หลายองค์กรเปิดให้สิทธิ์พนักงานในการ Work from Home แต่ผลลัพธ์กลับไม่เหมือนกัน บางทีมทำงานได้ดีขึ้น บางทีมประสิทธิภาพตกลงเรื่อย ความแตกต่างไม่ได้อยู่ที่ให้ทำงานจากบ้านหรือไม่ แต่อยู่ที่กำหนดกติกาไว้อย่างไร โดยในบทความนี้รวมทุกเรื่องที่ผู้ประกอบการ SME ต้องรู้ ตั้งแต่ความหมาย ข้อดีข้อเสีย แนวทางที่ต้องตั้ง ซอฟต์แวร์ที่ช่วยได้ จนถึงกฎหมายแรงงานที่เกี่ยวข้อง
Work from Home (WFH) คืออะไร
Work from Home แปลว่าการทำงานจากที่บ้าน โดยพนักงานไม่ต้องเข้าออฟฟิศ แต่ยังทำหน้าที่เดิมผ่านอินเทอร์เน็ตและซอฟต์แวร์ดิจิทัล รูปแบบการทำงานนี้เริ่มแพร่หลายตั้งแต่ช่วง COVID-19 และปัจจุบันกลายเป็นทางเลือกถาวรขององค์กรหลายแห่ง ไม่ว่าจะเป็นสตาร์ทอัพ บริษัทเทคโนโลยี หรือสำนักงานบัญชีที่ทำงานผ่านระบบคลาวด์ได้ทั้งหมด
WFH, WFA และ Hybrid Work ต่างกันอย่างไร
หลายคนสับสนระหว่าง 3 รูปแบบนี้ ตารางนี้ช่วยให้เห็นภาพชัด
| รูปแบบ | สถานที่ทำงาน | ความยืดหยุ่น | เหมาะกับ |
|---|---|---|---|
| WFH | บ้านเท่านั้น | ปานกลาง | งานที่ต้องใช้สมาธิ ไม่ต้องพบลูกค้าบ่อย |
| WFA (Work from Anywhere) | ที่ไหนก็ได้ | สูงมาก | ฟรีแลนซ์ ทีม remote ข้ามประเทศ |
| Hybrid Work | สลับระหว่างบ้านกับออฟฟิศ | สูง | ทีมที่ต้องประชุมเป็นครั้งคราว |
SME ส่วนใหญ่เหมาะกับ Hybrid Work หรือ WFH มากกว่า WFA เพราะยังต้องประสานงานกันเป็นระยะ
ข้อดีของ Work from Home
รูปแบบนี้ให้ประโยชน์ทั้งกับพนักงานและผู้ประกอบการ ถ้าจัดการดีทั้งสองฝ่ายได้ประโยชน์ โดยเฉพาะกับพนักงาน ที่จะประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง บางคนเคยใช้เวลา 2-3 ชั่วโมงต่อวันบนถนนที่สามารถนำไปใช้ทำงานหรือพักผ่อนเพิ่มได้
สำหรับผู้ประกอบการ SME ลดต้นทุนค่าเช่าออฟฟิศได้จริง ธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงาน 5-10 คน อาจลดพื้นที่เช่าลงครึ่งหนึ่งเมื่อให้ทำงานสลับกัน ยังช่วยดึงดูดคนเก่งที่อยู่ต่างจังหวัดได้โดยไม่ต้องจ่ายค่า relocate
ข้อเสียและความท้าทายของการทำงานจากบ้าน
รูปแบบนี้ไม่ได้เหมาะกับทุกสถานการณ์ ปัญหาที่พบบ่อยมีดังนี้
- การสื่อสารที่ช้าลง ข้อความที่เคยตะโกนข้ามโต๊ะถามได้ กลายเป็นรอตอบแชท 30 นาที
- เส้นแบ่งระหว่างงานกับชีวิตส่วนตัวเบลอ พนักงานบางคนทำงานดึกเกินไปเพราะความเคยชิน
- หัวหน้ามองไม่เห็นว่าลูกทีมทำอะไรอยู่ ทำให้เกิดปัญหาเรื่องความไว้วางใจ
- พนักงานใหม่เรียนรู้งานยากขึ้น เพราะไม่ได้นั่งข้างรุ่นพี่ที่สอนงานได้ทันที
ปัญหาเหล่านี้แก้ได้ ถ้าตั้งแนวปฏิบัติที่ชัดเจนตั้งแต่แรก
กติกาการทำงานจากบ้านที่ช่วยรักษาประสิทธิภาพ
การเปิดให้ทีมทำงานนอกออฟฟิศโดยไม่มีแนวทางชัดเจนเหมือนปล่อยเรือออกทะเลโดยไม่มีเข็มทิศ ก่อนที่จะเปิดให้พนักงานทำงานจากบ้านได้ องค์กรควรกำหนดข้อตกลงทั้ง 5 ด้านนี้ก่อน
1. กำหนดเวลาทำงานและเวลาพักให้ชัดเจน
ตกลงกันว่าพนักงานต้องพร้อมติดต่อได้ในช่วงไหน เช่น 9.00-17.00 น. และกำหนดเวลาพักที่ไม่ต้องตอบอย่างชัดเจน เช่น หลังเวลา 18.00 น. การกำหนดเวลาชัดช่วยป้องกัน 2 ปัญหาพร้อมกัน ทั้งพนักงานที่ทำงานน้อยเกินไป และพนักงานที่ทำงานมากจนเสี่ยง burnout
2. วัดผลด้วย KPI/OKR ไม่ใช่ชั่วโมงที่นั่งหน้าจอ
SME ควรเปลี่ยนจากการจับเวลา มาเป็นจับผลงาน กำหนดให้ชัดว่าแต่ละสัปดาห์ต้องส่งมอบอะไร อาทิ
| ตำแหน่ง | KPI ที่วัดได้ | ความถี่ที่รายงาน |
|---|---|---|
| นักบัญชี | ปิดบัญชีรายเดือนภายในวันที่ 10 | รายเดือน |
| ทีมขาย | ติดต่อลูกค้าใหม่ 20 ราย/สัปดาห์ | รายสัปดาห์ |
| กราฟิก | ส่งงานตาม deadline 95% ขึ้นไป | รายสัปดาห์ |
| Admin | ตอบอีเมลภายใน 4 ชั่วโมงทำการ | รายวัน |
3. เลือกซอฟต์แวร์สื่อสารและจัดการโปรเจกต์ให้เป็นระบบ
อย่าปล่อยให้ทีมใช้แอปคนละตัว ควรตั้งมาตรฐานเดียวกัน เช่น Slack หรือ LINE สำหรับแชททั่วไป Zoom หรือ Google Meet สำหรับประชุม และ Trello หรือ Notion สำหรับติดตามงาน
สำหรับงานบัญชีและการเงิน โปรแกรมบัญชีบนคลาวด์ช่วยให้ทีมเข้าถึงข้อมูลได้จากที่ไหนก็ได้ ไม่ต้องส่งไฟล์ Excel ไปมาซึ่งเสี่ยงข้อมูลหาย
4. จัดสภาพแวดล้อมที่เหมาะกับการทำงาน
แนะนำให้พนักงานจัดมุมทำงานแยกจากพื้นที่พักผ่อน มีโต๊ะเก้าอี้ที่นั่งสบาย อินเทอร์เน็ตเสถียร และแสงสว่างเพียงพอ SME บางแห่งจัดสรรงบ 3,000-5,000 บาทให้พนักงานซื้ออุปกรณ์ทำงานที่บ้าน ซึ่งถือเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการได้
5. กำหนดมาตรการรักษาความปลอดภัยข้อมูล
ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลการเงิน และเอกสารสำคัญต้องได้รับการปกป้อง สิ่งที่ควรกำหนดเบื้องต้น
- ใช้ VPN เมื่อเข้าระบบของบริษัท
- ตั้งรหัสผ่านที่แข็งแรงและเปิด Two-Factor Authentication
- ห้ามใช้คอมพิวเตอร์ส่วนตัวที่ไม่มีโปรแกรมป้องกันไวรัส
- สำรองข้อมูลบนคลาวด์อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง
ซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้ทำงานจากบ้านง่ายขึ้น
ซอฟต์แวร์ที่ดีช่วยลดปัญหาการสื่อสารและเพิ่มประสิทธิภาพได้ชัดเจน ตารางนี้สรุปแอปแนะนำแยกตามประเภทงาน
| ประเภทงาน | แอปแนะนำ | ทำไมต้องมี |
|---|---|---|
| สื่อสาร | Slack, LINE, Microsoft Teams | แชทแยกห้องตามโปรเจกต์ ลดข้อความปนกัน |
| ประชุม | Zoom, Google Meet | ประชุมเห็นหน้า บันทึกวิดีโอทบทวนได้ |
| จัดการโปรเจกต์ | Trello, Notion, Asana | มอบหมายงาน ติดตาม deadline |
| จัดเก็บไฟล์ | Google Drive, Dropbox | ทุกคนเข้าถึงไฟล์ตัวเดียวกัน ไม่ต้องส่งไปมา |
| บัญชีและการเงิน | PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ | ออกเอกสาร ดูรายงานการเงิน ทำงานผ่านคลาวด์ได้ทุกที่ |
การทำงานจากบ้านกับกฎหมายแรงงานไทย สิ่งที่นายจ้างต้องรู้
กฎหมายคุ้มครองแรงงานของไทยยังไม่มีบทบัญญัติเรื่องระบบ remote work โดยเฉพาะ แต่หลักการเดิมยังใช้ได้ นายจ้างยังต้องปฏิบัติตามเรื่องชั่วโมงทำงาน วันหยุด และสวัสดิการตามปกติ (ข้อมูลจากกระทรวงแรงงาน)
สิ่งที่ผู้ประกอบการควรทำเพิ่มเติม
- จัดทำข้อตกลงเรื่องสถานที่ทำงานเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุสถานที่ และชั่วโมงทำงาน
- ตกลงเรื่องค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง เช่น ค่าอินเทอร์เน็ต ค่าอุปกรณ์ ว่าฝ่ายไหนรับผิดชอบ
- กำหนดเรื่องความปลอดภัยข้อมูลในสัญญา
เรื่องภาษีที่เกี่ยวข้อง ค่าอุปกรณ์ที่จัดให้พนักงาน เช่น คอมพิวเตอร์ โต๊ะทำงาน สามารถบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายสวัสดิการพนักงานและนำไปหักภาษีได้ (ข้อมูลจากกรมสรรพากร)
สรุป: ทำงานจากบ้านให้สำเร็จ ต้องมีระบบที่ชัดเจน
การทำงานรูปแบบนี้ไม่ใช่แค่ “ไม่ต้องเข้าออฟฟิศ” แต่คือรูปแบบที่ต้องมีระบบจัดการ สิ่งที่ SME ควรเริ่มทำตอนนี้
- ตั้ง KPI วัดผลงาน ไม่ใช่ชั่วโมง
- กำหนดเวลาทำงานและเวลาพักชัดเจน
- เลือกเครื่องมือดิจิทัลชุดเดียวกันทั้งทีม
- ทำข้อตกลงเรื่องสถานที่ทำงานเป็นลายลักษณ์อักษร
จัดการงานบัญชีจากที่ไหนก็ได้ ด้วย PEAK
เมื่อทีมไม่ได้นั่งอยู่ออฟฟิศเดียวกัน งานบัญชีและการเงินก็ต้องเข้าถึงได้จากทุกที่เช่นกัน PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยให้คุณออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และดูรายงานการเงินแบบเรียลไทม์ผ่านระบบคลาวด์ ไม่ต้องเปิดไฟล์ Excel ส่งไปมาอีกต่อไป ทดลองใช้ PEAK ฟรี
คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับการ Work from Home (WFH)
WFH เหมาะกับธุรกิจประเภทไหนมากที่สุด?
ธุรกิจที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือหลักเหมาะกับ WFH มากที่สุด เช่น สำนักงานบัญชี เอเจนซี่โฆษณา ธุรกิจ e-commerce และงานพัฒนาซอฟต์แวร์ ส่วนธุรกิจที่ต้องใช้เครื่องจักรหรือพบลูกค้าหน้าร้านอาจใช้ Hybrid Work สลับกันแทน
ทำงานจากบ้านแล้วประสิทธิภาพลด แก้ยังไง?
ลองตรวจสอบว่าพนักงานมีเป้าผลงานที่ชัดเจนหรือยัง มีซอฟต์แวร์สื่อสารที่ดีพอหรือเปล่า และมีสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานไหม ส่วนใหญ่ปัญหาไม่ได้เกิดจากตัวพนักงาน แต่เกิดจากการขาดระบบจัดการที่ดี
WFH กับ WFA ต่างกันตรงไหน?
การทำงานแบบ WFH จำกัดให้ทำงานจาก “บ้าน” ส่วน WFA (Work from Anywhere) ให้เลือกสถานที่ได้เอง ทั้งร้านกาแฟ co-working space หรือต่างประเทศ สำหรับ SME ที่เพิ่งเริ่มต้น แนะนำแบบแรกก่อนเพราะจัดการง่ายกว่า แล้วค่อยขยายเป็น WFA ภายหลัง
ฟรีแลนซ์ที่รับงานจากบ้านต้องจดทะเบียนอะไรไหม?
ถ้ามีรายได้จากการรับงาน ฟรีแลนซ์ต้องยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาเป็นประจำทุกปี และถ้ารายได้ถึง 1.8 ล้านบาทต่อปี ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มด้วย (ข้อมูลจากกรมสรรพากร) การใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยให้ติดตามรายรับรายจ่ายได้สะดวกขึ้น
แอปอะไรบ้างที่ช่วยให้ทำงานจากบ้านมีประสิทธิภาพ?
ซอฟต์แวร์หลัก 4 กลุ่มที่ทุกทีมควรมี ได้แก่ แอปสื่อสาร (Slack, LINE) แอปประชุม (Zoom) แอปจัดการโปรเจกต์ (Trello, Notion) และโปรแกรมบัญชีบนคลาวด์สำหรับจัดการการเงินจากที่ไหนก็ได้
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
