ใบสัญญาซื้อขาย คืออะไร เอกสารสำคัญที่ SME ต้องรู้

ผู้ประกอบการ SME หลายคนซื้อขายสินค้าหลักแสนหลักล้านบาท แต่ยังไม่เคยทำสัญญาซื้อขายเป็นลายลักษณ์อักษร พอเกิดปัญหาส่งของไม่ครบหรือจ่ายเงินไม่ตรงกำหนด กลับไม่มีหลักฐานอ้างอิง บทความนี้อธิบายครบว่าสัญญาซื้อขายมีอะไรบ้าง เมื่อไหร่ต้องใช้ และบันทึกบัญชีอย่างไรให้ถูกต้อง

สัญญาซื้อขายคืออะไร

สัญญาซื้อขาย คือข้อตกลงที่ฝ่ายหนึ่ง (ผู้ขาย) ตกลงโอนกรรมสิทธิ์ในทรัพย์สินให้อีกฝ่ายหนึ่ง (ผู้ซื้อ) และผู้ซื้อตกลงชำระราคาตอบแทน ตามกฎหมายแพ่งฯ มาตรา 453 สัญญาซื้อขายเกิดขึ้นทันทีที่ทั้งสองฝ่ายตกลงกัน ไม่จำเป็นต้องทำเป็นหนังสือเสมอไป แต่การทำเป็นลายลักษณ์อักษรช่วยป้องกันปัญหาข้อพิพาทในภายหลัง

สัญญาซื้อขาย กับ สัญญาจะซื้อจะขาย ต่างกันอย่างไร

ผู้ประกอบการหลายคนสับสนระหว่างสองคำนี้ ความแตกต่างหลักอยู่ที่จังหวะโอนกรรมสิทธิ์

รายการ	สัญญาซื้อขาย	สัญญาจะซื้อจะขาย
กรรมสิทธิ์โอนเมื่อไร	โอนทันทีที่ตกลง	โอนเมื่อไปทำสัญญาซื้อขายจริง
เหมาะกับ	สินค้าทั่วไป เครื่องจักร อุปกรณ์	อสังหาริมทรัพย์ ที่ดิน คอนโด
มัดจำ	ไม่จำเป็น	มักมี เพื่อยืนยันเจตนา
ตัวอย่าง SME	สั่งซื้อวัตถุดิบจากซัพพลายเออร์	ซื้อที่ดินสร้างโรงงาน

บทความนี้เน้นสัญญาซื้อขายสินค้าทั่วไปที่ SME ใช้ในธุรกิจประจำวัน

องค์ประกอบสำคัญของสัญญาซื้อขาย

สัญญาที่ดีต้องมีรายละเอียดครบถ้วนเพื่อป้องกันข้อพิพาท รายการที่ขาดไม่ได้มีดังนี้

1. ข้อมูลคู่สัญญา ระบุชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งผู้ซื้อและผู้ขายให้ชัดเจน
2. รายละเอียดสินค้า ระบุชื่อสินค้า จำนวน หน่วยนับ คุณภาพ หรือคุณสมบัติที่ตกลงกัน
3. ราคาและเงื่อนไขการชำระเงิน ระบุราคาต่อหน่วย ราคารวม วันชำระ วิธีชำระ (โอนเงิน เช็ค เครดิตเทอม)
4. เงื่อนไขการจัดส่ง ระบุสถานที่ วันที่ และใครรับผิดชอบค่าขนส่ง
5. การรับประกันและข้อยกเว้น ระบุเงื่อนไขการรับประกัน ระยะเวลา และกรณีที่ไม่ครอบคลุม
6. การลงนามและพยาน คู่สัญญาทั้งสองฝ่ายลงลายเซ็น พร้อมพยานอย่างน้อย 1 คนต่อฝ่าย

สัญญาซื้อขายมีกี่ประเภท

แบ่งได้ตามลักษณะทรัพย์สินและรูปแบบธุรกรรม

ประเภท	ลักษณะ	ตัวอย่าง
สัญญาซื้อขายสินค้าทั่วไป	ซื้อขายสังหาริมทรัพย์ในประเทศ	สั่งซื้อวัตถุดิบ อุปกรณ์สำนักงาน
สัญญาซื้อขายระหว่างประเทศ	ส่งออก-นำเข้า มี Incoterms กำกับ	นำเข้าเครื่องจักรจากจีน
สัญญาซื้อขายอสังหาริมทรัพย์	ต้องทำเป็นหนังสือและจดทะเบียน (กฎหมายแพ่งฯ มาตรา 456)	ซื้อที่ดิน อาคาร คอนโด

สำหรับ SME ส่วนใหญ่ สัญญาซื้อขายสินค้าทั่วไปเป็นประเภทที่ใช้บ่อยที่สุด

เมื่อไหร่ที่ SME ต้องใช้สัญญาซื้อขาย

แม้กฎหมายไม่บังคับให้ทำสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรทุกกรณี แต่มีหลายสถานการณ์ที่ควรทำเพื่อป้องกันความเสี่ยง

• ซื้อขายสินค้ามูลค่าสูง เช่น สั่งวัตถุดิบครั้งละ 100,000 บาทขึ้นไป ถ้าไม่มีสัญญาเป็นหลักฐาน อาจเรียกร้องอะไรไม่ได้เมื่อเกิดปัญหา
• ทำธุรกิจกับคู่ค้ารายใหม่ ยังไม่รู้จักกันดี สัญญาช่วยสร้างความมั่นใจทั้งสองฝ่าย
• ซื้อขายแบบให้เครดิต เช่น ส่งของก่อน จ่ายเงินใน 30-60 วัน ต้องระบุเงื่อนไขชัดเพื่อใช้เป็นหลักฐานทางบัญชี

วิธีเขียนสัญญาซื้อขายที่ถูกต้อง

เขียนสัญญาซื้อขายไม่ยากอย่างที่คิด ทำตามขั้นตอนนี้ได้เลย

1. ระบุข้อมูลคู่สัญญาให้ครบ (ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี)
2. อธิบายสินค้าให้ละเอียด ระบุจำนวน คุณสมบัติ และเกณฑ์ตรวจรับ
3. ตกลงราคา วิธีชำระเงิน และกำหนดวันจ่าย
4. ระบุวันและสถานที่รับสินค้า
5. กำหนดเงื่อนไขกรณีผิดสัญญา เช่น ค่าชดเชย การยกเลิก
6. ลงนามคู่สัญญาพร้อมพยาน ทำสำเนาเก็บคนละ 1 ชุด

เคล็ดลับ: ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย หลีกเลี่ยงศัพท์กฎหมายที่ไม่จำเป็น ถ้าเป็นสัญญามูลค่าสูงหรือมีเงื่อนไขซับซ้อน แนะนำให้ปรึกษานักกฎหมายก่อนลงนาม

ตัวอย่างสัญญาซื้อขายสินค้า

ตัวอย่างด้านล่างเป็นโครงสร้างหลักที่ SME ปรับใช้ได้ทันที

ตัวอย่างสัญญาซื้อขายสินค้าทั่วไป

สมมุติบริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมุติ) สั่งซื้อวัตถุดิบจากบริษัท ข จำกัด (ชื่อสมมุติ) มูลค่า 300,000 บาท ชำระเงินภายใน 30 วัน สัญญาควรระบุรายละเอียดดังนี้

• ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษีของทั้งสองบริษัท
• รายการสินค้า จำนวน ราคาต่อหน่วย ราคารวม (ก่อน/หลัง VAT)
• กำหนดวันรับสินค้า สถานที่ ผู้รับผิดชอบค่าขนส่ง
• เงื่อนไขการชำระเงิน (ให้เครดิต 30 วัน)
• บทลงโทษกรณีส่งล่าช้าหรือจ่ายเงินไม่ตรงกำหนด
• ผู้มีอำนาจลงนามทั้งสองฝ่าย พร้อมพยาน

ตัวอย่างสัญญาซื้อขายสินค้าแบบผ่อนชำระ

กรณีที่ตกลงผ่อนชำระ ให้เพิ่มรายละเอียดเหล่านี้ในสัญญา

• จำนวนงวด ยอดเงินแต่ละงวด วันครบกำหนดชำระ
• เงื่อนไขกรณีผิดนัดชำระ (ดอกเบี้ย บทลงโทษ การยกเลิก)
• กรรมสิทธิ์ในสินค้าโอนเมื่อไร (ชำระครบ หรือรับสินค้า)

---

สัญญาซื้อขายกับอากรแสตมป์ ต้องติดหรือไม่?

สัญญาซื้อขายสินค้าทั่วไป (สังหาริมทรัพย์) ไม่ต้องติดอากรแสตมป์ แต่สัญญาซื้อขายอสังหาริมทรัพย์ต้องติดอากรแสตมป์ 1 บาทต่อทุก 200 บาทของราคา หรือเทียบเท่าราคาประเมิน แล้วแต่อย่างใดสูงกว่า

อ่านรายละเอียดเรื่องอากรแสตมป์เพิ่มเติมได้ที่ อากรแสตมป์ คืออะไร

วิธีบันทึกบัญชีเมื่อทำสัญญาซื้อขาย

เมื่อตกลงซื้อขายและรับสินค้าแล้ว ต้องบันทึกบัญชีให้ถูกต้อง ตัวอย่างด้านล่างใช้กรณีบริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมุติ) ซื้อสินค้ามูลค่า 500,000 บาท + VAT 7% ชำระภายใน 30 วัน

บันทึกบัญชีฝั่งผู้ขาย (รับรู้รายได้)

เมื่อส่งของและออกใบแจ้งหนี้ ผู้ขายบันทึกรายได้ทันที

รายการ	Dr (เดบิต)	Cr (เครดิต)
ลูกหนี้การค้า	535,000	—
รายได้จากการขาย	—	500,000
ภาษีขาย (VAT 7%)	—	35,000

บันทึกบัญชีฝั่งผู้ซื้อ (รับรู้ต้นทุน)

เมื่อรับสินค้าและได้รับใบแจ้งหนี้ ผู้ซื้อบันทึกต้นทุนสินค้า

รายการ	Dr (เดบิต)	Cr (เครดิต)
สินค้า/วัตถุดิบ	500,000	—
ภาษีซื้อ (VAT 7%)	35,000	—
เจ้าหนี้การค้า	—	535,000

การจัดการ VAT ในสัญญาซื้อขาย

ถ้าทั้งผู้ซื้อและผู้ขายจด VAT ผู้ขายต้องออกใบกำกับภาษีให้ผู้ซื้อทุกครั้ง ผู้ซื้อนำภาษีซื้อไปหักกับภาษีขายได้เมื่อยื่นแบบ ภ.พ.30 (แบบยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มรายเดือน) ส่วนกรณีที่ผู้ขายไม่ได้จด VAT จะไม่มี VAT ในสัญญา ผู้ซื้อจึงไม่มีภาษีซื้อมาหักได้

ข้อควรระวังในการทำสัญญาซื้อขาย

จากประสบการณ์ของ SME ไทย ข้อผิดพลาดที่เจอบ่อยมีดังนี้

• ไม่ระบุเงื่อนไขคุณภาพสินค้า ทำให้ถกเถียงกันว่าสินค้าตรงสเปกหรือไม่ ควรแนบ spec sheet เป็นเอกสารแนบท้ายสัญญา
• ไม่กำหนดบทลงโทษกรณีผิดสัญญา หากคู่ค้าทำไม่ตรงตามที่ตกลง จะเรียกร้องค่าเสียหายได้ยาก
• ใช้สัญญาปากเปล่า ไม่มีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร หากขึ้นศาลจะพิสูจน์ได้ยาก
• ไม่เก็บสำเนาสัญญา ทำให้ไม่มีเอกสารอ้างอิงตอนบันทึกบัญชีหรือตรวจสอบภาษี

---

สรุป: สัญญาซื้อขาย เอกสารที่ SME ไม่ควรมองข้าม

• ทำสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้งที่มูลค่าสูงหรือให้เครดิต
• ระบุรายละเอียดให้ครบ โดยเฉพาะราคา เงื่อนไขจ่ายเงิน และวันรับสินค้า
• เก็บสำเนาพร้อมเอกสารประกอบเพื่อใช้บันทึกบัญชีและรองรับการตรวจสอบภาษี

จัดการเอกสารธุรกิจและบันทึกบัญชีให้เป็นระบบด้วย PEAK

เมื่อทำสัญญาซื้อขายแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือบันทึกบัญชีให้ถูกต้อง PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยออกใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี และบันทึกบัญชีอัตโนมัติ ลดงานซ้ำ เห็นสถานะลูกหนี้-เจ้าหนี้แบบ real-time ทดลองใช้ PEAK ฟรี

---

คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับสัญญาซื้อขาย

สัญญาซื้อขายสินค้าต้องทำกี่ฉบับ?

ควรทำอย่างน้อย 2 ฉบับ เก็บคนละฉบับ ถ้ามีพยานก็ทำเพิ่มให้พยานเก็บด้วย นอกจากนี้แนะนำให้ scan เป็นไฟล์ดิจิทัลสำรองไว้ด้วย เผื่อเอกสารตัวจริงสูญหาย

สัญญาซื้อขายที่ไม่มีลายเซ็นพยาน ใช้ได้ไหม?

ใช้ได้ตามกฎหมาย เพราะไม่มีข้อบังคับว่าต้องมีพยาน แต่ในทางปฏิบัติ การมีพยานช่วยเพิ่มน้ำหนักของหลักฐานหากต้องขึ้นศาล

ถ้าคู่ค้าผิดสัญญา ต้องทำอย่างไร?

เริ่มจากส่งหนังสือแจ้งเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร ให้เวลาแก้ไขตามที่ระบุในสัญญา ถ้ายังไม่ได้รับการแก้ไข สามารถเรียกค่าเสียหายตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้ หรือปรึกษานักกฎหมายเพื่อดำเนินคดี

สัญญาซื้อขายเกี่ยวกับบัญชีอย่างไร?

สัญญาเป็นเอกสารสนับสนุนการบันทึกบัญชี ผู้สอบบัญชีใช้ตรวจสอบว่ารายการซื้อขายเกิดขึ้นจริง มูลค่าถูกต้อง และบันทึกตรงงวด หากไม่มีสัญญา อาจถูกตั้งข้อสังเกตเมื่อถูกตรวจสอบภาษี

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine