ข้อบังคับการทำงานไม่ใช่แค่เอกสารภายใน แต่ต้องตั้งให้ถูกต้องตามกฎหมาย หาก SME รายไหนละเลย อาจกลายเป็นหลักฐานในชั้นศาลที่พนักงานใช้ฟ้องได้ ในบทความนี้ เราจะมาทำความเข้าใจวิธีการตั้งกฎระเบียบบริษัทให้เหมาะสม สิ่งที่ต้องกล่าวถึง ความคุ้มครองข้อมูลต่างๆ ตลอดจนผลประโยชน์ทับซ้อน
กฎระเบียบบริษัท คืออะไร
กฎระเบียบบริษัท หมายถึงกติกาภายในองค์กร ส่วนข้อบังคับการทำงานเป็นเอกสารที่กฎหมายบังคับให้จัดทำ เนื้อหาตามที่ พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 กำหนดไว้
นายจ้างที่มีลูกจ้าง 10 คนขึ้นไปต้องจัดทำข้อบังคับการทำงานเป็นภาษาไทย และประกาศให้พนักงานทราบภายใน 15 วันนับจากวันที่มีลูกจ้างครบ 10 คน (ตาม พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน มาตรา 108)
กฎระเบียบบริษัท ข้อบังคับการทำงาน และนโยบายบริษัท ต่างกันอย่างไร
| คำ | ความหมาย | บังคับตามกฎหมาย |
|---|---|---|
| ข้อบังคับการทำงาน | เอกสารที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมี 9 หมวด เช่น เวลาทำงาน วันหยุด การลา ค่าจ้าง วินัย | ใช่ ถ้ามีพนักงาน 10 คนขึ้นไป |
| กฎระเบียบบริษัท | กติกาภายในองค์กรทั้งหมด รวมข้อบังคับการทำงาน และนโยบายเพิ่มเติม | ส่วนที่เป็นข้อบังคับบังคับตามกฎหมาย |
| นโยบายบริษัท | แนวทางปฏิบัติเฉพาะเรื่อง เช่น นโยบาย IT นโยบาย COI | ไม่บังคับ แต่แนะนำให้มี |
หลายๆ บริษัทมักใช้สามคำนี้ สลับกันไปมา ทั้งนี้ เป็นที่เข้าใจกันว่ามีความหมายเดียวกัน และบังคับใช้ตามกฎหมายได้ทั้งสิ้น
9 หมวดที่ข้อบังคับการทำงานต้องมี
กฎหมายกำหนดให้ข้อบังคับต้องครอบคลุมอย่างน้อย 9 เรื่อง
- วันทำงาน เวลาทำงานปกติ และเวลาพัก
- วันหยุดและหลักเกณฑ์การหยุด
- หลักเกณฑ์การทำงานล่วงเวลาและทำงานวันหยุด
- วันและสถานที่จ่ายค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานวันหยุด
- วันลาและหลักเกณฑ์การลา
- วินัยและโทษทางวินัย
- การร้องทุกข์
- การเลิกจ้าง ค่าชดเชย และค่าชดเชยพิเศษ
- การเลิกจ้างกรณีย้ายสถานประกอบกิจการ (เพิ่มเติมตาม พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน ฉบับที่ 7)
วิธีจัดทำกฎระเบียบบริษัท สำหรับ SME แบบ step-by-step
1. ทบทวนโครงสร้างธุรกิจ
ถามตัวเองว่าธุรกิจมีกี่แผนก พนักงานมีสิทธิ์เข้าถึงอะไรบ้าง ทำงานรูปแบบไหน สัญญาจ้างงานเป็นแบบใด และคำถามอื่นๆ ตามความจำเป็น จะช่วยให้การตั้งนโยบาย และข้อบังคับทำได้อย่างชัดเจนยิ่งขึ้น
2. ร่างข้อบังคับตามที่กฎหมายกำหนด
ใช้แบบฟอร์มตัวอย่างจากกรมแรงงานเป็นโครงร่าง แล้วปรับรายละเอียดให้ตรงกับธุรกิจ เช่น เวลาเข้าออกงาน จำนวนวันลา และอัตราค่าล่วงเวลา เป็นต้น
3. ปรับใช้นโยบายให้เหมาะสมกับแต่ละอุตสาหกรรม
หากเป็นบริษัทที่ต้องมีการใช้งานข้อมูลลูกค้าสม่ำเสมอ ควรจะต้องมีนโยบายเกี่ยวกับความปลอดภัยข้อมูล จำกัดการเข้าถึงเท่าที่จำเป็น และรักษาความลับของลูกค้าและธุรกิจในขั้นสูงสุด หรือหากเป็นธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการเงิน การมีนโยบายไม่รับของขวัญ/ของกำนัล อาจเป็นเรื่องที่ต้องบังคับใช้
4. ประกาศใช้งาน และบันทึกเป็นหลักฐาน
เมื่อร่างเสร็จแล้ว ต้องประกาศให้พนักงานทราบ เก็บไว้ในที่ที่พนักงานเข้าถึงได้ตลอดเวลา และให้พนักงานรับทราบเป็นหลักฐาน ปัจจุบันไม่ต้องยื่นข้อบังคับที่หน่วยงานรัฐ แต่ต้องจัดทำและประกาศตามกำหนด (ข้อมูลจาก กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน)
นโยบายการใช้ทรัพย์สินบริษัท
หลายบริษัทยังมีการแจกอุปกรณ์ IT เพื่อให้พนักงานใช้ในการทำงาน อาทิ โน๊ตบุ๊ค โทรศัพท์มือถือ รวมไปถึงโปรแกรมซอฟต์แวร์ต่างๆ ที่หากไม่มีการระบุกติกาให้ชัดเจน อาจกลายเป็นปัญหาใหญ่ในวันที่พนักงานลาออกได้ ในกรณีที่พนักงานไม่ยอมคืนอุปกรณ์ หรือลบข้อมูลสำคัญทิ้งไป
เพื่อป้องกันปัญหาดังกล่าว บริษัทจึงต้องกำหนดนโยบายเหล่านี้ให้ชัดเจน
- ทรัพย์สินที่บริษัทจัดให้ใช้มีอะไรบ้าง (เครื่องคอมฯ มือถือ บัญชีซอฟต์แวร์)
- ผู้รับผิดชอบดูแลอุปกรณ์และสิทธิ์การเข้าถึง ใครเป็นคนอนุมัติการเบิก
- ห้ามใช้อุปกรณ์บริษัททำอะไรบ้าง เช่น ห้ามติดตั้งซอฟต์แวร์ส่วนตัว ห้ามให้คนนอกใช้
- ขั้นตอนคืนทรัพย์สินเมื่อลาออก กำหนดว่าต้องคืนภายในวันสุดท้ายของการทำงาน
นโยบายข้อมูลลูกค้าและความลับทางธุรกิจ
SME ที่มีฐานข้อมูลลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นรายชื่อ เบอร์โทร หรือประวัติการสั่งซื้อ ต้องมีนโยบายคุ้มครองข้อมูลเหล่านี้ ที่นอกจากเป็นเรื่องของจริยธรรมแล้ว ยังเกี่ยวข้องกับ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ที่มีผลบังคับใช้เต็มรูปแบบตั้งแต่ปี 2565
ตั้งนโยบายบริษัท ให้สอดคล้องกับ PDPA
PDPA กำหนดให้ทุกธุรกิจที่เก็บข้อมูลส่วนบุคคลต้องมีมาตรการรักษาความปลอดภัย (ข้อมูลจาก สำนักงานคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล) โดยบริษัทต้องคำนึงถึง
- พนักงานคนไหนจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลลูกค้าบ้าง ต้องใช้งานเท่าไหร่
- พนักงานห้ามคัดลอกข้อมูลลูกค้าไปใช้ส่วนตัว หรือส่งให้บุคคลภายนอก
- เมื่อพนักงานลาออก ต้องตัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล และทำลายข้อมูลส่วนตัว
- หากข้อมูลบริษัทรั่วไหล ต้องแจ้งหัวหน้างาน เพื่อการดำเนินการตามกฎหมาย
สำหรับเอกสารที่เป็นความลับทางธุรกิจ เช่น สูตรต้นทุน รายชื่อซัพพลายเออร์ หรือกลยุทธ์การตลาด ควรให้พนักงานที่เข้าถึงข้อมูลเหล่านี้เซ็นข้อตกลงรักษาความลับ (NDA) ตั้งแต่วันเริ่มงาน
นโยบายผลประโยชน์ทับซ้อนและการรับของขวัญ
ผลประโยชน์ทับซ้อน (Conflict of Interest หรือ COI) คือสถานการณ์ที่ผลประโยชน์ส่วนตัวของพนักงานไปขัดกับผลประโยชน์ของบริษัท
SME หลายแห่งคิดว่าเรื่องนี้เป็นปัญหาเฉพาะบริษัทใหญ่ แต่จริงแล้วยิ่งองค์กรเล็ก พนักงานแต่ละคนยิ่งมีอำนาจตัดสินใจมาก ความเสี่ยงของผลประโยชน์ทับซ้อนจึงสูงกว่า
ตัวอย่างสถานการณ์ที่ SME เจอบ่อย
- พนักงานจัดซื้อเลือกซัพพลายเออร์ที่เป็นญาติ อาจส่งผลให้เอื้อประโยชน์ต่อกัน
- พนักงานเปิดร้านค้าออนไลน์แข่งกับบริษัท หรือตัดราคาพนักงาน เพื่อขายเอากำไร
- พนักงานรับของขวัญมูลค่าสูงจากคู่ค้า โดยคาดหวังผลประโยชน์อื่นๆ
บริษัทจึงต้องกำหนดนโยบายให้ชัดเจน อาทิ ห้ามพนักงานเลือกใช้ซัพพลายเออร์ที่มีความสัมพันธ์ูใกล้ชิด ต้องผ่านการพิจารณาจากหัวหน้าก่อน หรือการรับของขวัญ ต้องมีการกำหนดเพดานมูลค่าใช้ชัดเจน และต้องแจ้งหัวหน้างานให้รับทราบ เป็นต้น
นโยบายเกี่ยวกับการลงโทษ และการตักเตือนทางวินัย
กฎหมายแรงงาน กำหนดให้บริษัทต้องทำการตักเตือนพนักงาน ในกรณีที่เกิดการกระทำผิดที่ไม่ร้ายแรง หรือไม่เกี่ยวข้องกับการทุจริต หากบริษัทไล่พนักงานออกอย่างไม่ชอบธรรม พนักงานมีสิทธิ์ฟ้องร้องเรียกค่าชดเชยได้ เล่มคู่มือพนักงานจึงต้องมีการระบุนโยบายการตักเตือนและลงโทษอย่างชัดเจน เพื่อเป็นการรักษาสิทธิ์ของทั้งสองฝ่าย
3 ระดับการตักเตือน
| ระดับ | วิธีทำ | เมื่อไรใช้ |
|---|---|---|
| ตักเตือนด้วยวาจา | พูดคุยตัวต่อตัว จดบันทึกไว้ | ผิดเล็กน้อย ครั้งแรก |
| หนังสือเตือน | ทำเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุพฤติกรรม กำหนดเวลาแก้ไข | ผิดซ้ำ หรือผิดร้ายแรงปานกลาง |
| เลิกจ้าง | ต้องเลิกจ้างตามขั้นตอนกฎหมาย | ผิดร้ายแรง ทุจริต หรือตักเตือนแล้วไม่แก้ไข |
หนังสือเตือนต้องมีอะไรบ้าง
หนังสือเตือนที่จะมีผลทางกฎหมายต้องระบุครบ 4 ข้อ
- พฤติกรรมที่ผิดระเบียบ ระบุชัดเจนว่าทำอะไร เมื่อไร
- ข้อบังคับที่ฝ่าฝืน อ้างอิงข้อที่เขียนไว้ในข้อบังคับการทำงาน
- กำหนดเวลาแก้ไข เช่น ต้องไม่ทำผิดซ้ำภายใน 30 วัน
- ผลที่จะเกิดขึ้นหากไม่แก้ไข เช่น เลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชย
กฎหมายกำหนดว่าหนังสือเตือนมีผล 1 ปีนับจากวันที่กระทำผิด (ตาม พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน มาตรา 119) ถ้าพนักงานทำผิดซ้ำภายใน 1 ปี นายจ้างมีสิทธิ์เลิกจ้างโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย
กฎระเบียบบริษัทที่มักขัดกฎหมายแรงงาน
SME บางแห่งตั้งกฎโดยไม่รู้ว่าขัดกฎหมาย ตรวจสอบว่าบริษัทคุณมีข้อไหนหรือเปล่า
- ห้ามพนักงานหญิงลาคลอด ลาคลอดเป็นสิทธิ์ตามกฎหมาย 98 วัน
- หัวหน้าหักค่าจ้างเมื่อมาสาย โดยหักเกินสัดส่วนเวลาที่ขาด
- บังคับทำ OT โดยไม่ได้รับความยินยอม
- กำหนดช่วงทดลองงานเกิน 120 วันโดยไม่มีเหตุผล
- ไม่จ่ายค่าชดเชยเมื่อเลิกจ้าง แม้พนักงานทำงานเกิน 120 วัน
- ยึดเอกสารส่วนตัวของพนักงาน เช่น บัตรประชาชน วุฒิการศึกษา
ตัวอย่างกฎระเบียบบริษัท ฉบับ SME พร้อมใช้
โครงสร้างข้อบังคับการทำงานควรมีเนื้อหาครอบคลุมหัวข้อ ดังนี้
| หมวด | เนื้อหาหลัก | ตัวอย่างกำหนด |
|---|---|---|
| เวลาทำงาน | วันจันทร์ถึงศุกร์ เวลาเท่าไร | 09:00-18:00 พักกลางวัน 1 ชั่วโมง |
| วันหยุด | วันหยุดประจำสัปดาห์ + วันหยุดตามประเพณี | เสาร์อาทิตย์ + วันหยุดราชการไม่น้อยกว่า 13 วัน/ปี |
| การลา | ลาป่วย ลากิจ ลาพักร้อน | ลาป่วยไม่เกิน 30 วัน/ปี ลาพักร้อนขั้นต่ำ 6 วัน |
| ค่าจ้าง | วิธีจ่าย วันที่จ่าย | โอนเข้าบัญชีทุกสิ้นเดือน |
| วินัย | พฤติกรรมที่ห้าม + ขั้นตอนตักเตือน | 3 ระดับ ตามที่อธิบายไว้ข้างต้น |
| การเลิกจ้าง | เงื่อนไข + ค่าชดเชย | ตาม พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน |
| ทรัพย์สินบริษัท | สิทธิ์ใช้งาน + คืนเมื่อออก | คืนภายในวันสุดท้าย |
| ข้อมูลลับ | ห้ามเผยแพร่ + NDA | ลงนาม NDA วันเริ่มงาน |
| COI | ห้ามมีส่วนได้เสีย + แจ้งของขวัญ | แจ้งเมื่อมูลค่าเกิน 1,000 บาท |
สามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มข้อบังคับการทำงานเบื้องต้นได้จากเว็บไซต์กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน
สรุป: วางกฎระเบียบให้ครบ เริ่มจากกฎหมายก่อน เสริมนโยบายที่ใช้ได้จริง
- จัดทำข้อบังคับการทำงานครบทุกหมวดตามกฎหมาย
- เพิ่มนโยบายทรัพย์สิน ข้อมูลลับ และ COI เพื่อป้องกันปัญหาที่เกิดบ่อยใน SME
- กำหนดขั้นตอนตักเตือนให้ชัดเจน เพื่อลดความเสี่ยงทางกฎหมาย
- ทบทวนกฎทุกปี ตรวจว่าไม่มีข้อไหนขัดกฎหมายแรงงาน
จัดระบบธุรกิจ SME ให้ครบวงจรด้วย PEAK
เมื่อวางกฎระเบียบเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือจัดระบบบัญชี เงินเดือน และเอกสารให้เป็นระบบ PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยให้ SME จัดการเอกสารทางบัญชี ออกใบแจ้งหนี้ คำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ และดูภาพรวมธุรกิจแบบ Real-Time ทดลองใช้ PEAK ฟรี
คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับกฎระเบียบบริษัท
กฎระเบียบบริษัทดูตรงไหน
พนักงานสามารถขอดูข้อบังคับการทำงานจากฝ่าย HR หรือผู้บริหารได้โดยตรง กฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องปิดประกาศข้อบังคับในที่เปิดเผยภายในสถานประกอบการ บริษัทหลายแห่งจัดเก็บไว้ในระบบ Intranet หรือ Google Drive ให้พนักงานเข้าถึงได้ตลอดเวลา
SME ที่มีพนักงานไม่ถึง 10 คนต้องทำข้อบังคับไหม
กฎหมายไม่บังคับ แต่แนะนำให้ทำ เพราะแม้ยังไม่มีพนักงานครบ 10 คน การมีกติกาเป็นลายลักษณ์อักษรช่วยลดปัญหาความเข้าใจไม่ตรงกันระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง เมื่อบริษัทโตจนมีพนักงานถึง 10 คน ก็มีข้อบังคับพร้อมใช้ทันที
ข้อบังคับบริษัทกับข้อบังคับการทำงานเหมือนกันไหม
ไม่เหมือนกัน ข้อบังคับบริษัท (Articles of Association) ตาม พ.ร.บ.บริษัทจำกัด เป็นเอกสารที่กำหนดโครงสร้างบริหาร เช่น จำนวนกรรมการ วิธีลงมติ ต้องจดทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ส่วนข้อบังคับการทำงาน (Work Rules) ตาม พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน เป็นกติการะหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง คนละฉบับ คนละวัตถุประสงค์
ทำข้อบังคับเสร็จแล้วต้องยื่นที่ไหน
ปัจจุบันกฎหมายไม่ได้กำหนดให้ต้องนำข้อบังคับไปยื่นจดทะเบียนที่หน่วยงานใด แต่ต้องจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษร ประกาศในสถานประกอบการ และเก็บสำเนาไว้เป็นหลักฐาน หากเจ้าหน้าที่มาตรวจ ต้องแสดงให้ดูได้ทันที
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
