รายงานสินค้าและวัตถุดิบ (รายงานสินค้าคงเหลือ) คืออะไร ใครต้องทำส่ง

หน้าหลัก>คลังความรู้>บัญชี>สต็อกสินค้า>รายงานสินค้าและวัตถุดิบ (รายงานสินค้าคงเหลือ) สรุปข้อมูลที่ต้องมี ใครต้องทำ

Table of Contents

รายงานสินค้าและวัตถุดิบ คืออะไร

รายงานสินค้าและวัตถุดิบ คือ รายงานที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มซึ่งขายสินค้า ต้องจัดทำตามมาตรา 87(3) แห่งประมวลรัษฎากร เพื่อบันทึกปริมาณสินค้าและวัตถุดิบที่รับเข้า จ่ายออก และคงเหลือของแต่ละสถานประกอบการ

หลายคนเรียกสั้น ๆ ว่ารายงานสินค้าคงเหลือ หรือรายงานสต๊อกตามแบบสรรพากร

รายงานนี้ไม่ต้องยื่นส่งกรมสรรพากรทุกเดือนแบบ ภ.พ.30 แต่ต้องจัดทำไว้ให้เจ้าหน้าที่ตรวจได้ตลอดเวลา รูปแบบและวิธีบันทึกเป็นไปตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 89) ซึ่งกำหนดรายงานภาษีขาย รายงานภาษีซื้อ และรายงานสินค้าและวัตถุดิบไว้ในประกาศเดียวกัน

สำหรับเจ้าของธุรกิจที่จด VAT และขายสินค้า เรื่องนี้สำคัญอย่างน้อย 3 ด้าน

เป็นหน้าที่ตามกฎหมาย ถ้าไม่จัดทำหรือจัดทำไม่ถูกต้องมีโทษปรับทางอาญาตามมาตรา 90
ถ้านับสต๊อกแล้วสินค้าขาดจากรายงานโดยพิสูจน์ไม่ได้ว่าเกิดจากเหตุสุดวิสัย กรมสรรพากรถือว่าสินค้าส่วนที่ขาดถูกขายไปแล้ว ต้องเสีย VAT พร้อมเบี้ยปรับ
ตัวเลขคงเหลือในรายงานเป็นฐานของสินค้าคงเหลือปลายงวดและต้นทุนขายในงบการเงิน ถ้ารายงานไม่ตรงกับของจริง กำไรในงบก็คลาดเคลื่อน

ตลอดบทความนี้จะใช้ตัวอย่างของคุณมิ้นท์ เจ้าของบริษัทขายอุปกรณ์และวัตถุดิบเบเกอรี่ที่จด VAT แล้ว มีหน้าร้าน 2 สาขา ขายทั้งแป้ง เนย และพิมพ์อบขนม

รายงานตามแบบสรรพากรต่างจาก Stock Card และใบตรวจนับอย่างไร

ทั้ง 3 อย่างเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือ แต่ทำหน้าที่ต่างกัน

เอกสาร	ใครกำหนด	ใช้ทำอะไร
รายงานตามแบบสรรพากร	กฎหมาย VAT (มาตรา 87(3) และประกาศฉบับที่ 89)	หลักฐานปริมาณรับ จ่าย คงเหลือ ให้เจ้าหน้าที่สรรพากรตรวจ
Stock Card (บัตรคุมสินค้า)	กิจการกำหนดเอง	ติดตามการเคลื่อนไหวของสินค้าแต่ละรายการในคลัง ใช้ภายใน
ใบตรวจนับสินค้า	กิจการกำหนดเอง	บันทึกผลนับของจริง ณ วันที่นับ เพื่อเทียบกับรายงาน

ถ้า Stock Card ของกิจการบันทึกข้อมูลครบตามที่ประกาศกำหนดและแยกตามสถานประกอบการ ก็ใช้เป็นฐานทำรายงานตามแบบสรรพากรได้ ส่วนใบตรวจนับใช้ยืนยันว่าตัวเลขในรายงานตรงกับของจริง วิธีนับสต๊อกอ่านต่อได้ที่บทความ นับสต๊อกสินค้าอย่างไรให้แม่นยำ

ใครต้องทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ

ประกาศฉบับที่ 89 ข้อ 3 กำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ขายสินค้าเป็นผู้จัดทำ ธุรกิจที่ให้บริการอย่างเดียวจึงไม่อยู่ในกลุ่มนี้ ส่วนธุรกิจที่ทั้งขายสินค้าและให้บริการ ต้องทำรายงานสำหรับส่วนที่เป็นสินค้า

ธุรกิจบางประเภทมีรายงานตามกฎหมายเฉพาะอยู่แล้ว ประกาศจึงให้ใช้รายงานนั้นแทนได้

ประเภทธุรกิจ	รายงานที่ใช้แทน
โรงเลื่อยและค้าไม้	บัญชีตามกฎหมายว่าด้วยป่าไม้
ค้าของเก่า	บัญชีตามกฎหมายว่าด้วยการค้าของเก่า
ร้านค้าปลอดอากร	บัญชีตามกฎหมายว่าด้วยศุลกากร
ธุรกิจน้ำมัน	รายงานตามกฎหมายว่าด้วยน้ำมันเชื้อเพลิง

ตัวแทนที่รับฝากขายสินค้าให้ผู้ประกอบการจดทะเบียน ก็มีหน้าที่ทำรายงานนี้สำหรับสินค้าที่รับฝากขายด้วย ตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเรื่องหน้าที่ของตัวแทน

รายงานสินค้าคงเหลือตามแบบสรรพากรต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

ประกาศฉบับที่ 89 ให้บันทึกตามปริมาณสินค้าหรือวัตถุดิบที่รับเข้าและจ่ายออกจริง โดยมีเอกสารการรับและจ่ายประกอบทุกรายการ ในทางปฏิบัติรายงานจึงแบ่งข้อมูลเป็น 2 ส่วน และควรเทียบหัวคอลัมน์กับแบบฟอร์มรายงานสินค้าและวัตถุดิบท้ายประกาศอีกครั้งก่อนใช้จริง

ส่วนหัวรายงาน

ชื่อผู้ประกอบการ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร
ชื่อสถานประกอบการ และระบุว่าเป็นสำนักงานใหญ่หรือสาขาที่เท่าไร
ชื่อ ประเภท ชนิด และขนาดของสินค้าหรือวัตถุดิบ
ปริมาณนับเป็นหน่วยอะไร เช่น ถุง ก้อน ชิ้น กิโลกรัม

ส่วนรายการ

วัน เดือน ปี ที่รับหรือจ่าย
เลขที่เอกสารที่ใช้ประกอบการรับหรือจ่าย
ปริมาณที่รับ ปริมาณที่จ่าย และปริมาณคงเหลือ
หมายเหตุ เช่น โอนระหว่างสาขา รับคืน หรือเสียหาย

ร้านค้าปลีกที่มีสินค้าหลายรายการมาก บันทึกรวมเป็นกลุ่มสินค้าแทนการแยกรายตัวได้ตามข้อ 9 วรรคสาม และถ้าบันทึกยอดรวมรายวัน ต้องแสดงวันที่ ปริมาณที่รับหรือจ่าย และมูลค่ารวมของวันนั้น

เอกสารที่ใช้ประกอบมักมีดังนี้

ประเภทรายการ	เอกสารประกอบ
รับสินค้าที่ซื้อ	ใบกำกับภาษีซื้อ ใบส่งของ ใบรับสินค้า
จ่ายสินค้าที่ขาย	ใบกำกับภาษีขาย ใบส่งของ
โอนระหว่างสาขา	ใบโอนสินค้า
รับคืนจากลูกค้า	ใบลดหนี้
เบิกวัตถุดิบไปผลิต	ใบเบิกวัตถุดิบ

ต้องบันทึกเมื่อไร และต้องแยกตามสาขาไหม

ต้องบันทึกภายใน 3 วันทำการนับแต่วันที่ได้รับหรือจ่ายสินค้า ตามข้อ 9 ของประกาศฉบับที่ 89 รายการที่รับหรือจ่ายวันจันทร์จึงต้องลงรายงานภายในวันพฤหัสบดี ถ้าไม่มีวันหยุดคั่น

กิจการที่มีหลายสถานประกอบการต้องทำรายงานแยกตามแต่ละสถานประกอบการตามข้อ 5 แม้จะได้รับอนุมัติให้ยื่นแบบ ภ.พ.30 รวมกันก็ตาม ส่วนการแยกรายงานย่อยตามแผนกหรือประเภทสินค้าทำได้ตามข้อ 4

ในกรณีของคุณมิ้นท์ สาขา 1 และสาขา 2 ต้องมีรายงานของตัวเอง

เมื่อสาขา 1 โอนแป้งไปสาขา 2 รายงานของสาขา 1 บันทึกเป็นจ่ายออก และรายงานของสาขา 2 บันทึกเป็นรับเข้า โดยใช้ใบโอนสินค้าใบเดียวกันเป็นหลักฐาน ยอดรวมทั้งบริษัทจึงไม่เปลี่ยน แต่ยอดคงเหลือของแต่ละสาขาตรงกับของที่อยู่จริง

ตัวอย่างรายงานสินค้าและวัตถุดิบ

ตัวอย่างนี้เป็นรายงานของแป้งสาลีขนาด 1 กิโลกรัม สาขา 1 ของบริษัทคุณมิ้นท์ เดือนตุลาคม 2569 นับปริมาณเป็นถุง

ส่วนหัว: บริษัท มิ้นท์เบเกอรี่ซัพพลาย จำกัด (ชื่อสมมติ) · เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 0-1055-xxxxx-xx-x · สาขาที่ 00001 · สินค้า แป้งสาลีอเนกประสงค์ ถุง 1 กก. · หน่วย ถุง

วันที่	เลขที่เอกสาร	รายการ	รับ	จ่าย	คงเหลือ
1 ต.ค. 69		ยอดยกมา			120
3 ต.ค. 69	ใบกำกับภาษีซื้อ PI-6910-012	ซื้อจากผู้ผลิต	200		320
5 ต.ค. 69	ใบกำกับภาษีขาย IV-6910-031	ขายร้านขนมลูกค้าประจำ		80	240
12 ต.ค. 69	ใบโอนสินค้า TR-6910-004	โอนไปสาขา 2		50	190
20 ต.ค. 69	ใบกำกับภาษีขาย IV-6910-077	ขายส่งโรงเรียนสอนทำขนม		90	100
28 ต.ค. 69	ใบลดหนี้ CN-6910-002	รับคืนถุงชำรุดจากลูกค้า	5		105
31 ต.ค. 69		รวมเดือนตุลาคม	205	220	105

ยอดคงเหลือ 105 ถุงคือ 120 + 205 − 220 ถ้าวันที่ 31 ตุลาคม นับของจริงได้ 105 ถุงพอดี แปลว่ารายงานกับของในร้านตรงกัน ทุกบรรทัดผูกกับเลขที่เอกสาร เจ้าหน้าที่จึงสุ่มตรวจย้อนจากรายงานไปที่เอกสารได้ทันที

ถุงที่รับคืนเพราะชำรุดควรแยกไว้และหมายเหตุสภาพ ถ้าภายหลังต้องทำลาย ให้ทำเอกสารการทำลายและบันทึกจ่ายออกในรายงาน ไม่ปล่อยให้กลายเป็นสินค้าขาดตอนนับ

ทำรายงานสินค้าคงเหลือใน Excel ได้ไหม

ได้ ข้อ 10 ของประกาศฉบับที่ 89 ให้จัดทำรายงานด้วยวิธีพิมพ์หรือด้วยระบบคอมพิวเตอร์ได้ และใช้ภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษก็ได้ ตารางแบบตัวอย่างข้างบนจึงใช้เป็นแบบฟอร์มรายงานสต๊อกสินค้าใน Excel ได้ ถ้ามีข้อมูลครบตามแบบและแยกตามสถานประกอบการ

จุดที่ต้องระวังเมื่อใช้ Excel คือการแก้ตัวเลขย้อนหลังโดยไม่มีร่องรอย ควรล็อกเดือนที่ปิดแล้ว เก็บไฟล์แยกตามเดือน และอย่าแก้ยอดยกมาให้ตรงกับของที่นับได้โดยไม่มีเอกสารประกอบ เพราะเท่ากับซ่อนสินค้าขาดไว้ในรายงาน

สินค้าขาดหรือเกินจากรายงานมีผลอย่างไร

สินค้าขาดจากรายงานมีผลทางภาษีโดยตรง ตามข้อหารือของกรมสรรพากร ถ้าตรวจนับแล้วสินค้าขาดจากรายงาน และไม่มีข้อเท็จจริงพิสูจน์ได้ว่าเกิดจากเหตุสุดวิสัย ให้ถือว่าสินค้าที่ขาดไปนั้นได้ขายแล้ว

ประเด็น	หลักเกณฑ์	มาตรา
สถานะของสินค้าที่ขาด	ถือว่าขาย	77/1(8)(จ)
ฐานภาษี	ราคาตลาดของสินค้าในวันที่ตรวจพบ	79/3(3)
เบี้ยปรับ	2 เท่าของภาษี	89(10)
การขอลดเบี้ยปรับ	ขอลดได้ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร	คำสั่ง ท.ป.81/2542

สมมติคุณมิ้นท์นับสต๊อกสิ้นปีแล้วพบแป้งสาลีสาขา 1 ขาดจากรายงาน 20 ถุง ราคาตลาดวันที่ตรวจพบถุงละ 45 บาท (ไม่รวม VAT) ตัวเลขนี้สมมติเพื่อให้เห็นวิธีคิด

รายการ	วิธีคำนวณ	จำนวนเงิน (บาท)
ฐานภาษีตามราคาตลาด	20 × 45	900
ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7%	900 × 7%	63
เบี้ยปรับ 2 เท่า ก่อนขอลด	63 × 2	126

ตัวเลขดูไม่มากเพราะเป็นแป้งแค่ 20 ถุง แต่ถ้าเป็นสินค้าราคาสูงหรือขาดหลายรายการ ภาษีและเบี้ยปรับจะสูงตาม และยังต้องอธิบายส่วนต่างให้เจ้าหน้าที่ฟังทุกรายการ

ส่วนกรณีสินค้าเกินจากรายงาน มักแปลว่ามีการรับสินค้าเข้าโดยไม่ได้บันทึก หรือบันทึกจ่ายมากเกินจริง ผลคือรายงานไม่ถูกต้องตามที่ประกาศกำหนด ควรตรวจหาเอกสารรับเข้าที่ตกหล่นและบันทึกให้ครบ แทนการปรับยอดในรายงานลอย ๆ

ป้องกันสินค้าขาดจากรายงานอย่างไร

ทางป้องกันที่ได้ผลคือทำให้ทุกการเคลื่อนไหวของสินค้ามีเอกสาร และนับของจริงเทียบรายงานเป็นระยะ

บันทึกรับและจ่ายภายใน 3 วันทำการทุกครั้ง ไม่รอทำรวมสิ้นเดือน
ทำใบโอนสินค้าทุกครั้งที่ย้ายของระหว่างสาขา
สินค้าเสียหาย หมดอายุ หรือถูกขโมย ให้ทำเอกสารและหลักฐานไว้ทันทีที่พบ เพื่อใช้พิสูจน์ว่าไม่ได้ขาย
นับสต๊อกสินค้าราคาสูงหรือเคลื่อนไหวเร็วถี่กว่าสินค้าอื่น แล้วกระทบยอดกับรายงานทุกเดือน แนวทางวางระบบดูได้ที่บทความ จัดการสต๊อกสินค้า

ข้อควรรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับรายงานสินค้าคงเหลือ

จากประสบการณ์ จุดที่ทำให้กิจการเสียภาษีจากสินค้าขาดบ่อยที่สุดไม่ใช่การขโมย แต่เป็นสินค้าเสียหายหรือแจกเป็นตัวอย่างที่ไม่ได้ทำเอกสาร พอถึงวันนับจึงไม่มีหลักฐานอธิบายส่วนที่หายไป

รายงานต้องเก็บไว้ ณ สถานประกอบการไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันที่ยื่นแบบหรือวันที่ทำรายงาน ตามมาตรา 87/3 และอธิบดีอาจกำหนดให้เก็บนานกว่านั้นได้แต่ไม่เกิน 7 ปี (ข้อหารือกรมสรรพากร) ถ้าจะเก็บที่อื่นต้องขออนุมัติตามคำสั่ง ท.ป.116/2545
กิจการที่ยังไม่จด VAT ไม่มีหน้าที่ตามมาตรา 87(3) แต่ยังต้องรู้ยอดสินค้าคงเหลือเพื่อปิดงบการเงิน การทำรายงานรูปแบบเดียวกันไว้ตั้งแต่แรกช่วยให้เปลี่ยนผ่านง่ายเมื่อต้องจด VAT
ตัวเลขคงเหลือในรายงานบอกปริมาณ ส่วนมูลค่าสินค้าคงเหลือในงบการเงินต้องคิดตามวิธีตีราคาที่กิจการเลือก อ่านต่อได้ที่บทความ การตีราคาสินค้าคงเหลือ

สรุป – รายงานสินค้าและวัตถุดิบต้องจำอะไรบ้าง

รายงานนี้ไม่ต้องส่งทุกเดือน แต่เป็นเอกสารแรก ๆ ที่เจ้าหน้าที่ขอดูเมื่อมาตรวจสต๊อก ตัวเลขในรายงานต้องตรงกับของจริงและมีเอกสารรองรับทุกบรรทัด

