ใบส่งของ คืออะไร ทำไมธุรกิจซื้อ-ขายสินค้าต้องมี

ส่งสินค้าให้ลูกค้าแล้ว แต่พอถึงเวลาเรียกเก็บเงินกลับถูกโต้แย้งว่าได้รับไม่ครบ ปัญหานี้เกิดบ่อยในธุรกิจ B2B ที่ส่งของก่อนแล้วเก็บเงินทีหลัง เพราะไม่มีเอกสารยืนยันว่าลูกค้ารับสินค้าอะไรไปบ้าง

ใบส่งของ คืออะไร

ใบส่งของ คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อพร้อมกับสินค้า เพื่อบอกว่าส่งอะไรไปบ้าง จำนวนเท่าไร และให้ผู้ซื้อเซ็นชื่อยืนยันว่าได้รับครบ ต่างจากใบแจ้งหนี้ตรงที่ไม่ได้บอกยอดเงินที่ต้องจ่าย เน้นยืนยันการส่งมอบเท่านั้น

ต้นฉบับที่ลูกค้าเซ็นแล้วจะถูกเก็บไว้เป็นหลักฐาน ใช้อ้างอิงตอนออกใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษีเรียกเก็บเงินภายหลัง ธุรกิจที่ยังไม่จด VAT มักตั้งหัวเอกสารว่า “ใบส่งสินค้า” ส่วนธุรกิจที่จด VAT แล้วนิยมรวมเป็น “ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี” ในเอกสารเดียว

ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่ต้องออกใบส่งของ ร้านค้าปลีกที่ขายหน้าร้านแล้วรับเงินสดทันทีมักไม่จำเป็น ธุรกิจที่ควรออก คือ ธุรกิจขายส่ง ธุรกิจ B2B ที่ส่งของก่อนเก็บเงินทีหลัง หรือธุรกิจที่ต้องขนส่งสินค้าไปยังสถานที่อื่น

ใบส่งของสำคัญต่อธุรกิจอย่างไร

ใบส่งของสำคัญเพราะเป็นหลักฐานยืนยันการส่งมอบสินค้า ช่วยป้องกันข้อพิพาทเรื่องสินค้าขาดหรือเกิน และเป็นข้อมูลตั้งต้นสำหรับออกเอกสารเรียกเก็บเงินในขั้นตอนถัดไป

ตัวอย่าง: บริษัท ตัวอย่าง จำกัด (ชื่อสมมุติ) ส่งสินค้า 100 ชิ้นให้ลูกค้า ถ้าไม่มีใบส่งของให้เซ็นรับ พอถึงเวลาเรียกเก็บเงินแล้วลูกค้าบอกว่าได้รับแค่ 90 ชิ้น บริษัทจะไม่มีหลักฐานยืนยันเลย

นอกจากป้องกันข้อพิพาทแล้ว ฝ่ายคลังสินค้ายังใช้เช็คยอดที่จ่ายออกไปจริงเทียบกับที่บันทึกในระบบได้ตลอดเวลา

องค์ประกอบและตัวอย่างใบส่งของที่ถูกต้อง

ใบส่งของที่สมบูรณ์ต้องมีข้อมูลครบพอให้ใช้อ้างอิงได้จริง

ข้อมูลผู้ส่งและผู้รับสินค้า

ส่วนบนของเอกสารต้องระบุชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทร และเลขที่เอกสารของบริษัทผู้ส่ง พร้อมชื่อและที่อยู่ผู้รับสินค้า ถ้ามีหลายสาขาต้องระบุให้ชัดว่าส่งไปสาขาไหน นอกจากนี้ต้องระบุวันที่จัดส่ง เครดิตเทอม และวันครบกำหนด

รายละเอียดสินค้า

ระบุรายการแยกทีละรายการ ไม่รวมทุกอย่างเป็นยอดเดียว

จากตัวอย่าง บริษัท ตัวอย่าง จำกัด (ชื่อสมมุติ) ส่งสินค้าให้บริษัท ข จำกัด (ชื่อสมมุติ)

คำอธิบาย	จำนวน	ราคา	ส่วนลด	VAT	มูลค่าก่อนภาษี
Service Fee (P00001)	1	8,000	0	7%	8,000

มูลค่าก่อนภาษี 8,000 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% จำนวน 560 บาท รวมทั้งสิ้น 8,560 บาท

ลายเซ็นผู้ส่งและผู้รับ

ควรมีช่องลงนามทั้งผู้ส่งสินค้าและผู้รับสินค้า พร้อมวันที่รับ เป็นหลักฐานที่หนักแน่นที่สุดในเอกสาร ถ้าสินค้าชำรุดหรือขาดจำนวน ให้บันทึกไว้ในช่องหมายเหตุตั้งแต่วันส่งของ

ข้อควรระวัง: อย่าใส่ยอดเงินรวมที่ต้องชำระลงในใบส่งของ เพราะจะสับสนกับใบแจ้งหนี้

ใบส่งของต่างจากใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ และใบวางบิลอย่างไร

เอกสาร 4 ใบนี้มักถูกใช้ต่อเนื่องกันในการซื้อขายหนึ่งครั้ง แต่ทำหน้าที่ต่างกัน

เอกสาร	ใช้เมื่อไร	บอกยอดเงินไหม	ใครเซ็นรับ
ใบส่งของ	ตอนส่งมอบสินค้า	ไม่บอก	ลูกค้าเซ็นรับสินค้า
ใบกำกับภาษี	ตอนขาย (เฉพาะจด VAT)	บอก + แยก VAT 7%	ไม่ต้องเซ็น
ใบแจ้งหนี้	หลังส่งมอบเสร็จ	บอก + กำหนดวันชำระ	ไม่บังคับ
ใบวางบิล	ถึงรอบเรียกเก็บ	ยอดรวมจากหลายใบแจ้งหนี้	ฝ่ายจัดซื้อเซ็นรับ

จุดที่มักสับสน คือ ใบส่งของกับใบกำกับภาษี เพราะบางธุรกิจออกเป็นเอกสารชุดเดียว หัวกระดาษเขียนว่า “ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี” ความจริง คือ แค่ใช้ฟอร์มเดียวทำสองหน้าที่ ถ้ายังไม่จด VAT จะออกได้แค่ใบส่งสินค้า

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อออกใบส่งของ

• ไม่มีเลขที่เอกสาร — ค้นหาย้อนหลังยาก จับคู่กับใบแจ้งหนี้ไม่ได้
• ไม่ให้ลูกค้าเซ็นรับ — เสียหลักฐานสำคัญที่สุดในเอกสาร
• ใส่ยอดเงินที่ต้องชำระ — ลูกค้าเข้าใจผิดว่าเป็นใบแจ้งหนี้
• รายการสินค้าไม่ตรงกับใบเสนอราคา — เกิดข้อพิพาทเรื่องจำนวน

สรุป

ใบส่งของ คือ หลักฐานยืนยันการส่งมอบสินค้า ไม่ใช่เอกสารเรียกเก็บเงิน ต้องแยกให้ชัดจากใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล จัดทำทุกครั้งที่ส่งสินค้า ให้ลูกค้าเซ็นรับ เก็บต้นฉบับไว้อ้างอิง

จัดการเอกสารซื้อขายให้เป็นระบบด้วย PEAK

PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยออกใบส่งของได้สะดวก ดึงข้อมูลจากใบเสนอราคาได้ทันที ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ แปลงเป็นใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษีได้ในคลิกเดียว ดูวิธีสร้างใบส่งของใน PEAK

---

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบส่งของ

ใบส่งของ ภาษาอังกฤษเรียกว่าอะไร

Delivery Note หรือ Delivery Order สองคำนี้ใช้แทนกันได้ แต่ถ้าแยกให้ชัด Delivery Note เน้นรายละเอียดสินค้าที่ส่ง ส่วน Delivery Order มักใช้ในความหมายคำสั่งจัดส่งจากคลัง

ใบส่งของกับใบส่งสินค้า คือ เอกสารเดียวกันไหม

ใช่ เป็นชื่อเรียกเดียวกัน ใช้แทนกันได้ทั้งหมด ไม่มีผลต่อการบันทึกบัญชี

ใบส่งของกับใบเสร็จรับเงิน ใช้แทนกันได้ไหม

ใช้แทนกันไม่ได้ ใบเสร็จรับเงินออกตอนได้รับเงินแล้ว ส่วนใบส่งของออกตอนส่งสินค้า ก่อนจะรู้ด้วยซ้ำว่าลูกค้าจ่ายเงินเมื่อไร

ใบส่งของต้องเก็บไว้กี่ปี

แนะนำเก็บอย่างน้อย 5 ปี เท่ากับระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดให้เก็บเอกสารทางบัญชี

ออกใบส่งของเป็นไฟล์ดิจิทัลได้ไหม

ได้ ธุรกิจที่ใช้ระบบบัญชีออนไลน์สามารถออกเป็นไฟล์ PDF ส่งให้ลูกค้าเซ็นรับผ่านมือถือได้เลย ลดเวลาส่งเอกสารกลับมาเก็บที่บริษัท

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine