
ทั้งสองเป็นด้านตรงข้ามกันในงบการเงิน
| รายการ | Account Payable (AP) | Account Receivable (AR) |
|---|---|---|
| ความหมาย | เงินที่เราค้างจ่ายซัพพลายเออร์ | เงินที่ลูกค้าค้างจ่ายเรา |
| หมวดบัญชี | หนี้สินหมุนเวียน | สินทรัพย์หมุนเวียน |
| ผลต่อเงินสด | เงินสดจะลดลงเมื่อจ่าย | เงินสดจะเพิ่มขึ้นเมื่อเก็บได้ |
ธุรกิจที่ดีต้องบริหารทั้ง AP และ AR ให้สมดุล ถ้า AP สูงเกินไปแปลว่ามีหนี้ค้างมาก ถ้า AR สูงเกินไปแปลว่าเก็บเงินจากลูกค้าไม่ทัน ทั้งสองกรณีส่งผลให้กระแสเงินสดมีปัญหา
ทำไม Account Payable ถึงสำคัญต่อธุรกิจ SME
การจัดการ Account Payable ที่ดีช่วย SME ควบคุมกระแสเงินสด รักษาความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ และลดข้อผิดพลาดทางบัญชี
บริหารกระแสเงินสดให้สมดุล
เมื่อรู้ว่ามียอดค้างจ่ายเท่าไร ครบกำหนดเมื่อไร ธุรกิจจะวางแผนการใช้เงินล่วงหน้าได้ ไม่ต้องเจอสถานการณ์ที่เงินไม่พอจ่ายในวันครบกำหนดหลายรายพร้อมกัน
รักษาความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์
การจ่ายเงินตรงเวลาสม่ำเสมอทำให้ซัพพลายเออร์ไว้วางใจ พร้อมให้เครดิตเทอมที่ดีขึ้น หรือสิทธิพิเศษอื่นๆ เช่น ส่วนลดเมื่อจ่ายก่อนกำหนด
ป้องกันการจ่ายเงินซ้ำซ้อน
ระบบ AP ที่เป็นระเบียบช่วยตรวจสอบได้ว่าใบแจ้งหนี้ไหนจ่ายแล้ว ไหนยังไม่ได้จ่าย ลดความเสี่ยงที่จะจ่ายเงินซ้ำให้ซัพพลายเออร์รายเดียวกัน
ปัญหาจ่ายซ้ำเกิดบ่อยในธุรกิจที่จัดการเอกสารด้วยมือ
ขั้นตอนการทำงานของ Account Payable มีอะไรบ้าง
การทำงานของ AP ประกอบด้วย 4 ส่วนหลัก ตั้งแต่รับใบแจ้งหนี้จนถึงชำระเงิน แต่ละส่วนมีจุดตรวจสอบที่ช่วยลดข้อผิดพลาด
1. รับใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์
เมื่อซัพพลายเออร์ส่งใบแจ้งหนี้มาให้ ธุรกิจต้องตรวจสอบข้อมูลเบื้องต้น เช่น ชื่อบริษัท จำนวนสินค้า ราคา และยอดรวม
2. ตรวจสอบด้วย 3-Way Matching
3-Way Matching คือการเปรียบเทียบเอกสาร 3 ฉบับให้ตรงกัน ได้แก่ ใบสั่งซื้อ (PO) ใบแจ้งหนี้ (Invoice) และใบรับของ (GRN)
ตัวอย่าง: ร้านสั่งซื้อกระดาษ 500 รีม ราคารีมละ 100 บาท
| เอกสาร | รายการที่ตรวจ | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| ใบสั่งซื้อ (PO) | จำนวนและราคาที่สั่ง | 500 รีม x 100 บาท |
| ใบแจ้งหนี้ (Invoice) | จำนวนและราคาที่เรียกเก็บ | 500 รีม x 100 บาท |
| ใบรับของ (GRN) | จำนวนที่ได้รับจริง | 500 รีม |
ถ้าทั้ง 3 ฉบับตรงกัน อนุมัติจ่ายได้เลย แต่ถ้าไม่ตรง เช่น ใบแจ้งหนี้ระบุ 520 รีมแต่ใบรับของได้แค่ 500 รีม ต้องแจ้งซัพพลายเออร์แก้ไขก่อน
3. อนุมัติและบันทึกบัญชี
เมื่อผ่าน 3-Way Matching แล้ว ผู้มีอำนาจอนุมัติการจ่าย จากนั้นฝ่ายบัญชีจะบันทึกรายการเข้าระบบ (ดูตัวอย่าง Journal Entry ใน section ถัดไป)
4. ชำระเงินตามกำหนด
จ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ตามเครดิตเทอมที่ตกลงไว้ เช่น Net 30 คือต้องจ่ายภายใน 30 วัน เมื่อจ่ายเสร็จ ยอด AP จะลดลงตามจำนวนที่ชำระ
วิธีจัดลำดับการจ่ายเจ้าหนี้ตามวันครบกำหนด
เครื่องมือที่ช่วยจัดลำดับการจ่ายได้ดีคือ Aging Schedule หรือรายงานอายุหนี้ แบ่งยอดค้างชำระเป็นช่วง เช่น 1-30 วัน, 31-60 วัน และเกิน 60 วัน
Aging Schedule ใช้จัดลำดับอย่างไร
| ช่วงอายุหนี้ | ยอดค้างชำระ | ลำดับความสำคัญ |
|---|---|---|
| เกิน 60 วัน | 30,000 บาท | เร่งจ่ายก่อน ป้องกันซัพพลายเออร์ตัดเครดิต |
| 31-60 วัน | 50,000 บาท | วางแผนจ่ายในสัปดาห์นี้ |
| 1-30 วัน | 80,000 บาท | เตรียมเงินไว้ |
| ยังไม่ครบกำหนด | 120,000 บาท | ติดตามปกติ |
เคล็ดลับ: ควรทำ Aging Schedule อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง เพื่อไม่ให้ยอดค้างชำระหลุดไปเป็นหนี้เกินกำหนดโดยไม่รู้ตัว
เทคนิคเจรจาเครดิตเทอมกับซัพพลายเออร์
เครดิตเทอมที่ดีช่วยให้ธุรกิจมีเวลาหมุนเงินมากขึ้น การเจรจาต่อรองเทอมที่ดีขึ้นจึงเป็นทักษะสำคัญของฝ่ายจัดซื้อและเจ้าของธุรกิจ
เครดิตเทอมที่พบบ่อยในธุรกิจไทย
| เทอม | ความหมาย |
|---|---|
| Net 30 | จ่ายเต็มจำนวนภายใน 30 วัน |
| Net 60 | จ่ายเต็มจำนวนภายใน 60 วัน |
| 2/10 Net 30 | จ่ายใน 10 วัน ได้ส่วนลด 2% หรือจ่ายเต็มใน 30 วัน |
ตัวอย่างการเจรจา: ถ้าซัพพลายเออร์ให้เทอม Net 30 แต่ธุรกิจต้องรอรับเงินจากลูกค้า 45 วัน ลองขอขยายเป็น Net 45 หรือ Net 60
เสนอแลกกับการสั่งซื้อล็อตใหญ่ขึ้น หรือแสดงประวัติการจ่ายตรงเวลาเป็นหลักฐาน
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี Account Payable
การบันทึกบัญชี Account Payable มี 2 จังหวะหลัก คือ ตอนเกิดหนี้ (ซื้อเชื่อ) และตอนชำระหนี้
บันทึกเมื่อเกิดหนี้ จากการซื้อสินค้าเชื่อ
สมมติบริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมุติ) ซื้อสินค้าเชื่อมูลค่า 50,000 บาท บวก VAT 7% รวม 53,500 บาท
| รายการ | เดบิต | เครดิต |
|---|---|---|
| สินค้าคงเหลือ | 50,000 | |
| ภาษีซื้อ | 3,500 | |
| เจ้าหนี้การค้า (AP) | 53,500 |
บันทึกเมื่อชำระหนี้
เมื่อบริษัท ก จ่ายเงินครบ 53,500 บาท
| รายการ | เดบิต | เครดิต |
