ผู้ประกอบการที่จด VAT หลายคนยังออกใบกำกับภาษีแบบกระดาษอยู่ ทั้งที่กรมสรรพากรเปิดให้ใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt มาตั้งแต่ปี 2560 บทความนี้อธิบายว่าระบบนี้คืออะไร เลือกแบบไหนดี สมัครอย่างไร และมีอะไรที่ต้องระวัง
e-Tax Invoice & e-Receipt คืออะไร ต่างกันตรงไหน
กรมสรรพากรเปิดให้ผู้ประกอบการจด VAT ออกใบกำกับภาษีและใบรับเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษได้ เอกสารทั้งสองรูปแบบมีผลทางกฎหมายเท่ากัน แต่แตกต่างกันตรงประเภทและวิธีใช้งานตามรายละเอียดด้านล่าง
e-Tax Invoice คือ
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คือการจัดทำใบกำกับภาษีเป็นข้อมูลดิจิทัลแทนกระดาษ โดยต้องมีการลงลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature) หรือประทับรับรองเวลา (Time Stamp) เพื่อรับรองความถูกต้อง จากนั้นส่งมอบให้ผู้ซื้อและนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร
เอกสารที่จัดทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้มี 5 ประเภท ได้แก่
- ใบกำกับภาษีเต็มรูป (ตามมาตรา 86/4)
- ใบกำกับภาษีอย่างย่อ (มาตรา 86/6)
- ใบเพิ่มหนี้ (มาตรา 86/9)
- ใบลดหนี้ (มาตรา 86/10)
- ใบรับ (มาตรา 105 ทวิ)
e-Receipt คือ
e-Receipt คือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ใช้ออกให้ผู้ซื้อเป็นหลักฐานว่าได้รับเงินแล้ว ต่างจากใบกำกับภาษีตรงที่ใบรับไม่เกี่ยวกับ VAT โดยตรง แต่เป็นเอกสารยืนยันการชำระเงิน เมื่อสมัครระบบแล้วจะออกได้ทั้ง 5 ประเภทเอกสารที่กล่าวข้างต้น
สรุปความแตกต่าง e-Tax Invoice กับ e-Receipt
| รายการ | e-Tax Invoice | e-Receipt |
|---|---|---|
| ประเภทเอกสาร | ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ | ใบรับ (ใบเสร็จรับเงิน) |
| ใช้สำหรับ | เป็นหลักฐานการเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม | เป็นหลักฐานการรับเงิน |
| ระบบที่ใช้ | by Time Stamp หรือ by Digital Signature | ระบบเดียวกับ e-Tax Invoice |
e-Tax Invoice มีกี่ระบบ เลือกแบบไหนดี
กรมสรรพากรแบ่งระบบออกเป็น 2 แบบ ซึ่งผู้ประกอบการต้องเลือกใช้เพียงอย่างเดียว การเลือกขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจและปริมาณใบกำกับภาษีที่ออกต่อเดือน
e-Tax Invoice by Time Stamp เหมาะกับ SME
ระบบ by Time Stamp (ชื่อเดิมคือ e-Tax Invoice by Email) ทำงานโดยการส่งอีเมลใบกำกับภาษีถึงผู้ซื้อ พร้อมสำเนาไปยังระบบของสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) เพื่อประทับรับรองเวลา ระบบนี้เหมาะกับ SME ที่ออกเอกสารไม่มากนัก และไม่ต้องซื้อใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (CA) เพิ่มเติม
e-Tax Invoice by Digital Signature เหมาะกับธุรกิจขนาดกลางขึ้นไป
ระบบ Digital Signature ใช้วิธีลงลายเซ็นดิจิทัลแทนการประทับเวลา ข้อมูลจัดทำในรูปแบบ XML แล้วนำส่งกรมสรรพากรผ่านผู้ให้บริการ ระบบนี้ไม่จำกัดรายได้ รองรับปริมาณเอกสารมาก แต่ต้องซื้อใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์จากผู้ให้บริการ CA ที่กรมสรรพากรรับรอง
ตารางเปรียบเทียบ 2 ระบบ สำหรับ SME เลือกใช้
| รายการ | by Time Stamp | by Digital Signature |
|---|---|---|
| วิธีรับรอง | ประทับเวลา (ETDA) | ลายเซ็นดิจิทัล (CA) |
| แบบคำขอ | ก.อ.01 | บ.อ.01 |
| ค่าใช้จ่ายเพิ่ม | ไม่มี | ค่าใบรับรอง CA + Service Provider |
| รูปแบบเอกสาร | PDF ส่งอีเมล | XML + Digital Signature |
| ต้องยื่นเอกสารประกอบ | ต้องอัปโหลด + รอ Activate Code | ไม่ต้อง (CA ยืนยันแทน) |
| เหมาะกับ | SME ออกเอกสารไม่มาก | ธุรกิจขนาดกลาง-ใหญ่ |
ขั้นตอนสมัคร e-Tax Invoice ต้องเตรียมอะไรบ้าง
ผู้ประกอบการที่จด VAT แล้วสามารถสมัครได้ผ่านเว็บไซต์กรมสรรพากร แต่ขั้นตอนจะแตกต่างกันตามระบบที่เลือก
เอกสารและสิ่งที่ต้องเตรียม
ก่อนเริ่มสมัคร ตรวจสอบว่าธุรกิจของคุณมีสิ่งต่อไปนี้ครบถ้วน
- ทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) ที่ยังมีผลอยู่
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก
- อีเมลสำหรับรับส่งเอกสาร (ควรเป็นอีเมลองค์กร)
- ข้อมูลผู้มีอำนาจลงนาม (กรรมการบริษัท)
- สำเนาหนังสือรับรองบริษัท (กรณีนิติบุคคล)
- ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์จากผู้ให้บริการ CA (เฉพาะระบบ Digital Signature)
ขั้นตอนสมัคร by Time Stamp
- เข้าเว็บไซต์กรมสรรพากร แล้วเลือกยื่นคำขอตามแบบ ก.อ.01
- กรอกข้อมูลกิจการและอัปโหลดเอกสาร
- กรมสรรพากรตรวจสอบข้อมูลและเอกสาร
- เมื่อผ่านการตรวจสอบ จะได้รับรหัสยืนยัน (Activate Code) ทางไปรษณีย์
- นำรหัสยืนยันไปเปิดใช้งาน แล้วกำหนดรหัสผ่านภายใน 15 วันทำการ
- แจ้งอีเมลที่ประสงค์จะใช้ส่งใบกำกับภาษี
- ตรวจสอบรายชื่อผู้ได้รับอนุมัติได้ที่เว็บไซต์กรมสรรพากร
ขั้นตอนสมัคร Digital Signature
- จัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (CA) จากผู้ให้บริการที่อยู่ภายใต้ Thailand NRCA
- เข้าเว็บไซต์ระบบ e-Tax Invoice ของกรมสรรพากร แล้วยื่นคำขอตามแบบ บ.อ.01
- ยืนยันตัวตนด้วยใบรับรอง CA ผ่านโปรแกรม Ultimate Sign & Viewer โดยไม่ต้องยื่นเอกสารเพิ่ม
- กรมสรรพากรสร้างบัญชีผู้ใช้งาน Corporate ให้อัตโนมัติ
- เชื่อมต่อช่องทางนำส่ง แล้วเริ่มจัดทำเอกสาร XML พร้อมลง Digital Signature ได้ทันที
วิธีนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร
หลังออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ผู้ประกอบการมีหน้าที่นำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป โดยเลือกได้ 3 ช่องทางตามความเหมาะสม
สำหรับผู้ใช้ระบบ by Time Stamp ข้อมูลจะถูกส่งผ่านอีเมลอัตโนมัติเมื่อ ETDA ประทับเวลาเรียบร้อย ส่วนผู้ใช้ระบบ Digital Signature เลือกนำส่งได้ดังนี้
- Web Upload อัปโหลดไฟล์ XML ผ่านเว็บไซต์ etax.rd.go.th เหมาะกับกิจการที่ออกเอกสารไม่มาก
- Service Provider ใช้บริการผู้ให้บริการส่งข้อมูลที่กรมสรรพากรรับรอง เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการความสะดวก
- Host to Host เชื่อมต่อระบบตรงกับกรมสรรพากร สำหรับกิจการที่ออกเอกสารมากกว่า 500,000 ฉบับต่อเดือน
ประโยชน์ของ e-Tax Invoice & e-Receipt สำหรับ SME
การเปลี่ยนมาใช้ระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ช่วย SME ลดต้นทุนที่มองไม่เห็นหลายส่วน ทั้งค่ากระดาษ ค่าจัดส่ง และพื้นที่จัดเก็บเอกสาร
ลดต้นทุนกระดาษและจัดเก็บ
ลองคำนวณจากตัวอย่างจริง สมมุติบริษัท ตัวอย่าง จำกัด (ชื่อสมมุติ) เป็นสำนักงานบัญชีที่ดูแลลูกค้า 50 ราย ออกใบกำกับภาษีเฉลี่ยรายละ 10 ฉบับต่อเดือน รวม 500 ฉบับต่อเดือน
- ค่ากระดาษ + หมึกพิมพ์ประมาณฉบับละ 3 บาท = 1,500 บาทต่อเดือน
- ค่าจัดส่งเอกสารประมาณฉบับละ 15 บาท = 7,500 บาทต่อเดือน
- รวมค่าใช้จ่ายที่ประหยัดได้ = 9,000 บาทต่อเดือน หรือ 108,000 บาทต่อปี
ยังไม่รวมค่าพื้นที่จัดเก็บและค่าเช่าคลังเอกสารที่ไม่ต้องใช้อีกเมื่อเปลี่ยนมาเก็บแบบดิจิทัล
รองรับ Easy E-Receipt ช่วยลูกค้าลดหย่อนภาษี
ผู้ประกอบการที่อยู่ในระบบนี้สามารถออกเอกสารให้ลูกค้านำไปใช้ในโครงการ Easy E-Receipt ของกรมสรรพากรได้ ลูกค้าบุคคลธรรมดาสามารถใช้สิทธิลดหย่อนภาษีเงินได้ประจำปี ถือเป็นจุดขายที่ช่วยดึงดูดลูกค้ารายใหม่ให้ธุรกิจ
วิธีตรวจสอบรายชื่อผู้ประกอบการ e-Tax Invoice
ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการสามารถตรวจสอบว่ากิจการที่ออกเอกสารให้ได้รับอนุมัติจริงหรือไม่ โดยเข้าไปที่เว็บไซต์ระบบ e-Tax Invoice ของกรมสรรพากร แล้วค้นหาจากเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือชื่อกิจการ ระบบจะแสดงข้อมูลผู้ประกอบการที่ลงทะเบียนแล้ว นอกจากนี้ยังสามารถตรวจสอบสถานะผู้ประกอบการจด VAT ผ่านระบบ VAT INFO ได้อีกช่องทางหนึ่ง
ข้อควรระวังเมื่อใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt
แม้ระบบจะสะดวก แต่ผู้ประกอบการควรระวังเรื่องต่อไปนี้
- ส่งล่าช้าอาจถูกเพิกถอนสิทธิ กรมสรรพากรมีบทลงโทษสำหรับผู้ที่ไม่นำส่งข้อมูลตามกำหนด
- backup ข้อมูลไว้หลายที่ ตามประมวลรัษฎากรต้องเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์อย่างน้อย 5 ปี หากข้อมูลสูญหายจะมีปัญหาเมื่อถูกตรวจสอบ
- ตรวจสอบอีเมลผู้ซื้อก่อนส่ง สำหรับระบบ by Time Stamp หากอีเมลผิดจะทำให้ผู้ซื้อไม่ได้รับเอกสาร ต้องออกใหม่และส่งซ้ำ
- แจ้งยกเลิกเมื่อเลิกกิจการ ถ้าเลิกกิจการหรือถูกถอนทะเบียน VAT ต้องแจ้งยกเลิกการใช้ระบบด้วย
จัดการ e-Tax Invoice ให้เป็นระบบด้วย PEAK
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์รองรับการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบ by Time Stamp ผู้ประกอบการสามารถเชื่อมต่อระบบได้จากเมนู ตั้งค่า > ตั้งค่าเชื่อมต่อระบบภายนอก > เชื่อมต่อ e-Tax Invoice เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว สามารถส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้จากหน้าเอกสารในไม่กี่คลิก ข้อมูลเชื่อมต่อกับระบบบัญชีโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องบันทึกซ้ำ
สรุป e-Tax Invoice & e-Receipt
ผู้ประกอบการ SME ที่ยังออกใบกำกับภาษีกระดาษอยู่ ลองพิจารณาสมัครระบบ e-Tax Invoice เริ่มจากประเมินว่าธุรกิจเหมาะกับ by Time Stamp หรือ Digital Signature จากตารางเปรียบเทียบด้านบน จากนั้นเตรียมเอกสารตาม Checklist แล้วยื่นคำขอผ่านเว็บไซต์กรมสรรพากร
คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับ e-Tax Invoice & e-Receipt
e-Tax Invoice กับใบกำกับภาษีกระดาษต่างกันอย่างไร
ทั้งสองมีผลทางกฎหมายเหมือนกัน สิ่งที่ต่างคือรูปแบบการจัดทำและจัดส่ง ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์จัดทำเป็นข้อมูลดิจิทัลและส่งผ่านระบบออนไลน์ ส่วนใบกำกับภาษีกระดาษต้องพิมพ์และส่งทางไปรษณีย์หรือมอบด้วยตนเอง
ต้องจด VAT ก่อนถึงจะสมัคร e-Tax Invoice ได้หรือไม่
ใช่ ผู้ประกอบการต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มก่อน จึงจะมีสิทธิสมัครใช้ระบบได้ ไม่ว่าจะเป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคลก็ตาม
ถ้าธุรกิจโตขึ้น เปลี่ยนจาก by Time Stamp เป็น Digital Signature ได้ไหม
ได้ แต่ต้องยื่นขอยกเลิกระบบ by Time Stamp กับกรมสรรพากรก่อน จากนั้นจัดหาใบรับรอง CA แล้วยื่นคำขอระบบ Digital Signature ใหม่ตามแบบ บ.อ.01
e-Receipt กับ Easy E-Receipt ต่างกันอย่างไร
ต่างกันมาก e-Receipt เป็น “ประเภทเอกสาร” ที่ผู้ประกอบการออกให้ผู้ซื้อ ส่วน Easy E-Receipt เป็น “โครงการลดหย่อนภาษี” ของรัฐที่ให้ผู้บริโภคนำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้สิทธิลดหย่อน ผู้ประกอบการที่อยู่ในระบบ e-Tax Invoice จะช่วยให้ลูกค้าใช้สิทธินี้ได้โดยอัตโนมัติ
ถ้าออก e-Tax Invoice แล้ว ต้องเก็บเอกสารกระดาษด้วยไหม
ไม่ต้องเก็บกระดาษ แต่ต้องเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับไว้ให้ครบตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด แนะนำให้ backup ไว้อย่างน้อย 2 แหล่ง เช่น cloud storage + hard drive ภายในบริษัท เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหายเมื่อถูกตรวจสอบ
สมัครแล้วใช้ได้เลยหรือต้องรอนานแค่ไหน
ระบบ by Time Stamp ใช้เวลาประมาณ 1-2 สัปดาห์ นับจากยื่นคำขอจนได้ Activate Code ทางไปรษณีย์ ส่วนระบบ Digital Signature ขึ้นอยู่กับความเร็วในการจัดหาใบรับรอง CA ซึ่งอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
