10 กฏเหล็กพิชิตเกมธุรกิจ SMEs : ข้อที่ 1 การแยกบัญชีส่วนตัวกับธุรกิจให้ชัดเจน

หนึ่งในปัญหาทางการเงินที่พบมากที่สุดในธุรกิจ คือ เจ้าของกิจการไม่แยกบัญชีส่วนตัวออกจากบัญชีธุรกิจ ทั้งที่การแยก บัญชีธุรกิจ เป็นกฎพื้นฐานสำคัญด้านการเงินของผู้ประกอบการ เพราะบัญชีธุรกิจควรใช้เฉพาะสำหรับรายได้และค่าใช้จ่ายของกิจการเท่านั้น การนำเงินส่วนตัวมาปะปน อาจทำให้ตัวเลขบัญชีคลาดเคลื่อน บริหารกระแสเงินสดผิดพลาด และไม่เห็นผลการดำเนินงานที่แท้จริง ซึ่งล้วนเป็นจุดเริ่มต้นของปัญหาทางการเงินระยะยาวของธุรกิจ

บัญชีธุรกิจ คืออะไร?

โดยทั่วไป บัญชีธุรกิจ มักถูกตีความในทางปฏิบัติว่าเป็น บัญชีเงินฝากธนาคารที่เปิดในนามของกิจการ ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อใช้ในการรับรายได้และจ่ายค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของกิจการโดยเฉพาะ กล่าวอีกนัยหนึ่ง บัญชีนี้ถือเป็น “เงินของกิจการ” ซึ่งไม่ควรจะถูกนำมาใช้ปะปนกับบัญชีส่วนตัวของเจ้าของกิจการอย่างเด็ดขาด

ตัวอย่างการแยกบัญชี

นายไก่ เปิดร้านอาหารโดยจดทะเบียนจัดตั้งบริษัทในชื่อ บริษัท ไก่อร่อย จำกัด
การเปิดบัญชีเงินฝากธนาคารในนามของ บริษัท ไก่อร่อย จำกัด คือ การเปิด “บัญชีธุรกิจ” ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อใช้ในการดำเนินงานของกิจการร้านอาหารโดยเฉพาะ

บัญชีธุรกิจ ดังกล่าวควรใช้สำหรับ การรับรายได้จากการขายอาหารให้ลูกค้า รวมถึงการจ่ายค่าใช้จ่ายของกิจการ เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ของร้านอาหารเท่านั้น

ในทางกลับกัน หากเป็น ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของนายไก่เช่น ค่าไฟฟ้า หรือค่าน้ำประปา ของบ้านพักส่วนตัว ควรจ่ายจาก บัญชีส่วนตัวของนายไก่ และไม่นำมาปะปนกับบัญชีธุรกิจ

อย่างไรก็ตาม ผู้ประกอบการจำนวนไม่น้อยยังคงมีความเข้าใจว่า “กิจการก็ของเรา เงินก็ของเรา” ผลที่ตามมาคือ การนำเงินของกิจการและเงินส่วนตัวมาใช้ปะปนกันโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์ ซึ่งการกระทำในลักษณะนี้ถือเป็น จุดเริ่มต้นของปัญหาทางการเงิน ที่อาจลุกลามและนำไปสู่ ความเสียหายทางธุรกิจในระยะยาว

ปัญหาที่จะเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ หากคุณคือเจ้าของกิจการ ที่ยังใช้เงินส่วนตัวและเงินของกิจการ ปะปนกัน โดยมีความเข้าใจว่า “เงินของกิจการ เท่ากับ เงินของคุณ”

อะไรเกิดขึ้นบ้างถ้าไม่แยกบัญชีธุรกิจจากบัญชีส่วนตัว

1. ไม่สามารถจัดทำบัญชีและภาษีได้อย่างถูกต้อง
   เนื่องจากข้อมูลทางการเงินของกิจการและส่วนตัวปะปนกัน ทำให้ไม่สามารถจำแนกรายได้ ค่าใช้จ่ายที่แท้จริงของธุรกิจได้อย่างถูกต้องครบถ้วน
2. ไม่ทราบผลการดำเนินงานและกำไรที่แท้จริงของกิจการ
   การนำเงินส่วนตัวและเงินของกิจการมาใช้ร่วมกัน ทำให้ไม่สามารถวัดผลทางการเงินของธุรกิจได้อย่างชัดเจนและเที่ยงตรง
3. ขาดความโปร่งใสและสูญเสียความน่าเชื่อถือทางการเงิน
   ทั้งในสายตาของผู้ร่วมทุน  คู่ค้า สถาบันการเงิน และหน่วยงานภาครัฐ เช่น กรมสรรพากร ซึ่งอาจส่งผลต่อความเชื่อมั่นในการดำเนินงานของกิจการในระยะยาว
4. ธุรกิจอาจหยุดชะงักจากปัญหาสภาพคล่อง
   เนื่องจากไม่สามารถวางแผนทางการเงินได้อย่างถูกต้อง กระแสเงินสดของกิจการจึงไม่เพียงพอต่อการดำเนินงาน ส่งผลให้ธุรกิจขาดเสถียรภาพทางการเงินและความต่อเนื่องในการดำเนินกิจการ

วิธีแยกบัญชีธุรกิจอย่างถูกต้อง

แนวทางในการแก้ไขปัญหาดังกล่าว ไม่ใช่เรื่องยาก เพียงเริ่มต้นจากการมี “วินัยทางการเงินที่ดี” ดังนี้

1. แยกบัญชีให้ชัดเจน
   การเปิดบัญชีเงินฝากธนาคารเพื่อแยกบัญชีธุรกิจออกจากบัญชีส่วนตัว โดยค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจการทั้งหมดจ่ายผ่านบัญชีธุรกิจ ส่วนค่าใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของกิจการจ่ายผ่านบัญชีส่วนตัวอย่างเคร่งครัด
2. รายได้–ค่าใช้จ่ายทั้งหมดต้องผ่านบัญชีธุรกิจ
   การรับรายได้ และการจ่ายค่าใช้จ่ายของกิจการ ต้องดำเนินการผ่าน บัญชีเงินฝากธนาคาร ซึ่งคือ บัญชีธุรกิจ เท่านั้น หากมีค่าใช้จ่ายเล็กน้อยที่จำเป็นต้องชำระด้วยเงินสด ควรจัดตั้ง วงเงินสดย่อย (Petty Cash) แทน
3. แยกบัตรเครดิตธุรกิจออกจากส่วนตัว
   หากมีการใช้บัตรเครดิตในการดำเนินกิจการ ต้องแยกบัตรเครดิตของกิจการ ออกจากบัตรเครดิตส่วนตัว อย่างชัดเจน
4. ระบบสำรองจ่ายต้องเป็นระเบียบ
   กำหนด ระเบียบและระยะเวลาในการเบิกคืนเงินสำรองจ่าย ให้ชัดเจนและเป็นระบบ ในกรณีที่เจ้าของกิจการได้สำรองจ่ายค่าใช้จ่ายแทนกิจการ
5. ให้เงินกู้ยืมระหว่างเจ้าของกิจการ–บริษัท ต้องมีสัญญา
   ในกรณีที่เจ้าของกิจการ มีความจำเป็นต้องให้กิจการกู้ยืมเงินเพื่อใช้ในการดำเนินงานควรโอนเงินจากบัญชีส่วนตัวเข้าบัญชีธุรกิจ โดยจัดทำสัญญากู้ยืมเงินเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุจำนวนเงิน เงื่อนไข และกำหนดระยะเวลาการชำระคืนไว้อย่างชัดเจน ทั้งนี้ เจ้าของกิจการอาจได้รับ รายได้ดอกเบี้ยจากการให้กู้ยืมเงิน เป็นผลตอบแทนอีกด้วย
6. ยืมเงินกิจการก็ต้องคืน
   ในทางกลับกัน หากเจ้าของกิจการมีความจำเป็นต้องใช้เงินของกิจการ ควรจัดทำ สัญญากู้ยืมเงินเป็นลายลักษณ์อักษร โดยระบุจำนวนเงิน เงื่อนไข และกำหนดระยะเวลาการชำระคืน ให้ชัดเจน ทั้งนี้ ควรดำเนินการ ชำระคืนเงินกู้ยืมให้กับกิจการโดยเร็วที่สุด ตามความสามารถ หรือภายในระยะเวลาที่กำหนด เพื่อป้องกันไม่ให้ธุรกิจประสบปัญหาด้านสภาพคล่อง หรือขาดกระแสเงินสดที่เพียงพอต่อการดำเนินงาน
7. บันทึกบัญชีธุรกิจให้ครบถ้วน
   อีกหนึ่งสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม คือการจัดการบัญชีธุรกิจ ด้วยการ บันทึกบัญชีรายได้และค่าใช้จ่าย ให้ถูกต้อง ครบถ้วน และสม่ำเสมอ โดยจะต้องทราบและเข้าใจว่า “เงินรับเข้า–จ่ายออก” ทุกรายการเกิดจากสาเหตุใด

ทำไมการแยกบัญชีธุรกิจจึงสำคัญต่อการเติบโตของ SME

จากแนวทางที่กล่าวมาข้างต้น จะเห็นได้ว่าการแยกบัญชีธุรกิจออกจากบัญชีส่วนตัว ให้ชัดเจนและเป็นระบบ เป็นเรื่องที่สำคัญ และจะนำมาซึ่งประโยชน์อย่างมากต่อกิจการ ไม่ว่าจะเป็น การมีพื้นฐานทางการเงินที่มั่นคง ภาพลักษณ์ที่โปร่งใสและน่าเชื่อถือ รวมถึงการมี ข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้องและตรวจสอบได้ ทำให้ตัวเลขทางบัญชีสะท้อนผลการดำเนินงานและกระแสเงินสดของธุรกิจได้อย่างแท้จริง พร้อมสำหรับการวางแผนและต่อยอดสู่การเติบโตในอนาคต

อย่าลืม !!! นะคะว่า กฎพื้นฐานด้านการเงินสำหรับ SMEs ข้อแรก เมื่อคุณทำธุรกิจ “เงินกิจการ ไม่เท่ากับเงินของคุณ” การมี วินัยทางการเงิน และ แยกบัญชีธุรกิจออกจากบัญชีส่วนตัว คือจุดเริ่มต้น และพื้นฐานที่สำคัญที่จะทำให้ธุรกิจของคุณโปร่งใส และเติบโตได้อย่างยั่งยืน

และเมื่อมาถึงตรงนี้ เจ้าของกิจการหลายท่านอาจเริ่มตั้งคำถามว่า “ถ้าอย่างนั้น เราจะสามารถนำเงินออกจากกิจการมาใช้ได้อย่างไร โดยไม่ให้เกิดปัญหา?” มาติดตามคำตอบได้ ในตอนต่อไปของ “กฎพื้นฐานด้านการเงินสำหรับ SMEs”

ใช้โปรแกรมบัญชีช่วยจัดการ “บัญชีธุรกิจ” ให้เป็นระบบ

การใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เข้ามาช่วยจัดการบัญชีธุรกิจ เป็นวิธีที่ทำให้การเงินของกิจการชัดเจนเป็นระบบมากขึ้น โดยเฉพาะโปรแกรมบัญชีอย่าง PEAK ที่ออกแบบมาเพื่อให้เจ้าของกิจการสามารถ ควบคุมรายได้–ค่าใช้จ่ายได้อย่างแม่นยำ, เห็นสถานะการเงินแบบ เรียลไทม์, และเข้าถึง รายงานทางการเงินที่เข้าใจง่าย เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจได้ทันที ไม่ต้องรอปิดงบสิ้นเดือน

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine

---