เจ้าของกิจการบางท่านอาจเคยเจอปัญหา สินค้าขายดีมาก แต่ทำไมกำไรไม่เคยเหลือ? หนึ่งในสาเหตุคือ ต้นทุนแฝง ที่ซ่อนอยู่ในต้นทุนแต่หลายคนไม่รู้ตัว! ในบทความนี้เราพาทุกท่านมาทำความรู้จักกับภัยเงียบนี้ ที่อาจกำลังส่งผลร้ายต่อธุรกิจของคุณอยู่!
ต้นทุนแฝง คืออะไร?
ต้นทุนแฝง คือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการดำเนินธุรกิจ แต่ไม่ได้ถูกบันทึกจำแนกประเภทออกมาอย่างชัดเจน จนทำให้เจ้าของกิจการอาจจะไม่เห็นค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ โดยส่วนใหญ่มักจะเป็นค่าใช้จ่ายเล็กน้อยที่เกิดขึ้น ซ่อนอยู่ในค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ ๆ จนไม่มีใครสังเกตเห็น และไม่ได้นับเป็นต้นทุนตอนวางแผนธุรกิจ
ซึ่งต้นทุนแฝง มักจะเริ่มแสดงตัวออกมาเมื่อกำไรในแต่ละเดือนของธุรกิจน้อยกว่าที่คาดไว้ ทั้งที่มีการวางแผนค่าใช้จ่ายไว้ทั้งหมดแล้ว ปัญหานี้อาจส่งผลต่อการวางแผนการเงินของธุรกิจได้
ดังนั้นเพื่อให้เจ้าของกิจการสามารถเห็นตัวเลขของ ‘ต้นทุนจริง’ ในบทความนี้เราชวนทุกท่านมาทำความรู้จักต้นทุนแฝง ไปจนถึงวิธีป้องกันไม่เห็นเกิดปัญหานี้กัน
สาเหตุของต้นทุนที่ซ่อนอยู่
สาเหตุของต้นทุนแฝงมักมาจากค่าใช้จ่ายเล็กที่มักเป็นค่าใช้จ่ายทั่วไปในการทำธุรกิจ มูลค่าต่อครั้งไม่สูง แต่หากเกิดขึ้นซ้ำ ๆ ก็รวมกันเป็นค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ได้ไม่ยาก
ยกตัวอย่างเช่น
พนักงานขายที่จำเป็นต้องออกไปพบลูกค้าบ่อย และหลายครั้งเพื่อสร้างความประทับใจให้แก่ลูกค้าก็มักจะเลี้ยงกาแฟลูกค้าอยู่เสมอ ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยครั้งละ 300 บาท หากในหนึ่งเดือนต้องออกไปเจอลูกค้า 30 ครั้ง เท่ากับว่าค่าใช้จ่ายส่วนนี้จะสูงถึง 9,000 บาท!
ซึ่งในบริษัทที่ไม่ได้มีการบันทึกบัญชีแบบแยกประเภทค่าใช้จ่ายอย่างถูกต้อง ก็อาจจะไม่เห็นตัวเลขตรงนี้ชัดเจน ยิ่งถ้าในบริษัทมีพนักงานขายหลายคน ก็อาจมีต้นทุนแฝงตรงนี้หลายหมื่นบาทได้เลย
จากตัวอย่างเจ้าของกิจการน่าจะพอมองเห็นปัญหาที่เกิดขึ้นหากไม่มีการจัดการค่าใช้จ่ายเล็กน้อยส่วนนี้ หรือไม่ได้มีการบ่งชี้ให้ชัดเจน ทำให้ต้นทุนสูงขึ้นโดยไม่รู้ตัว
ต้นทุนแฝง มีอะไรบ้าง?
ซึ่ง ต้นทุนแฝง มีหลายรูปแบบ หลายรายการ ไม่ใช่เพียงแค่ค่ากาแฟเลี้ยงลูกค้า แต่ยังมีส่วนอื่น ๆ ตามรายการต่อไปนี้
1. ต้นทุนแฝงจากค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด
ต้นทุนแฝงอันดับต้น ๆ ที่เจ้าของกิจการอาจไม่เคยทราบว่ากำลังเกิดขึ้น มักจะเป็นค่าใช้จ่ายเล็กน้อยมาก ๆ เมื่อเทียบกับค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่อย่างเงินเดือนพนักงาน หรือค่าเช่าออฟฟิศ ซึ่งค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดประกอบไปด้วย
- ค่าอุปกรณ์สำนักงานที่ต้องซื้อบ่อย
- ค่าน้ำดื่ม กาแฟ สำหรับพนักงานและรับรองลูกค้า
- ค่าหมึกพิมพ์ กระดาษ ค่าจัดเก็บดูแลเอกสาร
2. ต้นทุนแฝงจากการติดต่อสื่อสารและการเดินทาง
ในบริษัทที่มีพนักงานเดินทางไปติดต่อขายสินค้าหรือหาลูกค้าใหม่ ๆ ที่ต้องมีค่าเดินทางและค่าโทรศัพท์ให้พนักงานขาย หากไม่ได้มีระบบการบันทึก ก็อาจกลายเป็นค่าใช้จ่ายที่ซ่อนตัวอยู่เพิ่มขึ้นมา ที่เมื่อรวมแล้วก็เป็นค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ได้เช่นกัน
- ค่าอินเทอร์เน็ต ค่าโทรศัพท์ที่เกินแพ็กเกจ
- ค่าเดินทางไปหาลูกค้าที่ไม่เคยถูกบันทึกอย่างเป็นระบบ
- ค่าเสียเวลาในการประชุมที่ไม่เกิดประสิทธิภาพ
3. ต้นทุนแฝงจากสินค้าคงคลัง (สต๊อก)
สำหรับธุรกิจที่มีการสต๊อกสินค้า ต้องบริหารจัดการสต๊อกให้ดี ไม่เช่นนั้นอาจเกิดต้นทุนแฝง ได้โดยไม่รู้ตัว ไม่ว่าจะเป็นค่าเช่าพื้นที่จัดเก็บสินค้า หรือสินค้าที่ขายไม่ออกจนตกรุ่น ก็อาจกลายเป็นหนึ่งในต้นทุนแฝงก้อนโต
- ค่าเช่าพื้นที่จัดเก็บสินค้า
- ต้นทุนของสินค้าที่เสื่อมสภาพ ตกรุ่น หรือหมดอายุที่ยังอยู่ในโกดัง
- เงินทุนที่จมอยู่กับสต๊อกที่ขายไม่ออก
4. ต้นทุนแฝงในรูปแบบของ “เวลา”
ต้นทุนที่แพงที่สุดเลยก็ว่าได้ เพราะเวลาไม่สามารถเรียกคืนกลับมาได้ และยิ่งในยุคปัจจุบันที่มีการแข่งขันสูง ทุกนาทีมีค่า เพราะอาจเสียโอกาสสร้างยอดขายไปจากความผิดพลาด หรือระบบที่ไม่แข็งแรงมากพอ
- เสียโอกาสในการขายเพราะพนักงานทำงานผิดพลาด หรือระบบงานไม่มีประสิทธิภาพ
- การเสียโอกาสในการสร้างกำไร เพราะต้องคอยแก้ไขปัญหาเดิม ๆ
โอกาสเกิดต้นทุนแฝง นั้นมีมากไม่รู้จบ ถ้าไม่มีการบันทึกรายได้อย่างเป็นระบบ หากคิดออกมาเป็นเงิน ก็ถือว่าเป็นก้อนโตที่ต้องเสียไปในแต่ละปี เจ้าของกิจการควรหาวิธีคลายปมแก้ไขทีละจุด เพื่อช่วยลดต้นทุนในการดำเนินธุรกิจลงไปได้มหาศาล
เจ้าของกิจการจะรู้ได้อย่างไรว่ามี ต้นทุนแฝง อะไรบ้าง?
คำถามถัดมาคือ แล้วเจ้าของกิจการจะรู้ได้อย่างไรว่าธุรกิจมีต้นทุนแฝงอยู่ ซึ่งคำตอบอยู่ใน “งบกำไรขาดทุน” (Profit and Loss Statement) ของธุรกิจของคุณนั่นเอง เพราะในงบกำไรขาดทุนจะมีตัวเลขต้นทุนค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงในรอบระยะเวลาหนึ่งแสดงอยู่ เจ้าของกิจการจะได้เห็นภาพรวมของธุรกิจว่าจริง ๆ แล้ว จากยอดขายต่อเดือนเยอะ ๆ นั้นได้ กำไร หรือ ขาดทุน
อย่างไรก็ตามปัญหาส่วนใหญ่ของงบกำไรขาดทุนคือมีการจัดหมวดหมู่แบบคร่าว ๆ ไม่ได้มีการจัดหมวดหมู่ได้อย่างถูกต้องจริง ๆ ทำให้เจ้าของกิจการไม่ได้เห็นต้นทุนแฝง แบบชัดเจน เพราะฉะนั้นเมื่อรู้เช่นนี้แล้ว ควรเริ่มต้นจัดกลุ่มค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องอย่างละเอียด เพื่อให้สามารถบริหารค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้น ซึ่งโดยปกติจะมีหมวดหมู่ดังนี้
- ต้นทุนขายหรือให้บริการ (Cost of Goods Sold): ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการผลิตสินค้าหรือบริการ เช่น ต้นทุนผลิตสินค้า ค่าเสื่อมราคา-เครื่องจักร ต้นทุนการให้บริการ ค่าขนส่งสินค้า ฯลฯ
- ค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร (Selling, General & Administrative Expenses – SG&A): เช่น เงินเดือนฝ่ายขาย ค่าการตลาด ค่าเช่าสำนักงาน ค่าน้ำ ค่าไฟ
- ค่าใช้จ่ายในการบริหาร (Administrative Expense) เช่น ค่าจ้างพนักงาน ค่าใช้จ่ายสำนักงาน หรือค่าใช้จ่ายทั่วไป
- ต้นทุนทางการเงิน (Finance Cost) เช่น ค่าธรรมเนียม ดอกเบี้ย
- ภาษี (Tax) เช่น ภาษีเงินได้นิติบุคคล
ซึ่งภายใต้ของทั้งสองหมวดก็จะมีประเภทแยกย่อยลงไปอีก เพื่อความชัดเจนของค่าใช้จ่ายแต่ละส่วน
ข้อควรระวังในการทำงบการเงินของเจ้าของกิจการ
ปัญหาของงบกำไรขาดทุน ที่นำไปสู่การเกิดต้นทุนแฝง โดยไม่รู้ตัว คือ การระบุหมวดหมู่ของค่าใช้จ่ายไม่ถูกต้อง เพราะสาเหตุของต้นทุนแฝงมักเกิดขึ้นจากค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่น ค่ากระดาษ ได้ถูกบันทึกในค่าใช้จ่ายของสำนักงานหรือไม่? หรือ สินค้าที่เสียหายหรือค้างสต๊อก ได้บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายที่เสียไปหรือไม่?
ค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้บันทึกหมวดหมู่ หรือบางครั้งถูกลืมปล่อยผ่านไปเฉย ๆ คือ สาเหตุของ ต้นทุนแฝง ที่อาจกำลังทำร้ายธุรกิจของเราอยู่อย่างเงียบ ๆ เพราะฉะนั้นเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดต้นทุนแฝง ควรย้อนกลับไปตั้งแต่การจัดการระบบการบันทึกงบกำไรขาดทุน ที่นอกจากกรอกข้อมูลให้ครบถ้วน ควรจัดหมวดหมู่ให้ถูกต้องด้วยเช่นกัน
เหตุผลสำคัญที่เจ้าของกิจการควรรู้ ต้นทุนแฝง
ผลกระทบของ ต้นทุนแฝง นั้นมหาศาลมากกว่าที่เจ้าของกิจการหลายท่านอาจคิดไว้ การลงบันทึกในงบการเงินจึงเป็นข้อสำคัญที่เจ้าของกิจการควรดูเป็นประจำ เพื่อให้เห็นค่าใช้จ่ายที่อาจซ่อนอยู่ ซึ่งผลกระทบของการลงบันทึกผิดพลาด หรือไม่ละเอียดมากพอ สามารถส่งผลกระทบต่อธุรกิจได้ดังนี้
- ตั้งราคาสินค้าต่ำเกินจนไม่เกิดกำไร เพราะคำนวณต้นทุนผิดพลาด: หากมีการบันทึกค่าใช้จ่ายบางอย่างที่ควรอยู่ใน “ต้นทุนขาย” ไปไว้ใน “ค่าใช้จ่ายบริหาร” ส่งผลให้สินค้าของคุณดูเหมือนว่าจะมีกำไรขั้นต้น (Gross Profit) สูงเกินความเป็นจริง ซึ่งนำไปสู่การตั้งราคาขายที่ผิดพลาด คือ ตั้งราคาต่ำเกินไปจนสุดท้ายขายเท่าไหร่ก็ไม่เหลือกำไร
- ไม่เห็นภาพต้นทุนที่แท้จริง: ปัญหาใหญ่อีกหนึ่งข้อ คือเจ้าของกิจการจะไม่ได้เห็นต้นทุนที่แท้จริงเลย หากบันทึกต้นทุนไม่ตรงความเป็นจริง เจ้าของกิจการจะไม่รู้เลยว่าแท้จริงแล้วต้นทุนไปจมอยู่กับส่วนไหน ยากต่อการควบคุมต้นทุน
- ตัดสินใจทางธุรกิจผิดทิศทาง: เรื่องการเงินบริษัท สำคัญมากต่อการขยายธุรกิจ เพราะการจะขยายสาขา จ้างคนเพิ่ม หรือตัดสินใจทำโปรเจ็กต์ใหม่ ๆ ถ้าไม่ได้เห็นตัวเลขที่แท้จริง การขยายธุรกิจอาจกลายเป็นข้อผิดพลาดในทันที เช่น หากตัวเลขจริงธุรกิจไม่ได้มีกำไรมากเท่าที่คาด แต่ตัดสินใจขยายสาขา จากได้กำไรเล็กน้อย อาจกลายเป็นขาดทุนในทันที
- ขาดความน่าเชื่อถือ: งบการเงินที่ถูกต้อง สำคัญมากในการขอสินเชื่อจากธนาคารหรือหานักลงทุน เพราะหากพวกเขาตรวจสอบงบการเงินของคุณแล้วพบว่ามีจุดผิด หรือไม่ครบถ้วน ก็ส่งผลต่อความน่าเชื่อถือ การอนุมัติสินเชื่อก็จะยิ่งยากขึ้น
หยุดวงจรต้นทุนแฝง ก่อนจะสายเกินไป!
เจ้าของกิจการควรตั้งคำถามเสมอว่า ทุกวันนี้เราได้เห็นต้นทุนจริงของธุรกิจหรือยัง? หรือยังมีค่าใช้จ่ายอะไรที่แอบซ่อนอยู่หรือไม่? เพื่อคอยเตือนให้ย้อนกลับไปอ่านงบการเงินเพื่อตรวจสอบ และจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ให้ดี เพื่อปิดโอกาสไม่ให้เกิดต้นทุนแฝง หรือปัญหา “ขายดี แต่ทำไมกำไรไม่เหลือ” เริ่มต้นก่อน จัดการได้ก่อน ลดต้นทุนเพื่อธุรกิจที่เติบโต
เทคนิคการใช้ PEAK เพื่อจัดกลุ่มค่าใช้จ่ายให้เจ้าของกิจการดูง่ายด้วยตัวเอง
โปรแกรมบัญชี PEAK เปิดโอกาสให้เจ้าของกิจการ หรือพนักงานบัญชีสามารถจัดกลุ่มค่าใช้จ่ายตามแต่ละประเภทที่ต้องการได้ด้วยตัวเอง เพราะในธุรกิจแต่ละประเภทค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจะแตกต่างกัน เช่น ธุรกิจที่เป็น Work From Home 100% อาจจะไม่มีค่าใช้จ่ายเกี่ยวข้องกับสำนักงาน
โดยฟีเจอร์การตั้งค่างบกำไร ขาดทุน ของ PEAK สามารถจัดกลุ่มได้สองรูปแบบด้วยกัน
- จัดกลุ่มตามแผนก เช่น ทีมขายที่ต้องออกไปพบลูกค้าโดยเฉพาะ ก็สามารถตั้งค่าการจัดกลุ่มค่าใช้จ่ายตามแผนก เพื่อให้รู้ต้นทุนแฝงของทีมขายเมื่อออกไปพบลูกค้า
- จัดกลุ่มตามผังบัญชี เช่น ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด เพื่อดูว่าเมื่อรวมกันทุกแผนกแล้วสูงหรือไม่
ข้อดีสำคัญคือ เจ้าของกิจการสามารถประชุมกับทีมบัญชีเพื่อตั้งค่ากลุ่มค่าใช้จ่ายเหล่านี้ให้เหมาะสมกับแนวทางการดำเนินธุรกิจขององค์กรได้ สามารถอ่านข้อมูลการใช้งานเพิ่มเติมได้ที่นี่
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
