ใบเสนอราคา เอกสารสำคัญที่ผู้ประกอบการต้องรู้จัก

ในการทำธุรกิจมีเอกสารมากมายที่สำคัญสำหรับการใช้ดำเนินธุรกิจ ซึ่ง ใบเสนอราคา ก็เป็นหนึ่งในเอกสารดังกล่าวที่ผู้ประกอบการควรรู้จักและควรเข้าใจเป็นอย่างดี เพราะเอกสารฉบับนี้ใช้ในขั้นตอนการซื้อขายกับลูกค้า แน่นอนว่าผู้ประกอบการต้องอยากออกเอกสารฉบับนี้กันบ่อย ๆ แน่นอน ในบทความนี้เราเลยขอพาทุกท่านมาทำความรู้จักกับเอกสารประเภทนี้แบบทุกส่วนอย่างรอบด้าน จะมีอะไรบ้าง มาดูกันเลย!

ใบเสนอราคา คืออะไร?

ใบเสนอราคา หรือ Quotation คือ เอกสารที่ฝ่ายผู้ขายต้องจัดทำเพื่อชี้แจงรายละเอียดค่าใช้จ่ายของสินค้าหรือบริการที่ต้องการนำเสนอให้แก่ผู้ซื้อ โดยใบเสนอราคามักจะออกกันหลังจากพูดคุยเบื้องต้น หรือตกลงการขายเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการแล้ว และเป็นหนึ่งในเอกสารสำคัญที่ใช้ประกอบการตัดสินใจขั้นสุดท้ายก่อนซื้อของลูกค้าอีกด้วย ทำให้ใบเสนอราคาที่ดีควรมีข้อมูลสำคัญไม่ว่าจะเป็น สินค้า/บริการ ยอดรวม จำนวน วิธีการชำระเงิน หมายเหตุต่าง ๆ ที่ควรทราบ

ต้องออกใบเสนอราคาเมื่อไหร่?

โดยปกติผู้ขายจะออกใบเสนอราคาเมื่อฝ่ายผู้ซื้อขอเพื่อใช้ในการประกอบการตัดสินใจ หรือได้มีการพูดคุยกันเบื้องต้นแล้ว บางครั้งอาจมีการตกลงราคากันเสร็จสรรพ แต่ยังคงจำเป็นต้องส่งเอกสารใบเสนอราคาเพื่อใช้เป็นลายลักษณ์อักษรยืนยันถึงสินค้า/บริการ และยอดค่าใช้จ่ายตามที่ได้ตกลงกันไว้ ดังนั้นใบเสนอราคาจำเป็นต้องมีการลงนามโดยผู้มีอำนาจเพื่อยืนยันความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของเอกสาร

ใครเป็นผู้ออกใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาสามารถออกโดยพนักงานในบริษัทไม่ว่าจะเป็นทีมเซลล์ ฝ่ายบัญชี หรือผู้ได้รับมอบหมาย แต่โดยส่วนมากจะให้เป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีในการออกใบเสนอราคาส่วนนี้ให้โดยเฉพาะในธุรกิจที่ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่มักมีฟีเจอร์ออกใบเสนอราคาได้อย่างง่าย แต่ข้อสำคัญคือการลงนามโดยผู้มีอำนาจที่จะช่วยเพิ่มเอกสารฉบับดังกล่าวให้น่าเชื่อถือมากขึ้นได้

ข้อควรระวังในการออกใบเสนอราคา

บางธุรกิจที่มีการออกใบเสนอราคาจำนวนครั้งที่ค่อนข้างบ่อย อาจเกิดข้อผิดพลาดได้ เพราะฉะนั้นควรระวังในการออกใบเสนอราคาทุกครั้ง โดยในเฉพาะข้อมูลสำคัญ อาทิ สินค้า ราคา ชื่อลูกค้า เงื่อนไขการชำระเงิน รวมไปถึงวันที่ ล้วนเป็นข้อมูลสำคัญที่อาจส่งผลต่อความถูกต้องของเอกสารได้

นอกจากนี้ใบเสนอราคายังถือว่าเป็นเอกสารสัญญาเมื่อเซ็นลายมือชื่อครบทั้งฝ่ายผู้ขายและผู้ซื้อ ที่จะถือว่าเป็นเอกสารยืนยันการซื้อขาย ผู้ขายสามารถดำเนินการต่อตามสัญญาได้ และเพื่อความถูกต้องควรมีการลงวันที่ต่อท้ายลายมือชื่อเพื่อยืนยันวันที่เซ็นเอกสาร ทั้งนี้เมื่อมีการเซ็นเอกสารทั้งสองฝ่ายต้องมี 

ข้อมูลที่ต้องมีในใบเสนอราคา

ข้อมูลโดยส่วนใหญ่ในใบเสนอราคาจะไม่มีการเปลี่ยนแปลง ยกเว้นในส่วนของชื่อ-ที่อยู่ผู้ซื้อ วันที่ และสินค้า/บริการที่เปลี่ยนไปตามแต่ข้อตกลงระหว่างการซื้อขาย โดยใบเสนอราคาหนึ่งฉบับสามารถแบ่งข้อมูลได้ออกเป็น 3 ส่วนสำคัญที่แต่ละส่วนจะมีข้อมูลแตกต่างกันดังนี้

ส่วนหัวกระดาษ

ส่วนหัวกระดาษหรือส่วนด้านบนสุด ที่จะเป็นข้อมูลระหว่างผู้ซื้อผู้ขาย และข้อมูลเกี่ยวกับวันที่ในการออกเอกสาร โดยจะมีข้อมูลหลัก ๆ 6 ส่วนดังนี้

• ข้อความระบุ “ใบเสนอราคา / Quotation”
• โลโก้ของบริษัทผู้ขาย
• ชื่อและที่อยู่พร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของฝ่ายผู้ขาย
• ชื่อและที่อยู่พร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของฝ่ายผู้ซื้อ
• เลขที่เอกสาร วันที่ออกเอกสาร ระยะเวลาที่เอกสารใช้ได้ถึง
• เลขอ้างอิงเอกสาร (ถ้ามี)

ส่วนรายละเอียดสินค้า/บริการ

ถัดมาจากส่วนหัวกระดาษ จะเป็นส่วนที่ระบุถึงข้อมูลของสินค้า/บริการในการทำการซื้อขายครั้งนี้ ซึ่งจะเป็นส่วนที่มาในรูปแบบของตารางเพื่อความง่ายในการอ่านข้อมูล โดยต้องมีทั้งหมด 5 ส่วนประกอบไปด้วย

• ลำดับหรือรหัสสินค้า/บริการ
• ข้อมูลรายละเอียดของสินค้า/บริการ โดยเป็นคำอธิบายสั้น ๆ 
• จำนวน/หน่วย ราคาต่อหน่วย ราคา และราคารวมก่อนภาษี
• ราคาสุทธิรวมทั้งหมด, ภาษีมูลค่าเพิ่ม, และสรุปราคาสุทธิรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• หมายเหตุ (ถ้ามี)

ส่วนท้ายเอกสาร

เมื่อแจงรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า/บริการอย่างครบถ้วนสมบูรณ์แล้ว ส่วนสุดท้ายจะเป็นพื้นที่สำหรับการเซ็นเอกสารทั้งฝั่งของผู้ซื้อและผู้ขาย นอกจากนี้จะเป็นการระบุเงื่อนไข หรือช่องทางการชำระเงินไว้ในส่วนนี้ได้ด้วยเช่นเดียวกัน และอีกหนึ่งสิ่งที่ควรมีคือช่องว่างสำหรับใส่วันที่เซ็นเอกสาร เพื่อให้สามารถระบุวันที่ชัดเจนสำหรับการลงนามของทั้งสองฝ่าย

การใช้ใบเสนอราคา

การใช้ใบเสนอราคาโดยส่วนใหญ่จะออกในช่วงก่อนถึงขั้นตอนการตกลงซื้อขายเพื่อแจงรายละเอียดต่าง ๆ ในการซื้อขายสินค้าและบริการ และเอกสารฉบับนี้ออกมาเพื่อใช้ในการระบุรายละเอียดเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้ทั้งสองฝ่ายเซ็นเอกสารคล้ายกับการเซ็นสัญญารูปแบบหนึ่ง

ซึ่งเอกสารใบเสนอราคามักจะมาคู่กับใบแจ้งหนี้เพื่อทำการเรียกเก็บเงินกับผู้ซื้อหากการซื้อขายนั้นจำเป็นต้องดำเนินการทำจ่ายทันที และความสำคัญของเอกสารเหล่านี้นอกเหนือจากการเป็นสัญญาแล้ว ยังสามารถใช้เป็นหลักฐานในทางกฎหมายได้ด้วยเช่นกัน ทั้งนี้หากมีความจำเป็นต้องใช้จริง ๆ เอกสารดังกล่าว  ให้เรียบร้อยในระยะเวลาที่ทางกรมสรรพากรกำหนด

ออกใบเสนอราคาแบบไหนดี?

ในปัจจุบันการออกใบเสนอราคานิยมทำในรูปแบบของใบเสนอราคาออนไลน์ที่สามารถส่งให้ลูกค้าในรูปแบบไฟล์ควบคู่กับการส่งเอกสารฉบับจริงให้ลูกค้า เพราะด้วยโปรแกรมบัญชีในปัจจุบันสามารถออกเอกสารรูปแบบนี้ได้ง่ายมากยิ่งขึ้น ไม่จำเป็นต้องเก็บเอกสารให้ยุ่งยาก อีกทั้งการทำธุรกิจสมัยนี้ส่วนใหญ่จะเน้นส่งไฟล์ผ่านออนไลน์กันมากกว่า เพราะสามารถตกลงพูดคุยธุรกิจผ่านช่องทางออนไลน์กันได้สะดวกมากยิ่งขึ้น ไม่จำเป็นต้องมาเจอหน้ากันทุกครั้ง การส่งเอกสารออนไลน์จึงช่วยอำนวยความสะดวก และความคล่องตัวในการดำเนินธุรกิจให้แก่ผู้ประกอบการได้

ด้วยเหตุนี้เราจึงขอแนะนำให้ผู้ประกอบการเลือกใช้วิธีการออกใบเสนอราคาแบบออนไลน์เป็นหลักผ่านโปรแกรมบัญชีที่มีบริการเหล่านี้อย่างครบวงจร และหากต้องการเอกสารฉบับจริงด้วยก็สามารถปริ้นต์ออกมาใช้ควบคู่กันไปได้เช่นเดียวกัน

ออกใบเสนอราคาเป็นเรื่องง่ายด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์

สำหรับธุรกิจที่ต้องมีการออกใบเสนอราคาให้ลูกค้าเป็นประจำ เราขอแนะนำให้เลือกใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่จะมาช่วยให้การออกเอกสารเหล่านี้ง่ายยิ่งขึ้น และ PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ก็เป็นหนึ่งในโปรแกรมแบบครบวงจรพร้อมช่วยลดความยุ่งยากด้านงานเอกสาร มาพร้อมคู่มือการใช้งานอย่างครอบคลุม ไม่จำเป็นต้องเป็นนักบัญชีก็สามารถเริ่มต้นใช้งานได้ไม่ยาก

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine