SME หลายรายมักเจอปัญหาเก็บเงินลูกค้าได้ช้า ทั้งที่ขายสินค้าหรือให้บริการไปแล้ว หรืออาจเก็บไม่ได้เลยก็มี โดยเฉพาะธุรกิจที่ให้เครดิตเทอม เสี่ยงที่บัญชีลูกหนี้จะกลายเป็นหนี้สูญ โดยในบทความนี้ จะพาคุณเข้าใจวิธีประเมินความเสี่ยงของบัญชีลูกหนี้ และการตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ พร้อมเรียนรู้วิธีการติดตามหนี้ค้างชำระ ไม่ให้เป็นหนี้สูญไปเปล่า
บัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable) คือสิทธิเรียกร้องเงินที่กิจการมีต่อลูกค้า เกิดจากการขายสินค้าหรือให้บริการเป็นเงินเชื่อ
สำหรับ SME การจัดการบัญชีลูกหนี้ให้เป็นระบบมีความสำคัญหลายด้าน ลูกหนี้ที่เก็บเงินได้ช้าจะกระทบกระแสเงินสด ทำให้กิจการขาดสภาพคล่อง หากไม่ติดตามลูกหนี้อย่างสม่ำเสมอ อาจกลายเป็นหนี้สูญซึ่งกระทบกำไรสุทธิโดยตรง
นอกจากนี้ การจัดการข้อมูลลูกหนี้ที่ถูกต้องยังช่วยให้เจ้าของกิจการวางแผนการเงินได้แม่นยำขึ้น
การประเมินความเสี่ยงของลูกหนี้การค้าคือการวิเคราะห์ว่าลูกหนี้แต่ละรายมีโอกาสชำระเงินได้มากน้อยเพียงใด ยิ่งทำการประเมินบ่อย จะช่วยให้รู้ตัวเร็วขึ้น ว่าลูกหนี้รายไหนมีความเสี่ยงสูง
วิธีที่ SME ใช้กันมากที่สุด คือการแบ่งลูกหนี้ตามจำนวนวันที่ค้างชำระ ยิ่งหนี้ค้างนาน แปลว่ายิ่งมีความเสี่ยงสูง
| ช่วงอายุหนี้ | ระดับความเสี่ยง |
|---|---|
| ยังไม่ถึงกำหนด | ต่ำ |
| ค้าง 1-30 วัน | ต่ำ-ปานกลาง |
| ค้าง 31-60 วัน | ปานกลาง |
| ค้าง 61-90 วัน | สูง |
| ค้างเกิน 90 วัน | สูงมาก |
ลองนึกภาพว่าบริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมุติ) เป็นธุรกิจขายวัสดุก่อสร้าง มีลูกหนี้รวม 1,000,000 บาท
เมื่อลองจัดกลุ่มตามอายุหนี้พบว่า หนี้การค้ากว่า 400,000 บาท ค้างเป็นเวลาเกิน 90 วัน แปลว่า 40% ของลูกหนี้อยู่ในกลุ่มเสี่ยงสูงมาก ต้องเร่งติดตามทันที
การดูประวัติการชำระเงินของลูกค้าแต่ละรายช่วยให้ประเมินความเสี่ยงได้แม่นยำขึ้น ลูกค้าที่จ่ายตรงเวลาทุกครั้งมีความเสี่ยงต่ำ ส่วนลูกค้าที่จ่ายล่าช้าซ้ำหลายครั้ง กิจการอาจต้องพิจารณาปรับเงื่อนไขการชำระเงิน เช่น
ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ คือจำนวนเงินที่กิจการประเมินไว้ว่าจะเก็บจากลูกหนี้ไม่ได้ โดยจะบันทึกเป็นรายจ่ายในงบกำไรขาดทุน และหักออกจากยอดลูกหนี้ในงบแสดงฐานะการเงิน เพื่อให้ตัวเลขสะท้อนมูลค่าที่จะได้รับจริง
การตั้งค่าเผื่อนี้เป็นหลักการบัญชีที่สำคัญตามมาตรฐาน NPAEs ซึ่ง SME ส่วนใหญ่ในไทยใช้มาตรฐานนี้
วิธีนี้เหมาะกับกิจการที่มียอดขายเชื่อค่อนข้างสม่ำเสมอ โดยกำหนดอัตราร้อยละจากประสบการณ์ในอดีต
ตัวอย่างเช่น บริษัท ข จำกัด (ชื่อสมมุติ) มียอดขายเชื่อทั้งปี 5,000,000 บาท จากข้อมูลย้อนหลัง 3 ปีพบว่าเก็บเงินไม่ได้เฉลี่ย 2%
ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ = 5,000,000 x 2% = 100,000 บาท
วิธีนี้จะแม่นยำกว่าวิธีอื่น เพราะการกำหนดอัตราแตกต่างกันตามอายุหนี้ ยิ่งหนี้ค้างนาน อัตราค่าเผื่อก็จะยิ่งสูงขึ้น
