การตัดสินใจจ้างทำบัญชีเป็นก้าวสำคัญ แต่หลายคนไม่แน่ใจว่า “ฝั่งเรา” ต้องทำอะไรบ้าง ถ้าสงสัยว่าสำนักงานบัญชีคืออะไร ภาษีอะไรที่เกี่ยวข้อง และจะเลือกอย่างไร อ่านบทความแนะนำก่อนได้ ส่วนบทความนี้จะเจาะเรื่อง “หลังจ้างแล้ว” ทำงานร่วมกันยังไงให้ราบรื่น
จ้างทำบัญชีแล้ว ขั้นตอนแรกที่ต้องทำ
เมื่อเซ็นสัญญากับสำนักงานบัญชีแล้ว สิ่งแรกที่ต้องทำคือ “ส่งมอบข้อมูลพื้นฐาน” ให้ครบ เพื่อให้สำนักงานเริ่มงานได้ทันที
- เอกสารจัดตั้ง: สำเนาหนังสือรับรองบริษัท, บอจ.5 (รายชื่อผู้ถือหุ้น), ใบจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ภ.พ.20 (ถ้ามี)
- ข้อมูลบัญชีธนาคาร: เลขบัญชี ชื่อบัญชี ธนาคาร ที่ใช้ในธุรกิจ
- ข้อมูลพนักงาน: รายชื่อ เงินเดือน วันเริ่มงาน (ถ้ามีลูกจ้าง)
- เอกสารย้อนหลัง: ถ้าเปลี่ยนจากสำนักงานเดิม ต้องขอสมุดบัญชี งบทดลอง และแบบภาษีที่ยื่นแล้วมาส่งต่อ
ตกลงกับสำนักงานให้ชัดว่า “เอกสารรายเดือนจะส่งภายในวันที่เท่าไร” เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายมี deadline ตรงกัน
เช็กลิสต์เอกสารที่ต้องส่งสำนักงานบัญชีทุกเดือน
เอกสารที่ต้องส่งทุกเดือนแบ่งเป็น 3 กลุ่มหลัก แนะนำให้จัดใส่แฟ้มหรือ scan เก็บไว้ทุกสิ้นเดือน
เอกสารรายได้ (ฝั่งขาย)
- ใบแจ้งหนี้ / ใบกำกับภาษีขาย ทุกใบที่ออกในเดือนนั้น
- ใบเสร็จรับเงินที่ออกให้ลูกค้า
- ยอดขายจาก Marketplace (เช่น Shopee, Lazada) ถ้ามี
เอกสารค่าใช้จ่าย (ฝั่งซื้อ)
- ใบกำกับภาษีซื้อ / ใบเสร็จค่าใช้จ่ายทุกรายการ
- ใบหัก ณ ที่จ่ายที่กิจการถูกหัก (50 ทวิ ที่ได้รับ)
- ใบหัก ณ ที่จ่ายที่กิจการเป็นผู้หัก (50 ทวิ ที่ออกให้ผู้รับเงิน)
- ค่าเช่า ค่าบริการ สัญญาที่มีผลกับค่าใช้จ่ายในเดือนนั้น
เอกสารธนาคารและเงินเดือน
- Statement บัญชีธนาคารธุรกิจ (ครบทุกบัญชี)
- สรุปเงินเดือนประจำเดือน (ถ้ามีพนักงาน): เงินเดือน, ค่าล่วงเวลา, ประกันสังคม, หัก ณ ที่จ่าย
- สลิปเงินเดือนหรือรายงานจากระบบ Payroll
Tip: ถ้าใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่เชื่อมกับธนาคารได้ เช่น PEAK จะลดขั้นตอนส่ง Statement ไปได้เลย เพราะข้อมูลเข้าระบบอัตโนมัติ
ปฏิทินงานบัญชี: เดือนไหนต้องส่งอะไรบ้าง
นอกจากเอกสารรายเดือน ยังมีงานประจำครึ่งปีและประจำปีที่ต้องไม่พลาด ตารางนี้ช่วยให้เห็นภาพรวมทั้งปี
| ช่วงเวลา | งานที่ต้องทำ | กำหนด (e-Filing) | ใครทำ |
|---|---|---|---|
| ทุกเดือน | ส่งเอกสารรายเดือนให้สำนักงาน | ภายใน 5-7 วันหลังสิ้นเดือน (ตกลงกัน) | เจ้าของกิจการ |
| ทุกเดือน | ยื่น ภ.ง.ด.1/3/53 + ภ.พ.30 | ภายในวันที่ 15 และ 23 ของเดือนถัดไป | สำนักงานบัญชี |
| ทุกเดือน | นำส่งเงินสมทบประกันสังคม | ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป | สำนักงาน/เจ้าของ |
| เดือน 8 (กรณีปีบัญชี ม.ค.-ธ.ค.) | ยื่นภาษีนิติบุคคลครึ่งปี ภ.ง.ด.51 | ภายใน 2 เดือน 8 วันหลังครึ่งปี | สำนักงานบัญชี |
| เดือน 5 (ปีถัดไป) | ยื่นภาษีนิติบุคคลประจำปี ภ.ง.ด.50 + ยื่นงบ DBD | ภายใน 158 วันหลังปิดรอบบัญชี | สำนักงานบัญชี |
| เดือน 3 (ปีถัดไป) | ยื่นภาษีบุคคลธรรมดาเจ้าของกิจการ ภ.ง.ด.90/91 | ภายใน 8 เมษายน (e-Filing) | สำนักงาน/เจ้าของ |
(ข้อมูลกำหนดยื่นจากกรมสรรพากร — กรณียื่น e-Filing ซึ่งขยายเวลา 8 วันจากกำหนดปกติ)
เจ้าของกิจการไม่ต้องจำทุกวัน แค่ถามสำนักงานบัญชีว่า “เดือนหน้ามีอะไรต้องยื่นบ้าง” แล้วเตรียมเอกสารให้ทัน
Workflow ทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชี
การทำงานร่วมกันที่ดีต้องมี flow ชัดว่า “ใคร → ทำอะไร → ส่งให้ใคร → เมื่อไหร่”
ขั้นตอนที่ 1: เจ้าของกิจการรวบรวมเอกสาร → จัดเรียงตามวันที่ แยกฝั่งขาย/ฝั่งซื้อ ส่งให้สำนักงานภายในวันที่ตกลงกัน (ปกติ 5-7 วันหลังสิ้นเดือน)
ขั้นตอนที่ 2: สำนักงานบัญชีบันทึกบัญชีและจัดทำแบบภาษี → บันทึกรายรับรายจ่าย กระทบยอดกับ Statement คำนวณภาษี จัดทำแบบยื่น
ขั้นตอนที่ 3: เจ้าของกิจการตรวจสอบก่อนยื่น → ก่อนสำนักงานยื่นภาษี ควรขอดูตัวเลขสรุปรายเดือน (หรือดูผ่านโปรแกรมบัญชี real-time) เช็กว่ายอดขายและค่าใช้จ่ายตรงกับความเป็นจริง
ขั้นตอนที่ 4: สำนักงานยื่นแบบภาษีและแจ้งผล → ยื่นแบบ ภ.ง.ด., ภ.พ.30, ประกันสังคม ตามกำหนด แล้วแจ้งเจ้าของกิจการว่ายื่นเรียบร้อย
ถ้าทั้งสองฝ่ายใช้โปรแกรมบัญชีเดียวกัน ขั้นตอนที่ 1-3 จะง่ายขึ้นมาก เพราะเจ้าของกิจการออกเอกสารในระบบ → สำนักงานเห็นทันที → ไม่ต้องส่งกระดาษ
5 สัญญาณ Red Flag ว่าสำนักงานบัญชีมีปัญหา
ถ้าเจออาการเหล่านี้ ควรพูดคุยกับสำนักงานโดยเร็ว
- ยื่นภาษีเลยกำหนดบ่อย — ถ้าเกิดขึ้นซ้ำ แปลว่าสำนักงานรับงานเกินกำลัง หรือไม่จัดลำดับงาน ผลคือกิจการอาจโดนเบี้ยปรับเงินเพิ่ม
- ติดต่อยากหรือตอบช้าเกินสัปดาห์ — เรื่องภาษีมักเร่งด่วน ถ้าติดต่อไม่ได้ในจังหวะสำคัญ อาจเสียโอกาสหรือเสียเงินโดยไม่จำเป็น
- ไม่เคยแจ้งสถานะหรือส่งรายงานให้ดู — สำนักงานที่ดีจะ update สถานะงานเป็นประจำ ถ้าต้องถามเองทุกครั้ง อาจเป็นสัญญาณว่าระบบงานภายในมีปัญหา
- ตัวเลขในงบไม่ตรงกับที่เจ้าของกิจการรู้ — เช่น ยอดขายในงบต่างจากที่คุณเห็นมาก อาจเกิดจากการบันทึกผิดหรือเอกสารตกหล่น
- ไม่ยอมให้ดูข้อมูลหรือเข้าระบบ — กิจการมีสิทธิ์ดูข้อมูลบัญชีของตัวเองทุกเมื่อ ถ้าสำนักงานปิดกั้น ควรตั้งคำถาม
ใช้โปรแกรมบัญชีทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชี
วิธีที่ดีที่สุดในการลดปัญหาการส่งเอกสารและเพิ่มความโปร่งใสคือ ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ทั้งเจ้าของกิจการและสำนักงานบัญชีเข้าถึงได้พร้อมกัน
ข้อดีของการทำงานบนระบบเดียวกัน:
- เจ้าของกิจการออกใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ใบกำกับภาษีในระบบ → สำนักงานเห็นทันที ไม่ต้องส่งกระดาษ
- Statement ธนาคารเชื่อมเข้าระบบอัตโนมัติ → กระทบยอดง่าย
- เจ้าของกิจการเปิดดูรายงานกำไรขาดทุน ยอดขาย ค่าใช้จ่ายได้เองตลอดเวลา ไม่ต้องรอรายงานสิ้นเดือน
- ลดเอกสารหาย เพราะทุกอย่างเก็บไว้ในระบบ cloud
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์รองรับการทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชีกว่า 1,800 แห่งทั่วประเทศ ถ้ากำลังมองหาสำนักงานบัญชีที่พร้อมใช้ระบบดิจิทัล ค้นหาสำนักงานบัญชีที่ใช้ PEAK ได้ที่นี่
สรุป
การจ้างทำบัญชีจะราบรื่นที่สุดเมื่อเจ้าของกิจการทำ 4 สิ่งนี้:
- ส่งเอกสารให้ครบและตรงเวลาทุกเดือน (ใช้เช็กลิสต์ด้านบนกันลืม)
- รู้ปฏิทินงานบัญชี เดือนไหนมีอะไรต้องยื่น ไม่ต้องจำทุกรายการ แค่ถามสำนักงานล่วงหน้า
- ตรวจสอบตัวเลขก่อนสำนักงานยื่นภาษี อย่าเซ็นรับโดยไม่ดู
- สังเกต red flags ตั้งแต่เนิ่นๆ แก้ปัญหาได้ก่อนลุกลาม
จัดการเอกสารบัญชีให้เป็นระบบด้วย PEAK
ไม่ว่าจะทำบัญชีเองหรือทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชี PEAK ช่วยให้เจ้าของกิจการออกเอกสาร เชื่อมธนาคาร และดูรายงานได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่ต้องรอรายงานสิ้นเดือน
คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับการจ้างทำบัญชี
ส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีช้า มีผลอะไรบ้าง
ถ้าส่งเอกสารช้าจนสำนักงานบันทึกบัญชีและยื่นภาษีไม่ทัน กิจการอาจถูกเรียกเก็บเบี้ยปรับและเงินเพิ่มจากกรมสรรพากร นอกจากนี้ตัวเลขในงบอาจไม่สะท้อนความเป็นจริง เพราะรายการตกหล่น
สำนักงานบัญชีต้องเก็บเอกสารให้กี่ปี
ตาม พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 กิจการต้องเก็บเอกสารทางบัญชีไว้อย่างน้อย 5 ปี ควรตกลงกับสำนักงานบัญชีว่าใครเก็บต้นฉบับ ถ้าสำนักงานเก็บให้ ต้องแน่ใจว่าขอคืนได้เมื่อต้องการ
ใช้โปรแกรมบัญชีเองแล้ว ยังต้องจ้างสำนักงานบัญชีอีกไหม
ใช้ร่วมกันได้ เจ้าของกิจการใช้โปรแกรมบัญชีออกเอกสาร บันทึกรายวัน ดูรายงาน ส่วนสำนักงานบัญชีเข้ามาตรวจสอบ ปิดงบ และยื่นภาษีให้ วิธีนี้ประหยัดค่าบริการเพราะลดงานบันทึกรายวันของสำนักงาน
เจ้าของกิจการต้องเข้าใจบัญชีแค่ไหน ถึงจะทำงานร่วมกับสำนักงานได้ดี
ไม่ต้องเก่งบัญชี แค่รู้ 3 เรื่อง: (1) เอกสารอะไรต้องส่งบ้าง (ใช้เช็กลิสต์ด้านบน) (2) กิจการต้องยื่นภาษีอะไรบ้าง (ถามสำนักงานรอบแรกให้ list มาเลย) (3) ดูรายงานกำไรขาดทุนเป็น เพื่อเช็กว่าตัวเลขสมเหตุสมผล
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
