ใบเสนอราคา (Quotation) คืออะไร และมีความสำคัญต่อธุรกิจอย่างไร?
ใบเสนอราคา คือ เอกสารที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการจัดทำขึ้น เพื่อแจ้งลูกค้าว่าสินค้าหรือบริการที่สนใจมีราคาเท่าไร พร้อมเงื่อนไขสำคัญ เช่น ระยะเวลาที่ราคานี้ใช้ได้ วิธีชำระเงิน และกำหนดส่งมอบ
ถ้าจะตอบให้สั้นที่สุดว่า Quotation คือ อะไร ก็คือ “การเสนอราคาอย่างเป็นทางการ” ที่เขียนเป็นลายลักษณ์อักษร ต่างจากการบอกราคาปากเปล่าหรือพิมพ์ในแชต ที่ข้อมูลกระจัดกระจายและตรวจสอบย้อนหลังได้ยาก
ในทางบัญชี ใบเสนอราคายังไม่ใช่รายการที่ต้องบันทึก เพราะการซื้อขายยังไม่เกิดขึ้นจริง ตัวเลขในงบการเงิน (Financial Statements รายงานที่สรุปฐานะและผลการดำเนินงานของกิจการ) จึงยังไม่เปลี่ยนแปลง
รายได้จะถูกบันทึกก็ต่อเมื่อส่งมอบสินค้าหรือให้บริการแล้ว ตามหลักการรับรู้รายได้ (Revenue Recognition หลักที่บอกว่าควรบันทึกรายได้เมื่อไร) ในมาตรฐานการรายงานทางการเงินที่กิจการใช้ เช่น TFRS 15 หรือ TFRS for NPAEs สำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ ซึ่งเป็น SMEs ส่วนใหญ่
ใบเสนอราคาแตกต่างจากใบแจ้งหนี้อย่างไร?
ความแตกต่างหลักอยู่ที่วัตถุประสงค์ ใบเสนอราคามีไว้เพื่อเสนอราคาและเงื่อนไขให้ลูกค้าพิจารณาก่อนตัดสินใจซื้อ ส่วนใบแจ้งหนี้ (Invoice) มีไว้เพื่อเรียกเก็บเงินตามยอดที่ลูกค้าต้องจ่ายจริงหลังตกลงซื้อขายหรือส่งมอบแล้ว
พูดง่าย ๆ คือ ใบเสนอราคามีไว้เสนอให้ลูกค้าตัดสินใจ ส่วนใบแจ้งหนี้มีไว้เรียกเก็บเงินจากลูกค้า เมื่อวัตถุประสงค์ต่างกัน ผลทางบัญชีจึงต่างกันด้วย ใบแจ้งหนี้ใช้เรียกเก็บเงินจึงต้องบันทึกลูกหนี้การค้า (Accounts Receivable คือเงินที่ลูกค้ายังค้างจ่ายกิจการ) ขณะที่ใบเสนอราคาเป็นเพียงข้อเสนอ จึงยังไม่มีการบันทึกบัญชีใด ๆ
ตารางเปรียบเทียบใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้
| หัวข้อเปรียบเทียบ | ใบเสนอราคา (Quotation) | ใบแจ้งหนี้ (Invoice) |
|---|---|---|
| ออกเมื่อไร | ก่อนลูกค้าตัดสินใจซื้อ | หลังตกลงซื้อขาย หรือหลังส่งมอบสินค้า/บริการ |
| วัตถุประสงค์ | เสนอราคาและเงื่อนไขให้ลูกค้าพิจารณา | แจ้งยอดเงินที่ต้องชำระและวันครบกำหนด |
| ผลทางบัญชี | ยังไม่บันทึกบัญชี | บันทึกรายได้และลูกหนี้การค้าตามเกณฑ์ที่กิจการใช้ |
| ผลทางภาษี | ไม่ใช่เอกสารทางภาษี | ไม่ใช่ใบกำกับภาษีโดยลำพัง เว้นแต่ออกเป็นเอกสารชุดที่มีข้อความครบตามประมวลรัษฎากร |
| การแก้ไข | ออกฉบับใหม่แทนได้ ก่อนลูกค้าตอบรับ | ต้องแก้ตามระบบเอกสารบัญชีของกิจการ |
| ลำดับในวงจรขาย | เอกสารใบแรก | ตามหลังใบสั่งซื้อหรือการส่งมอบ |
วงจรเอกสารขายของ SMEs ส่วนใหญ่จะเรียงประมาณนี้
ใบเสนอราคา → ใบสั่งซื้อจากลูกค้า → ใบส่งของ → ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล → ใบเสร็จรับเงิน
ถ้ากิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จะมีใบกำกับภาษี (Tax Invoice เอกสารหลักฐานการเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มจากลูกค้า) ที่ต้องจัดทำเพื่อส่งมอบให้กับลูกค้าเมื่อรับชำระเงินหรือตอนส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้าด้วย
ใบเสนอราคาที่ดีควรมีองค์ประกอบอะไรบ้าง?
