ลูกค้าค้างจ่ายเงินเข้าสู่เดือนที่สองหรือสาม แต่คุณไม่กล้าทวงเพราะกลัวเสียลูกค้ารายใหญ่ ปัญหานี้เกิดขึ้นกับเจ้าของธุรกิจ SME แทบทุกรายที่ทำธุรกิจแบบให้เครดิตเทอม
บทความนี้รวมแนวทางครบวงจรตั้งแต่การโทรเตือน การส่งจดหมายทวงหนี้อย่างมืออาชีพ การวิเคราะห์อายุลูกหนี้ ไปจนถึงเงื่อนไขการตัดหนี้สูญเพื่อนำไปลงเป็นรายจ่ายทางภาษี พร้อมแจกเทมเพลตจดหมายทวงถาม 3 ขั้นที่นำไปปรับใช้ได้ทันที
ทวงหนี้คืออะไร ทำไม SME ต้องมีระบบติดตามลูกหนี้
การทวงหนี้ คือขั้นตอนการติดตามให้ลูกหนี้ชำระเงินตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้ ทั้งค่าสินค้า ค่าบริการ หรือค่างวดตามสัญญา สำหรับธุรกิจ B2B ที่ให้เครดิตเทอม 30-90 วัน ระบบติดตามลูกหนี้ถือเป็นกลไกที่จำเป็นต่อความอยู่รอดของธุรกิจ
หลายธุรกิจปล่อยให้เกิดภาวะ ลูกหนี้ค้างชำระ นานเกินไปเพราะความเกรงใจคู่ค้า จนกลายเป็นปัญหาหนี้เสียที่ยากต่อการเรียกเก็บในที่สุด
ลูกหนี้ค้างชำระทำให้กระแสเงินสดสะดุด ตัวเลขผลกระทบที่ SME ต้องรู้
ปัญหา Cash Flow หรือกระแสเงินสดตึงตัว เป็นสาเหตุอันดับต้น ๆ ที่ทำให้ SME ต้องปิดกิจการ แม้จะมียอดขายและผลกำไรในงบการเงินดี แต่หากเงินสดไม่เข้าบัญชีตามกำหนด กิจการก็จะขาดสภาพคล่องในการจ่ายเงินเดือนพนักงานและค่าใช้จ่ายประจำ
ตัวอย่างเช่น บริษัท ก จำกัด มียอดขาย 5,000,000 บาทต่อเดือน แต่มีลูกค้าค้างชำระรวม 2,000,000 บาท
| รายการ | วิธีคำนวณ | จำนวนเงิน |
|---|---|---|
| ยอดขายต่อเดือน | — | 5,000,000 บาท |
| หัก: ยอดลูกหนี้ค้างชำระ | ลูกค้าค้างชำระ 3 ราย | (2,000,000) บาท |
| เงินสดหมุนเวียนจริง | ยอดขาย – ค้างชำระ | 3,000,000 บาท |
หากบริษัทมีค่าใช้จ่ายประจำเดือนละ 3,500,000 บาท กิจการจะขาดสภาพคล่องทันที 500,000 บาท และจำเป็นต้องกู้ยืมเงินระยะสั้นเพื่อมาเสริมสภาพคล่อง ทำให้ต้องแบกรับภาระดอกเบี้ยโดยไม่จำเป็น
พ.ร.บ. การทวงถามหนี้ สิ่งที่เจ้าของธุรกิจต้องรู้
พระราชบัญญัติการทวงถามหนี้ พ.ศ. 2558 กำหนดกรอบแนวทางปฏิบัติอย่างชัดเจนว่า เจ้าหนี้สามารถติดตามทวงถามได้ในเวลาใด ใช้ถ้อยคำอย่างไร และมีพฤติกรรมใดบ้างที่เข้าข่ายผิดกฎหมาย ซึ่งหากฝ่าฝืนมีโทษทั้งจำคุกและปรับ
ขอบเขตกฎหมาย การทวงหนี้ B2B คุ้มครองครอบคลุมแค่ไหน
พ.ร.บ. การทวงถามหนี้ มีเจตนารมณ์คุ้มครองลูกหนี้ที่เป็นบุคคลธรรมดาเป็นหลัก หากคู่ค้าเป็นนิติบุคคล (เช่น บริษัทจำกัด หรือห้างหุ้นส่วนจำกัด) การบังคับชำระหนี้จะเป็นไปตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ อย่างไรก็ตาม การนำแนวทางตาม พ.ร.บ. การทวงถามหนี้มาปรับใช้กับลูกหนี้ B2B จะช่วยรักษามาตรฐานความเป็นมืออาชีพและลดความขัดแย้งทางธุรกิจได้ดีที่สุด
7 ข้อห้ามสำคัญในการทวงหนี้ ป้องกันการทำผิดกฎหมายโดยไม่รู้ตัว
- ห้ามทวงนอกเวลาที่กำหนด: วันจันทร์ถึงวันศุกร์ติดต่อได้เฉพาะเวลา 08.00-20.00 น. ส่วนวันหยุดราชการติดต่อได้เวลา 08.00-18.00 น.
- ห้ามใช้ถ้อยคำรุนแรง: ห้ามข่มขู่ ดูหมิ่น หรือใช้วาจาที่ไม่สุภาพต่อลูกหนี้
- ห้ามประจานหรือเปิดเผยหนี้: ห้ามแจ้งข้อมูลการเป็นหนี้แก่บุคคลภายนอกที่ไม่เกี่ยวข้อง เช่น พนักงานที่ไม่มีหน้าที่จ่ายเงิน หรือบุคคลในครอบครัว
- ห้ามทวงหนี้ถี่เกินสมควร: ติดต่อลูกหนี้ได้ไม่เกินวันละ 1 ครั้งตามแนวทางปฏิบัติที่คณะกรรมการกำกับการทวงถามหนี้กำหนด
- ห้ามแอบอ้างหน่วยงานรัฐ: ห้ามแสดงเอกสารที่ทำให้เข้าใจผิดว่าเป็นหมายศาล เอกสารราชการ หรือแอบอ้างอำนาจเจ้าหน้าที่รัฐ
- ห้ามเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเกินจริง: ห้ามเรียกเก็บค่าใช้จ่ายในการทวงถามหนี้เกินกว่าอัตราที่กฎหมายกำหนด
- ห้ามติดต่อผ่านสื่อสาธารณะ: ห้ามส่งข้อความทวงหนี้ผ่านโซเชียลมีเดียในลักษณะเปิดเผยต่อบุคคลทั่วไป
ขั้นตอนทวงหนี้ลูกค้า B2B 5 Step ที่ได้ผลจริงโดยไม่เสียคอนเนกชัน
การทวงหนี้ในรูปแบบธุรกิจสู่ธุรกิจ (B2B) ต้องยึดหลัก รวดเร็ว สุภาพ แต่หนักแน่น ยิ่งเริ่มติดตามเร็วเท่าไร โอกาสได้รับชำระหนี้คืนจะยิ่งสูงขึ้น
Step 1 ตรวจสอบยอดหนี้และเอกสารประกอบให้ครบถ้วน
ก่อนยกหูโทรศัพท์หรือส่งหนังสือทวงถาม ฝ่ายการเงินต้องตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารหลักฐานทั้งหมด
- ใบแจ้งหนี้ ที่ระบุวันครบกำหนดชำระชัดเจน
- ใบวางบิล พร้อมลายเซ็นหรือหลักฐานการรับเอกสารของลูกค้า
- ใบสั่งซื้อ (PO) หรือสัญญาจ้างที่ระบุเงื่อนไขเครดิตเทอม
- ประวัติการสั่งซื้อและการชำระเงินย้อนหลัง
Step 2 โทรหรือส่งข้อความเตือนอย่างเป็นมิตร (หลังครบกำหนด 7 วัน)
หลังเลยกำหนดชำระประมาณ 7 วัน ให้ติดต่อฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้ของลูกค้าโดยตรง ใช้การสอบถามเชิงประสานงานเพื่อตรวจสอบว่าเอกสารตกหล่นหรือไม่ แทนการต่อว่า
ตัวอย่างแนวทางการสื่อสาร: “สวัสดี ทางเราโทรมาสอบถามเรื่องใบแจ้งหนี้เลขที่ INV-2026-0045 ครบกำหนดวันที่ 25 สิงหาคม จึงอยากตรวจสอบว่ามีติดปัญหาในส่วนของเอกสารหรือขั้นตอนการอนุมัติใดหรือไม่”
Step 3 ส่งจดหมายแจ้งเตือนชำระหนี้ (14 วัน)
หากผ่านไป 14 วันยังไม่ได้รับการชำระหรือคำตอบที่ชัดเจน ให้ส่งจดหมายเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรฉบับที่ 1 ผ่านทางอีเมลและไปรษณีย์ โดยระบุเลขที่เอกสาร จำนวนเงิน และกำหนดชำระรอบใหม่อย่างชัดเจน
Step 4 ส่งจดหมายทวงถามอย่างเป็นทางการ (30 วัน)
เมื่อหนี้ค้างชำระเกิน 30 วัน ให้เพิ่มระดับความเป็นทางการด้วยจดหมายทวงถามฉบับที่ 2 ส่งตรงถึงผู้มีอำนาจลงนามหรือผู้บริหารระดับสูงของคู่ค้า พร้อมแจ้งเงื่อนไขการระงับวงเงินเครดิตหรือการคิดดอกเบี้ยผิดนัดชำระตามสัญญา
Step 5 ส่งจดหมายเตือนครั้งสุดท้ายก่อนฟ้องคดี พร้อมเช็กอายุความ (60-90 วัน)
หากล่วงเลยถึง 60-90 วัน ให้ส่งจดหมายบอกกล่าวทวงถามครั้งสุดท้าย (Final Demand Letter) ทางไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับ เพื่อใช้เป็นพยานหลักฐานในชั้นศาล
ข้อควรระวังเรื่องอายุความ: หนี้ค่าสินค้าหรือค่าบริการทางธุรกิจ (B2B) มีอายุความเพียง 2 ปี นับแต่วันที่หนี้ถึงกำหนดชำระตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 193/34(1) หากปล่อยให้เกิน 2 ปี สิทธิเรียกร้องทางศาลจะขาดอายุความ และจะส่งผลกระทบต่อเงื่อนไขการตัดหนี้สูญทางภาษีทันที
แจกเทมเพลตจดหมายทวงหนี้ B2B 3 ขั้น นำไปปรับใช้ได้ทันที
เทมเพลตทั้ง 3 ระดับออกแบบมาเพื่อช่วยให้ธุรกิจสื่อสารได้อย่างเป็นขั้นตอน รักษาสัมพันธภาพที่ดี แต่มีน้ำหนักทางเอกสาร
ขั้นที่ 1 จดหมายเตือนอย่างสุภาพ (Friendly Reminder Notice)
เลขที่เอกสาร: [เลขที่เอกสาร]
วันที่: [วันที่ออกจดหมาย]
เรียน: ฝ่ายบัญชีและการเงิน [ชื่อบริษัทลูกค้า]
เรื่อง: แจ้งเตือนยอดค้างชำระค่าสินค้า/บริการบริษัท [ชื่อบริษัทของคุณ] ขอเรียนแจ้งให้ทราบว่า ใบแจ้งหนี้เลขที่ [เลขที่ใบแจ้งหนี้] ลงวันที่ [วันที่ในเอกสาร] จำนวนเงิน [จำนวนเงิน] บาท ซึ่งครบกำหนดชำระเมื่อวันที่ [วันครบกำหนด] ยังไม่ปรากฏยอดการชำระในระบบ
หากท่านได้ดำเนินการชำระเรียบร้อยแล้ว กรุณาส่งหลักฐานการโอนเงินเพื่อปรับปรุงข้อมูลในระบบ หรือหากมีข้อติดขัดประการใด กรุณาติดต่อกลับภายในวันที่ [ระบุวันที่]
ขอแสดงความนับถือ
[ชื่อผู้มีอำนาจลงนาม/ชื่อบริษัท]
ขั้นที่ 2 จดหมายทวงถามอย่างเป็นทางการ (Formal Collection Letter)
เลขที่เอกสาร: [เลขที่เอกสาร]
วันที่: [วันที่ออกจดหมาย]
เรียน: กรรมการผู้จัดการ [ชื่อบริษัทลูกค้า]
เรื่อง: ทวงถามยอดค้างชำระตามใบแจ้งหนี้ (ครั้งที่ 2)ตามที่บริษัทฯ ได้มีหนังสือแจ้งเตือนยอดค้างชำระ เมื่อวันที่ [วันที่ส่งเตือนครั้งแรก] เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้เลขที่ [เลขที่เอกสาร] จำนวนเงิน [จำนวนเงิน] บาท นั้น
จนถึงปัจจุบัน บริษัทฯ ยังไม่ได้รับการติดต่อหรือชำระเงินจากท่าน เพื่อป้องกันการระงับวงเงินสินเชื่อการค้าและการคิดดอกเบี้ยผิดนัดชำระตามข้อตกลง จึงขอให้ท่านโปรดชำระยอดเงินดังกล่าวภายในวันที่ [ระบุวันที่]
ขอแสดงความนับถือ
[ชื่อผู้มีอำนาจลงนาม/ชื่อบริษัท]
ขั้นที่ 3 จดหมายแจ้งเตือนก่อนฟ้องคดี (Final Demand Letter)
เลขที่เอกสาร: [เลขที่เอกสาร]
ส่งทาง: ไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับ
วันที่: [วันที่ออกจดหมาย]
เรียน: กรรมการผู้จัดการ [ชื่อบริษัทลูกค้า]
เรื่อง: บอกกล่าวทวงถามให้ชำระหนี้เป็นครั้งสุดท้ายก่อนดำเนินคดีตามกฎหมายตามที่บริษัทฯ ได้แจ้งเตือนให้ท่านชำระหนี้ค่าสินค้าตามใบแจ้งหนี้เลขที่ [เลขที่เอกสาร] เป็นจำนวนเงินรวม [จำนวนเงิน] บาท ซึ่งพ้นกำหนดชำระมาเป็นเวลานานแล้วนั้น
บริษัทฯ ขอแจ้งให้ท่านดำเนินการชำระหนี้ทั้งหมดให้เสร็จสิ้นภายใน 15 วัน นับจากวันที่ได้รับหนังสือฉบับนี้ หากพ้นกำหนดเวลาดังกล่าว บริษัทฯ มีความจำเป็นต้องส่งมอบเรื่องให้ทนายความดำเนินคดีตามกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ต่อไป
ขอแสดงความนับถือ
[ชื่อผู้มีอำนาจลงนาม/ชื่อบริษัท]
Aging Analysis วิเคราะห์อายุลูกหนี้เพื่อจัดลำดับความเสี่ยงในการทวง
การทวงหนี้ที่มีประสิทธิภาพไม่ควรใช้วิธีเดียวกันกับลูกหนี้ทุกราย แต่ควรจัดลำดับความเสี่ยงด้วยรายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้ (Aging Report)
Aging Report คืออะไร วิธีอ่านตารางวิเคราะห์อายุลูกหนี้
Aging Report คือรายงานสรุปยอดลูกหนี้การค้าโดยจัดกลุ่มตามระยะเวลาที่ค้างชำระ ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นสุขภาพลูกหนี้ในภาพรวมได้อย่างรวดเร็ว
| ชื่อลูกหนี้ | ยังไม่ครบกำหนด | 1-30 วัน | 31-60 วัน | 61-90 วัน | เกิน 90 วัน | ยอดรวม |
|---|---|---|---|---|---|---|
| บริษัท ก จำกัด | 50,000 | 30,000 | — | — | — | 80,000 |
| บริษัท ข จำกัด | — | — | 120,000 | 80,000 | — | 200,000 |
| บริษัท ค จำกัด | — | — | — | — | 150,000 | 150,000 |
จากตารางจะเห็นว่า บริษัท ค มียอดค้างชำระเกิน 90 วัน ซึ่งเป็นกลุ่มเสี่ยงสูงสุดที่ต้องติดตามอย่างใกล้ชิดทันที ในขณะที่บริษัท ก ยังอยู่ในเกณฑ์ปกติที่เพียงแค่ส่งข้อความแจ้งเตือนตามรอบ
วิธีใช้รายงาน Aging Analysis ใน PEAK เพื่อติดตามหนี้อัตโนมัติ
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK มีระบบสร้างรายงาน Aging Report ให้อัตโนมัติแบบเรียลไทม์ โดยเชื่อมโยงข้อมูลกับใบแจ้งหนี้ทันทีที่มีการเปิดบิล ช่วยให้ฝ่ายการเงินจัดกลุ่มลูกหนี้และตรวจจับลูกหนี้ที่เริ่มค้างชำระได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาทำตารางคำนวณด้วยมือ
การตัดหนี้สูญ เงื่อนไขทางบัญชีและเกณฑ์ภาษีสรรพากร
หากติดตามทวงถามจนถึงที่สุดแล้วแต่ลูกหนี้ไม่สามารถชำระได้ กิจการจำเป็นต้องพิจารณาตัดหนี้สูญ ซึ่งมีหลักเกณฑ์ทั้งทางบัญชีและทางภาษีที่ต้องปฏิบัติให้สอดคล้องกัน
ในทางบัญชีตามมาตรฐาน NPAEs กิจการต้องประเมินและบันทึก ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ เมื่อคาดว่าจะเก็บเงินไม่ได้ และเมื่อมีหลักฐานแน่ชัดว่าไม่ได้รับชำระจริง จึงดำเนินการตัดจำหน่ายเป็นหนี้สูญ
เกณฑ์การจำหน่ายหนี้สูญทางภาษีตามมูลหนี้
การตัดหนี้สูญเพื่อนำมาเป็นรายจ่ายทางภาษีในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล ต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ในประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ทวิ (9) และกฎกระทรวง ฉบับที่ 186 (แก้ไขเพิ่มเติมโดยฉบับที่ 374 พ.ศ. 2564) ซึ่งแบ่งตามยอดมูลหนี้ต่อรายลูกหนี้ดังนี้
| มูลหนี้ต่อราย | เงื่อนไขการจำหน่ายหนี้สูญทางภาษี |
|---|---|
| ไม่เกิน 200,000 บาท | มีหลักฐานการติดตามทวงถามอย่างสมควรและชัดเจนว่าไม่ได้รับชำระ โดยไม่ต้องฟ้องร้องคดีต่อศาล |
| เกิน 200,000 บาท แต่ไม่เกิน 2,000,000 บาท | ต้องฟ้องคดีแพ่งหรือยื่นคำขอรับชำระหนี้ในคดีล้มละลาย และศาลได้มีคำสั่งรับคำฟ้องแล้ว |
| เกิน 2,000,000 บาทขึ้นไป | ต้องมีคำพิพากษาของศาล และได้ดำเนินการบังคับคดีแล้วแต่ลูกหนี้ไม่มีทรัพย์สินพอชำระหนี้ |
สำหรับหนี้ที่มีมูลค่าไม่เกิน 200,000 บาท การเก็บสำเนาจดหมายทวงถามและใบตอบรับไปรษณีย์ถือเป็นหลักฐานสำคัญที่สุดที่สรรพากรยอมรับในการตัดเป็นรายจ่ายทางภาษี
ขั้นตอนและตัวอย่างการบันทึกบัญชีตัดหนี้สูญ
กรณีที่ 1: กิจการเคยบันทึกตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญไว้แล้ว
Dr. ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ 100,000
Cr. ลูกหนี้การค้า 100,000
กรณีที่ 2: กิจการไม่ได้ตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญไว้ล่วงหน้า
Dr. หนี้สูญ (ค่าใช้จ่าย) 100,000
Cr. ลูกหนี้การค้า 100,000
สรุป – วางระบบติดตามลูกหนี้ค้างชำระอย่างเป็นมืออาชีพ
การทวงหนี้ลูกค้า B2B ให้ได้รับเงินครบถ้วนไม่ได้ขึ้นอยู่กับการกดดันอย่างรุนแรง แต่ขึ้นอยู่กับความมีระเบียบในการวางระบบติดตาม สิ่งที่ผู้ประกอบการควรเริ่มทำตั้งแต่วันนี้ คือการตรวจเช็กเอกสารให้รัดกุมก่อนส่งมอบสินค้า ติดตามหนี้ตามช่วงเวลาอย่างสม่ำเสมอ และใช้รายงานวิเคราะห์อายุหนี้เพื่อคัดกรองความเสี่ยงล่วงหน้า
จัดการลูกหนี้ค้างชำระให้เป็นระบบด้วย PEAK
เพื่อให้การบริหารเงินสดในธุรกิจไม่สะดุด PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์มีระบบติดตามลูกหนี้ค้างชำระและรายงาน Aging Analysis แบบเรียลไทม์ พร้อมช่วยให้คุณออกใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล และบันทึกบัญชีตัดหนี้สูญได้อย่างถูกต้องตามหลักสรรพากร – ทดลองใช้ PEAK ฟรี 30 วัน เพื่อยกระดับการบริหารสภาพคล่องทางการค้าของคุณตั้งแต่วันนี้
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการทวงหนี้ B2B
ทวงหนี้กี่ครั้งถึงจะดำเนินการฟ้องร้องได้
กฎหมายไม่ได้กำหนดจำนวนครั้งขั้นต่ำก่อนยื่นฟ้อง แต่ศาลจะพิจารณาว่าเจ้าหนี้ได้ใช้ความพยายามในการติดตามทวงถามอย่างสมควรแล้วหรือไม่ โดยทั่วไปการส่งหนังสือบอกกล่าวทวงถามอย่างเป็นทางการ 2-3 ครั้ง พร้อมมีหลักฐานใบตอบรับจากไปรษณีย์ ถือว่าเพียงพอต่อการนำไปใช้เป็นหลักฐานในกระบวนการพิจารณาคดี
หนี้การค้า B2B มีอายุความกี่ปี
หนี้ค่าสินค้าหรือค่าบริการระหว่างคู่ค้าธุรกิจมีอายุความ 2 ปี นับแต่วันที่หนี้ถึงกำหนดชำระตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 193/34(1) ซึ่งต่างจากหนี้สัญญากู้ยืมเงินทั่วไปที่มีอายุความ 10 ปี ผู้ประกอบการจึงต้องระวังไม่ปล่อยให้ลูกหนี้ค้างชำระเกิน 2 ปีจนขาดอายุความ
หากตัดหนี้สูญไปแล้ว แต่ลูกหนี้กลับมาชำระภายหลัง ต้องบันทึกบัญชีอย่างไร
เมื่อได้รับเงินชำระหนี้หลังจากตัดหนี้สูญไปแล้ว กิจการต้องบันทึกเป็นรายการ หนี้สูญรับคืน เพื่อรับรู้เป็นรายได้ในรอบระยะเวลาบัญชีที่ได้รับเงิน โดยบันทึกบัญชีดังนี้
Dr. เงินสด / เงินฝากธนาคาร 100,000
Cr. หนี้สูญได้รับคืน (รายได้อื่น) 100,000
รายได้ส่วนนี้จะต้องนำไปรวมคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี และหากกิจการจดทะเบียน ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ต้องออกใบกำกับภาษีตามรอบการรับเงินให้ถูกต้อง
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
