ลูกหนี้ คืออะไร สรุปทุกประเภท และวิธีบันทึกบัญชี

ลูกหนี้คือบุคคลหรือกิจการที่ค้างจ่ายเงินให้เรา เช่น ค่าสินค้าหรือค่าบริการที่ส่งมอบแล้วแต่ยังไม่ได้รับเงิน

เรื่องนี้เป็นปัญหาที่ SME เจอบ่อยที่สุด เพราะกระทบกระแสเงินสดโดยตรง หลายกิจการต้องไปกู้เงินมาหมุนทั้งที่ยอดขายดีอยู่แล้ว

บทความนี้รวมทุกเรื่องที่เจ้าของธุรกิจต้องรู้เกี่ยวกับการจัดการลูกหนี้ ตั้งแต่ประเภทลูกหนี้ วิธีติดตามทวงหนี้ สิทธิ์ตามกฎหมาย วิธีจัดการหนี้ที่เก็บไม่ได้ พร้อมตัวอย่างบันทึกบัญชี

ลูกหนี้การค้า คืออะไร แตกต่างจากลูกหนี้ประเภทอื่นอย่างไร

ลูกหนี้การค้าคือยอดเงินที่ลูกค้าค้างจ่ายจากการซื้อสินค้าหรือบริการตามปกติของธุรกิจ

สมมุติว่าคุณเปิดร้านขายวัสดุก่อสร้าง ส่งของให้ผู้รับเหมาแล้วให้เครดิต 30 วัน ยอดที่ยังไม่ได้รับก็จัดเป็นลูกหนี้การค้า

ส่วนลูกหนี้ประเภทอื่นกว้างกว่า ครอบคลุมทุกกรณีที่มีคนค้างเงินเรา เช่น เงินให้กู้ยืมแก่กรรมการ เงินมัดจำค่าเช่า หรือเงินทดรองจ่าย

ในงบแสดงฐานะการเงินจะแยกแสดงเป็นคนละรายการ เพื่อให้ผู้อ่านงบเห็นชัดว่าเงินจมอยู่ตรงไหน

ตัวอย่างบันทึกบัญชีลูกหนี้การค้า

สมมุติบริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมุติ) ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ 50,000 บาท ยังไม่ได้รับเงิน บันทึกบัญชีดังนี้

วันที่ขายสินค้า (ยังไม่ได้รับเงิน)

รายการ	Dr (เดบิต)	Cr (เครดิต)
ลูกหนี้การค้า	50,000	—
รายได้จากการขาย	—	50,000

วันที่ลูกค้าจ่ายเงิน

รายการ	Dr (เดบิต)	Cr (เครดิต)
เงินสด/เงินฝากธนาคาร	50,000	—
ลูกหนี้การค้า	—	50,000

ระบบบัญชีออนไลน์อย่าง PEAK บันทึกรายการเหล่านี้ให้อัตโนมัติเมื่อออกใบแจ้งหนี้ ไม่ต้องลงมือบันทึกเอง

ลูกหนี้มีกี่ประเภท แบ่งอย่างไรในทางบัญชี

ในทางบัญชี แบ่งตามระยะเวลาที่คาดว่าจะเก็บเงินได้

ประเภท	ระยะเวลา	ตัวอย่าง
ระยะสั้น	ไม่เกิน 12 เดือน	ลูกหนี้การค้า เงินยืมพนักงาน ภาษีซื้อที่ขอคืน
ระยะยาว	เกิน 12 เดือน	เงินให้กู้ยืมระยะยาว สัญญาเช่าซื้อ

ธุรกิจ SME ส่วนใหญ่มียอดค้างรับระยะสั้นเป็นหลัก โดยเฉพาะจากการให้เครดิต 30-90 วัน นอกจากนี้ยังมีลูกหนี้อื่นที่ SME มักมี เช่น เงินยืมพนักงาน เงินประกันค่าเช่า และภาษีซื้อที่รอขอคืนจากกรมสรรพากร

ถ้าให้เครดิตนานเกินไปโดยไม่จำเป็น กิจการจะมีเงินจมมากเกินไป เช่น ให้เครดิต 90 วันทั้งที่ 30 วันก็พอ กฎง่ายคือให้เครดิตสั้นที่สุดเท่าที่ลูกค้ายอมรับได้

ลูกหนี้ผิดนัดชำระหนี้ ต้องทำอย่างไร

เมื่อลูกค้าไม่จ่ายเงินตามกำหนด อย่าปล่อยผ่าน ยิ่งทิ้งนานยิ่งเก็บเงินได้ยาก

จากประสบการณ์สำนักงานบัญชีที่ดูแล SME หลายร้อยราย หนี้ที่ค้างเกิน 90 วันโอกาสเก็บได้เต็มจำนวนลดลงชัดเจน ลูกค้าอาจมีปัญหาการเงินหนักขึ้น หรือเลิกกิจการไปแล้ว

5 ขั้นตอนติดตามทวงหนี้สำหรับ SME

1. ตรวจสอบเอกสาร เช็คใบแจ้งหนี้ ใบส่งของ และเงื่อนไขเครดิตว่าถูกต้อง บางครั้งปัญหาเกิดจากเอกสารผิดพลาด ไม่ใช่ลูกค้าเบี้ยว
2. แจ้งเตือนอย่างสุภาพ ส่งอีเมลหรือโทรเตือนภายใน 7 วันหลังครบกำหนด หลายครั้งลูกค้าแค่ลืมหรือเอกสารตกหล่นในระบบ
3. ส่งจดหมายทวงหนี้เป็นลายลักษณ์อักษร ระบุจำนวนเงิน วันครบกำหนดเดิม กำหนดชำระใหม่ และเก็บสำเนาไว้เป็นหลักฐาน
4. เจรจาแผนผ่อนชำระ ถ้าลูกค้ามีปัญหากระแสเงินสด ยอมให้ผ่อนจ่ายเป็นงวดดีกว่าไม่ได้เงินเลย ทำบันทึกข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง
5. พิจารณาใช้สิทธิ์ทางกฎหมาย ถ้าผ่านทุกขั้นตอนแล้วยังไม่ได้รับเงิน ปรึกษาทนายหรือฟ้องร้องเป็นทางเลือกสุดท้าย

ตัวอย่างจดหมายทวงหนี้ที่ถูกต้อง

จดหมายทวงหนี้ที่ดีควรมีรายละเอียดครบถ้วน

• ชื่อเจ้าหนี้และชื่อผู้ค้างจ่าย
• เลขที่ใบแจ้งหนี้และจำนวนเงินที่ค้างจ่าย
• วันที่ครบกำหนดเดิม
• กำหนดชำระใหม่ (ให้เวลาอีก 7-15 วัน)
• ช่องทางชำระเงิน

ที่สำคัญต้องใช้ภาษาสุภาพ ไม่ข่มขู่หรือคุกคาม เพราะกฎหมายทวงหนี้กำหนดบทลงโทษไว้ชัดเจน

ทวงหนี้อย่างไรให้ถูกกฎหมาย สิ่งที่เจ้าหนี้ SME ต้องรู้

กฎหมายทวงถามหนี้ หรือ พ.ร.บ.การทวงถามหนี้ พ.ศ. 2558 กำหนดขอบเขตที่เจ้าหนี้ปฏิบัติได้ไว้ชัดเจน

เจ้าของกิจการหลายคนไม่รู้ว่ากฎหมายนี้ใช้กับการทวงหนี้ทุกประเภท ไม่ใช่แค่สถาบันการเงิน ถ้าคุณขายสินค้าแล้วไปทวงเงินจากลูกค้าเอง ก็อยู่ในขอบเขตกฎหมายนี้ด้วย

ติดต่อลูกค้าได้ในเวลาที่เหมาะสม คือวันจันทร์ถึงศุกร์ เวลา 08.00-20.00 น. ส่วนวันหยุดราชการ เวลา 08.00-18.00 น.

ทุกครั้งที่ติดต่อ ต้องแจ้งชื่อเจ้าหนี้และจำนวนหนี้ให้ชัดเจน

สิ่งที่ห้ามทำมีหลายข้อ

• ทวงถามกับบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ผู้ค้างจ่าย
• ใช้ความรุนแรง ข่มขู่ หรือใช้ถ้อยคำดูหมิ่น
• ทวงถามเกินวันละ 1 ครั้ง
• ประจานต่อสาธารณะ เช่น โพสต์รูปหรือชื่อในโซเชียลมีเดีย

ฝ่าฝืนมีโทษจำคุกไม่เกิน 5 ปี ปรับไม่เกิน 500,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ (ตามมาตรา 41 พ.ร.บ.การทวงถามหนี้ พ.ศ. 2558)

เมื่อไรควรฟ้องร้อง เงื่อนไขและค่าใช้จ่าย

การฟ้องร้องเหมาะเมื่อลูกค้าไม่ยอมตอบรับการเจรจา และยอดหนี้คุ้มกับค่าใช้จ่ายทางกฎหมาย

หนี้ไม่เกิน 300,000 บาท สามารถฟ้องต่อศาลแขวงได้โดยไม่ต้องมีทนาย ค่าธรรมเนียมศาลประมาณ 2% ของทุนทรัพย์ที่ฟ้อง

ต้องระวังเรื่องอายุความ หนี้จากการค้าทั่วไปมีอายุความ 2 ปี นับจากวันครบกำหนดชำระ (ตามกฎหมายแพ่งฯ มาตรา 193/34) ปล่อยนานเกินอาจหมดสิทธิ์ฟ้อง

หนี้สงสัยจะสูญ กับ หนี้สูญ ต่างกันอย่างไร

สองคำนี้มักทำให้สับสน แต่ความหมายทางบัญชีต่างกันชัดเจน ถ้าเข้าใจความแตกต่างจะช่วยวางแผนภาษีและจัดการงบการเงินได้ถูกต้องมากขึ้น

รายการ	หนี้สงสัยจะสูญ	หนี้สูญ
ความหมาย	คาดว่าเก็บเงินไม่ได้ทั้งหมด	แน่ใจแล้วว่าเก็บเงินไม่ได้
ทางบัญชี	ตั้งค่าเผื่อไว้ (ยังไม่ตัดออก)	ตัดออกจากบัญชี
ผลต่อกำไร	ลดกำไรเป็นค่าใช้จ่าย	ลดกำไรเช่นกัน
กลับรายการ	ได้ ถ้าเก็บเงินได้ภายหลัง	ได้ ถ้ามาจ่ายทีหลัง

การตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญช่วยให้งบการเงินสะท้อนความเป็นจริงมากขึ้น ไม่ต้องรอจนเก็บไม่ได้แน่ชัดแล้วค่อยบันทึก

ตัวอย่างเช่น ถ้ามียอดค้างรับ 500,000 บาทที่ค้างเกิน 180 วัน ตั้งเผื่อ 50% คือ 250,000 บาท บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทยอยลดกำไร แทนที่จะตัดทีเดียว 500,000 บาทตอนเก็บไม่ได้จริง

เงื่อนไขตัดหนี้สูญทางภาษี

กรมสรรพากรกำหนดเงื่อนไขตัดหนี้สูญเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีไว้ใน พ.ร.ฎ. ฉบับที่ 186 ขึ้นอยู่กับจำนวนเงินที่ค้าง

จำนวนหนี้	เงื่อนไขที่ต้องทำ
ไม่เกิน 200,000 บาท	ทวงถามเป็นหนังสือไม่น้อยกว่า 2 ครั้ง และค้างเกิน 12 เดือน
200,001-2,000,000 บาท	ฟ้องร้องแล้ว และศาลมีคำสั่ง หรือพิสูจน์ว่าไม่มีทรัพย์สินจะชำระ
เกิน 2,000,000 บาท	ฟ้องจนศาลพิพากษาแล้ว

(ข้อมูลจาก พ.ร.ฎ. ออกตามความในประมวลรัษฎากร ฉบับที่ 186)

ลดปัญหาเก็บเงินไม่ได้ ด้วยระบบติดตามอัตโนมัติ

การบริหารยอดค้างรับด้วยมือทำให้ตกหล่นง่าย โดยเฉพาะเมื่อมีลูกค้าหลายรายและเงื่อนไขเครดิตต่างกัน เครื่องมือที่ช่วยได้คือ Aging Report หรือรายงานอายุหนี้

รายงานนี้แบ่งยอดค้างรับตามระยะเวลาที่เกินกำหนด ช่วยให้เห็นทันทีว่ารายไหนต้องเร่งติดตาม ถ้าทำ Aging Report ทุกสิ้นเดือน จะเห็นแนวโน้มชัดว่ายอดค้างรับเพิ่มขึ้นหรือลดลง และเดือนไหนเริ่มมีปัญหา

ระยะเวลาที่เกินกำหนด	ระดับความเสี่ยง	สิ่งที่ควรทำ
ยังไม่ถึงกำหนด	ต่ำ	ออกใบแจ้งหนี้และเตรียมเอกสารให้พร้อม
ค้าง 1-30 วัน	ปานกลาง	โทรหรืออีเมลแจ้งเตือนทันที
ค้าง 31-60 วัน	สูง	ส่งจดหมายทวงหนี้เป็นทางการ
ค้าง 61-90 วัน	สูงมาก	เจรจาแผนผ่อนชำระ
เกิน 90 วัน	วิกฤต	พิจารณาใช้สิทธิ์ทางกฎหมาย ตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ

ป้องกันปัญหาตั้งแต่ต้นทาง

นอกจากติดตามหนี้ที่ค้างแล้ว การป้องกันตั้งแต่แรกช่วยลดปัญหาได้มาก เพราะการทวงหนี้ใช้ทั้งเวลาและทรัพยากร ป้องกันง่ายกว่าแก้ทีหลัง

• กำหนดวงเงินเครดิตให้ลูกค้าแต่ละราย ไม่ปล่อยเครดิตเปิดไม่จำกัด
• ตรวจสอบประวัติการชำระก่อนให้เครดิตเพิ่ม
• ออกใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ทันทีหลังส่งมอบสินค้า ไม่รอจนสิ้นเดือน
• ให้ส่วนลดจ่ายเร็ว เช่น ลด 2% ถ้าจ่ายภายใน 10 วัน จูงใจให้ลูกค้าจ่ายเร็วขึ้น
• ใช้ระบบบัญชีที่แจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อใกล้ครบกำหนด ไม่ต้องจำวันเองทุกราย

สรุป: จัดการบัญชีลูกหนี้อย่างเป็นระบบ ธุรกิจก็เดินหน้าได้มั่นคง

• ลูกหนี้การค้าเป็นเรื่องปกติของธุรกิจ แต่ต้องมีระบบติดตามชัดเจน
• เริ่มจากแจ้งเตือนสุภาพ เจรจาผ่อนชำระ และใช้สิทธิ์ทางกฎหมายเป็นทางเลือกสุดท้าย
• หนี้ที่เก็บไม่ได้ให้ตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ และจัดการหนี้สูญตามเงื่อนไขกฎหมาย

จัดการบัญชีลูกหนี้ให้เป็นระบบด้วย PEAK

PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยออกใบแจ้งหนี้และติดตามยอดค้างรับอัตโนมัติ พร้อมสร้าง Aging Report แบบ real-time

ตั้งแต่ออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ จนถึงบันทึกรับชำระ ระบบเชื่อมต่อกันทั้งหมด ช่วยให้เห็นว่าลูกค้ารายไหนค้างจ่ายนานเท่าไร

ทดลองใช้ PEAK ฟรี แล้วดูว่าระบบบัญชีอัตโนมัติช่วยลดปัญหาเก็บเงินไม่ได้ให้ธุรกิจคุณอย่างไร

---

คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับลูกหนี้

ลูกค้าค้างจ่ายนานเท่าไรถึงจะหมดสิทธิ์ฟ้อง?

หนี้จากการค้าทั่วไป (ค่าสินค้า ค่าบริการ) มีอายุความ 2 ปี นับจากวันครบกำหนดชำระ ส่วนหนี้ตามสัญญากู้ยืมมีอายุความ 10 ปี

ถ้าจะฟ้องต้องรีบดำเนินการก่อนหมดอายุความ ไม่อย่างนั้นจะเสียสิทธิ์เรียกร้อง

ลูกหนี้ไม่คืนเงิน แจ้งความได้หรือไม่?

การค้างจ่ายหนี้เป็นคดีแพ่ง ไม่ใช่คดีอาญา จึงแจ้งความจับไม่ได้

แจ้งความได้เฉพาะกรณีฉ้อโกง เช่น สั่งสินค้าจำนวนมากโดยไม่มีเจตนาจ่ายตั้งแต่แรก หรือออกเช็คคืนโดยรู้ว่าไม่มีเงินในบัญชี กรณีค้างจ่ายทั่วไปต้องฟ้องศาลแพ่ง

หนี้สูญตัดเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้เลยไหม?

ไม่ได้ทันที ต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขที่กรมสรรพากรกำหนดก่อน รายละเอียดขึ้นอยู่กับจำนวนเงิน ตั้งแต่ทวงถามเป็นหนังสือจนถึงฟ้องร้อง

ดูเงื่อนไขครบถ้วนในหัวข้อหนี้สูญด้านบน

ตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ คำนวณอย่างไร?

วิธีที่ SME ใช้บ่อยคือคำนวณตามอายุหนี้ที่ค้าง

อายุหนี้ค้าง	อัตราตั้งเผื่อ (ตัวอย่าง)
1-90 วัน	5%
91-180 วัน	25%
181-360 วัน	50%
เกิน 360 วัน	100%

อัตราเหล่านี้กิจการกำหนดเองได้ตามนโยบายบัญชี (ตามมาตรฐาน NPAEs สำหรับ SME ที่ไม่ได้อยู่ในตลาดหุ้น)

ขอให้ใช้อัตราเดิมสม่ำเสมอทุกงวดบัญชี ถ้าจะเปลี่ยนต้องเปิดเผยในหมายเหตุประกอบงบการเงินด้วย

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine