เอกสารทางธุรกิจ มีอะไรบ้าง รู้จักทั้ง 3 ประเภท พร้อมวิธีจัดเก็บ

ปิดการขายได้แล้ว ลูกค้าขอใบกำกับภาษี ฝ่ายบัญชีขอใบเสร็จ ส่วนอีกฝั่งยังรอใบวางบิลอยู่ เจ้าของกิจการมือใหม่หลายคนเริ่มสับสนตรงนี้ว่าต้องออกใบไหนก่อนหลัง และใบไหนต้องเก็บไว้ยื่นภาษี ถ้าแยกเอกสารทางธุรกิจเป็น 3 ประเภทตามหน้าที่ เรื่องนี้จะง่ายขึ้นมาก

เอกสารทางธุรกิจ คืออะไร

เอกสารทางธุรกิจ หรือเอกสารธุรกิจ คือเอกสารที่กิจการออกให้หรือได้รับจากคู่ค้าในการซื้อขาย เพื่อยืนยันเงื่อนไข เรียกเก็บเงิน และเป็นหลักฐานทางบัญชีและภาษี เอกสารเหล่านี้ช่วยป้องกันข้อพิพาทกับลูกค้า ใช้บันทึกบัญชีได้ถูกต้อง และยืนยันความโปร่งใสเมื่อกรมสรรพากรตรวจสอบ

ในภาษาอังกฤษเรียกว่า Business Documents แบ่งตามหน้าที่ได้ 3 ประเภท คือเอกสารป้องกันความเสี่ยง เอกสารหลักฐานทางการเงิน และเอกสารประกอบข้อมูลภาษี

เอกสารทางธุรกิจ ต่างจากเอกสารทางบัญชีอย่างไร

เอกสารทางธุรกิจเป็นคำกว้าง ครอบคลุมทุกเอกสารที่เกิดจากการทำธุรกรรม ส่วนเอกสารทางบัญชี หรือเอกสารประกอบการลงบัญชี คือเฉพาะเอกสารที่นักบัญชีใช้บันทึกรายการ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบสำคัญจ่าย ใบเสนอราคาเป็นเอกสารทางธุรกิจ แต่ยังไม่ใช่เอกสารประกอบการลงบัญชี เพราะยังไม่เกิดรายการซื้อขายจริง

เอกสารทางธุรกิจเรียงตามขั้นตอนการขายอย่างไร

เอกสารแต่ละใบมีจังหวะของตัวเอง ตั้งแต่ลูกค้าถามราคาไปจนถึงรับเงิน ถ้าเรียงถูก ลูกค้าจ่ายเงินเร็ว และบัญชีปิดงบได้ไม่ต้องตามเอกสารย้อนหลัง ตัวอย่างด้านล่างเป็นลำดับเอกสารของ บริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมุติ) ที่ขายสินค้าแบบให้เครดิตลูกค้า 30 วัน

ขั้นตอน	เอกสาร	ใครออก
1. ลูกค้าถามราคา	ใบเสนอราคา	ผู้ขาย
2. ลูกค้าตกลงซื้อ	ใบสั่งซื้อ	ผู้ซื้อ
3. ส่งสินค้า	ใบส่งสินค้า ใบกำกับภาษี	ผู้ขาย
4. เรียกเก็บเงิน	ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล	ผู้ขาย
5. รับชำระเงิน	ใบเสร็จรับเงิน	ผู้ขาย
6. ผู้ซื้อหักภาษี ณ ที่จ่าย (ถ้ามี)	หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย	ผู้ซื้อ

กิจการที่ขายเงินสดอาจรวมขั้นตอน 3 ถึง 5 ไว้ในเอกสารชุดเดียว เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน

1. เอกสารป้องกันความเสี่ยง

เอกสารกลุ่มแรกช่วยลดข้อพิพาทและความเข้าใจผิดระหว่างทำธุรกิจ ใช้ยืนยันว่าตกลงราคา เงื่อนไข และการส่งมอบกันไว้อย่างไร ถ้าวันหนึ่งลูกค้าบอกว่าไม่ได้สั่ง หรือยังไม่ได้รับของ เอกสารกลุ่มนี้คือหลักฐานที่กิจการใช้ยืนยันได้ จึงต้องเก็บให้ดีไม่แพ้เอกสารการเงิน

เอกสาร	ใช้ทำอะไร
ใบเสนอราคา (Quotation)	แจ้งราคาและเงื่อนไขให้ลูกค้าพิจารณาก่อนตัดสินใจซื้อ
ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)	ผู้ซื้อยืนยันรายการที่ต้องการซื้อ
สัญญาซื้อขาย สัญญาจ้าง	ระบุหน้าที่ ระยะเวลา และความรับผิดชอบของแต่ละฝ่าย
ใบส่งสินค้า ใบรับสินค้า	ยืนยันว่าส่งและรับสินค้าครบ ควรให้ผู้รับเซ็นทุกครั้ง

ใบเสนอราคาควรระบุวันหมดอายุ และบอกชัดว่าราคารวมหรือไม่รวม VAT ดูตัวอย่างฟอร์มได้ที่ใบเสนอราคา คืออะไร ส่วนใบสั่งซื้อดูตัวอย่างใบสั่งซื้อ

2. เอกสารหลักฐานทางการเงิน

เอกสารทางการเงินคือหลักฐานที่ใช้บันทึกบัญชี ตรวจสอบต้นทุน และกระทบยอดกับบัญชีธนาคาร แบ่งเป็น 3 ส่วน คือเอกสารด้านรายรับ เอกสารด้านรายจ่าย และหลักฐานจากธนาคาร กลุ่มนี้เป็นกลุ่มที่ใช้บ่อยที่สุด และเป็นกลุ่มที่นักบัญชีขอเอกสารจากเจ้าของกิจการมากที่สุดตอนปิดงบ

ใบแจ้งหนี้ หรือใบอินวอย (Invoice)

ใบแจ้งหนี้ หรือที่หลายคนเรียกทับศัพท์ว่าใบอินวอย คือเอกสารที่ผู้ขายออกหลังส่งสินค้าหรือให้บริการแล้ว เพื่อแจ้งลูกค้าว่าต้องจ่ายค่าอะไร เท่าไร และภายในวันไหน ใบแจ้งหนี้ไม่ใช่หลักฐานว่าได้รับเงินแล้ว และไม่ควรใช้แทนใบเสนอราคาในช่วงที่ยังตกลงราคากันอยู่

กิจการที่จดภาษีมูลค่าเพิ่มนิยมออกเป็นชุด ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ในเอกสารฉบับเดียว รายละเอียดข้อมูลที่ต้องมีและตัวอย่างดูได้ที่ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คืออะไร

ใบวางบิล (Billing Note)

ใบวางบิลใช้รวบรวมใบแจ้งหนี้หลายใบในช่วงเวลาหนึ่ง เพื่อนัดให้ลูกค้าจ่ายครั้งเดียว เหมาะกับลูกค้าประจำที่มีรอบจ่ายเงินชัดเจน เช่น วางบิลทุกสิ้นเดือน ใบวางบิลเป็นเอกสารแจ้งเตือนการชำระเท่านั้น ใช้แทนใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีไม่ได้

ใบเสร็จรับเงิน และใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องต้องมีอะไร

ใบเสร็จรับเงินคือเอกสารที่ผู้ขายออกเพื่อยืนยันว่าได้รับชำระเงินแล้ว ประมวลรัษฎากร มาตรา 105 กำหนดให้ผู้ขายหรือผู้รับเงินต้องออกใบรับให้ผู้ซื้อเมื่อรับเงินตั้งแต่จำนวนที่อธิบดีกำหนด และมาตรา 105 ทวิ กำหนดข้อมูลขั้นต่ำที่ใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องต้องมี (ประมวลรัษฎากร มาตรา 103 ถึง 129)

ข้อมูลขั้นต่ำตามมาตรา 105 ทวิ	ตัวอย่าง
เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออก	13 หลักของบริษัท
ชื่อผู้ออก หรือชื่อที่ใช้ในการประกอบการ	บริษัท ก จำกัด
เลขที่เล่มและเลขที่ใบ	RE2601-0015
วัน เดือน ปี ที่ออก	ตรงกับวันที่รับเงินจริง
จำนวนเงินที่รับ	ระบุตัวเลขให้ชัด
ชนิด ชื่อ จำนวน และราคาสินค้า	กรณีขายสินค้า

ในทางปฏิบัติควรใส่ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ ช่องทางชำระเงิน และลายเซ็นผู้รับเงินเพิ่ม เพื่อให้ลูกค้าที่เป็นนิติบุคคลใช้เป็นหลักฐานรายจ่ายได้ วิธีออกใบเสร็จแต่ละแบบอ่านต่อที่ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร ต้องมีอะไรบ้าง

ใบลดหนี้ และใบเพิ่มหนี้

ใบลดหนี้ออกเมื่อมูลค่าที่เรียกเก็บไปสูงกว่าที่ควร เช่น ลูกค้าคืนสินค้า หรือคำนวณราคาผิด ส่วนใบเพิ่มหนี้ออกเมื่อเรียกเก็บต่ำกว่าที่ควร ทั้งสองใบออกได้เฉพาะผู้ประกอบการที่จดภาษีมูลค่าเพิ่ม และต้องอ้างอิงใบกำกับภาษีเดิมที่ออกไปแล้ว

เอกสารด้านรายจ่าย

เอกสารรายจ่ายใช้ยืนยันต้นทุนจริงของกิจการ และใช้หักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ ถ้าเอกสารไม่ครบ รายจ่ายนั้นอาจหักไม่ได้

• บิลเงินสด และใบเสร็จจากผู้ขาย หลักฐานการซื้อสินค้าหรือบริการ
• ใบกำกับภาษีซื้อ ใช้เครดิตภาษีซื้อสำหรับกิจการที่จด VAT
• ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ใช้เมื่อผู้รับเงินไม่มีใบเสร็จให้ เช่น ค่ารถรับจ้าง ผู้เบิกเป็นคนลงรายละเอียดและรับรอง
• ใบสำคัญจ่าย เอกสารภายในที่แนบหลักฐานการจ่ายเงินแต่ละรายการ และมีผู้อนุมัติลงนาม

หลักฐานจากธนาคาร

Bank Statement หรือรายการเดินบัญชี ใช้เทียบกับรายรับรายจ่ายที่บันทึกไว้ว่าตรงกับเงินเข้าออกจริงหรือไม่ เป็นเอกสารหลักในขั้นตอนกระทบยอดเงินฝากธนาคาร

3. เอกสารประกอบข้อมูลภาษี

เอกสารกลุ่มนี้เกี่ยวข้องโดยตรงกับการยื่นแบบภาษีและการตรวจสอบของกรมสรรพากร ถ้าจัดเก็บไม่ครบ อาจเสียสิทธิเครดิตภาษีซื้อ หรือถูกประเมินภาษีย้อนหลังได้ กิจการที่จดภาษีมูลค่าเพิ่มจะมีเอกสารกลุ่มนี้มากกว่ากิจการทั่วไป เพราะต้องออกใบกำกับภาษีและทำรายงานภาษีทุกเดือน

เอกสาร	ใช้ทำอะไร
ใบกำกับภาษี	หลักฐานภาษีขายของผู้ขาย และภาษีซื้อของผู้ซื้อ
รายงานภาษีซื้อ รายงานภาษีขาย	สรุปใบกำกับภาษีทั้งเดือน ใช้ยื่น ภ.พ.30
หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)	ผู้จ่ายเงินออกให้ผู้รับเงินเมื่อหักภาษีไว้
ใบเสร็จรับเงินค่าภาษีจากกรมสรรพากร	หลักฐานว่านำส่งภาษีแล้ว

ใบกำกับภาษีมีรายละเอียดที่กฎหมายกำหนดไว้เฉพาะ อ่านสรุปได้ที่ใบกำกับภาษี คืออะไร

---

ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ต่างกันอย่างไร

4 เอกสารนี้ถูกใช้สลับกันบ่อยที่สุด เพราะออกในช่วงเวลาใกล้กันและบางครั้งรวมอยู่ในฉบับเดียว จุดแยกง่ายที่สุดคือดูว่าออกก่อนหรือหลังรับเงิน และใช้ยื่นภาษีได้หรือไม่ ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลออกก่อนรับเงิน ส่วนใบเสร็จออกหลังรับเงิน ใบกำกับภาษีขึ้นกับว่ากิจการจด VAT หรือไม่

เอกสาร	ออกเมื่อไร	ใช้เป็นหลักฐานภาษีได้ไหม
ใบแจ้งหนี้	หลังส่งสินค้าหรือบริการ ก่อนรับเงิน	ได้ ถ้าออกคู่กับใบกำกับภาษี
ใบวางบิล	ก่อนรับเงิน รวมหลายใบแจ้งหนี้	ไม่ได้
ใบกำกับภาษี	เมื่อความรับผิดทางภาษีเกิดขึ้น	ได้ เฉพาะกิจการที่จด VAT
ใบเสร็จรับเงิน	เมื่อรับเงินแล้ว	ได้ เป็นหลักฐานรายรับรายจ่าย

วิธีจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจให้เป็นระบบ

การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบช่วยลดความเสี่ยงเอกสารหาย และหาเจอได้เร็วเมื่อนักบัญชีหรือสรรพากรขอดู หลักง่าย ๆ คือแยกหมวดหมู่ ใส่เลขที่เอกสารต่อเนื่อง และเก็บไฟล์ในระบบที่ค้นหาได้ ทำครบ 3 ข้อนี้ตั้งแต่วันแรก ไม่ต้องรื้อเอกสารตอนสิ้นปี

ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 ต้องเก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี (กรมพัฒนาธุรกิจการค้า)

1. คัดและจัดหมวดหมู่ให้ชัดเจน แยกเอกสารบัญชีออกจากเอกสารฝ่ายอื่น เช่น ฝ่ายบุคคลหรือการตลาด แล้วแยกย่อยตาม 3 ประเภทในบทความนี้ เอกสารที่ไม่จำเป็นต้องเก็บให้ทำลายตามรอบ
2. ใช้ระบบเลขที่เอกสาร กำหนดรูปแบบเลขที่ของแต่ละประเภท เช่น QT สำหรับใบเสนอราคา IV สำหรับใบแจ้งหนี้ RE สำหรับใบเสร็จ เรียงตามปีและเดือน ค้นหาได้เหมือนระบบห้องสมุด
3. ใช้โปรแกรมบัญชีที่มีคลังเอกสาร เก็บไฟล์คู่กับรายการบัญชี เรียกดูเอกสารอ้างอิงได้ทันที ลดปัญหาไฟล์กระจายอยู่หลายที่

รายละเอียดเรื่องระยะเวลาเก็บเอกสารแต่ละประเภท อ่านเพิ่มที่เอกสารบัญชีเก็บกี่ปี

---

สรุป – เอกสารครบตั้งแต่ใบแรก บัญชีปิดง่ายตอนสิ้นปี

เอกสารทางธุรกิจไม่ได้มีไว้แค่ส่งให้ลูกค้า แต่เป็นหลักฐานที่ปกป้องกิจการทั้งตอนมีข้อพิพาทและตอนสรรพากรตรวจ สิ่งที่ควรทำคือ

1. จำเอกสาร 3 ประเภท ป้องกันความเสี่ยง หลักฐานทางการเงิน และภาษี
2. ออกเอกสารตามลำดับขั้นตอนการขาย ไม่ข้ามใบ
3. ใบเสร็จรับเงินต้องมีข้อมูลครบตามมาตรา 105 ทวิ
4. ตั้งระบบเลขที่เอกสารตั้งแต่วันแรก
5. เก็บเอกสารไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี

ออกเอกสารครบทั้งวงจรในระบบเดียว

PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยให้ SME จัดการเอกสาร รายรับรายจ่าย และรายงานการเงินได้ครบในที่เดียว ออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษีได้จากระบบเดียว พร้อมคลังเอกสาร File Vault เก็บไฟล์คู่กับรายการบัญชี – ทดลองใช้ PEAK ฟรี

---

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเอกสารทางธุรกิจ

Business Documents หมายถึงอะไร

Business Documents คือเอกสารทางธุรกิจ หมายถึงเอกสารที่เกิดจากการทำธุรกรรมของกิจการ เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใช้ยืนยันรายการระหว่างคู่ค้าและเป็นหลักฐานทางบัญชี

เอกสารทางบัญชีมีอะไรบ้าง

เอกสารทางบัญชีหลักคือใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ ใบสำคัญจ่าย ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย และ Bank Statement

เอกสารเกี่ยวกับบริษัทมีอะไรบ้าง

นอกจากเอกสารซื้อขาย บริษัทยังมีเอกสารแสดงตัวตนของกิจการ เช่น หนังสือรับรองบริษัท บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น และใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ใช้เปิดบัญชีธนาคารหรือทำสัญญากับคู่ค้า อ่านเพิ่มที่หนังสือรับรองบริษัท

ออกเอกสารทางธุรกิจเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ได้ไหม

ได้ เอกสารหลายประเภทออกและเก็บเป็นไฟล์ได้ ส่วนใบกำกับภาษีและใบรับแบบอิเล็กทรอนิกส์ต้องทำตามระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ของกรมสรรพากร อ่านภาพรวมได้ที่E-Document คืออะไร

---

ข้อมูลในบทความนี้เป็นความรู้ทั่วไป ณ วันที่เผยแพร่ รายละเอียดเอกสารที่กฎหมายกำหนดอาจเปลี่ยนตามประกาศของกรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กรณีเฉพาะควรปรึกษาผู้สอบบัญชีหรือสำนักงานบัญชีจร!

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine