ธุรกิจที่ให้เครดิตเทอมลูกค้ามักเจอปัญหาเดียวกัน คือการจ่ายเงินช้ากว่ากำหนด บางรายค้างชำระนานหลายเดือนแม้จะส่งใบวางบิลไปแล้ว จนต้องจ้างคนมาช่วยติดตามทวงถาม
แม้จะดูเป็นเรื่องที่ไม่มีใครอยากเจอ แต่ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการติดตามทวงถามเป็นต้นทุนจริงที่ส่งผลต่อกำไรของกิจการ และถ้าบันทึกบัญชีหรือวางแผนภาษีผิดพลาด อาจทำให้ธุรกิจเสียสิทธิ์ในการนำไปหักค่าใช้จ่ายได้ ในบทความนี้จะพาคุณทำความเข้าใจ Collection Expense ตั้งแต่ความหมาย ประเภทค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง วิธีบันทึกบัญชีพร้อม Journal Entry จริง ไปจนถึงเงื่อนไขการหักภาษีที่ถูกต้อง
ค่าใช้จ่ายในการติดตามหนี้ (Collection Expense) คืออะไร
ค่าใช้จ่ายในการติดตามหนี้ คือค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่กิจการต้องเสียไปเพื่อติดตามทวงถามหนี้จากลูกหนี้การค้าที่ค้างชำระเกินกำหนด ครอบคลุมทั้งต้นทุนภายในองค์กรและค่าจ้างหน่วยงานภายนอก
ในทางบัญชี ค่าใช้จ่ายในการติดตามหนี้จัดอยู่ในหมวดค่าใช้จ่ายในการบริหาร (Administrative Expenses) แยกออกจากต้นทุนขายหรือค่าใช้จ่ายในการขาย เพราะเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นหลังจากขายสินค้าหรือบริการไปแล้ว
ความหมายของ Collection Expense ในทางบัญชี
ตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน (TFRS for NPAEs) Collection Expense ถือเป็นค่าใช้จ่ายในงวดที่เกิดขึ้น (Period Cost) บันทึกรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายทันทีเมื่อเกิดรายการ ไม่ใช่รายจ่ายฝ่ายทุนที่ต้องตัดจ่ายหลายงวด
Collection Expense กับ Collection Fee ต่างกันอย่างไร
หลายคนใช้ Collection Expense กับ Collection Fee สลับกัน แต่ในทางปฏิบัติมีความแตกต่าง
Collection Expense คือค่าใช้จ่ายที่ฝั่งเจ้าหนี้ต้องแบกรับเอง เช่น ค่าจ้างบริษัทติดตามหนี้ ค่าทนาย ค่าส่งจดหมายทวงถาม ส่วน Collection Fee คือค่าธรรมเนียมที่เจ้าหนี้อาจเรียกเก็บจากลูกหนี้เพิ่มเติม ซึ่งต้องมีข้อตกลงในสัญญาและอยู่ภายใต้เงื่อนไขทางกฎหมาย
ค่าใช้จ่ายในการติดตามหนี้มีอะไรบ้าง
ค่าใช้จ่ายติดตามหนี้แบ่งออกเป็น 3 กลุ่มหลัก
ค่าจ้างบริษัทติดตามหนี้ (Debt Collection Agency Fee)
ธุรกิจที่ไม่มีทีมกฎหมายภายในมักจ้างบริษัทรับติดตามหนี้ โดยอัตราค่าบริการในตลาดอยู่ที่ประมาณ 15-25% ของยอดหนี้ที่เก็บได้ ทั้งนี้อัตราจริงขึ้นอยู่กับมูลค่าหนี้ ความยากง่ายในการติดตาม และข้อตกลงกับบริษัทผู้ให้บริการแต่ละราย
ตัวอย่างการคำนวณ
- ยอดหนี้ค้างชำระ: 500,000 บาท
- อัตราค่าบริการติดตามหนี้ (20%): 500,000 x 20%
- รวมค่าจ้างที่ต้องจ่าย: 100,000 บาท
ค่าทนายความและค่าดำเนินคดี
หากลูกหนี้ไม่ยอมชำระ อาจต้องดำเนินคดีทางกฎหมาย ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้รวมถึงค่าทนายความ ค่าขึ้นศาล ค่าธรรมเนียมบังคับคดี และค่าใช้จ่ายในการสืบทรัพย์
ค่าใช้จ่ายบริหารจัดการภายใน (Internal Collection Cost)
ต้นทุนที่มองข้ามได้ง่ายที่สุดคือค่าใช้จ่ายภายในองค์กร ได้แก่ เงินเดือนพนักงานที่ใช้เวลาติดตามหนี้ ค่าโทรศัพท์ ค่าจัดส่งจดหมายทวงถาม และค่าระบบบริหารลูกหนี้ แม้ต้นทุนเหล่านี้ไม่ได้แยกบันทึกเป็น Collection Expense โดยตรง แต่เป็นต้นทุนแฝงที่กินกำไรของกิจการ
ข้อจำกัดทางกฎหมาย และ พ.ร.บ.การทวงถามหนี้ เรียกเก็บค่าทวงหนี้ได้สูงสุดเท่าไหร่
ก่อนไปดูเรื่องบัญชีและภาษี ผู้ประกอบการต้องรู้กรอบกฎหมายที่เกี่ยวข้องก่อน
พ.ร.บ.การทวงถามหนี้ พ.ศ.2558 กำหนดแนวปฏิบัติสำหรับผู้ทวงถามหนี้ ทั้งเรื่องเวลาที่อนุญาตให้ติดต่อลูกหนี้ (วันจันทร์ถึงศุกร์ เวลา 8.00-20.00 น. วันหยุดราชการ เวลา 8.00-18.00 น.) วิธีการติดต่อที่ไม่ละเมิดสิทธิ์ และบทลงโทษสำหรับผู้ทวงหนี้ที่ฝ่าฝืน
สำหรับการเรียกเก็บค่าธรรมเนียม ประกาศคณะกรรมการกำกับการทวงถามหนี้กำหนดอัตราค่าธรรมเนียมสูงสุดที่ผู้ทวงถามหนี้เรียกเก็บจากลูกหนี้ได้ โดยต้องระบุไว้ในสัญญาตั้งแต่แรก
ธุรกิจสามารถเรียกเก็บค่าติดตามหนี้จากลูกหนี้ที่จ่ายช้าได้หรือไม่
คำตอบสั้น ๆ คือ ทำได้ แต่มีเงื่อนไข สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องมีข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรในสัญญาซื้อขายหรือสัญญาให้บริการตั้งแต่ต้น โดยระบุชัดเจนว่า หากชำระเกินกำหนด ลูกหนี้ต้องรับผิดชอบค่าติดตามหนี้
หากสัญญาไม่ได้ระบุเรื่องนี้ไว้ เจ้าหนี้จะเรียกเก็บค่าทวงหนี้จากลูกหนี้ไม่ได้ และต้องรับภาระเป็น Collection Expense ของกิจการเอง
Collection Expense ต่างจากหนี้สูญและค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญอย่างไร
ผู้ประกอบการและนักบัญชีหลายคนสับสนระหว่าง 3 แนวคิดนี้ สรุปสั้น ๆ ดังนี้
| รายการ | ความหมาย | จังหวะที่เกิด |
|---|---|---|
| Collection Expense | ค่าใช้จ่ายที่เสียไปเพื่อติดตามทวงหนี้ | ระหว่างพยายามเก็บหนี้ |
| ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ | การประมาณว่าลูกหนี้บางรายอาจไม่จ่าย แล้วตั้งสำรองไว้ล่วงหน้า | ก่อนรู้ผลจริงว่าเก็บได้หรือไม่ |
| หนี้สูญ | ลูกหนี้ไม่จ่ายจริง ๆ และตัดเป็นค่าใช้จ่ายถาวร | เมื่อแน่ใจว่าเก็บไม่ได้แล้ว |
พูดง่าย ๆ Collection Expense คือต้นทุนที่ใช้ไปเพื่อเก็บหนี้ ส่วนหนี้สูญคือเงินที่สูญเสียไปจริง ๆ ทั้งสองรายการบันทึกบัญชีคนละบัญชีและมีเงื่อนไขหักภาษีต่างกัน
วิธีบันทึกบัญชี Collection Expense
ค่าใช้จ่ายในการติดตามหนี้บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในการบริหาร โดยบันทึกเมื่อเกิดภาระผูกพันหรือได้รับใบแจ้งหนี้จากผู้ให้บริการ
ตัวอย่าง บันทึกค่าจ้างบริษัทติดตามหนี้
สมมติ บริษัท สมาร์ทเทรด จำกัด (ชื่อสมมุติ) จ้างบริษัทติดตามหนี้ ค่าบริการ 50,000 บาท ยังไม่รวม VAT
| รายการ | Dr (เดบิต) | Cr (เครดิต) |
|---|---|---|
| ค่าใช้จ่ายในการติดตามหนี้ | 50,000 | – |
| ภาษีซื้อ (VAT 7%) | 3,500 | – |
| เงินฝากธนาคาร | – | 52,000 |
| ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ค้างจ่าย (3%) | – | 1,500 |
วิธีคำนวณหัก ณ ที่จ่าย
- ค่าบริการก่อน VAT: 50,000 บาท
- หัก ณ ที่จ่าย 3%: 50,000 x 3% = 1,500 บาท
- VAT 7%: 50,000 x 7% = 3,500 บาท
- ยอดจ่ายจริง (เงินออกจากบัญชี): 50,000 – 1,500 + 3,500 = 52,000 บาท
ตัวอย่าง บันทึกค่าทนายความดำเนินคดีทวงหนี้
สมมติ บริษัท สมาร์ทเทรด จำกัด (ชื่อสมมุติ) จ่ายค่าทนายความ 30,000 บาท (ไม่มี VAT เนื่องจากเป็นบริการวิชาชีพอิสระ)
| รายการ | Dr (เดบิต) | Cr (เครดิต) |
|---|---|---|
| ค่าใช้จ่ายในการติดตามหนี้ | 30,000 | – |
| ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ค้างจ่าย (3%) | – | 900 |
| เงินสด/ธนาคาร | – | 29,100 |
Collection Expense หักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้หรือไม่ เงื่อนไขที่ต้องรู้
หักได้ แต่ต้องเข้าเงื่อนไขตามกฎหมายภาษี ซึ่งกำหนดว่ารายจ่ายที่จะนำมาหักในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีได้ ต้องเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับกิจการ
เงื่อนไขที่สรรพากรยอมรับ
ค่าใช้จ่ายในการติดตามหนี้สามารถหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ หากเข้าเงื่อนไขทั้ง 3 ข้อนี้
- เป็นรายจ่ายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะ ไม่ใช่รายจ่ายส่วนตัว
- มีหลักฐานเอกสารครบถ้วน สามารถพิสูจน์ได้ว่าจ่ายจริง
- ไม่เป็นรายจ่ายต้องห้ามตามกฎหมายภาษี เช่น ไม่ใช่รายจ่ายที่เกินสมควร
เอกสารที่ต้องเก็บเพื่อใช้หักภาษี
เอกสารสำคัญที่ต้องจัดเก็บ
- สัญญาว่าจ้างบริษัทติดตามหนี้หรือทนายความ
- ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินจากผู้ให้บริการ
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)
- หลักฐานการโอนเงินจ่ายค่าบริการ
- เอกสารที่แสดงว่าลูกหนี้ค้างชำระจริง เช่น ใบแจ้งหนี้เดิม จดหมายทวงถาม
ประเด็นเรื่องภาษีหัก ณ ที่จ่าย (WHT) เมื่อต้องจ้างบริษัทติดตามหนี้
เมื่อจ้างบริษัทติดตามหนี้หรือทนายความ ผู้จ่ายเงินมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตรา 3% ของค่าบริการก่อน VAT ตามเกณฑ์ที่กรมสรรพากรกำหนด (ดูตัวอย่างการคำนวณได้ในหัวข้อ Journal Entry ด้านบน)
สิ่งที่ต้องทำหลังหักภาษี
- ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้ผู้รับเงินทันที
- นำส่งภาษีด้วยแบบ ภ.ง.ด.53 (แบบรายงานภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากนิติบุคคล) ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป
- เก็บสำเนา 50 ทวิ ไว้เป็นหลักฐานสำหรับปิดงบและยื่นภาษีประจำปี
วิธีลด Collection Expense สำหรับธุรกิจ B2B
การป้องกันไม่ให้เกิดหนี้ค้างชำระตั้งแต่แรกย่อมดีกว่าต้องเสียค่าใช้จ่ายติดตามทวงถามทีหลัง
การตรวจสอบและประเมินเครดิตลูกค้า (Credit Scoring) ก่อนรับงาน
ก่อนเริ่มทำธุรกิจกับลูกค้ารายใหม่ ควรตรวจสอบข้อมูลเบื้องต้น เช่น ตรวจสถานะนิติบุคคลผ่านระบบ DBD DataWarehouse+ ดูประวัติการยื่นงบการเงิน และสอบถามเครดิตจากคู่ค้ารายอื่น เพื่อประเมินความเสี่ยงก่อนให้เครดิตเทอม
กำหนด Credit Term ที่เหมาะสมตั้งแต่ต้น
ระบุเงื่อนไขการชำระเงินให้ชัดเจนในสัญญา เช่น ชำระภายใน 30 วันนับจากวันออกใบแจ้งหนี้ กำหนดดอกเบี้ยปรับกรณีชำระล่าช้า และระบุค่าติดตามหนี้ที่จะเรียกเก็บเพิ่มเติม
ใช้ระบบบัญชีออนไลน์ติดตามลูกหนี้ค้างชำระ
ระบบบัญชีที่ดีช่วยให้เห็นยอดลูกหนี้ค้างชำระแบบ real-time สร้าง Aging Report แยกอายุหนี้ตามช่วงเวลา (30/60/90 วัน) และแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อลูกหนี้ใกล้ครบกำหนด ทำให้ติดตามได้ทันท่วงทีก่อนที่หนี้จะกลายเป็นหนี้เสีย
สรุป ค่าใช้จ่ายติดตามหนี้เป็นต้นทุนที่ป้องกันได้
Collection Expense เป็นค่าใช้จ่ายจริงที่ธุรกิจ B2B ต้องเผชิญ สิ่งสำคัญคือต้องบันทึกบัญชีให้ถูกต้อง เก็บเอกสารให้ครบเพื่อใช้สิทธิ์หักค่าใช้จ่ายทางภาษี และวางระบบป้องกันตั้งแต่ต้นน้ำ ทั้งการประเมินเครดิตลูกค้าและการกำหนดเงื่อนไขชำระเงินที่ชัดเจน
จัดการลูกหนี้ให้เป็นระบบด้วย PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์
PEAK ช่วยให้ผู้ประกอบการ SME ติดตามยอดลูกหนี้ค้างชำระ ออก Aging Report และจัดการเอกสารทางบัญชีได้ครบจบในที่เดียว – ทดลองใช้ PEAK ฟรี
คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับ Collection Expense
Collection Expense บันทึกอยู่ในหมวดบัญชีอะไร
บันทึกในหมวดค่าใช้จ่ายในการบริหาร (Administrative Expenses) ภายใต้ผังบัญชีรายจ่ายดำเนินงาน ไม่ใช่ต้นทุนขาย เนื่องจากเกิดขึ้นหลังจากขายสินค้าหรือบริการไปแล้ว
จ้างบริษัทติดตามหนี้ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายเท่าไร
หัก 3% ของค่าบริการก่อน VAT แล้วนำส่งด้วยแบบ ภ.ง.ด.53 ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป พร้อมออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้ผู้รับเงิน ดูตัวอย่างตัวเลขและวิธีบันทึกบัญชีได้ในหัวข้อ Journal Entry ด้านบน
ค่าทวงหนี้ที่ลูกค้าไม่ยอมจ่ายคืน นำไปหักภาษีได้หรือไม่
ได้ หากเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจการ มีหลักฐานเอกสารครบถ้วน และไม่เป็นรายจ่ายต้องห้ามตามกฎหมายภาษี ไม่ว่าจะเรียกเก็บคืนจากลูกหนี้ได้หรือไม่ก็ตาม
Collection Expense กับค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญต่างกันอย่างไร
Collection Expense คือเงินที่จ่ายจริงเพื่อติดตามทวงหนี้ ส่วนค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญคือการตั้งสำรองทางบัญชีล่วงหน้า โดยประมาณจากยอดลูกหนี้ที่อาจเก็บไม่ได้ ทั้งสองรายการบันทึกคนละบัญชีและมีเงื่อนไขหักภาษีต่างกัน
ข้อมูลในบทความนี้เป็นแนวทางทั่วไป ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายหรือวิชาชีพ ควรปรึกษานักบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญภาษีก่อนตัดสินใจเสมอ
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
