สั่งซื้อสินค้าล็อตใหญ่ แต่ผู้ขายขอให้โอนเงินล่วงหน้า 50% ก่อนผลิต สถานการณ์แบบนี้เกิดขึ้นบ่อยกับธุรกิจ SME ไม่ว่าจะเป็นการจ้างผลิตสินค้า จ้างรับเหมาก่อสร้าง หรือจ้างทำเว็บไซต์ หลายคนบันทึกเงินก้อนนี้เป็นค่าใช้จ่ายทันทีที่โอน ซึ่งผิดหลักบัญชี เพราะยังไม่ได้รับสินค้าหรือบริการ
เงินจ่ายล่วงหน้า (Advance Payment) ต้องบันทึกเป็นสินทรัพย์ก่อน แล้วค่อยตัดเป็นค่าใช้จ่ายเมื่อรับมอบงาน โดยในบทความนี้อธิบายทุกขั้นตอนที่ต้องรู้ ตั้งแต่ Advance Payment คือ อะไร บันทึกบัญชียังไง ภาษีซื้อจัดการตรงไหน และเอกสารที่ต้องเก็บ
Advance Payment คืออะไร
Advance Payment คือ เงินที่ผู้ซื้อจ่ายให้ผู้ขายล่วงหน้า ก่อนที่จะได้รับสินค้าหรือบริการตามสัญญา เป้าหมายหลักคือล็อกราคา จองสินค้า หรือยืนยันว่าจะทำธุรกรรมจริง
ในทางบัญชี เงินจ่ายล่วงหน้าจัดเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย เพราะธุรกิจยังมีสิทธิ์เรียกร้องสินค้าหรือบริการจากผู้ขาย จนกว่าจะรับมอบงานครบ เงินก้อนนี้จึงยังเป็นสิทธิเรียกร้อง ไม่ใช่ต้นทุน
Advance Payment แปลว่าอะไรในบริบทธุรกิจ
Advance Payment แปลตรงตัวว่า การจ่ายเงินล่วงหน้า บางครั้งเรียกว่า Prepayment หรือ Down Payment ขึ้นอยู่กับบริบท
ตัวอย่างที่พบบ่อยในธุรกิจ SME ได้แก่ จ่ายมัดจำค่าจ้างผลิตสินค้า OEM จ่ายล่วงหน้า 30% ก่อนเริ่มงานก่อสร้าง หรือจ่ายค่าบริการล่วงหน้ารายปี เช่น ค่าเช่าสำนักงาน ค่าประกัน ค่าโฆษณา
Advance Payment ต่างจากเงินทดรองจ่ายและเงินมัดจำอย่างไร
ทั้งสามอย่างเกี่ยวข้องกับเงินที่จ่ายออกไปก่อน แต่ความหมายทางบัญชีต่างกันมาก
| หัวข้อ | Advance Payment (เงินจ่ายล่วงหน้า) | เงินทดรองจ่าย (Petty Cash Advance) | เงินมัดจำ (Deposit) |
|---|---|---|---|
| จ่ายให้ใคร | ผู้ขาย หรือ ผู้รับจ้างภายนอก | พนักงานในบริษัท | ผู้ขาย หรือ ผู้ให้เช่า |
| เหตุผล | ล็อกราคา จองสินค้า ยืนยันสัญญา | ให้พนักงานไปซื้อของ เดินทาง | ค้ำประกันสัญญา รับคืนเมื่อครบกำหนด |
| บันทึกบัญชี | สินทรัพย์จ่ายล่วงหน้า | ลูกหนี้เงินทดรองจ่าย | เงินมัดจำจ่าย |
| ตัดจ่ายเมื่อ | รับมอบสินค้า-บริการ | พนักงานนำใบเสร็จมาเคลียร์ | สิ้นสุดสัญญา หรือหักกับค่าเช่า |
ถ้าต้องการรู้รายละเอียดเรื่องเงินทดรองจ่ายเพิ่มเติม PEAK มีบทความอธิบายพร้อมวิธีเคลียร์เงินทดรองจ่ายแยกต่างหาก
ทำไมธุรกิจถึงต้องจ่าย Advance Payment
การจ่ายเงินล่วงหน้าไม่ใช่เรื่องเสียเปรียบ แต่เป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่ทั้งผู้ซื้อและผู้ขายได้ประโยชน์
สำหรับผู้ซื้อ การจ่ายเงินล่วงหน้าช่วยล็อกราคาสินค้าในช่วงที่ต้นทุนวัตถุดิบผันผวน จองกำลังการผลิตที่มีจำกัด และสร้างความน่าเชื่อถือกับ supplier รายใหม่
สำหรับผู้ขาย เงินจ่ายล่วงหน้าเป็นเงินทุนหมุนเวียนที่ใช้จัดซื้อวัตถุดิบเพื่อผลิตตามออเดอร์ ลดความเสี่ยงที่ลูกค้าจะยกเลิกกลางทาง และช่วยวางแผนการเงินได้แม่นยำขึ้น
วิธีบันทึกบัญชีเงินจ่ายล่วงหน้า (Advance Payment)
หัวใจสำคัญคือ บันทึกเป็นสินทรัพย์ก่อน ค่อยตัดเป็นค่าใช้จ่ายเมื่อรับมอบงาน แบ่งเป็น 2 ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 – บันทึก ณ วันที่จ่ายเงิน
เมื่อโอนเงินให้ผู้ขาย ให้เดบิตบัญชีสินทรัพย์จ่ายล่วงหน้า และเครดิตบัญชีเงินสดหรือเงินฝากธนาคาร
| เดบิต | เครดิต |
|---|---|
| สินทรัพย์จ่ายล่วงหน้า 50,000 | เงินฝากธนาคาร 50,000 |
เงิน 50,000 บาทนี้ยังไม่ใช่ค่าใช้จ่าย เพราะยังไม่ได้รับสินค้าหรือบริการ ถ้าอยู่ในระบบ VAT และผู้ขายออกใบกำกับภาษีให้ตอนรับเงิน ให้แยกบันทึกภาษีซื้ออีกบรรทัด
ขั้นตอนที่ 2 – ตัดจ่ายเมื่อรับมอบสินค้าหรือบริการ
เมื่อผู้ขายส่งมอบงานครบตามสัญญา ให้เปลี่ยนจากสินทรัพย์เป็นค่าใช้จ่าย โดยเดบิตบัญชีค่าใช้จ่าย (หรือต้นทุนขาย) และเครดิตบัญชีสินทรัพย์จ่ายล่วงหน้า
| เดบิต | เครดิต |
|---|---|
| ต้นทุนสินค้า 50,000 | สินทรัพย์จ่ายล่วงหน้า 50,000 |
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี Advance Payment แบบ step-by-step
บริษัท กรีนมาร์ท จำกัด (ชื่อสมมุติ) สั่งผลิตกล่องบรรจุภัณฑ์จากโรงงาน มูลค่ารวม 100,000 บาท (ไม่รวม VAT) ตกลงจ่ายล่วงหน้า 50% ก่อนผลิต
วันที่ 1 มิ.ย. – จ่ายเงินล่วงหน้า 50,000 บาท ให้โรงงาน พร้อมได้รับใบกำกับภาษีจากโรงงาน
| เดบิต | เครดิต |
|---|---|
| สินทรัพย์จ่ายล่วงหน้า 50,000 | เงินฝากธนาคาร 53,500 |
| ภาษีซื้อ 3,500 |
วันที่ 15 ก.ค. – รับมอบกล่องครบ จ่ายส่วนที่เหลืออีก 50,000 บาท
| เดบิต | เครดิต |
|---|---|
| ต้นทุนสินค้า 100,000 | สินทรัพย์จ่ายล่วงหน้า 50,000 |
| ภาษีซื้อ 3,500 | เงินฝากธนาคาร 53,500 |
ต้นทุนสินค้ารวม 100,000 บาท ถูกรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายในงวดที่รับมอบสินค้า ไม่ใช่งวดที่โอนเงิน
เอกสารที่ต้องมีเมื่อจ่าย Advance Payment
การจ่ายเงินล่วงหน้าโดยไม่มีเอกสารรองรับ อาจทำให้สรรพากรตั้งข้อสงสัยเมื่อตรวจสอบ เอกสารสำคัญที่ควรเก็บมีดังนี้
สัญญาจ้างหรือใบสั่งซื้อ ที่ระบุเงื่อนไขการจ่ายล่วงหน้าชัดเจน ว่าจ่ายกี่เปอร์เซ็นต์ เมื่อไร และส่งมอบเมื่อไร
หลักฐานการโอนเงิน เช่น สลิปโอน หรือ statement ธนาคาร
ใบเสร็จรับเงินจากผู้ขาย เป็นหลักฐานว่าผู้ขายได้รับเงินแล้ว
ใบกำกับภาษีจากผู้ขาย (กรณีอยู่ในระบบ VAT) สำคัญมากสำหรับการขอคืนภาษีซื้อ
ใบรับมอบงาน เมื่อได้รับสินค้าหรือบริการครบ ใช้เป็นหลักฐานตัดจ่ายสินทรัพย์
ประเด็นภาษีซื้อจาก Advance Payment ที่ SME ต้องรู้
เรื่องภาษีเป็นจุดที่หลายคนสับสน เพราะจ่ายเงินแล้ว แต่ยังไม่ได้ของ แล้วภาษีซื้อนับตอนไหนกันแน่
ภาษีซื้อจากเงินจ่ายล่วงหน้า ขอคืนได้เลยหรือต้องรอรับของ
ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 78 จุดภาษีมูลค่าเพิ่ม (Tax Point) เกิดขึ้นเมื่อส่งมอบสินค้า ให้บริการ หรือได้รับชำระเงิน แล้วแต่อย่างใดจะเกิดขึ้นก่อน
ดังนั้น เมื่อผู้ซื้อจ่ายเงินล่วงหน้า จุดภาษีเกิดทันที ณ วันที่ชำระเงิน ผู้ขายต้องออกใบกำกับภาษีให้ผู้ซื้อภายในเดือนนั้น และผู้ซื้อสามารถนำภาษีซื้อไปใช้ในเดือนที่ได้รับใบกำกับภาษีได้เลย ไม่ต้องรอรับของก่อน
ตัวอย่างเช่น จ่ายเงินล่วงหน้า 50,000 บาท (ไม่รวม VAT) ในเดือนมิถุนายน ผู้ขายออกใบกำกับภาษีลงวันที่ในเดือนมิถุนายน ผู้ซื้อใช้ภาษีซื้อ 3,500 บาทในแบบ ภ.พ.30 เดือนมิถุนายนได้ทันที
ใบกำกับภาษีที่ต้องได้รับจากผู้ขาย
ใบกำกับภาษีที่ถูกต้องต้องระบุ ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งผู้ออกและผู้ซื้อ วันที่ออก รายการสินค้าหรือบริการ จำนวนเงิน และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม
ถ้าผู้ขายไม่ได้อยู่ในระบบ VAT ผู้ขายจะออกได้แค่ใบเสร็จรับเงิน กรณีนี้ผู้ซื้อไม่มีภาษีซื้อให้ขอคืน
ข้อควรระวังเรื่องขอคืน Advance Payment กรณีผู้ขายไม่ส่งมอบ
จ่ายเงินล่วงหน้าแล้วผู้ขายหายไป หรือส่งของไม่ครบ เป็นความเสี่ยงที่ต้องเตรียมรับมือ
สิทธิ์ของผู้ซื้อตามกฎหมาย
ตามกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ถ้าผู้ขายไม่ปฏิบัติตามสัญญา ผู้ซื้อมีสิทธิ์บอกเลิกสัญญาและเรียกเงินคืนได้ ทั้งนี้ต้องมีสัญญาหรือข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อใช้เป็นหลักฐาน
ในทางบัญชี เมื่อเรียกเงินคืน ให้กลับรายการสินทรัพย์จ่ายล่วงหน้า โดยเดบิตลูกหนี้ (เงินที่ต้องได้คืน) และเครดิตสินทรัพย์จ่ายล่วงหน้า
วิธีป้องกันความเสี่ยง
ก่อนจ่ายเงินล่วงหน้าจำนวนมาก ควรทำสัญญาที่ระบุเงื่อนไขคืนเงินชัดเจน กำหนดงวดงานและเงื่อนไขการจ่ายแต่ละงวด ตรวจสอบประวัติผู้ขายจากแหล่งข้อมูลเช่น กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) และพิจารณาขอ Advance Payment Bond จากผู้ขาย
Advance Payment Bond คือหนังสือค้ำประกันจากธนาคาร ที่รับรองว่าถ้าผู้ขายไม่ส่งมอบงาน ธนาคารจะจ่ายเงินคืนให้ผู้ซื้อ มักใช้ในโครงการก่อสร้างหรือการค้าระหว่างประเทศ
สรุป – Advance Payment บันทึกถูก ธุรกิจไม่มีปัญหา
เงินจ่ายล่วงหน้าให้ผู้ขาย ต้องบันทึกเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน แล้วตัดเป็นค่าใช้จ่ายเมื่อรับมอบสินค้าหรือบริการ ประเด็นที่ห้ามพลาดคือภาษีซื้อ สามารถขอคืนได้ทันทีที่จ่ายเงินและได้รับใบกำกับภาษี ไม่ต้องรอรับของ
เก็บเอกสารให้ครบ ทำสัญญาให้ชัด แล้วการจ่ายเงินล่วงหน้าจะเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างมั่นคง
จัดการบัญชีเงินจ่ายล่วงหน้าให้เป็นระบบด้วย PEAK
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยให้ SME บันทึกรายรับ-รายจ่าย จัดการเอกสารภาษี และออกรายงานการเงินได้ครบในที่เดียว ไม่ว่าจะบันทึกเงินจ่ายล่วงหน้า ตัดจ่ายตามงวดงาน หรือจัดทำแบบ ภ.พ.30 ทุกอย่างเชื่อมต่อกันอัตโนมัติ
คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับ Advance Payment
Advance Payment กับ Deposit ต่างกันตรงไหน
เงินจ่ายล่วงหน้าคือเงินที่จ่ายเป็นส่วนหนึ่งของราคาสินค้าหรือบริการ จะหักออกจากยอดรวมเมื่อส่งมอบงาน ส่วน Deposit คือเงินค้ำประกัน มักได้รับคืนเมื่อสิ้นสุดสัญญา เช่น เงินประกันค่าเช่า ดังนั้นเงินจ่ายล่วงหน้าจะกลายเป็นค่าใช้จ่าย แต่ Deposit จะได้คืนเป็นเงินสด
Advance Payment ต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อไร
ผู้ขายที่อยู่ในระบบ VAT ต้องออกใบกำกับภาษีทันทีที่ได้รับเงินจ่ายล่วงหน้า ตามหลักจุดภาษี (Tax Point) ที่เกิดจากการรับชำระเงินก่อนส่งมอบสินค้าหรือบริการ
Prepayment กับ Advance Payment ต่างกันไหม
ในทางปฏิบัติ ทั้งสองคำมีความหมายใกล้เคียงกัน คือเงินที่จ่ายก่อนได้รับสินค้าหรือบริการ แต่ในบางบริบท Prepayment มักหมายถึงค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าที่ทยอยตัดจ่ายตามระยะเวลา เช่น ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า ค่าประกันภัย ส่วน Advance Payment มักใช้กับการจ่ายเป็นงวดตามความคืบหน้าของงาน
Advance Payment Bond คืออะไร
หนังสือค้ำประกันการจ่ายล่วงหน้าที่ธนาคารออกให้ เพื่อรับรองว่าถ้าผู้ขายรับเงินล่วงหน้าไปแล้วไม่ส่งมอบงาน ธนาคารจะจ่ายเงินคืนให้ผู้ซื้อ ใช้กันมากในงานก่อสร้างและการค้าระหว่างประเทศ โดยธนาคารเพื่อการส่งออกและนำเข้า (EXIM Bank) เป็นหนึ่งในผู้ให้บริการหลัก
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