ใบเสนอราคาที่ดีต้องตอบคำถามของลูกค้าได้ครบในเอกสารเดียวว่า “ใครเสนอ เสนออะไร ราคาเท่าไร ใช้ได้ถึงเมื่อไร และมีเงื่อนไขอะไร” โดยลูกค้าไม่ต้องทักมาถามซ้ำ
กฎหมายไม่ได้กำหนดแบบฟอร์มตายตัว แต่องค์ประกอบในตารางด้านล่างคือมาตรฐานที่ควรมีทุกครั้ง
ตารางสรุปองค์ประกอบของใบเสนอราคา
| องค์ประกอบ | รายละเอียดที่ควรระบุ | ทำไมถึงสำคัญ |
|---|---|---|
| หัวเอกสาร | คำว่า “ใบเสนอราคา / Quotation” และชื่อกิจการ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เบอร์ติดต่อ | ลูกค้ารู้ว่าเอกสารอะไร ได้รับมาจากใครและติดต่อกลับได้ |
| เลขที่และวันที่ | เลขที่เอกสารแบบรันต่อเนื่อง เช่น QT2609-001 และวันที่ออก | ใช้อ้างอิงตอนออกใบสั่งซื้อหรือใบแจ้งหนี้ |
| ข้อมูลลูกค้า | ชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี ชื่อผู้ติดต่อ | ป้องกันการนำไปใช้ผิดกิจการ |
| รายการสินค้า/บริการ | ชื่อ รุ่น สเปก จำนวน หน่วย ราคาต่อหน่วย | ลดการตีความผิดเรื่องขอบเขตงาน |
| สรุปยอดเงิน | ยอดก่อนส่วนลด ส่วนลด ยอดก่อนภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม และยอดรวมสุทธิ | ลูกค้าเห็นเข้าใจราคาที่ถูกต้องชัดเจน ลดข้อผิดพลาดในการสื่อสาร |
| วันที่ใช้ได้ถึง | วันที่ที่สามารถซื้อได้ในราคาตามที่ระบุ | จำกัดความเสี่ยงเมื่อต้นทุนเปลี่ยน |
| เงื่อนไขการชำระเงิน | ยอดที่ต้องชำระ (เต็มจำนวน หรือมัดจำบางส่วน) งวดชำระ เครดิตเทอม ช่องทางโอน (เลขบัญชีธนาคารและ/หรือ QR Code) | ช่วยวางแผนกระแสเงินสด |
| เงื่อนไขการส่งมอบ | ระยะเวลา สถานที่ ค่าขนส่ง การติดตั้ง | ลดข้อโต้แย้งตอนส่งของ |
| หมายเหตุและข้อยกเว้น | สิ่งที่ไม่รวมอยู่ในราคา การรับประกัน | ปิดช่องว่างที่อาจกลายเป็นข้อพิพาท |
| ลายมือชื่อ | ผู้เสนอราคา และช่องให้ลูกค้าลงนามตอบรับ | เปลี่ยนข้อเสนอให้เป็นหลักฐานการตกลง |
จุดที่มักถูกมองข้ามคือ “ช่องลงนามตอบรับของลูกค้า” หลายกิจการมีแต่ลายเซ็นฝั่งผู้ขาย
ผลคือ เมื่อลูกค้าตกลงด้วยวาจาแล้วเปลี่ยนใจภายหลัง ผู้ขายก็ไม่มีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรว่าลูกค้าเคยตอบรับไว้
รายละเอียดสินค้าหรือบริการควรเขียนละเอียดแค่ไหน?
หลักง่าย ๆ คือ ให้คนที่ไม่เคยคุยงานกับคุณมาก่อนอ่านแล้วรู้ทันทีว่าจะได้อะไร
ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเขียนว่า “ออกแบบโลโก้ 1 งาน” ควรเขียนว่า “ออกแบบโลโก้ 3 แนวคิดเริ่มต้น แก้ไขได้ 2 ครั้ง ส่งมอบไฟล์ AI, PNG และ PDF” เพราะคำว่า “1 งาน” ในความเข้าใจของผู้ขายกับลูกค้าอาจไม่เท่ากัน
ใบเสนอราคาใช้เป็นเอกสารทางกฎหมายได้ไหม และมีผลผูกพันทางสัญญาอย่างไร?
ใช้ได้ ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ (ป.พ.พ.) ใบเสนอราคาที่ระบุรายการและราคาชัดเจนมีลักษณะเป็น “คำเสนอ” (Offer) เมื่อลูกค้าตอบรับโดยไม่แก้เงื่อนไข ซึ่งเรียกว่า “คำสนอง” (Acceptance) สัญญาก็เกิดขึ้นแล้ว แม้ยังไม่ได้เซ็นสัญญาฉบับเต็มก็ตาม
ผลทางกฎหมายที่เจ้าของธุรกิจควรรู้มีไม่กี่ข้อ แต่ส่งผลโดยตรงต่อการตั้งราคา
- ถอนราคาไม่ได้ภายในเวลาที่กำหนดไว้ ป.พ.พ. มาตรา 354 วางหลักว่า คำเสนอที่ระบุระยะเวลาให้ตอบรับไว้ ผู้เสนอจะถอนคืนไม่ได้ในช่วงเวลานั้น
- ลูกค้าไม่ตอบรับภายในกำหนด คำเสนอก็สิ้นผล ตามมาตรา 357 ผู้ขายจึงปรับราคาใหม่ได้หลังใบเสนอราคาหมดอายุ
- ลูกค้าขอแก้เงื่อนไข เท่ากับยังไม่ตกลง มาตรา 359 ถือว่าคำตอบรับที่มีข้อเพิ่มเติมหรือแก้ไข เป็นการปฏิเสธคำเสนอเดิม และกลายเป็นคำเสนอใหม่จากฝั่งลูกค้าแทน
- ซื้อขายสินค้าตั้งแต่ 20,000 บาท ควรมีหลักฐานเป็นหนังสือ มาตรา 456 กำหนดว่า การซื้อขายสังหาริมทรัพย์ (ทรัพย์สินที่เคลื่อนย้ายได้ เช่น สินค้าทั่วไป) ราคาตั้งแต่ 20,000 บาทขึ้นไป ต้องมีหลักฐานเป็นหนังสือที่ฝ่ายผู้ต้องรับผิดลงลายมือชื่อ หรือมีการวางมัดจำ หรือชำระหนี้บางส่วนแล้ว จึงจะฟ้องบังคับคดีได้
ข้อสุดท้ายนี้ทำให้ใบเสนอราคาที่ลูกค้าเซ็นตอบรับ หรือใบสั่งซื้อที่ลูกค้าออกให้ มีน้ำหนักมากเวลาต้องทวงถามตามข้อตกลง
แต่ทั้งนี้ควรปรึกษานักกฎหมาย หรือผู้เชี่ยวชาญเพื่อเข้ามาช่วยตรวจเอกสาร หรือจัดทำสัญญาแนบประกอบอีกฉบับเพิ่มเติม
ถ้าต้นทุนขึ้นระหว่างที่ใบเสนอราคายังไม่หมดอายุ ต้องยืนราคาเดิมไหม?
จำเป็นต้องยืนราคาตามที่เสนอไว้ หากลูกค้าตอบรับภายในวันที่ใบเสนอราคายังมีผล เพราะผู้ขายต้องรับผิดชอบต่อราคาที่เสนอให้ลูกค้าภายใต้เงื่อนไขที่กำหนดไว้ แม้ต้นทุนจะเพิ่มขึ้นภายหลังก็ตาม
ดังนั้นหากธุรกิจของคุณมีต้นทุนผันผวน ควรวางแผนไว้ตั้งแต่ตอนออกใบเสนอราคา โดยกำหนดวันหมดอายุให้สอดคล้องกับความเสี่ยงที่บริษัทรับได้ เช่น ตั้งอายุให้สั้นลงสำหรับสินค้าที่ราคาเปลี่ยนเร็ว หรือระบุเงื่อนไขไว้ให้ชัดว่า “ราคาอาจปรับตามต้นทุนวัตถุดิบ หากยืนยันการสั่งซื้อหลังวันที่ …”
เนื้อหาส่วนนี้เป็นหลักกฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น หากเป็นงานมูลค่าสูงหรือเงื่อนไขซับซ้อน ควรให้นักกฎหมายตรวจเอกสาร หรือจัดทำสัญญาแยกอีกฉบับ
อายุการใช้งานของใบเสนอราคาควรเป็นกี่วัน?
กฎหมายไม่ได้กำหนดไว้ แต่กิจการสามารถกำหนดเองได้ตามความเสี่ยงด้านราคาของสินค้าหรือบริการ ช่วงที่นิยมใช้คือ 7, 15, 30 หรือ 60 วัน
สิ่งสำคัญคือระบุเป็น “วันที่” ให้ชัด เช่น “ใช้ได้ถึงวันที่ 24 ตุลาคม 2569” ดีกว่าเขียนเพียง “30 วัน” ซึ่งอาจเถียงกันได้ว่านับจากวันออกเอกสาร หลังวันที่ออกเอกสาร หรือวันที่ลูกค้าได้รับ
ตารางอายุใบเสนอราคาที่แนะนำตามประเภทธุรกิจ
| ประเภทธุรกิจ/สินค้า | อายุที่แนะนำ | เหตุผล |
|---|---|---|
| สินค้าที่ราคาผันผวนสูง เช่น เหล็ก ทองแดง น้ำมัน | 7 วัน | ต้นทุนเปลี่ยนเร็ว ต้องจำกัดความเสี่ยง |
| สินค้าค้าปลีก-ค้าส่งทั่วไป | 15-30 วัน | ราคาค่อนข้างนิ่ง ให้เวลาลูกค้าเทียบราคา |
| งานบริการ งานออกแบบ ฟรีแลนซ์ | 30 วัน | ต้นทุนหลักคือเวลาและแรงงาน |
| งานโครงการหรืองานรับเหมาขนาดใหญ่ | 30-60 วัน | ลูกค้าต้องใช้เวลาอนุมัติงบหลายขั้น |
| สินค้านำเข้าที่อิงอัตราแลกเปลี่ยน | 7-15 วัน หรือผูกกับอัตราแลกเปลี่ยน ณ วันสั่งซื้อ | ป้องกันผลกระทบจากค่าเงิน |
ทั้งนี้ข้อมูลจากในตารางเป็นเพียงแค่คำแนะนำเบื้องต้น ไม่ได้เป็นตัวเลขตายตัวของประเภทธุรกิจนั้น ๆ ผู้ประกอบการสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามความเหมาะสม
ถ้าใช้ โปรแกรมบัญชี ก็จะสามารถตั้งค่าอายุเริ่มต้นให้ตรงกับนโยบายของกิจการได้ พนักงานขายจะได้ไม่ต้องจำหรือกรอกเองทุกครั้ง
เมื่อใบเสนอราคาหมดอายุแล้วลูกค้าเพิ่งกลับมาตอบรับ ถ้าต้นทุนยังเท่าเดิมจะยืนราคาเดิมก็ได้ แต่ควรออกฉบับใหม่หรือแก้ไขที่ลงวันที่ปัจจุบัน แทนการรับตอบรับบนฉบับที่หมดอายุไปแล้ว
ควรแนบเงื่อนไขการชำระเงินและเครดิตเทอมในใบเสนอราคาอย่างไร?
ควรเขียนไว้ในส่วนเงื่อนไขของใบเสนอราคาให้ครบ 3 เรื่อง คือ จ่ายเมื่อไร จ่ายเท่าไร และจ่ายผ่านช่องทางไหน เพื่อความสะดวกให้กับลูกค้าและเพิ่มความเร็วในการปิดการขายได้
คำที่ต้องรู้จักคือ เครดิตเทอม (Credit Term) หมายถึงระยะเวลาที่ผู้ขายยอมให้ลูกค้าจ่ายเงินหลังได้รับสินค้าหรือบริการ เช่น เครดิต 30 วัน
ควรเขียนให้ชัดด้วยว่า 30 วันนั้นนับจากวันส่งของ วันวางบิล หรือวันที่ออกใบแจ้งหนี้
เงื่อนไขการชำระเงินแบบไหนเหมาะกับธุรกิจของเรา?
ตารางเปรียบเทียบรูปแบบเงื่อนไขการชำระเงิน
| รูปแบบ | ตัวอย่างการเขียน | เหมาะกับ |
|---|---|---|
| ชำระเต็มจำนวนก่อนส่งมอบ | ชำระ 100% ก่อนจัดส่งสินค้า | ลูกค้ารายใหม่ ยอดไม่สูง เนื่องจากยังไม่รู้ประวัติการชำระเงินของลูกค้า |
| มัดจำ + ส่วนที่เหลือ | มัดจำ 50% เมื่อยืนยันสั่งซื้อ ส่วนที่เหลือชำระในวันส่งมอบ | งานสั่งผลิต งานออกแบบ เนื่องจากผู้ขายต้องลงทุนวัสดุหรือแรงงานไปก่อน |
| แบ่งจ่ายตามงวดงาน (Milestone) | งวดที่ 1: 30% เมื่อเซ็นตอบรับ / งวดที่ 2: 40% เมื่อส่งแบบร่าง / งวดที่ 3: 30% เมื่อส่งมอบงาน | งานโครงการ งานรับเหมา เนื่องจากใช้เวลานานและมูลค่าสูง |
| เครดิตเทอม | ชำระภายใน 30 วันนับจากวันวางบิล | ลูกค้าองค์กรที่มีประวัติชำระดี เนื่องจากความเสี่ยงหนี้เสียต่ำ และองค์กรส่วนใหญ่มีรอบอนุมัติจ่ายเงินที่แน่นอน |
รายละเอียดที่ควรระบุเพิ่ม เพื่อลดปัญหาทวงเงินในอนาคต ได้แก่
- วิธีแจ้งหลักฐานการโอน และฝ่ายที่รับผิดชอบค่าธรรมเนียมการโอน ซึ่งสำคัญมากสำหรับลูกค้าต่างประเทศ
- เงื่อนไขกรณีชำระล่าช้า เช่น ค่าปรับหรือดอกเบี้ย ถ้าไม่ได้ตกลงกันไว้ กฎหมายกำหนดดอกเบี้ยผิดนัดในหนี้เงินไว้ที่ร้อยละ 5 ต่อปี ตาม ป.พ.พ. มาตรา 224 ที่แก้ไขเมื่อปี 2564
- เงื่อนไขเงินมัดจำกรณีลูกค้ายกเลิก ว่าจะคืนหรือไม่ และคืนเท่าไร
ผู้ประกอบการที่เพิ่งเริ่มกิจการมักให้เครดิตเทอมยาวเพราะกลัวเสียลูกค้า ผลคือกำไรบนกระดาษดูดี แต่เงินสดในบัญชีไม่พอจ่ายซัพพลายเออร์ ก่อนให้เครดิตจึงควรเช็กก่อนว่ากิจการเองได้เครดิตจากผู้ขายวัตถุดิบนานเท่าไร แล้วตั้งเครดิตเทอมให้ลูกค้าไม่ยาวกว่านั้นมากนัก
หากลูกค้ายกเลิกหรือขอเปลี่ยนรายการหลังจากออกใบเสนอราคาแล้วต้องทำอย่างไร?
ให้แยกดูก่อนว่าลูกค้าตอบรับแล้วหรือยัง เพราะแม้ทั้งสองกรณีอาจจบด้วยเอกสารฉบับใหม่เหมือนกัน แต่ขั้นตอนและผลทางกฎหมายต่างกัน
- ยังไม่ตอบรับ: ใบเสนอราคายังเป็นเพียงข้อเสนอ ผู้ขายแก้ได้เองทันทีด้วยการออกฉบับใหม่แทนฉบับเดิม ถ้าลูกค้ายกเลิกก็แค่ปิดสถานะฉบับเดิม โดยไม่มีภาระผูกพันใด ๆ
- ตอบรับแล้ว: ใบเสนอราคากลายเป็นข้อตกลงที่ผูกพันทั้งสองฝ่าย จะเปลี่ยนหรือยกเลิกฝ่ายเดียวไม่ได้ ต้องทำเอกสารแก้ไขให้ทั้งสองฝ่ายลงนามยืนยัน ตกลงเรื่องค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้ว เช่น เงินมัดจำหรือวัสดุที่สั่งไว้ และให้ลูกค้าแก้ไขหรือยกเลิกใบสั่งซื้อเดิมด้วย
กรณีลูกค้ายังไม่ตอบรับ ควรแก้ใบเสนอราคาอย่างไร?
- ออกใบใหม่เลขที่ใหม่ และอ้างอิงเลขที่ใบเดิมว่าออกแทน
- เปลี่ยนสถานะฉบับเดิมเป็น “ยกเลิก” แต่ห้ามลบทิ้ง เพราะอาจต้องใช้อ้างอิงภายหลัง
- เขียนหมายเหตุในฉบับใหม่ว่า “ใช้แทนใบเสนอราคาเลขที่ … ลงวันที่ …”
- แจ้งลูกค้าให้ชัดว่าต้องใช้ฉบับใหม่ในการออกใบสั่งซื้อ
ตัวอย่างเช่น ร้านรับจัดอาหารว่างออกใบเสนอราคาข้าวกล่อง 200 กล่อง กล่องละ 80 บาท รวม 16,000 บาท ต่อมาลูกค้าแจ้งว่าผู้เข้าประชุมลดเหลือ 150 คน
ร้านก็ออกฉบับ R1 (Revision 1) ที่ 150 กล่อง รวม 12,000 บาท แล้วปิดฉบับเดิมทันที ป้องกันไม่ให้ฝ่ายจัดซื้อของลูกค้าหยิบฉบับเก่าไปออกใบสั่งซื้อ
กรณีลูกค้าตอบรับแล้วแต่ขอยกเลิก ต้องทำอย่างไร?
เมื่อสัญญาเกิดขึ้นแล้ว ลูกค้าจะยกเลิกฝ่ายเดียวไม่ได้ เว้นแต่มีเงื่อนไขให้ยกเลิกได้ตามที่ตกลงไว้ หรือผู้ขายยินยอม
ซึ่งในทางปฏิบัติ ธุรกิจส่วนใหญ่จะเลือกเจรจากับคู่ค้าเพื่อหาทางออกร่วมกันในท้ายที่สุด แต่ทั้งนี้ผู้ประกอบการก็ควรเขียนเงื่อนไขการยกเลิกไว้ในใบเสนอราคาตั้งแต่ต้นด้วย เช่น
- ยกเลิกก่อนเริ่มผลิต คืนเงินมัดจำโดยหักค่าดำเนินการ 10%
- ยกเลิกหลังเริ่มผลิตหรือสั่งวัตถุดิบแล้ว ไม่คืนเงินมัดจำ
- สินค้าสั่งทำพิเศษตามแบบของลูกค้า ไม่รับยกเลิกทุกกรณี
ถ้ารับเงินมัดจำและออกใบกำกับภาษีไปแล้ว เมื่อต้องคืนเงินให้ลูกค้า อาจต้องออกใบลดหนี้ (Credit Note เอกสารที่ใช้ลดยอดขายและภาษีขายที่เคยเรียกเก็บไว้) ด้วย ส่วนนี้ควรประสานกับผู้ทำบัญชีของกิจการ
ใบเสนอราคาภาษาอังกฤษจำเป็นต้องมีคำศัพท์เฉพาะอะไรบ้าง?
ถ้าลูกค้าเป็นบริษัทต่างชาติ หรือบริษัทไทยที่ใช้ภาษาอังกฤษในงานเอกสาร ใบเสนอราคาภาษาอังกฤษควรใช้ศัพท์มาตรฐานที่ฝ่ายจัดซื้อคุ้นเคย เพื่อลดการตีความผิด คำที่ใช้บ่อยมีดังนี้
ตารางคำศัพท์ที่ใช้บ่อยในใบเสนอราคาภาษาอังกฤษ
| คำศัพท์ | ความหมาย | ตัวอย่างการใช้ |
|---|---|---|
| Quotation / Quote | ใบเสนอราคา | Quotation No. QO-20251200001 |
| Date of Issue | วันที่ออกเอกสาร | Date of Issue: 24 Sep 2026 |
| Valid Until / Validity | ใช้ได้ถึง | This quotation is valid until 24 Oct 2026 |
| Bill To | ข้อมูลลูกค้า | Bill To: ABC Co., Ltd. |
| Description | รายละเอียดสินค้า/บริการ | Website design, 5 pages |
| Qty / Unit Price | จำนวน / ราคาต่อหน่วย | Qty 2, Unit Price 1,500.00 |
| Discount | ส่วนลด | Discount 10% |
| Subtotal | ยอดรวมก่อนภาษี | Subtotal: 77,000.00 |
| VAT 7% | ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% | VAT 7%: 5,390.00 |
| Grand Total | ยอดรวมสุทธิ | Grand Total: 82,390.00 |
| Payment Terms | เงื่อนไขการชำระเงิน | Net 30 (ชำระภายใน 30 วัน) |
| Deposit | เงินมัดจำ | 50% deposit upon confirmation |
| Lead Time | ระยะเวลาผลิตหรือจัดส่ง | Lead time: 14 working days |
| Terms and Conditions | ข้อกำหนดและเงื่อนไข | See Terms and Conditions below |
| Authorized Signature | ลายมือชื่อผู้มีอำนาจ | Authorized Signature |
| Accepted by | ลงนามตอบรับโดยลูกค้า | Accepted by (Name / Date) |
อย่าลืมระบุสกุลเงินให้ชัด เช่น THB หรือ USD และบอกว่าฝ่ายใดรับความเสี่ยงหากอัตราแลกเปลี่ยนเปลี่ยนไประหว่างรอชำระเงิน
Incoterms คืออะไร และต้องใส่ในใบเสนอราคาหรือไม่?
ถ้าเป็นการซื้อขายสินค้าระหว่างประเทศ ควรใส่ Incoterms ซึ่งเป็นกฎสากลที่หอการค้านานาชาติ (ICC) กำหนด เพื่อแบ่งว่าผู้ซื้อหรือผู้ขายรับผิดชอบค่าขนส่งและความเสี่ยงถึงจุดไหน ฉบับที่ใช้อยู่คือ Incoterms 2020 ตัวที่พบบ่อยได้แก่
- EXW (Ex Works) ผู้ซื้อมารับสินค้าเองที่สถานที่ของผู้ขาย และรับภาระแทบทั้งหมด
- FOB (Free On Board) ผู้ขายรับผิดชอบจนสินค้าขึ้นเรือที่ท่าเรือต้นทาง ใช้กับการขนส่งทางทะเล
- CIF (Cost, Insurance and Freight) ผู้ขายจ่ายค่าขนส่งและค่าประกันภัยถึงท่าเรือปลายทาง
- DAP (Delivered at Place) ผู้ขายส่งถึงสถานที่ที่ตกลง ผู้ซื้อรับผิดชอบพิธีการและภาษีนำเข้า
ควรเขียนให้ครบทั้งเงื่อนไข สถานที่ และปีของฉบับกฎ เช่น “FOB Laem Chabang, Incoterms 2020” เพื่อไม่ให้ตีความต่างกัน
ควรระบุภาษีมูลค่าเพิ่ม ส่วนลด และค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในใบเสนอราคาอย่างไร?
หลักคือแสดงตัวเลขแยกเป็นบรรทัดให้เห็นที่มาครบ และบอกให้ชัดว่าราคาที่เสนอ “รวม” หรือ “ยังไม่รวม” ภาษีมูลค่าเพิ่ม (Value Added Tax หรือ VAT ภาษีที่เก็บจากการขายสินค้าและให้บริการ)
ปัญหาตัวเลขในใบเสนอราคาแทบทั้งหมดเกิดจากสองเรื่องนี้ คือ ไม่บอกประเภทราคา และไม่แยกบรรทัดค่าใช้จ่าย
ควรกำหนดเงื่อนไขการส่งมอบสินค้าและระยะเวลาการให้บริการไว้อย่างไร?
ควรเขียนให้ตอบได้ว่า “ส่งเมื่อไร ส่งที่ไหน ใครจ่ายค่าส่ง และถือว่าส่งมอบเสร็จเมื่อไร”
เวลานับระยะเวลา ให้เริ่มจากเหตุการณ์ที่ชัดเจน เช่น “จัดส่งภายใน 14 วันทำการ นับจากวันที่ได้รับเงินมัดจำ” แทนการเขียนกว้าง ๆ ว่า “ส่งภายใน 2 สัปดาห์”
ธุรกิจขายสินค้าต้องระบุเงื่อนไขการส่งมอบอะไรบ้าง?
- ระยะเวลาจัดส่ง (Lead Time) และจุดเริ่มนับ
- สถานที่ส่งมอบ และฝ่ายที่รับผิดชอบค่าขนส่ง
- บริการติดตั้งหรือทดสอบรวมอยู่ในราคาหรือไม่
- การตรวจรับสินค้า เช่น ลูกค้าต้องแจ้งสินค้าชำรุดภายใน 7 วันนับจากวันรับของ
- เงื่อนไขรับประกัน การเปลี่ยนคืน และกรณีเหตุสุดวิสัย (Force Majeure เหตุการณ์ที่ควบคุมไม่ได้ เช่น ภัยธรรมชาติ) ที่ทำให้ส่งของล่าช้า
ธุรกิจบริการและฟรีแลนซ์ต้องระบุระยะเวลาการให้บริการอย่างไร?
- ขอบเขตงาน (Scope of Work) ว่าอะไรอยู่ในงาน และอะไรไม่อยู่
- จำนวนครั้งที่แก้ไขได้ และค่าบริการหากแก้เกินจำนวน
- ไทม์ไลน์แต่ละช่วงงาน และสิ่งที่ลูกค้าต้องส่งให้ก่อนเริ่ม เช่น ข้อมูล รูปภาพ
- ผลกรณีลูกค้าส่งข้อมูลล่าช้า ซึ่งทำให้กำหนดส่งงานเลื่อนตามไปด้วย
ตัวอย่าง: ฟรีแลนซ์รับถ่ายภาพสินค้าเขียนไว้ว่า “ส่งไฟล์ภายใน 5 วันทำการ” แต่ลูกค้าส่งสินค้ามาถึงสตูดิโอช้าไป 1 สัปดาห์ แล้วยังตามงานตามกำหนดเดิม
ถ้าฟรีแลนซ์เขียนไว้แต่แรกว่า “ภายใน 5 วันทำการ นับจากวันที่ได้รับสินค้าครบ” ข้อโต้แย้งนี้ก็ไม่เกิดขึ้น
มีข้อควรระวังอะไรบ้างในการจัดทำใบเสนอราคา?
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยส่วนใหญ่ไม่ได้มาจากความไม่รู้ แต่มาจากความเร่งรีบ เช่น คัดลอกใบเก่ามาแก้แล้วลืมเปลี่ยนชื่อลูกค้า หรือแก้ตัวเลขในไฟล์ Excel ไม่ครบทุกช่องจนยอดรวมผิด
ตารางนี้สรุปจุดที่ควรเช็กทุกครั้งก่อนกดส่ง
ตารางสรุปข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและวิธีป้องกัน
| ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย | ผลที่อาจตามมา | วิธีป้องกัน |
|---|---|---|
| ไม่ระบุว่ารวมหรือแยก VAT | ขาดทุนส่วนต่างภาษี หรือเสียความเชื่อใจ | เขียนประเภทราคาไว้ใกล้ยอดรวมทุกครั้ง |
| ไม่มีวันหมดอายุ | ถูกขอให้ยืนราคาเก่าในวันที่ต้นทุนขึ้นแล้ว | ระบุวันหมดอายุเป็นวันที่ชัดเจน |
| ขอบเขตงานกว้างเกินไป | ลูกค้าขอเพิ่มงานโดยอ้างว่าอยู่ในราคา | ระบุสิ่งที่รวมและไม่รวมในราคา |
| คำนวณยอดผิด | ต้องยืนราคาที่ผิด หรือขอแก้จนดูไม่เป็นมืออาชีพ | ใช้ระบบคำนวณอัตโนมัติ และให้อีกคนตรวจทาน |
| ข้อมูลลูกค้าไม่ครบหรือผิด | เอกสารภาษีที่ออกต่อผิดตามไปด้วย | ขอข้อมูลภาษีของลูกค้าให้ครบตั้งแต่ต้น |
| เลขเอกสารซ้ำหรือไม่เป็นระบบ | หาเอกสารไม่เจอ ตรวจสอบย้อนหลังไม่ได้ | ใช้เลขรันอัตโนมัติ และไม่ลบฉบับที่ยกเลิก |
| ส่งเป็นไฟล์ที่แก้ไขได้ | ตัวเลขถูกแก้โดยไม่ตั้งใจหรือโดยเจตนา | ส่งเป็นไฟล์ PDF ทุกครั้ง |
อีกเรื่องที่ควรเลี่ยงคือการตั้งราคาต่ำเพื่อให้ได้งานก่อน แล้วค่อยไปเก็บเพิ่มทีหลัง วิธีนี้มักจบด้วยข้อพิพาท เพราะเมื่อลูกค้าตอบรับแล้ว ราคาในใบเสนอราคาคือราคาที่ต้องยืนตามหลักกฎหมายที่อธิบายไว้ข้างต้น
ตัวอย่างใบเสนอราคาจากโปรแกรม PEAK มีรายละเอียดอะไรบ้าง?
ตัวอย่างใบเสนอราคาจากโปรแกรม PEAK ครอบคลุมองค์ประกอบมาตรฐานที่อธิบายไว้ข้างต้น โดยดูได้จากตัวอย่างด้านล่าง
หน้าพิมพ์เอกสารปรับแบบฟอร์มได้ เช่น สีธีม หัวเอกสาร คอลัมน์ที่แสดง และรูปแบบตัวอักษร ให้เข้ากับภาพลักษณ์ของแบรนด์ และจุดที่ช่วยเจ้าของธุรกิจได้มากคือ เรื่องที่ผิดบ่อยอย่างประเภทราคารวมหรือแยกภาษี การคำนวณส่วนลด และยอดหัก ณ ที่จ่าย ระบบคำนวณให้ในหน้าเดียว ลดโอกาสตัวเลขคลาดเคลื่อนจากการคิดเอง
วิธีทำใบเสนอราคาจากโปรแกรม PEAK ต้องทำอย่างไร?
การสร้างใบเสนอราคาใน PEAK เพียงไม่กี่ขั้นตอนก็สามารถส่งใบเสนอราคาที่มีข้อมูลจำเป็นครบถ้วนให้กับลูกค้าได้ภายในเวลาอันรวดเร็ว สามารถอ่านเพิ่มเติมต่อได้ที่ คู่มือวิธีสร้างใบเสนอราคาใน PEAK
การติดตามผลหลังส่งใบเสนอราคาควรทำอย่างไร?
ควรติดตามเป็นระบบตามจังหวะเวลา ไม่ใช่ส่งแล้วนั่งรอ งานจำนวนไม่น้อยหลุดมือไปเพียงเพราะลูกค้าลืม หรือเอกสารจมอยู่ในอีเมลของฝ่ายจัดซื้อ
การติดตามที่ดีจึงเป็นทั้งการเตือนอย่างสุภาพ และการเก็บข้อมูลเพื่อปรับปรุงการเสนอราคาครั้งต่อไป
ตารางไทม์ไลน์การติดตามผลหลังส่งใบเสนอราคา
| ช่วงเวลา | สิ่งที่ควรทำ |
|---|---|
| ภายใน 1-2 วันหลังส่ง | ยืนยันว่าลูกค้าได้รับเอกสาร และถามว่ามีข้อสงสัยตรงไหนหรือไม่ |
| ช่วงกลางอายุใบเสนอราคา | ติดตามความคืบหน้าการพิจารณา และเสนอข้อมูลเพิ่ม เช่น ตัวอย่างผลงาน |
| 2-3 วันก่อนหมดอายุ | แจ้งว่าราคานี้ใช้ได้ถึงวันใด เพื่อช่วยให้ลูกค้าตัดสินใจ |
| หลังหมดอายุ | สอบถามเหตุผลที่ยังไม่ตัดสินใจ และเสนอออกฉบับใหม่หากลูกค้ายังสนใจ |
ทุกครั้งควรบันทึกสถานะของแต่ละใบ เช่น รอตอบรับ ยอมรับ ปฏิเสธ หมดอายุ รวมถึงเหตุผลที่ไม่ได้งาน เช่น ราคาสูงกว่าคู่แข่ง หรือระยะเวลาส่งมอบนานเกินไป
ข้อควรรู้เกี่ยวกับใบเสนอราคาเพิ่มเติม
นอกจากเรื่องที่กล่าวมา ยังมีรายละเอียดอีกไม่กี่ข้อที่ช่วยให้ระบบเอกสารของกิจการเรียบร้อยและตรวจสอบได้ง่าย
- ใบเสนอราคาไม่ใช่เอกสารทางภาษี ลูกค้านำไปใช้เป็นหลักฐานภาษีซื้อไม่ได้ และผู้ขายก็ยังไม่ต้องนำยอดไปยื่นภาษีขาย จนกว่าจะถึงจุดที่ต้องออกใบกำกับภาษี
- เก็บรักษาเอกสารเป็นระบบ เมื่อการขายเกิดขึ้นจริง ใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องควรเก็บคู่กับเอกสารประกอบการลงบัญชีอื่น ซึ่ง พ.ร.บ. การบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 กำหนดให้เก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี
- ใช้ระบบเลขที่เอกสารเดียวทั้งกิจการ ผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชีจะตามรอยได้ตั้งแต่ใบเสนอราคาจนถึงใบเสร็จรับเงิน
- ทบทวนแบบฟอร์มอย่างน้อยปีละครั้ง เช่น อัตราภาษี ที่อยู่ เลขบัญชีรับเงิน และเงื่อนไขมาตรฐาน ให้ตรงกับสถานะปัจจุบันของกิจการ
- เครื่องมือช่วย ปัจจุบันมีโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ต่อยอดใบเสนอราคาไปเป็นเอกสารถัดไปได้ในไม่กี่คลิก เช่น PEAK Account ที่ออกเอกสารรายรับได้ครบตั้งแต่ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน จนถึงใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารทุกใบเชื่อมถึงกัน จึงเห็นได้ทันทีว่าใบไหนปิดการขายแล้ว และใบไหนยังรอการตอบรับ
สุดท้ายนี้ ใบเสนอราคา คือ ด่านแรกที่ลูกค้าได้เห็นความเป็นมืออาชีพของธุรกิจ และเป็นเอกสารที่วางกติกาเรื่องราคา การชำระเงิน และการส่งมอบไว้ตั้งแต่ก่อนเริ่มงาน
ใช้เวลาเพิ่มอีกไม่กี่นาทีเพื่อระบุประเภทราคา วันหมดอายุ และเงื่อนไขให้ครบ จะช่วยลดข้อพิพาท ลดปัญหาทวงเงิน และทำให้การขายแต่ละครั้งปิดได้อย่างราบรื่นกว่าเดิม
PEAK มีแหล่งความรู้ให้ศึกษาต่อได้ฟรี ทั้ง บทความด้านบัญชี บทความด้านภาษี และ บทความด้านธุรกิจ และสำหรับลูกค้า PEAK โดยเฉพาะ มี บทความอัปเดตฟีเจอร์โปรแกรมบัญชี เพื่อให้ใช้งานได้เต็มประสิทธิภาพ
FAQs เรื่องใบเสนอราคาที่คนทั่วไปมักสงสัย
ใบเสนอราคาต้องติดอากรแสตมป์หรือไม่?
โดยทั่วไปไม่ต้อง แต่ถ้าเป็นงานจ้างทำของและลูกค้าลงนามตอบรับจนเอกสารกลายเป็นหลักฐานการจ้าง ต้องเสียอากร 1 บาทต่อทุก 1,000 บาทหรือเศษของ 1,000 บาท (หากตกลงกันทางอิเล็กทรอนิกส์ ให้ชำระผ่านระบบ e-Stamp) หากไม่ติดอากร สัญญายังสมบูรณ์และผูกพันคู่สัญญา แต่จะใช้เป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้จนกว่าจะชำระอากรพร้อมเงินเพิ่มครบ ตามมาตรา 118 แห่งประมวลรัษฎากร
ส่งใบเสนอราคาทางอีเมลหรือ LINE ให้กับลูกค้าได้หรือไม่
สามารถทำได้ ใบเสนอราคาที่ส่งทางอีเมลหรือ LINE มีผลทางกฎหมายเหมือนฉบับกระดาษ ตาม พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 ควรส่งเป็นไฟล์ PDF ที่มีลายเซ็นหรือตราบริษัท เพื่อป้องกันการแก้ไขเอกสารและเก็บหลักฐานการส่งและการตอบรับจากลูกค้าไว้ทุกครั้ง
ใบเสนอราคาต้องประทับตราบริษัทหรือไม่?
กฎหมายไม่ได้บังคับ แต่ถ้าข้อบังคับบริษัทกำหนดให้กรรมการลงนามพร้อมประทับตรา ก็ควรทำตาม เพื่อไม่ให้เกิดข้อโต้แย้งเรื่องอำนาจลงนาม
ใบเสนอราคากับใบประมาณราคา (Estimate) ต่างกันอย่างไร?
ใบประมาณราคาเป็นตัวเลขคร่าว ๆ ที่อาจเปลี่ยนเมื่อรู้รายละเอียดงาน ส่วนใบเสนอราคาเป็นราคาที่ยืนยันแล้วภายใต้เงื่อนไขและระยะเวลาที่ระบุ
การเสนอราคางานภาครัฐต่างจากใบเสนอราคาทั่วไปอย่างไร?
งานภาครัฐต้องทำตาม พ.ร.บ. การจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 หน่วยงานมักกำหนดแบบฟอร์ม ระยะยืนราคา และเอกสารแนบไว้เอง จึงต้องอ่านประกาศของแต่ละโครงการ
แหล่งอ้างอิง:
- พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 (กรมพัฒนาธุรกิจการค้า)
- กรมประชาสัมพันธ์ – ครม. ขยายเวลาลดอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มร้อยละ 7 ถึง 30 กันยายน 2570
- กรมสรรพากร – ประมวลรัษฎากร หมวด 4 ภาษีมูลค่าเพิ่ม
- คณะนิติศาสตร์ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ – การคิดดอกเบี้ยในหนี้เงินและดอกเบี้ยผิดนัด
- ธนาคารไทยพาณิชย์ – การคำนวณดอกเบี้ยตามกฎหมายที่แก้ไขใหม่ เมษายน 2564
- สภาวิชาชีพบัญชี – มาตรฐานการรายงานทางการเงิน
- International Chamber of Commerce (ICC) – Incoterms 2020
- PEAK – คู่มือวิธีสร้างใบเสนอราคาใน PEAK
- ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 224, 354, 357, 359 และ 456
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