|---|---|---|
| เจ้าหนี้การค้า (AP) | 53,500 | |
| เงินฝากธนาคาร | 53,500 |
หลังบันทึก ยอดเจ้าหนี้การค้าจะกลับเป็นศูนย์สำหรับรายการนี้
Account Payable Turnover Ratio คืออะไร คำนวณอย่างไร
Account Payable Turnover Ratio เป็นอัตราส่วนที่บอกว่าธุรกิจจ่ายหนี้ซัพพลายเออร์เร็วแค่ไหน ยิ่งตัวเลขสูง แปลว่าจ่ายหนี้เร็ว
สูตรคำนวณ: ต้นทุนสินค้าขาย หารด้วย เจ้าหนี้การค้าเฉลี่ย
ตัวอย่าง: บริษัทมีต้นทุนสินค้าขายทั้งปี 1,200,000 บาท เจ้าหนี้การค้าต้นปี 150,000 บาท ปลายปี 250,000 บาท
เจ้าหนี้เฉลี่ย คำนวณจาก (150,000 + 250,000) หารด้วย 2 ได้ 200,000 บาท
AP Turnover คำนวณจาก 1,200,000 หารด้วย 200,000 ได้ 6 ครั้งต่อปี
แปลว่าธุรกิจนี้จ่ายหนี้หมดรอบประมาณทุก 2 เดือน (12 หารด้วย 6) ใช้เปรียบเทียบกับค่าเฉลี่ยในอุตสาหกรรมเดียวกันได้
สรุป: จัดการ Account Payable อย่างเป็นระบบ เริ่มจากเครื่องมือที่เหมาะสม
Account Payable ไม่ใช่แค่ยอดหนี้ที่ต้องจ่าย แต่เป็นส่วนสำคัญของการบริหารกระแสเงินสดทั้งระบบ
การมี 3-Way Matching, Aging Schedule จัดลำดับการจ่าย และเครดิตเทอมที่เหมาะสม จะช่วยให้ธุรกิจควบคุมการเงินได้มั่นคงขึ้น
จัดการเจ้าหนี้การค้าให้ง่ายขึ้นด้วย PEAK
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยให้ SME บันทึกรายการซื้อ ติดตามยอดค้างจ่าย และออกรายงานเจ้าหนี้ได้ในที่เดียว ลดงานซ้ำและข้อผิดพลาด ทดลองใช้ PEAK ฟรี
คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับ Account Payable
Account Payable ทำอะไรบ้าง ตำแหน่ง AP Officer มีหน้าที่อะไร
ตำแหน่ง AP Officer มีหน้าที่หลัก 4 อย่าง ได้แก่ ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ จับคู่เอกสาร 3-Way Matching บันทึกรายการเข้าระบบ และติดตามกำหนดชำระเงิน
นอกจากนี้ยังต้องประสานงานกับฝ่ายจัดซื้อและซัพพลายเออร์เมื่อเอกสารไม่ตรงกัน
Account Payable อยู่ฝั่ง Debit หรือ Credit
Account Payable เป็นบัญชีหนี้สิน ตามหลักบัญชีคู่ หนี้สินจะเพิ่มทางฝั่ง Credit และลดทางฝั่ง Debit
เมื่อธุรกิจซื้อเชื่อ จะเครดิต AP (เพิ่มหนี้) เมื่อจ่ายเงิน จะเดบิต AP (ลดหนี้)
AP ย่อมาจากอะไร ต่างจาก AR ตรงไหน
AP ย่อมาจาก Accounts Payable คือเจ้าหนี้การค้า เงินที่ธุรกิจต้องจ่ายซัพพลายเออร์
AR ย่อมาจาก Accounts Receivable คือลูกหนี้การค้า เงินที่ลูกค้าต้องจ่ายให้เรา
AP อยู่ฝั่งหนี้สิน AR อยู่ฝั่งสินทรัพย์ ทั้งสองเป็นด้านตรงข้ามกัน
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