ผู้ประกอบการจด VAT ที่ขายสินค้าต้องทำตามมาตรา 87(3) และประกาศฉบับที่ 89
บันทึกปริมาณรับ จ่าย คงเหลือ พร้อมเลขที่เอกสาร ภายใน 3 วันทำการ และแยกตามสถานประกอบการ
ทำใน Excel หรือโปรแกรมบัญชีได้ ใช้ภาษาไทยหรืออังกฤษ และเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี
สินค้าขาดโดยพิสูจน์ไม่ได้ถือว่าขาย เสีย VAT จากราคาตลาดและเบี้ยปรับ 2 เท่า

ถ้าเริ่มจากวันนี้ ลองเลือกสินค้าขายดี 3 รายการ นับของจริงที่ร้าน แล้วเทียบกับยอดคงเหลือในรายงานของเดือนล่าสุด ถ้าไม่ตรง ให้ไล่หาเอกสารที่ขาดก่อนสิ้นปี

การบันทึกรับจ่ายสินค้าภายใน 3 วันทำการแยกทุกสาขาด้วยมือใช้เวลามากและพลาดง่าย

โปรแกรมบัญชี PEAK ตัดสต๊อกจากเอกสารซื้อขายที่บันทึกในระบบ และพิมพ์รายงานสินค้าคงเหลือตามช่วงวันที่เป็นไฟล์ Excel โดยเลือกแสดงเฉพาะสินค้าที่มีความเคลื่อนไหวได้

ดูรายละเอียดฟีเจอร์ได้ที่รายงานสต๊อกสินค้าใน PEAK ขั้นตอนอยู่ในคู่มือพิมพ์รายงานสินค้าคงเหลือใน PEAK และใช้คู่มือกระทบยอดรายงานสินค้าคงเหลือกับงบทดลองตรวจความถูกต้องก่อนปิดงบ

ติดตามความรู้เพิ่มเติมได้ที่บทความด้านบัญชี บทความด้านภาษี และบทความด้านธุรกิจ ของ PEAK

แหล่งอ้างอิงข้อมูล

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับรายงานสินค้าและวัตถุดิบ

รายงานสินค้าคงเหลือต้องส่งสรรพากรไหม

ไม่ต้องส่งเป็นประจำ แต่ต้องจัดทำและเก็บไว้ที่สถานประกอบการ ให้เจ้าหน้าที่ขอตรวจได้ทุกเมื่อ ต่างจาก ภ.พ.30 ที่ต้องยื่นทุกเดือน

ต้องเก็บรายงานไว้นานแค่ไหน

เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันที่ยื่นแบบหรือวันที่ทำรายงาน ตามมาตรา 87/3 ณ สถานประกอบการที่จัดทำรายงาน ถ้าจะเก็บที่อื่นต้องได้รับอนุมัติจากกรมสรรพากรก่อน

ธุรกิจบริการต้องทำรายงานนี้ไหม

ถ้าให้บริการอย่างเดียวและไม่ได้ขายสินค้า ไม่อยู่ในกลุ่มที่ประกาศฉบับที่ 89 ข้อ 3 กำหนด แต่ถ้าขายสินค้าด้วย เช่น ร้านซ่อมที่ขายอะไหล่ ต้องทำรายงานสำหรับสินค้าส่วนนั้น

ไม่ทำรายงานสินค้าคงเหลือตามแบบสรรพากรมีโทษอะไร

ผู้ประกอบการที่ไม่จัดทำหรือจัดทำรายงานไม่ถูกต้องมีโทษปรับทางอาญาตามมาตรา 90 แห่งประมวลรัษฎากร ตามข้อหารือของกรมสรรพากร และถ้าสินค้าขาดจากรายงานยังต้องเสีย VAT พร้อมเบี้ยปรับตามที่อธิบายไว้ข้างบน

บันทึกยอดขายรวมทั้งวันแทนรายใบได้ไหม

ได้ ประกาศฉบับที่ 89 ข้อ 9 ให้บันทึกยอดรวมรายวันได้ โดยต้องแสดงวันที่ ปริมาณที่รับหรือจ่าย และมูลค่ารวมของวันนั้น ร้านค้าปลีกที่มีสินค้าหลายรายการยังบันทึกเป็นกลุ่มสินค้าได้ด้วย

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine