จดทะเบียนบริษัทเรียบร้อย เปิดร้านออนไลน์ขายดี แต่พอถึงเรื่องทำบัญชี หลายคนสะดุดทันที เพราะไม่รู้ว่าต้องจดอะไร เก็บเอกสารอะไร แล้วสรรพากรจะมาตรวจตรงไหน
จริง ๆ แล้วการทำบัญชีไม่ได้ซับซ้อนอย่างที่คิด เพียงแค่เข้าใจหลักพื้นฐาน แยกเงินธุรกิจกับเงินส่วนตัวให้ชัด เก็บเอกสารให้ครบ แล้วบันทึกรายการสม่ำเสมอ ธุรกิจก็พร้อมส่งสรรพากรได้อย่างมั่นใจ บทความนี้จะพาคุณเดินทีละขั้น ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงจุดที่ธุรกิจโตพอต้องอัปเกรดระบบบัญชี
ทำบัญชีคืออะไร ทำไม SME ต้องทำ
การทำบัญชีคือการบันทึกรายรับ รายจ่าย และการเคลื่อนไหวทางการเงินของธุรกิจอย่างเป็นระบบ เพื่อให้เจ้าของกิจการรู้ว่าเงินเข้ามาจากไหน ออกไปทางไหน และเหลือเท่าไร
สำหรับ SME การทำบัญชีไม่ได้มีไว้แค่ส่งสรรพากร แต่ช่วยให้เห็นกระแสเงินสดที่แท้จริง วางแผนภาษีล่วงหน้า และตัดสินใจเรื่องธุรกิจได้จากตัวเลข ไม่ใช่ความรู้สึก
ใครบ้างที่กฎหมายบังคับต้องทำบัญชี
ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ผู้ที่ต้องจัดทำบัญชี ได้แก่ บริษัทจำกัด ห้างหุ้นส่วนจำกัด ห้างหุ้นส่วนสามัญนิติบุคคล และนิติบุคคลที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในไทย โดยต้องจัดทำบัญชีตั้งแต่วันที่จดทะเบียน และปิดบัญชีทุกรอบ 12 เดือน
บุคคลธรรมดาต้องทำบัญชีหรือไม่
บุคคลธรรมดาไม่ถูกบังคับตามพระราชบัญญัติการบัญชี แต่ถ้าคุณเป็นฟรีแลนซ์หรือเจ้าของร้านค้าออนไลน์ที่มีรายได้เกิน 60,000 บาทต่อปี คุณยังต้องยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาอยู่ดี การจดบันทึกรายรับรายจ่ายจึงช่วยให้ยื่นภาษีถูกต้อง และพร้อมชี้แจงสรรพากรได้หากถูกเรียกตรวจ
เริ่มต้นทำบัญชี ด้วยการแยกบัญชีธุรกิจกับส่วนตัวให้ชัด
ก่อนจะบันทึกรายการใด ๆ สิ่งแรกที่ต้องทำคือแยกเงินธุรกิจออกจากเงินส่วนตัวให้ชัดเจน เพราะถ้าใช้บัญชีเดียวกัน เวลาสรุปตัวเลขจะปนกันจนหาต้นทุนจริงไม่ได้ และยังเป็นหนึ่งในจุดที่สรรพากรตรวจสอบบ่อยด้วย
เปิดบัญชีธนาคารแยกสำหรับธุรกิจ
วิธีง่ายที่สุดคือเปิดบัญชีธนาคารแยกเฉพาะธุรกิจ ใช้รับเงินจากลูกค้าและจ่ายค่าใช้จ่ายธุรกิจทั้งหมดผ่านบัญชีนี้ เอกสารที่ต้องเตรียม ได้แก่ หนังสือรับรองบริษัท (ถ้าเป็นนิติบุคคล) บัตรประชาชนกรรมการ และตราประทับ (ถ้ามี) สำหรับบุคคลธรรมดา ใช้แค่บัตรประชาชนเปิดบัญชีออมทรัพย์แยกอีกบัญชีก็เพียงพอ
ตัวอย่างการแยกรายจ่ายส่วนตัวกับธุรกิจ
| รายการ | ส่วนตัว | ธุรกิจ |
|---|---|---|
| ค่ากาแฟดื่มเอง | ส่วนตัว | – |
| ค่ากาแฟเลี้ยงลูกค้า | – | ค่ารับรอง |
| ค่าน้ำมันรถไปเที่ยว | ส่วนตัว | – |
| ค่าน้ำมันรถไปส่งสินค้า | – | ค่าขนส่ง |
หลักง่าย ๆ คือ ถ้ารายจ่ายนั้นเกิดขึ้นเพื่อธุรกิจโดยตรง ให้จ่ายผ่านบัญชีธุรกิจ ถ้าเป็นเรื่องส่วนตัว ให้จ่ายจากบัญชีส่วนตัว
เอกสารที่ต้องเก็บประกอบการลงบัญชี
เอกสารประกอบการลงบัญชีคือหลักฐานที่พิสูจน์ว่ารายการที่บันทึกเกิดขึ้นจริง ถ้าไม่มีเอกสาร สรรพากรถือว่ารายจ่ายนั้นพิสูจน์ไม่ได้ และอาจไม่ยอมให้หักเป็นค่าใช้จ่าย
เอกสารฝั่งรายรับ
- ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษี (ถ้าจด VAT)
- หลักฐานการรับโอนเงินผ่านธนาคาร เช่น สลิปหรือ statement
- สัญญาว่าจ้างหรือใบสั่งซื้อ
เอกสารฝั่งรายจ่าย
- ใบเสร็จซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบ
- ใบสำคัญจ่าย (สำหรับรายจ่ายที่ไม่มีใบเสร็จ เช่น ค่าแรงรายวัน)
- สลิปโอนเงินจ่ายซัพพลายเออร์
- ใบแจ้งหนี้ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าเช่า
เก็บเอกสารไว้นานแค่ไหน
กฎหมายกำหนดให้เก็บเอกสารบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับจากวันปิดบัญชี ส่วนเอกสารภาษีต้องเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับจากวันยื่นแบบตามประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3 ทั้งนี้ ควรสแกนเก็บเป็นไฟล์ดิจิทัลไว้ด้วย เผื่อเอกสารตัวจริงสูญหายหรือเสียหาย
ขั้นตอนทำบัญชีด้วยตัวเอง ทำทีละขั้นไม่ยาก
เมื่อแยกบัญชีเรียบร้อยและรู้แล้วว่าต้องเก็บเอกสารอะไร ขั้นตอนถัดไปคือเริ่มบันทึกรายการจริง โดยทำเป็นกิจวัตร ไม่ต้องรอสิ้นเดือน
ขั้นที่ 1 บันทึกรายการประจำวัน
ทุกครั้งที่มีเงินเข้าหรือเงินออก ให้จดทันที ระบุวันที่ รายละเอียดว่าจ่ายอะไรหรือได้รับจากใคร จำนวนเงิน และแนบเอกสารประกอบ
ตัวอย่างเช่น ร้านขายเสื้อผ้าออนไลน์วันนี้มีรายการดังนี้
- ขายสินค้าออเดอร์ A001 ได้ 5,000 บาท จดเป็น รายรับ ระบุหมายเลขออเดอร์
- จ่ายค่าส่งพัสดุ 200 บาท จดเป็น รายจ่าย ระบุเลขพัสดุ
- เหลือเงินเข้าสุทธิวันนี้ 4,800 บาท
ตัวอย่างสมุดทำบัญชีรายรับรายจ่ายเบื้องต้น
| รายการ | จำนวน (บาท) | คงเหลือ (บาท) |
|---|---|---|
| 1 ก.ย. ยอดยกมา | – | 50,000 |
| 2 ก.ย. ขายสินค้าออเดอร์ A001 | +5,000 | 55,000 |
| 2 ก.ย. ค่าส่งพัสดุ | -200 | 54,800 |
| 5 ก.ย. ซื้อวัตถุดิบ บริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมุติ) | -12,000 | 42,800 |
สำหรับคนที่ต้องการตัวอย่างตารางและเทมเพลตที่ละเอียดกว่านี้ สามารถดูได้จากบทความตารางบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับร้านค้า ซึ่งมีแบบฟอร์มพร้อมใช้
ขั้นที่ 2 จัดหมวดหมู่รายรับรายจ่าย
อย่าแค่จดว่าจ่ายเงิน 3,000 บาท แต่ให้ระบุหมวดด้วย เช่น ค่าวัตถุดิบ ค่าขนส่ง ค่าเช่า ค่าจ้างพนักงาน เป็นต้น การจัดหมวดช่วยให้คุณเห็นว่ารายจ่ายส่วนไหนสูงผิดปกติ และยังช่วยให้นักบัญชีจัดทำงบการเงินได้ง่ายขึ้นเมื่อธุรกิจโต
ขั้นที่ 3 ตรวจสอบยอดกับ statement ธนาคาร
อย่างน้อยเดือนละครั้ง ให้เอาตัวเลขที่จดไว้มาเทียบกับ statement ธนาคาร ถ้ายอดตรงกันแสดงว่าบันทึกครบ ถ้ายอดไม่ตรง ให้ไล่หาว่ารายการไหนที่ตกหล่นหรือจดผิด ขั้นตอนนี้เรียกว่า Bank Reconciliation เป็นวิธีง่าย ๆ ที่ช่วยจับข้อผิดพลาดได้เร็ว
ขั้นที่ 4 สรุปรายเดือนและดูกระแสเงินสด
สิ้นเดือน ให้สรุปยอดรวมรายรับ ยอดรวมรายจ่าย และยอดเงินคงเหลือ จากนั้นถามตัวเองว่า เดือนนี้กำไรหรือขาดทุน รายจ่ายหมวดไหนสูงขึ้น เงินสดพอจ่ายค่าใช้จ่ายเดือนหน้าหรือไม่ ตัวเลขเหล่านี้คือเครื่องมือที่ช่วยให้คุณบริหารธุรกิจได้จากข้อมูลจริง
เครื่องมือช่วยทำบัญชี จด Excel หรือใช้โปรแกรม
เลือกเครื่องมือที่เหมาะกับขนาดธุรกิจและจำนวนรายการต่อเดือน ไม่มีเครื่องมือไหนดีที่สุดสำหรับทุกคน แต่มีเครื่องมือที่พอดีกับแต่ละช่วงเวลา
จดด้วยสมุดหรือ Excel ข้อดีข้อเสีย
เหมาะกับธุรกิจที่มีรายการไม่มาก เช่น ฟรีแลนซ์ที่มีลูกค้า 5-10 รายต่อเดือน ข้อดีคือไม่มีค่าใช้จ่าย ปรับแต่งได้ตามใจ ข้อเสียคือเมื่อรายการเยอะขึ้น โอกาสจดผิดหรือลืมจดจะสูงขึ้น สูตร Excel อาจพังถ้าลบแถวผิด และไม่สามารถออกเอกสารภาษีได้อัตโนมัติ
ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ข้อดีข้อเสีย
เหมาะกับธุรกิจที่มีรายการ 20 รายการขึ้นไปต่อเดือน หรือต้องออกใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ใบกำกับภาษีเป็นประจำ ข้อดีคือบันทึกรายการได้เร็ว ออกเอกสารได้ทันที ดูรายงานการเงินแบบ real-time และลดข้อผิดพลาดจากการคำนวณมือ ข้อเสียคือมีค่าบริการรายเดือน (บางโปรแกรมเริ่มต้นฟรี)
7 ข้อผิดพลาดที่ทำให้ธุรกิจโดนสรรพากรเรียกตรวจ
หลายข้อผิดพลาดเกิดจากความไม่ตั้งใจ แต่ผลที่ตามมาอาจรุนแรง ตั้งแต่เสียเบี้ยปรับ จนถึงถูกประเมินภาษีเพิ่ม สิ่งที่ต้องระวังมีดังนี้
ไม่แยกบัญชีส่วนตัวกับธุรกิจ
เมื่อเงินส่วนตัวปนกับเงินธุรกิจ สรรพากรจะตั้งข้อสงสัยว่ารายได้ที่แท้จริงเท่าไร เพราะยอดเงินเข้าบัญชีไม่ตรงกับรายได้ที่ยื่นภาษี ปัญหานี้แก้ได้ง่ายตั้งแต่วันนี้ด้วยการเปิดบัญชีแยกตามที่อธิบายไว้ข้างต้น
ไม่เก็บเอกสารประกอบ
ถ้าสรรพากรขอดูหลักฐานแล้วคุณไม่มี รายจ่ายนั้นจะถูกตัดออก ทำให้กำไรทางภาษีสูงขึ้น และต้องจ่ายภาษีเพิ่มพร้อมเบี้ยปรับ โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายที่จ่ายเป็นเงินสดโดยไม่มีใบเสร็จ ควรทำใบสำคัญจ่ายกำกับไว้เสมอ
ทำบัญชีส่งสรรพากรไม่ตรงกับรายได้จริง
ตัวเลขในบัญชีต้องตรงกับแบบภาษีที่ยื่นและยอดเงินในบัญชีธนาคาร ถ้าสรรพากรพบว่ารายได้ในแบบภาษีต่ำกว่ายอดเงินเข้าบัญชีธนาคารมาก จะเป็น Red Flag ที่ทำให้ถูกเรียกตรวจสอบ นอกจากนี้ ข้อผิดพลาดอื่นที่พบบ่อย ได้แก่ ออกใบกำกับภาษีไม่ตรงเวลา ยื่นแบบภาษีล่าช้า ไม่หักภาษี ณ ที่จ่ายเมื่อต้องหัก และคำนวณ VAT ผิดพลาด
เมื่อไหร่ควรเปลี่ยนจากบันทึกรายรับรายจ่ายเป็นระบบบัญชีคู่
บัญชีรายรับรายจ่ายเหมาะกับธุรกิจขนาดเล็ก แต่เมื่อธุรกิจเติบโตถึงจุดหนึ่ง ระบบเดิมจะไม่เพียงพอ และถ้าเป็นนิติบุคคล กฎหมายบังคับให้ใช้ระบบบัญชีคู่ (Double-Entry) อยู่แล้ว
สัญญาณที่บอกว่าธุรกิจต้องเริ่มวางระบบบัญชีใหม่
- มีรายการซื้อขายเกิน 50 รายการต่อเดือนจนจดไม่ทัน
- มีลูกหนี้หรือเจ้าหนี้ที่ต้องติดตาม (ขายเชื่อหรือซื้อเชื่อ)
- มีสินค้าคงคลังที่ต้องนับและประเมินมูลค่า
- ต้องจัดทำงบการเงินส่งผู้ตรวจสอบบัญชี
ถ้าคุณเจอสัญญาณเหล่านี้ หมายความว่าธุรกิจต้องการระบบที่ซับซ้อนขึ้นเพื่อจัดการสินทรัพย์ หนี้สิน และทุนให้ครบถ้วน
ระบบบัญชีคู่ต่างจากบัญชีรายรับรายจ่ายอย่างไร
บัญชีรายรับรายจ่ายบันทึกแค่เงินเข้าและเงินออก ส่วนระบบบัญชีคู่บันทึกทุกรายการเป็น 2 ด้านเสมอ คือ เดบิตกับเครดิต
ตัวอย่างเช่น ร้านขายสินค้าได้ 5,000 บาท โอนเข้าธนาคาร ระบบบัญชีคู่จะบันทึกดังนี้
| รายการ | เดบิต (Dr.) | เครดิต (Cr.) |
|---|---|---|
| เงินฝากธนาคาร | 5,000 บาท | – |
| รายได้จากการขาย | – | 5,000 บาท |
ทุกรายการจะมียอดเดบิตรวมเท่ากับเครดิตเสมอ ทำให้มองเห็นภาพรวมทั้งสินทรัพย์ หนี้สิน รายได้ ค่าใช้จ่าย และส่วนของเจ้าของ ข้อดีคือจัดทำงบกำไรขาดทุนและงบดุลได้ ซึ่งจำเป็นสำหรับการกู้เงินธนาคาร หาผู้ร่วมลงทุน และยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
สรุป – ทำบัญชีเป็นระบบตั้งแต่วันแรก ธุรกิจก็โตได้อย่างมั่นคง
การทำบัญชีไม่ใช่เรื่องของนักบัญชีเท่านั้น แต่เป็นทักษะพื้นฐานที่เจ้าของธุรกิจทุกคนควรเข้าใจ เริ่มจากแยกบัญชีส่วนตัวกับธุรกิจ เก็บเอกสารทุกรายการ บันทึกรายรับรายจ่ายให้เป็นนิสัย ตรวจยอดกับธนาคารทุกเดือน และเมื่อธุรกิจโตก็อัปเกรดเป็นระบบบัญชีคู่ แค่นี้ก็พร้อมรับมือสรรพากรได้อย่างมั่นใจ
พร้อมยกระดับการทำบัญชี ทดลองใช้ PEAK ฟรี
ถ้าคุณเริ่มรู้สึกว่า Excel ไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป หรืออยากจัดการเอกสาร รายรับรายจ่าย และรายงานการเงินจากที่เดียว PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยให้ SME บันทึกบัญชี ออกเอกสาร และดูรายงานได้ครบจบในที่เดียว ทดลองใช้ฟรี 30 วัน แล้วให้ PEAK ช่วยดูแลงานบัญชีให้คุณโฟกัสกับการเติบโตของธุรกิจ
คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับการทำบัญชีธุรกิจ
เจ้าของร้านค้าออนไลน์ต้องทำบัญชีหรือไม่
ถ้าเปิดร้านในนามบุคคลธรรมดา กฎหมายบัญชีไม่ได้บังคับ แต่คุณยังต้องยื่นภาษีเงินได้ประจำปี การจดรายรับรายจ่ายไว้จะช่วยให้เลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริงได้ ซึ่งอาจประหยัดภาษีได้มากกว่าหักแบบเหมา ส่วนถ้าจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ต้องจัดทำบัญชีและยื่นงบการเงินตามกฎหมาย
ทำบัญชีเอง กับจ้างสำนักงานบัญชี อันไหนดีกว่ากัน
ขึ้นอยู่กับจำนวนรายการและความซับซ้อนของธุรกิจ ถ้ามีรายการน้อยกว่า 30 รายการต่อเดือน สามารถทำเองได้ด้วย Excel หรือโปรแกรมบัญชีออนไลน์ แต่ถ้าเป็นนิติบุคคลที่มีรายการซับซ้อน หรือต้องจัดทำงบการเงินประจำปี ควรมีนักบัญชีหรือสำนักงานบัญชีช่วยดูแล เพื่อความถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชี
ธุรกิจเพิ่งเริ่ม ยังไม่มีรายได้ ต้องทำบัญชีหรือไม่
ถ้าจดทะเบียนนิติบุคคลแล้ว ต้องทำบัญชีตั้งแต่วันจดทะเบียน แม้จะยังไม่มีรายได้เลยก็ตาม เพราะกฎหมายกำหนดให้ปิดบัญชีและยื่นงบการเงินทุกรอบ 12 เดือน ถ้าไม่ทำ มีโทษปรับสูงสุด 30,000 บาทตามพระราชบัญญัติการบัญชี
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
