น้ำเข้าออฟฟิศตอนกลางคืน เช้ามาตู้เอกสารจมอยู่ครึ่งตู้ ใบกำกับภาษีซื้อทั้งปี ใบเสร็จ และสมุดบัญชีเปียกจนอ่านไม่ออก แม้จะฟังดูแย่ แต่กฎหมายมีทางออกไว้แล้ว เจ้าของธุรกิจเริ่มทำตามได้ภายใน 15 วัน
สถานการณ์ล่าสุด กรมป้องกันและบรรเทาสาธารณภัยรายงานเมื่อ 30 ก.ย. 2569 ว่ามีน้ำท่วม 31 จังหวัด กระทบกว่า 1 ล้านครัวเรือน ประชาชนเกือบ 2.9 ล้านคน รวมถึงกรุงเทพมหานคร โดยขั้นตอนในบทความนี้ ใช้ได้กับทั้งเหตุการณ์น้ำท่วม ไฟไหม้ เอกสารเสียหาย หรือถูกขโมย
เอกสารบัญชีโดนน้ำท่วม ต้องรีบทำอะไรก่อน
สิ่งแรกคือเก็บหลักฐานความเสียหายก่อนทำความสะอาดหรือทิ้งเอกสาร เพราะรูปถ่ายและรายการเอกสารคือหลักฐานที่ต้องใช้แจ้งหน่วยงานในขั้นต่อไป จากนั้นจึงแยกเอกสารที่ยังกู้ได้ออกจากเอกสารที่เสียหายถาวร อย่าเพิ่งทิ้งเอกสารอะไร แม้จะดูอ่านไม่ออกแล้ว
| สิ่งที่ควรทำ | เพราะอะไร |
|---|---|
| ถ่ายรูปตู้เอกสารและพื้นที่ที่น้ำท่วม ให้เห็นวันที่ | หลักฐานประกอบการแจ้งความและแจ้งหน่วยงาน |
| ย้ายเอกสารที่ยังแห้งขึ้นที่สูงหรือใส่ถุงกันน้ำ | กันความเสียหายเพิ่ม |
| แยกเอกสารเปียกไว้ตากในที่ร่ม ห้ามตากแดดจัด | กระดาษและหมึกบางชนิด อาจซีด หรือเสียหายกว่าเดิม เมื่อโดนแดด |
| ถ่ายรูปหรือสแกนเอกสารที่ยังอ่านได้ทันที | เก็บสำเนาไว้ก่อนที่เอกสารจะเสื่อมเพิ่ม |
| จดรายการเอกสารที่เสียหาย แยกตามประเภทและเดือน | ใช้ทำรายการแจ้งและขอเอกสารคืน |
ความปลอดภัยของคนต้องมาก่อนเอกสารเสมอ ถ้าน้ำยังไม่ลด หรือมีความเสี่ยงไฟฟ้ารั่ว ให้รอจนปลอดภัยแล้วค่อยเข้าไปเก็บหลักฐาน
เอกสารบัญชีสูญหาย กฎหมายกำหนดให้ทำอะไร
พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 15 กำหนดว่า ถ้าบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องแจ้งต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ภายใน 15 วันนับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบถึงการสูญหายหรือเสียหาย โดยปัจจุบัน สามารถแจ้งผ่านทางออนไลน์ได้ด้วยแบบ ส.บช.2
ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีคือตัวกิจการเอง เช่น บริษัทจำกัด ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน ไม่ใช่สำนักงานบัญชีที่รับทำบัญชี แม้สำนักงานบัญชีจะเป็นผู้ถือเอกสารอยู่ หน้าที่แจ้งก็ยังเป็นของกิจการ
เอกสารที่อยู่ในขอบเขตนี้คือบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีทั้งหมด ซึ่งตามมาตรา 14 ต้องเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี ดูรายการเอกสารที่ต้องเก็บได้ที่เอกสารบัญชีเก็บกี่ปี
เอกสารเปียกแต่ยังอ่านได้ ต้องแจ้งไหม
ถ้าเอกสารยังอ่านรายการสำคัญได้ครบ เช่น ชื่อผู้ออก เลขที่ วันที่ จำนวนเงิน ให้เก็บตัวจริงไว้พร้อมสแกนสำเนา ถ้าเสียหายจนอ่านรายการสำคัญไม่ได้ ควรนับเป็นเอกสารเสียหายและรวมไว้ในรายการที่แจ้ง ถ้าไม่แน่ใจ แจ้งไว้ก่อนปลอดภัยกว่า เพราะกฎหมายนับ 15 วันจากวันที่ควรทราบ
ขั้นตอนแจ้งเอกสารบัญชีสูญหาย ภายใน 15 วัน
เวลา 15 วันนั้นผ่านไปเร็ว สิ่งที่ควรดำเนินการก่อนคือการรวบรวมหลักฐานทั้งภาพถ่าย และรายการเอกสาร ต่อด้วยการแจ้งหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง แล้วจึงตามเอกสารคืนจากคู่ค้าในภายหลัง
| ช่วงเวลา | สิ่งที่ต้องทำ |
|---|---|
| วันที่ 1 ถึง 3 | ถ่ายรูป กู้เอกสาร ทำรายการเอกสารที่เสียหาย |
| วันที่ 4 ถึง 7 | แจ้งความที่สถานีตำรวจ ขอสำเนาบันทึกประจำวัน |
| วันที่ 8 ถึง 14 | ยื่น ส.บช.2 ผ่าน DBD e-Permit และแจ้งสำนักงานสรรพากรพื้นที่ |
| หลังวันที่ 15 | ขอเอกสารคืนจากคู่ค้าและหน่วยงาน แล้วจัดทำบัญชีใหม่ |
แจ้งความเอกสารหาย และแจ้งความออนไลน์ได้ไหม
ให้แจ้งความที่สถานีตำรวจในท้องที่ที่เกิดเหตุ พร้อมรายการเอกสารและรูปถ่าย แล้วขอสำเนาบันทึกประจำวันไว้แนบตอนแจ้งหน่วยงานอื่น
ส่วนการแจ้งความออนไลน์ ควรสอบถามสถานีตำรวจในพื้นที่ก่อนว่ารับแจ้งเอกสารของนิติบุคคลผ่านช่องทางออนไลน์ได้หรือไม่ เพราะเอกสารของบริษัทมีจำนวนมากและมักต้องแนบรายการประกอบ การแจ้งที่สถานีจะได้บันทึกประจำวันที่ใช้เป็นหลักฐานได้แน่นอนกว่า
แจ้งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
แจ้งสารวัตรบัญชีของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าด้วยแบบ ส.บช.2 แจ้งบัญชีสูญหายเสียหาย ยื่นออนไลน์ผ่านระบบ DBD e-Permit ได้โดยไม่ต้องเดินทางไปสำนักงาน
- เข้าระบบ DBD e-Permit แล้วเลือกบริการ แจ้งบัญชีสูญหายเสียหาย (ส.บช.2)
- กดสร้างคำขอ แล้วกรอกอีเมลและเบอร์โทรศัพท์ของผู้ยื่น
- เลือกบัญชีหรือเอกสารที่สูญหายหรือเสียหาย พร้อมระบุช่วงวันที่ของเอกสาร ตั้งแต่เดือนไหนถึงเดือนไหน
- แนบหลักฐาน สำเนาบันทึกประจำวันจากตำรวจ และรูปถ่ายความเสียหาย
- ยื่นคำขอ แล้วเก็บเลขที่คำขอไว้ติดตามผล
ถ้าเข้าระบบไม่ได้หรือเมนูเปลี่ยน สอบถามสายด่วนกรมพัฒนาธุรกิจการค้า 1570
ต้องแจ้งกรมสรรพากรด้วยไหม
พ.ร.บ.การบัญชีกำหนดให้แจ้งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า แต่ในทางปฏิบัติสำนักงานบัญชีแนะนำให้แจ้งสำนักงานสรรพากรพื้นที่ด้วย เพราะเอกสารที่หายส่วนใหญ่คือหลักฐานภาษี เช่น ใบกำกับภาษีซื้อ และหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย การแจ้งไว้ช่วยเป็นหลักฐานถ้าถูกตรวจสอบภายหลัง
เอกสารบัญชีที่หาย ขอคืนได้จากที่ไหน
เอกสารส่วนใหญ่มีสำเนาอยู่ที่อีกฝ่ายเสมอ ขายสินค้าก็มีสำเนาที่ลูกค้า ซื้อสินค้าก็มีต้นฉบับที่ผู้ขาย ธนาคารและหน่วยงานรัฐก็เก็บข้อมูลของกิจการไว้ งานกู้เอกสารจึงเป็นการไล่ขอจากคนที่ถือเอกสารอีกฝั่ง เริ่มจากเอกสารที่มีผลต่อภาษีก่อน
| เอกสารที่หาย | ขอคืนจากที่ไหน |
|---|---|
| ใบกำกับภาษีซื้อ ใบเสร็จค่าใช้จ่าย | ผู้ขายหรือผู้ให้บริการ ขอใบแทนหรือสำเนา |
| สำเนาใบกำกับภาษีขาย ใบเสร็จที่ออกให้ลูกค้า | ระบบหรือโปรแกรมที่ใช้ออกเอกสาร หรือขอสำเนาจากลูกค้า |
| Bank Statement | ธนาคาร ขอย้อนหลังผ่านแอปหรือสาขา |
| แบบภาษีที่ยื่นแล้ว | ระบบ e-Filing ของกรมสรรพากร |
| ใบขนสินค้า ใบเสร็จอากร | กรมศุลกากร |
| หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ที่ได้รับ | ผู้จ่ายเงินที่หักภาษีไว้ |
วิธีขอ Bank Statement ย้อนหลังและใช้กระทบยอดบัญชี อ่านได้ที่Bank Statement คืออะไร
ใบกำกับภาษีหาย ขอใบแทนใบกำกับภาษีได้
ประมวลรัษฎากร มาตรา 86/12 ให้สิทธิผู้ซื้อขอใบแทนจากผู้ขายที่จดภาษีมูลค่าเพิ่ม เมื่อใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้สูญหาย ถูกทำลาย หรือชำรุดในสาระสำคัญ
ผู้ขายต้องออกใบแทนที่มีรายการเหมือนต้นฉบับ และระบุว่าเป็นใบแทนของฉบับใด ใบแทนนี้ใช้เครดิตภาษีซื้อได้ตามปกติ
รายละเอียดใบกำกับภาษีที่ถูกต้องดูได้ที่ใบกำกับภาษี คืออะไร
ไม่แจ้งหรือแจ้งเกินกำหนด มีโทษอย่างไร
พ.ร.บ.การบัญชี 2543 มาตรา 31 กำหนดโทษผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีที่ไม่ปฏิบัติตามมาตรา 15 ไว้เป็นโทษปรับไม่เกิน 5,000 บาท
ความเสี่ยงที่ใหญ่กว่าค่าปรับคือเรื่องภาษี ถ้าไม่มีเอกสารยืนยัน รายจ่ายอาจหักไม่ได้ และภาษีซื้ออาจเครดิตไม่ได้ จึงควรทั้งแจ้งให้ทันและตามเอกสารคืนให้ครบ
ป้องกันเอกสารบัญชีเสียหายครั้งหน้า
บทเรียนจากน้ำท่วมคือการมีเอกสารกระดาษชุดเดียวในที่เดียวเสี่ยงเกินไป การเก็บสำเนาดิจิทัลไว้อีกที่หนึ่งทำให้แม้ตัวจริงเสียหาย ข้อมูลก็ยังครบ และกู้บัญชีได้เร็วกว่ามาก ไม่ต้องเริ่มไล่ขอเอกสารจากคู่ค้าทุกรายตั้งแต่ศูนย์
- สแกนเอกสารทุกเดือน เก็บไฟล์บนระบบคลาวด์ ไม่เก็บไว้ในเครื่องที่ออฟฟิศเพียงที่เดียว
- ใช้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ e-Tax Invoice และ e-Receipt ไม่มีตัวกระดาษให้เสียหาย อ่านภาพรวมได้ที่ E-Document คืออะไร
- เก็บตู้เอกสารให้สูงจากพื้น โดยเฉพาะพื้นที่เสี่ยงน้ำท่วม
- ตกลงกับสำนักงานบัญชี ว่าใครเก็บต้นฉบับ ใครเก็บสำเนา
สรุป – เอกสารเสียหาย แก้ไขได้ ง่ายกว่าที่คิด
เอกสารบัญชีสูญหายจากน้ำท่วมไม่ใช่ทางตัน สิ่งที่ต้องทำมีลำดับชัดเจน
- ถ่ายรูปและทำรายการเอกสารที่เสียหายก่อนทิ้งหรือทำความสะอาด
- แจ้งความและขอสำเนาบันทึกประจำวัน
- ยื่น ส.บช.2 แจ้งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 15 วัน และแจ้งสรรพากรพื้นที่ไว้ด้วย
- ขอใบแทนใบกำกับภาษีและสำเนาเอกสารจากคู่ค้า
- เก็บสำเนาดิจิทัลไว้เสมอ กันเหตุซ้ำ
เก็บเอกสารบัญชีไว้บนระบบออนไลน์
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยให้ SME จัดการเอกสาร รายรับรายจ่าย และรายงานการเงินได้ครบในที่เดียว ข้อมูลบัญชีและไฟล์เอกสารอยู่บนระบบออนไลน์ ถึงเอกสารกระดาษเสียหาย ข้อมูลก็ยังอยู่ – ทดลองใช้ PEAK ฟรี
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเอกสารบัญชีสูญหาย
เอกสารบัญชีสูญหายต้องแจ้งภายในกี่วัน
ภายใน 15 วันนับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบถึงการสูญหายหรือเสียหาย ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 15
แจ้งเอกสารบัญชีสูญหายออนไลน์ได้ไหม
ได้ ยื่นแบบ ส.บช.2 แจ้งบัญชีสูญหายเสียหาย ผ่านระบบ DBD e-Permit ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ถ้าติดปัญหาโทรสายด่วน 1570
สำนักงานบัญชีทำเอกสารหาย ใครต้องแจ้ง
กิจการยังเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีตามกฎหมาย จึงต้องเป็นผู้แจ้ง ส่วนความรับผิดระหว่างกิจการกับสำนักงานบัญชีขึ้นอยู่กับสัญญาจ้างทำบัญชี
มีมาตรการช่วยเหลือภาษีสำหรับผู้ประสบน้ำท่วมไหม
ณ วันที่ 30 ก.ย. 2569 ยังไม่พบประกาศขยายเวลายื่นแบบภาษีสำหรับผู้ประสบอุทกภัยจากกรมสรรพากร ติดตามประกาศล่าสุดได้ที่ rd.go.th และ dbd.go.th
ข้อมูลในบทความนี้เป็นความรู้ทั่วไป ณ วันที่ 30 ก.ย. 2569 ขั้นตอนและแบบฟอร์มอาจเปลี่ยนตามประกาศของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร ก่อนยื่นควรตรวจสอบกับหน่วยงานหรือสำนักงานบัญชีของคุณ
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