ลองดูตัวอย่างจากบริษัท ก จำกัด ที่มีลูกหนี้รวม 1,000,000 บาท
| ช่วงอายุหนี้ | ยอดลูกหนี้ (บาท) | อัตราค่าเผื่อ | ค่าเผื่อหนี้สูญ (บาท) |
|---|---|---|---|
| ยังไม่ถึงกำหนด | 300,000 | 1% | 300,000 x 1% = 3,000 |
| ค้าง 1-30 วัน | 200,000 | 3% | 200,000 x 3% = 6,000 |
| ค้าง 31-60 วัน | 100,000 | 10% | 100,000 x 10% = 10,000 |
| ค้าง 61-90 วัน | 100,000 | 30% | 100,000 x 30% = 30,000 |
| ค้างเกิน 90 วัน | 300,000 | 50% | 300,000 x 50% = 150,000 |
| ยอดรวม | 1,000,000 | 199,000 |
เห็นได้ว่าลูกหนี้ที่ค้างเกินกว่า 90 วัน แม้จะมียอดเพียงแค่ 300,000 บาท แต่เพราะความเสี่ยงที่จะเก็บไม่ได้สูงมาก การตั้งค่าเผื่อที่ 150,000 บาท จึงสมเหตุสมผล
การจัดการบัญชีลูกหนี้ไม่ใช่แค่การทวงเงิน แต่เริ่มจากการประเมินความเสี่ยงด้วย Aging Analysis และดูพฤติกรรมการชำระเงินของลูกค้า เพื่อการตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญให้ถูกต้อง และใช้เครื่องมือที่ช่วยติดตามอย่างสม่ำเสมอ ยิ่งรู้เร็วว่ารายไหนเสี่ยง ยิ่งลดโอกาสที่หนี้จะกลายเป็นหนี้สูญ
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยให้ SME บันทึกรายการขายเชื่อ ติดตามสถานะลูกหนี้ และดูรายงานลูกหนี้ค้างชำระได้ในที่เดียว ระบบเชื่อมต่อข้อมูลตั้งแต่ใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการรับชำระเงิน ลดงานคีย์ซ้ำและลดข้อผิดพลาดจากการกระทบยอดด้วยมือ – ทดลองใช้ PEAK ฟรี
หนี้สงสัยจะสูญคือหนี้ที่กิจการประมาณการว่ามีโอกาสเก็บไม่ได้ แต่ยังไม่แน่นอน 100% จึงบันทึกเป็นค่าเผื่อไว้ก่อน
ส่วนหนี้สูญคือหนี้ที่กิจการตัดสินใจแล้วว่าไม่สามารถเก็บได้จริง หลังจากติดตามทวงถามครบทุกขั้นตอนแล้ว กิจการจึงตัดจำหน่ายออกจากบัญชี
ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร การตัดหนี้สูญทางภาษีต้องมีหลักฐานการทวงถามและดำเนินการตามขั้นตอนที่กำหนด
ทุกกิจการควรทำอย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้ง แต่ถ้ากิจการมีลูกหนี้จำนวนมากหรือให้เครดิตเทอมยาว ควรทำทุกสัปดาห์
โดยเฉพาะช่วงปลายไตรมาสหรือก่อนปิดงบการเงิน การทำบ่อยช่วยให้เห็นปัญหาตั้งแต่เริ่มต้น ก่อนที่หนี้จะเลื่อนไปอยู่ในกลุ่มเสี่ยงที่สูงขึ้น
แม้กิจการจะมีลูกค้าน้อย แต่ถ้ามีการขายเชื่อก็ควรตั้งค่าเผื่อไว้ เพราะทำให้งบการเงินสะท้อนมูลค่าที่จะได้รับจริง
ในทางปฏิบัติ ถ้าลูกค้ามีไม่กี่รายอาจใช้วิธีประเมินเป็นรายลูกค้า (Specific Identification) แทนการใช้อัตราร้อยละ จะได้ตัวเลขแม่นยำกว่า
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
งบทดลองสามารถทำได้ตั้งแต่ก่อนปิดรอบบัญชีในแต่ละเดือนหรือปี หากทำเป็นประจำทุกเดือนก็จะช่วยให้สามารถดูสภาพการเงินของธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง
งบทดลองไม่ต้องยื่นสรรพากร เพราะ เป็นประเภทรายงานการเงินทำกันภายใน เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึกบัญชี
