ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) คืออะไร ทำไมธุรกิจต้องมี

ทุกครั้งที่ธุรกิจจ่ายเงินออกไป ไม่ว่าจะเป็นค่าสินค้า ค่าจ้างผลิต หรือเงินเดือนพนักงาน สิ่งที่มักถูกมองข้ามคือหลักฐานว่าเงินจำนวนนั้นจ่ายไปจริง จ่ายให้ใคร และได้รับอนุมัติแล้วหรือยัง

หลายกิจการเริ่มพบปัญหาตอนผู้สอบบัญชีเข้ามาตรวจ แล้วเอกสารไม่ครบ หรือบางรายการไม่มีลายเซ็นอนุมัติ ใบสำคัญจ่ายคือเอกสารที่ช่วยป้องกันปัญหาเหล่านี้ บทความนี้จะพาคุณเข้าใจตั้งแต่ความหมาย ข้อมูลที่ต้องระบุ ขั้นตอนอนุมัติ ไปจนถึงตัวอย่างฟอร์มพร้อมวิธีกรอก

ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) คืออะไร

ใบสำคัญจ่ายคือเอกสารภายในที่ธุรกิจจัดทำขึ้นเพื่อบันทึกรายละเอียดการจ่ายเงินแต่ละรายการ ทำหน้าที่เป็นหลักฐานว่าเงินจำนวนนี้ถูกจ่ายออกไปจริง ผ่านการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว และมีเอกสารประกอบครบถ้วน

ในทางบัญชี ใบสำคัญจ่ายช่วยให้การบันทึกบัญชีด้านจ่ายเป็นระบบ ลดโอกาสผิดพลาดจากการจ่ายเงินโดยไม่มีหลักฐานรองรับ ภาษาอังกฤษเรียกว่า Payment Voucher หรือบางที่ใช้คำว่า Disbursement Voucher

ใบสำคัญจ่ายต่างจากใบสำคัญรับอย่างไร

ใบสำคัญจ่ายบันทึกเงินที่จ่ายออก ส่วนใบสำคัญรับเงินบันทึกเงินที่รับเข้า ทั้งสองเป็นเอกสารภายในที่ใช้ควบคุมการเงิน แต่คนละด้านกัน

รายการ	ใบสำคัญจ่าย	ใบสำคัญรับ
ใช้เมื่อ	จ่ายเงินออก	รับเงินเข้า
ตัวอย่าง	จ่ายค่าสินค้า จ่ายเงินเดือน	รับค่าสินค้า รับชำระหนี้
เอกสารแนบ	ใบแจ้งหนี้ หลักฐานโอนเงิน	ใบเสร็จรับเงิน สำเนาเช็ค

ทำไมธุรกิจถึงต้องมีใบสำคัญจ่าย

ใบสำคัญจ่ายไม่ได้เป็นแค่เอกสารที่ทำตามรูปแบบ แต่เป็นเครื่องมือควบคุมภายในที่ช่วยป้องกันความเสียหายทางการเงินได้จริง

ป้องกันการจ่ายเงินซ้ำซ้อนหรือไม่ได้อนุมัติ

เมื่อมีใบสำคัญจ่ายทุกรายการ ฝ่ายบัญชีสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่ารายการนี้จ่ายไปแล้วหรือยัง ใครเป็นคนอนุมัติ ช่วยลดความเสี่ยงจากการจ่ายเงินซ้ำให้ผู้ขายรายเดิม หรือจ่ายเงินโดยไม่ผ่านขั้นตอนอนุมัติ

สมมติบริษัทสั่งซื้อสินค้า 50,000 บาท ถ้าไม่มีระบบใบสำคัญจ่าย อาจเกิดกรณีที่ฝ่ายจัดซื้อส่งคำสั่งจ่ายซ้ำ แล้วฝ่ายบัญชีโอนเงินให้ 2 ครั้ง

เป็นหลักฐานสำคัญสำหรับผู้สอบบัญชี

ผู้สอบบัญชีต้องตรวจว่าทุกรายการจ่ายมีเอกสารประกอบครบถ้วน มีลายเซ็นอนุมัติ และตรงกับยอดในสมุดบัญชี ใบสำคัญจ่ายที่จัดเรียงเป็นระบบช่วยให้การตรวจสอบรวดเร็วขึ้น ลดข้อสังเกตจากผู้สอบบัญชีได้มาก

ตามพ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 กิจการต้องเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี ใบสำคัญจ่ายเป็นหนึ่งในเอกสารที่ต้องเก็บรักษา

ข้อมูลที่ต้องระบุในใบสำคัญจ่าย

ใบสำคัญจ่ายที่สมบูรณ์ควรมีข้อมูลเหล่านี้ครบ เพื่อให้ใช้เป็นหลักฐานทางบัญชีได้อย่างถูกต้อง

ข้อมูล	รายละเอียด
เลขที่เอกสาร	เลขลำดับเพื่อค้นหาและอ้างอิงย้อนหลัง
วันที่จ่ายเงิน	วันที่ทำรายการจ่ายจริง
จ่ายให้	ชื่อบุคคลหรือบริษัทที่รับเงิน
รายการที่จ่าย	รายละเอียดสินค้า บริการ หรือค่าใช้จ่ายที่จ่าย
จำนวนเงิน	ระบุทั้งตัวเลขและตัวอักษร
วิธีการจ่าย	เงินสด โอนธนาคาร หรือเช็ค (ระบุเลขเช็คด้วย)
ผู้จัดทำ ผู้ตรวจสอบ ผู้อนุมัติ	ลายเซ็นอย่างน้อย 3 คน แสดงการแบ่งหน้าที่
เอกสารแนบ	ระบุจำนวนเอกสารแนบ เช่น ใบแจ้งหนี้ 1 ฉบับ

ขั้นตอนการอนุมัติก่อนจ่ายเงิน

การจ่ายเงินที่ดีไม่ควรให้คนคนเดียวทำทั้งหมด ตั้งแต่ขออนุมัติไปจนถึงโอนเงิน ระบบอนุมัติที่มีการแบ่งหน้าที่ช่วยป้องกันทุจริตและข้อผิดพลาดได้

ขั้นตอนที่ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้มีดังนี้

1. ผู้ขอเบิกกรอกรายละเอียดในใบสำคัญจ่าย พร้อมแนบเอกสารประกอบ
2. หัวหน้าฝ่ายตรวจสอบว่ารายการตรงกับงบประมาณและเอกสารแนบครบ
3. ผู้มีอำนาจอนุมัติเซ็นอนุมัติการจ่าย
4. ฝ่ายบัญชีตรวจสอบความถูกต้องทางบัญชี จากนั้นดำเนินการจ่ายเงิน
5. บันทึกบัญชีและจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม

สำหรับกิจการขนาดเล็กที่มีพนักงานไม่กี่คน อาจลดขั้นตอนลงเหลือ 3 ช่อง คือผู้จัดทำ ผู้ตรวจสอบ และผู้อนุมัติ แต่ควรแยกคนทำกับคนอนุมัติเสมอ

---

เอกสารแนบที่ต้องมีคู่กับใบสำคัญจ่าย

ใบสำคัญจ่ายเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ ต้องมีเอกสารประกอบแนบด้วยเพื่อยืนยันว่ารายการจ่ายเกิดขึ้นจริง

เอกสารที่ควรแนบมีดังนี้

• ใบแจ้งหนี้ (Invoice) จากผู้ขายหรือผู้ให้บริการ
• ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษี (ถ้าจ่ายแล้ว)
• หลักฐานการโอนเงิน เช่น สลิปโอน หรือสำเนาเช็ค
• ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ถ้ามี
• สัญญาจ้าง (กรณีจ่ายค่าจ้างบริการ)

ถ้าเอกสารแนบไม่ครบ ผู้สอบบัญชีอาจตั้งข้อสังเกตว่ารายการจ่ายนั้นไม่มีหลักฐานเพียงพอ ซึ่งส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของงบการเงิน

ตัวอย่างใบสำคัญจ่ายพร้อมวิธีกรอก

ตัวอย่างด้านล่างเป็นรูปแบบที่ธุรกิจ SME ใช้กันทั่วไป คุณปรับรายละเอียดให้เหมาะกับกิจการได้

ตัวอย่างใบสำคัญจ่ายค่าสินค้า

สมมติบริษัท กขค จำกัด (ชื่อสมมุติ) สั่งซื้อวัตถุดิบจากร้านค้าส่ง มูลค่า 30,000 บาท จ่ายด้วยการโอนเงิน

ช่อง	กรอกว่า
เลขที่	PV-2569/001
วันที่	15 มกราคม 2569
จ่ายให้	ร้าน ง จำกัด (ชื่อสมมุติ)
รายการ	ค่าวัตถุดิบตามใบแจ้งหนี้เลขที่ INV-001
จำนวนเงิน	30,000 บาท (สามหมื่นบาทถ้วน)
วิธีจ่าย	โอนเงินผ่านธนาคาร
เอกสารแนบ	ใบแจ้งหนี้ 1 ฉบับ สลิปโอนเงิน 1 ฉบับ

ตัวอย่างใบสำคัญจ่ายเงินเดือน

กรณีจ่ายเงินเดือนพนักงาน 5 คน รวม 150,000 บาท

กรอกช่องรายการว่า เงินเดือนพนักงานประจำเดือนมกราคม 2569 จำนวน 5 คน แนบรายงานเงินเดือน (Payroll Report) พร้อมหลักฐานโอนเงิน ในช่องผู้อนุมัติต้องเป็นผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการ

---

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการทำใบสำคัญจ่าย

ปัญหาที่พบบ่อยในทางปฏิบัติ ส่วนใหญ่เกิดจากความเคยชินมากกว่าไม่รู้

• ไม่มีลายเซ็นผู้อนุมัติ เพราะเร่งจ่ายเงินก่อน แล้วลืมกลับมาเซ็น ทำให้เอกสารไม่สมบูรณ์
• แนบเอกสารไม่ครบ โดยเฉพาะกรณีจ่ายค่าบริการที่ไม่มีใบแจ้งหนี้ ควรทำเอกสารภายในทดแทน
• เลขที่เอกสารไม่ต่อเนื่อง ทำให้ตรวจสอบย้อนหลังยาก ควรกำหนดรูปแบบเลขที่ให้ชัดเจนตั้งแต่แรก
• บันทึกบัญชีไม่ตรงกับใบสำคัญจ่าย เช่น ใบสำคัญจ่ายระบุ 30,000 บาท แต่บันทึกในระบบ 3,000 บาท เพราะพิมพ์ผิด

หลักเกณฑ์สรรพากรที่เกี่ยวข้องกับใบสำคัญจ่าย

ใบสำคัญจ่ายไม่ได้ถูกกำหนดรูปแบบเฉพาะโดยกรมสรรพากร แต่สรรพากรกำหนดว่ารายจ่ายที่จะนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ ต้องมีหลักฐานเพียงพอ

ตามประมวลรัษฎากร รายจ่ายที่ไม่มีหลักฐานพิสูจน์ได้ ถือเป็นรายจ่ายต้องห้าม ไม่สามารถนำมาหักภาษีได้ ใบสำคัญจ่ายที่มีเอกสารแนบครบจึงเป็นสิ่งที่ช่วยยืนยันว่ารายจ่ายนั้นเกิดขึ้นจริงและเป็นรายจ่ายเพื่อกิจการ

กรณีที่ไม่สามารถหาใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายได้ เช่น ซื้อของจากร้านค้าเล็กๆ ที่ไม่ออกบิล กิจการสามารถจัดทำใบสำคัญจ่ายเป็นเอกสารภายในพร้อมระบุรายละเอียดให้ครบ เพื่อใช้ประกอบการบันทึกบัญชี (ข้อมูลจากกรมสรรพากร)

---

สรุป – ใบสำคัญจ่ายช่วยให้จ่ายเงินทุกบาทมีหลักฐาน

ใบสำคัญจ่ายเป็นเอกสารที่ช่วยให้ธุรกิจควบคุมการจ่ายเงินได้อย่างเป็นระบบ จุดสำคัญที่ต้องจำคือ ทุกรายการจ่ายต้องมีเอกสารประกอบครบ มีลายเซ็นอนุมัติ และจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ ยิ่งกิจการเติบโต จำนวนรายการจ่ายยิ่งมาก การจัดการด้วยมือจะเริ่มไม่ทันและเกิดข้อผิดพลาดง่าย

จัดการเอกสารบัญชีให้เป็นระบบด้วย PEAK

PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยให้คุณจัดการเอกสารทางบัญชี บันทึกรายรับ-รายจ่าย และออกรายงานการเงินได้ครบในที่เดียว ลดงานซ้ำ ลดข้อผิดพลาด พร้อมเก็บเอกสารบนระบบ Cloud ที่ค้นหาย้อนหลังได้ทันที ทดลองใช้ PEAK ฟรี

---

คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับใบสำคัญจ่าย

ใบสำคัญจ่ายใช้ตอนไหน

ใช้ทุกครั้งที่กิจการจ่ายเงินออก ไม่ว่าจะจ่ายค่าสินค้า ค่าบริการ เงินเดือนพนักงาน ค่าเช่าสำนักงาน หรือค่าสาธารณูปโภค ควรจัดทำก่อนหรือในวันที่จ่ายเงินจริง

ใบสำคัญจ่ายภาษาอังกฤษเรียกว่าอะไร

เรียกว่า Payment Voucher บางองค์กรใช้คำว่า Disbursement Voucher หรือ Cash Voucher (กรณีจ่ายเป็นเงินสด)

ใบสำคัญจ่ายจำเป็นต้องมีลายเซ็นผู้อนุมัติไหม

จำเป็น เพราะลายเซ็นผู้อนุมัติคือหลักฐานว่ารายการจ่ายนั้นผ่านการตรวจสอบและได้รับอนุญาตแล้ว ถ้าไม่มีลายเซ็น ผู้สอบบัญชีจะตั้งข้อสังเกตว่าการจ่ายเงินนั้นอาจไม่ได้รับอนุมัติ

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบสำคัญจ่ายได้ที่ไหน

ค้นหาได้จากเว็บไซต์ที่ให้บริการแบบฟอร์มบัญชีฟรี หรือใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่มีระบบออกใบสำคัญจ่ายอัตโนมัติ ช่วยลดขั้นตอนการพิมพ์และจัดเก็บ

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine