ให้พนักงานสำรองเงินออกไปก่อนแล้วค่อยเบิกคืน หรือจ่ายเงินทดรองให้ล่วงหน้า — SME หลายแห่งยังจัดการเรื่องนี้แบบไม่เป็นระบบจนเงินค้างเคลียร์กลายเป็นปัญหาปลายปี บทความนี้สรุปครบตั้งแต่เงินทดรองจ่ายอยู่หมวดไหน ต่างจากเงินสดย่อยยังไง ขั้นตอนเบิก-เคลียร์ ไปจนถึงตัวอย่างบันทึกบัญชีแบบ Dr/Cr
บทความนี้สรุปครบทุกเรื่องที่ SME ต้องรู้ ตั้งแต่เงินทดรองจ่ายอยู่หมวดไหน ต่างจากเงินสดย่อยยังไง ขั้นตอนเบิก-เคลียร์ ไปจนถึงตัวอย่างบันทึกบัญชีแบบ Dr/Cr
เงินทดรองจ่าย (Advance Payment) คืออะไร?
เงินทดรองจ่าย คือเงินก้อนที่กิจการมอบให้พนักงานหรือผู้รับผิดชอบไปก่อน โดยยังไม่มีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นจริง ณ ตอนที่จ่าย ภาษาอังกฤษเรียกว่า Advance Payment หรือบางที่เรียก Imprest Fund
ตัวอย่างสถานการณ์จริง เช่น บริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมุติ) ส่งพนักงานขายไปพบลูกค้าต่างจังหวัด 3 วัน บริษัทจ่ายเงินทดรอง 15,000 บาทให้พนักงานนำไปจ่ายค่าที่พัก ค่าเดินทาง และค่าอาหาร เมื่อกลับมาต้องนำใบเสร็จมาเคลียร์ภายในระยะเวลาที่บริษัทกำหนด
ทำไมธุรกิจถึงต้องมีเงินทดรองจ่าย?
ธุรกิจ SME หลายแห่งไม่สะดวกให้พนักงานสำรองเงินส่วนตัวแล้วค่อยเบิกคืนทีหลัง เพราะค่าใช้จ่ายบางรายการเป็นเงินก้อนใหญ่ การมีระบบเงินทดรองจ่ายช่วยให้การทำงานไม่สะดุด พนักงานไม่ต้องแบกภาระค่าใช้จ่ายเอง และบริษัทยังติดตามการใช้เงินได้อย่างเป็นระบบ
เงินทดรองจ่าย อยู่หมวดไหนในงบการเงิน?
เงินทดรองจ่ายจัดอยู่ในหมวด สินทรัพย์หมุนเวียน ของงบแสดงฐานะการเงิน เพราะเป็นเงินที่บริษัทจ่ายไปแล้วคาดว่าจะได้เคลียร์คืนภายใน 1 รอบบัญชี (ตามมาตรฐานบัญชี NPAEs สำหรับ SME ที่ไม่ได้อยู่ในตลาดหุ้น)
ในทางบัญชี บันทึกเป็น “ลูกหนี้เงินทดรองจ่าย” หรือ “เงินทดรองจ่าย” ซึ่งจะลดลงเมื่อพนักงานนำเอกสารมาเคลียร์ ถ้ายอดทดรองจ่ายค้างนาน ควรตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญเพื่อให้งบการเงินสะท้อนความเป็นจริง
ความแตกต่างระหว่างเงินทดรองจ่าย เงินสดย่อย และเงินสำรองจ่าย
หลายคนสับสนระหว่าง 3 คำนี้ เพราะเกี่ยวข้องกับ “เงินสดที่จ่ายออกไปก่อน” เหมือนกัน แต่วิธีจัดการต่างกันชัดเจน
| รายการ | เงินทดรองจ่าย (Advance Payment) | เงินสดย่อย (Petty Cash) | เงินสำรองจ่าย |
|---|---|---|---|
| ความหมาย | เงินที่จ่ายให้พนักงานล่วงหน้า เพื่อไปใช้จ่ายเรื่องเฉพาะ | เงินสดก้อนเล็กที่เก็บไว้ในออฟฟิศ สำหรับจ่ายค่าใช้จ่ายจิปาถะ | เงินที่พนักงานจ่ายจากกระเป๋าตัวเองก่อน แล้วค่อยเบิกคืนบริษัททีหลัง |
| ใครถือเงิน | พนักงานที่ได้รับมอบหมาย | ผู้ดูแลเงินสดย่อยประจำออฟฟิศ | พนักงานใช้เงินตัวเอง |
| วงเงิน | ตามที่อนุมัติเป็นครั้งๆ (เช่น 15,000 บาท) | วงเงินคงที่ (เช่น 5,000 บาท) เติมเมื่อใกล้หมด | ไม่มีวงเงินตายตัว ขึ้นกับที่จ่ายจริง |
| เมื่อไรต้องเคลียร์ | หลังใช้จ่ายเสร็จ ตามระยะเวลาที่กำหนด | เบิกชดเชยเมื่อเงินสดย่อยใกล้หมด | เบิกคืนหลังยื่นใบเสร็จ |
| หมวดบัญชี | สินทรัพย์หมุนเวียน | สินทรัพย์หมุนเวียน | ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย |
ขั้นตอนการเบิก-จ่าย-เคลียร์เงินทดรองจ่าย
ขั้นตอนเงินทดรองจ่ายมี 3 ช่วงหลัก ตั้งแต่ขอเบิกจนถึงเคลียร์เงิน
ขั้นตอนที่ 1: ขอเบิกเงินทดรองจ่าย
พนักงานยื่นใบขอเบิกเงินทดรอง ระบุเหตุผล จำนวนเงิน และกำหนดเวลาเคลียร์ ผู้มีอำนาจอนุมัติตรวจสอบแล้วจึงจ่ายเงินให้ เอกสารที่ต้องเตรียม ได้แก่
- ใบขอเบิกเงินทดรองจ่าย (ระบุชื่อ วันที่ เหตุผลที่เบิก จำนวนเงิน)
- ลายเซ็นผู้ขอเบิกและผู้อนุมัติ
ขั้นตอนที่ 2: ใช้จ่ายและเก็บเอกสาร
พนักงานนำเงินไปใช้จ่ายตามที่ขอเบิก สิ่งสำคัญคือต้องเก็บหลักฐานทุกรายการ ได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หรือบิลเงินสด ถ้าค่าใช้จ่ายไหนไม่มีใบเสร็จ ให้ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จ (ใบ บก.111 กรณีหน่วยงานราชการ หรือแบบฟอร์มภายในของบริษัท)
ขั้นตอนที่ 3: เคลียร์เงินทดรองจ่าย
เมื่อใช้จ่ายเสร็จ พนักงานนำหลักฐานทั้งหมดมายื่นให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบว่ารายจ่ายตรงกับเหตุผลที่ขอเบิกหรือไม่ จากนั้นจัดการดังนี้
- ถ้าใช้จ่ายน้อยกว่าที่เบิก พนักงานคืนเงินส่วนเกินให้บริษัท
- ถ้าใช้จ่ายมากกว่าที่เบิก บริษัทจ่ายเงินเพิ่มให้พนักงาน
- ถ้าใช้จ่ายพอดี ปิดยอดทดรองจ่ายได้เลย
วิธีบันทึกบัญชีเงินทดรองจ่าย (Journal Entry)
การบันทึกบัญชีเงินทดรองจ่ายแบ่งเป็น 2 จังหวะหลัก คือ ตอนจ่ายเงินทดรอง และตอนเคลียร์ (ถ้ายังไม่คุ้นเรื่องเดบิต-เครดิต อ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่)
บันทึกตอนจ่ายเงินทดรอง
สมมุติบริษัท ข จำกัด (ชื่อสมมุติ) จ่ายเงินทดรอง 10,000 บาทให้พนักงานไปซื้อวัสดุ
| รายการ | Dr (เดบิต) | Cr (เครดิต) |
|---|---|---|
| เงินทดรองจ่าย | 10,000 | — |
| เงินสด / เงินฝากธนาคาร | — | 10,000 |
บันทึกตอนเคลียร์เงินทดรอง
พนักงานนำใบเสร็จมาเคลียร์ ใช้จ่ายจริง 8,500 บาท คืนเงิน 1,500 บาท
| รายการ | Dr (เดบิต) | Cr (เครดิต) |
|---|---|---|
| วัสดุสิ้นเปลือง | 8,500 | — |
| เงินสด (รับคืน) | 1,500 | — |
| เงินทดรองจ่าย | — | 10,000 |
กรณีจ่ายเกินต้องจ่ายเพิ่ม
ถ้าพนักงานใช้จ่ายจริง 11,200 บาท บริษัทต้องจ่ายเพิ่ม 1,200 บาท
| รายการ | Dr (เดบิต) | Cr (เครดิต) |
|---|---|---|
| วัสดุสิ้นเปลือง | 11,200 | — |
| เงินทดรองจ่าย | — | 10,000 |
| เงินสด (จ่ายเพิ่ม) | — | 1,200 |
เงินทดรองจ่ายจากกรรมการ คืออะไร?
ในธุรกิจ SME เจ้าของมักควักเงินส่วนตัวมาจ่ายค่าใช้จ่ายของบริษัทก่อน เช่น ค่าเช่าออฟฟิศ ค่าจ้างพนักงาน หรือค่าวัตถุดิบ กรณีนี้บันทึกเป็น “เงินทดรองจ่ายจากกรรมการ” ซึ่งถือเป็นหนี้สินของบริษัทที่มีต่อกรรมการ จัดอยู่ในหมวดหนี้สินหมุนเวียน ไม่ใช่สินทรัพย์เหมือนเงินทดรองจ่ายพนักงาน
สิ่งที่ต้องระวัง คือ ต้องมีเอกสารประกอบชัดเจน ถ้ามียอดค้างสูงหรือค้างนาน สรรพากรอาจตั้งคำถามว่าเป็นรายจ่ายจริงหรือเป็นการถอนเงินของกรรมการ
นโยบายและ Internal Control เงินทดรองจ่ายสำหรับ SME
SME ที่มีระบบเงินทดรองจ่ายควรกำหนดนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อป้องกันการใช้เงินผิดประเภทและลดความเสี่ยงทุจริต ประเด็นที่ควรกำหนดมีดังนี้
- วงเงินสูงสุด ที่พนักงานแต่ละระดับเบิกได้ต่อครั้ง เช่น พนักงานทั่วไปไม่เกิน 10,000 บาท หัวหน้าแผนกไม่เกิน 50,000 บาท
- ผู้มีอำนาจอนุมัติ แต่ละระดับวงเงิน เช่น วงเงินไม่เกิน 10,000 บาท ผู้จัดการอนุมัติได้ เกิน 10,000 บาท ต้องให้กรรมการอนุมัติ
- ระยะเวลาเคลียร์ เช่น ภายใน 7 วันทำการหลังใช้จ่ายเสร็จ ถ้าไม่เคลียร์ตามกำหนด หักจากเงินเดือน
- เอกสารที่ต้องแนบ ทุกรายจ่ายต้องมีใบเสร็จ ถ้าไม่มีต้องใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จที่ผู้บังคับบัญชาลงนาม
การมีนโยบายชัดเจนช่วยให้ฝ่ายบัญชีทำงานง่ายขึ้น ตรวจสอบได้ และพร้อมรับการตรวจจากผู้สอบบัญชีหรือสรรพากร
ภาษีที่เกี่ยวข้องกับเงินทดรอง
ตัวเงินทดรองที่จ่ายให้พนักงานไม่ถือเป็นรายจ่ายทางภาษีทันที เพราะยังไม่มีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นจริง ค่าใช้จ่ายจะรับรู้ได้ก็ต่อเมื่อมีหลักฐานการจ่ายเงินมายืนยัน ประเด็นภาษีที่ SME ต้องระวังมี 2 เรื่องหลัก
ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ถ้าพนักงานนำเงินไปซื้อสินค้าหรือบริการที่มี VAT ต้องขอใบกำกับภาษีในนามบริษัทกลับมา ไม่ใช่ในนามพนักงาน มิฉะนั้นบริษัทจะนำ VAT มาเป็นภาษีซื้อไม่ได้ (ข้อมูลจากกรมสรรพากร)
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ถ้าพนักงานนำเงินไปจ่ายค่าบริการให้บุคคลภายนอก เช่น จ้างช่างซ่อม 5,000 บาท ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% = 150 บาท ออกหนังสือรับรอง 50 ทวิ (เอกสารยืนยันว่าบริษัทหักภาษีไว้แล้วก่อนจ่าย) ให้ผู้รับเงิน และนำส่งสรรพากรภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป
สรุป: เงินทดรองจ่าย
เงินทดรองจ่าย คือเงินที่บริษัทจ่ายให้พนักงานล่วงหน้าเพื่อนำไปใช้จ่ายในกิจการ จัดอยู่ในสินทรัพย์หมุนเวียน ต่างจากเงินสดย่อยที่เป็นเงินก้อนประจำออฟฟิศ และเงินสำรองจ่ายที่พนักงานออกเงินไปก่อน สิ่งที่ SME ควรทำ ได้แก่
- กำหนดนโยบายเงินทดรองจ่ายเป็นลายลักษณ์อักษร
- บันทึกบัญชีให้ถูกต้องทั้งตอนจ่ายและตอนเคลียร์
- ติดตามยอดค้างเคลียร์สม่ำเสมอ ไม่ปล่อยค้างนาน
จัดการเงินทดรองจ่ายให้เป็นระบบด้วย PEAK
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยให้คุณบันทึกรายการเงินทดรองจ่าย ออกเอกสารใบเบิก และติดตามยอดค้างเคลียร์ได้จากที่เดียว ไม่ต้องเปิด Excel หลายไฟล์ ระบบ AI ช่วยจับคู่รายการอัตโนมัติ ลดงานซ้ำให้ทีมบัญชี ทดลองใช้ PEAK ฟรี 30 วัน
คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับเงินทดรองจ่าย
เงินทดรองจ่ายต้องมีใบกำกับภาษีไหม?
ตัวเงินทดรองจ่ายไม่ต้องมีใบกำกับภาษี เพราะยังไม่ใช่การซื้อขาย แต่เมื่อพนักงานนำเงินไปซื้อสินค้าหรือจ่ายค่าบริการที่มี VAT ต้องขอใบกำกับภาษีในนามบริษัทกลับมาด้วย เพื่อให้บริษัทใช้เป็นภาษีซื้อหักกับภาษีขายได้ (ข้อมูลจากกรมสรรพากร)
พนักงานไม่เคลียร์เงินทดรองจ่ายตามกำหนด ทำอย่างไร?
ควรมีบทลงโทษชัดเจนในนโยบาย เช่น หักจากเงินเดือนงวดถัดไป หรือระงับสิทธิ์เบิกทดรองจ่ายจนกว่าจะเคลียร์ยอดเก่า ในทางบัญชี ถ้าค้างนานเกิน 1 ปี อาจต้องตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ
ถ้ากรรมการออกเงินส่วนตัวจ่ายค่าใช้จ่ายบริษัท ต้องทำอย่างไร?
ให้บันทึกเป็นหนี้สินของบริษัทที่มีต่อกรรมการ ทุกครั้งที่กรรมการออกเงิน ต้องเก็บหลักฐานการจ่ายเงินไว้ให้ครบ แล้วบริษัทค่อยจ่ายคืนกรรมการพร้อมปิดยอดหนี้ในบัญชี สำคัญคือต้องมีเอกสารชัดเจน เพราะสรรพากรอาจขอดูว่าเป็นรายจ่ายจริงหรือไม่
ใช้โปรแกรมบัญชีจัดการเงินทดรองได้อย่างไร?
โปรแกรมบัญชีอย่าง PEAK ช่วยบันทึกรายการเงินทดรองจ่ายเป็นระบบ ตั้งแต่ออกเอกสารเบิก บันทึกบัญชีอัตโนมัติ ไปจนถึงติดตามยอดค้างเคลียร์ ไม่ต้องทำ manual ลดโอกาสผิดพลาดและลืมเคลียร์
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
