รับพนักงานใหม่เข้าทำงานแล้ว สิ่งที่ต้องทำทันทีคือแจ้งเข้าประกันสังคมให้ถูกต้องภายในเวลาที่กำหนด ไม่อย่างนั้นอาจเจอค่าปรับสูงถึง 20,000 บาท (ถ้าเพิ่งเปิดบริษัทใหม่ อ่านคู่มือจดทะเบียนบริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนประกอบด้วย)
ประกันสังคม คืออะไร ทำไมนายจ้างต้องแจ้งเข้า
ประกันสังคม คือระบบสวัสดิการที่รัฐจัดขึ้น ให้นายจ้างและลูกจ้างร่วมกันจ่ายเงินสมทบเข้ากองทุน เพื่อให้ลูกจ้างได้รับความคุ้มครองเมื่อเจ็บป่วย คลอดบุตร ทุพพลภาพ เสียชีวิต ชราภาพ ว่างงาน และกรณีสงเคราะห์บุตร (ข้อมูลจากสำนักงานประกันสังคม)
ตามกฎหมายประกันสังคม นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป ต้องขึ้นทะเบียนนายจ้างและแจ้งลูกจ้างเข้าประกันสังคมทุกคน หากไม่ทำอาจมีโทษปรับไม่เกิน 20,000 บาท
ประกันสังคมมาตรา 33 สำหรับพนักงาน
พนักงานบริษัทที่ทำงานประจำจัดอยู่ในมาตรา 33 ซึ่งเป็นกลุ่มที่ได้รับความคุ้มครองมากที่สุด ครอบคลุม 7 กรณี ได้แก่ เจ็บป่วย คลอดบุตร ทุพพลภาพ เสียชีวิต สงเคราะห์บุตร ชราภาพ และว่างงาน
ส่วนมาตรา 39 คือผู้เคยเป็นพนักงานแล้วลาออกแต่สมัครใจจ่ายต่อเอง และมาตรา 40 สำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระ แต่ทั้งสองมาตรานี้ไม่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ของนายจ้างโดยตรง
สิทธิประโยชน์ที่พนักงานจะได้รับจากประกันสังคม มาตรา 33
การแจ้งเข้าประกันสังคมให้พนักงานไม่ใช่แค่หน้าที่ตามกฎหมาย แต่ยังเป็นสวัสดิการสำคัญที่ช่วยดึงดูดคนเก่งเข้ามาทำงานด้วย สิทธิประโยชน์หลักมีดังนี้
- เจ็บป่วย รักษาพยาบาลฟรีที่โรงพยาบาลตามสิทธิ รับเงินทดแทนกรณีหยุดงานสูงสุด 8,750 บาท/เดือน
- คลอดบุตร เบิกค่าคลอดเหมาจ่าย 26,250 บาทต่อครั้ง พร้อมเงินชดเชยรายได้ 50% เป็นเวลา 90 วัน
- สงเคราะห์บุตร รับเงินสงเคราะห์บุตรเดือนละ 800 บาทต่อบุตร 1 คน สูงสุด 3 คน จนถึงอายุ 6 ปี
- ชราภาพ รับเงินบำนาญเริ่มต้น 3,500 บาท/เดือน เมื่อครบเกษียณ (ส่งครบ 15 ปี)
- ว่างงาน รับเงินทดแทน 30-50% ของเงินเดือน เป็นเวลาสูงสุด 90-180 วัน
นายจ้างต้องแจ้งเข้าประกันสังคมเมื่อไร? กำหนดเวลาและเดดไลน์
ตามกฎหมายประกันสังคมที่กำหนดไว้ นายจ้างต้องแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างเข้าประกันสังคมภายใน 30 วันนับจากวันที่รับลูกจ้างเข้าทำงาน ไม่ว่าจะเป็นพนักงานใหม่คนแรกหรือพนักงานเพิ่มเติม
| สถานการณ์ | กำหนดเวลา | หมายเหตุ |
|---|---|---|
| เปิดบริษัทใหม่ มีลูกจ้างคนแรก | ภายใน 30 วันนับจากวันที่มีลูกจ้าง | ต้องขึ้นทะเบียนนายจ้าง + แจ้งลูกจ้าง พร้อมกัน |
| รับพนักงานเพิ่ม (ขึ้นทะเบียนนายจ้างแล้ว) | ภายใน 30 วันนับจากวันเริ่มงาน | แจ้งเฉพาะลูกจ้างเข้าใหม่ |
| พนักงานลาออก | ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่ลาออก | ใช้แบบ สปส. 6-09 |
หากไม่แจ้งภายในกำหนด นายจ้างมีความผิดตามกฎหมาย อาจถูกปรับไม่เกิน 20,000 บาท และต้องจ่ายเงินสมทบย้อนหลังพร้อมเงินเพิ่มอีก 2% ต่อเดือน
เอกสารที่ต้องเตรียมสำหรับแจ้งเข้าประกันสังคม
เอกสารที่ต้องใช้จะต่างกันตามสถานะของนายจ้างและลูกจ้าง ตรวจสอบให้ครบก่อนยื่นเพื่อไม่ต้องแก้ไขซ้ำ
เอกสารสำหรับบริษัทเปิดใหม่ (ขึ้นทะเบียนนายจ้างครั้งแรก)
นายจ้างที่ยังไม่เคยขึ้นทะเบียนกับประกันสังคม ต้องเตรียมเอกสารเหล่านี้
- แบบ สปส. 1-01 (ใบสมัครขึ้นทะเบียนนายจ้าง)
- สำเนาหนังสือรับรองบริษัทจาก DBD (ไม่เกิน 6 เดือน)
- สำเนาบัตรประชาชนกรรมการผู้มีอำนาจ
- แผนที่ตั้งสถานประกอบการ
- สำเนาใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ. 20) ถ้ามี
เอกสารฝั่งลูกจ้าง: กรณีไม่เคยมีประกันสังคม (สปส. 1-03) และกรณีเคยมีแล้ว (สปส. 1-03/1)
เอกสารฝั่งลูกจ้างต่างกันตามสถานะการเป็นผู้ประกันตน
| ประเภทลูกจ้าง | แบบฟอร์มที่ใช้ | เอกสารเพิ่มเติม |
|---|---|---|
| ไม่เคยมีประกันสังคม (เช่น เด็กจบใหม่) | สปส. 1-03 (ขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนใหม่) | สำเนาบัตรประชาชน + เลือกโรงพยาบาลตามสิทธิ |
| เคยมีประกันสังคมแล้ว (เคยทำงานที่อื่นมาก่อน) | สปส. 1-03/1 (แจ้งการรับผู้ประกันตนเข้าทำงาน) | สำเนาบัตรประชาชน + เลขที่บัตรประกันสังคมเดิม |
ข้อสำคัญ ถ้าใช้แบบฟอร์มผิดประเภท เอกสารจะถูกตีกลับ ให้ถาม พนักงานตั้งแต่วันแรกว่าเคยมีประกันสังคมมาก่อนหรือไม่
วิธีแจ้งเข้าประกันสังคมออนไลน์ ผ่านระบบ e-Service
ปัจจุบันนายจ้างสามารถยื่นเอกสารประกันสังคมผ่านระบบ e-Service ของสำนักงานประกันสังคมได้ ไม่ต้องเดินทางไปสำนักงานเอง ทำได้ตลอด 24 ชั่วโมง (ระบบ e-Service ของสำนักงานประกันสังคม)
- สมัครใช้งานระบบ e-Service เข้าเว็บไซต์ sso.go.th เลือก “ขึ้นทะเบียนผู้ประกอบการ” กรอกข้อมูลบริษัทและรอรับ Username/Password ทางอีเมล ใช้เวลาอนุมัติประมาณ 3-5 วันทำการ
- แจ้งขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน เข้าสู่ระบบแล้วเลือกเมนู “แจ้งเข้า” กรอกข้อมูลลูกจ้าง เลขบัตรประชาชน วันเริ่มงาน เลือกโรงพยาบาลตามสิทธิ และแนบเอกสารที่ scan ไว้
- ตรวจสอบสถานะและพิมพ์ใบรับรอง หลังยื่นแล้ว เข้าไปดูสถานะได้ที่เมนู “ติดตามคำขอ” เมื่อได้รับอนุมัติแล้วจะสามารถพิมพ์ใบรับรองการขึ้นทะเบียนได้ ระยะเวลาอนุมัติปกติประมาณ 7-10 วันทำการ
อัตราเงินสมทบประกันสังคม 2569 และวิธีคำนวณ
เงินสมทบประกันสังคมมาตรา 33 เรียกเก็บจากทั้งนายจ้างและลูกจ้าง โดยคำนวณจากฐานเงินเดือนที่กำหนด
| รายการ | อัตรา | หมายเหตุ |
|---|---|---|
| ลูกจ้างจ่าย | 5% ของเงินเดือน | สูงสุดไม่เกิน 875 บาท/เดือน |
| นายจ้างจ่าย | 5% ของเงินเดือน | สูงสุดไม่เกิน 875 บาท/เดือน |
| ฐานเงินเดือนที่ใช้คำนวณ | ขั้นต่ำ 1,650 บาท สูงสุด 17,500 บาท | ปรับใหม่ปี 2569-2571 (จากเดิม 15,000 บาท) |
(ข้อมูลจากสำนักงานประกันสังคม ฐานค่าจ้างสูงสุดปรับเป็น 17,500 บาท มีผลปี 2569-2571 ตรวจสอบอัตราเงินสมทบล่าสุด)
ตัวอย่างการคำนวณเงินสมทบ
สูตรคำนวณเงินสมทบแต่ละฝ่ายต่อเดือน
ฐานเงินเดือนที่ใช้คำนวณ (สูงสุดไม่เกิน 17,500 บาท) × 5% = เงินสมทบที่ต้องหักนำส่ง (บาท)
สมมุติบริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมุติ) รับพนักงานใหม่ 3 คน เงินเดือนต่างกัน
| พนักงาน | เงินเดือน | ฐานที่ใช้คำนวณ | เงินสมทบลูกจ้าง (5%) | เงินสมทบนายจ้าง (5%) |
|---|---|---|---|---|
| คนที่ 1 | 15,000 บาท | 15,000 บาท | 750 บาท | 750 บาท |
| คนที่ 2 | 17,500 บาท | 17,500 บาท | 875 บาท | 875 บาท |
| คนที่ 3 | 50,000 บาท | 17,500 บาท | 875 บาท | 875 บาท |
| รวม | 2,500 บาท/เดือน | 2,500 บาท/เดือน |
จากตัวอย่างจะเห็นว่า ไม่ว่าเงินเดือนจะสูงแค่ไหน เงินสมทบสูงสุดต่อคนคือ 875 บาท/เดือน เพราะเพดานเงินเดือนที่ใช้คำนวณปรับเป็น 17,500 บาทตั้งแต่ปี 2569
นายจ้างต้องนำส่งเงินสมทบ (ทั้งส่วนของตัวเองและส่วนที่หักจากลูกจ้าง) ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป นอกจากประกันสังคมแล้ว นายจ้างยังต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายจากเงินเดือนพนักงานทุกเดือนด้วย
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อแจ้งเข้าประกันสังคม
หลายบริษัทเจอปัญหาที่แก้ได้ง่ายถ้ารู้ล่วงหน้า
- ใช้แบบฟอร์มผิด พนักงานเคยมีประกันสังคมแล้วแต่ใช้ สปส. 1-03 แทน สปส. 1-03/1 ทำให้ถูกตีกลับ วิธีแก้คือถามพนักงานทุกคนตั้งแต่วันแรกว่ามีเลขประกันสังคมเดิมหรือไม่
- แจ้งเข้าเกินกำหนด 30 วัน ลืมหรือไม่รู้ว่าต้องทำภายใน 30 วัน ต้องจ่ายเงินสมทบย้อนหลังพร้อมเงินเพิ่ม 2% ต่อเดือน
- ไม่อัปเดตข้อมูลเมื่อพนักงานลาออก ต้องแจ้งออกภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่ลาออก ถ้าไม่แจ้งจะต้องจ่ายเงินสมทบต่อไปเรื่อย ๆ
- ไม่เก็บหลักฐานการนำส่งเงินสมทบ ควรเก็บใบเสร็จหรือหลักฐานการโอนเงินไว้อย่างน้อย 5 ปี เผื่อถูกตรวจสอบ (เก็บเอกสารใบกำกับภาษีและหลักฐานค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ไว้ด้วย)
บทสรุป
การแจ้งเข้าประกันสังคมไม่ใช่เรื่องยุ่งยาก ถ้าเตรียมตัวถูกจะจบได้ภายในไม่กี่นาทีผ่านระบบออนไลน์ สิ่งที่ต้องจำคือ แจ้งภายใน 30 วัน ใช้แบบฟอร์มให้ถูกประเภท (สปส. 1-03 หรือ สปส. 1-03/1) และนำส่งเงินสมทบภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
จัดการเงินเดือนและประกันสังคมให้เป็นระบบด้วย PEAK
PEAK Payroll ช่วยคำนวณเงินสมทบอัตโนมัติ ออกสลิปเงินเดือน และเชื่อมข้อมูลเข้าระบบบัญชีครบจบในที่เดียว ทดลองใช้ PEAK ฟรี 30 วัน
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการแจ้งเข้าประกันสังคม
พนักงาน Part-time หรือสัญญาจ้างชั่วคราว ต้องแจ้งเข้าประกันสังคมไหม?
ต้องแจ้ง ถ้าพนักงานทำงานตั้งแต่ 1 วันขึ้นไปและมีนิติสัมพันธ์แบบนายจ้าง-ลูกจ้าง กฎหมายไม่ได้ยกเว้นตามจำนวนชั่วโมงหรือประเภทสัญญา ยกเว้นกรณีจ้างทำของ (freelance) ที่ไม่ถือเป็นลูกจ้าง
ถ้าพนักงานย้ายมาจากบริษัทอื่น สิทธิประกันสังคมจะขาดช่วงไหม?
ไม่ขาดช่วง ถ้านายจ้างใหม่แจ้งเข้าภายใน 30 วัน ระบบจะเชื่อมต่อสิทธิให้อัตโนมัติ แต่ถ้าแจ้งช้ากว่านั้น พนักงานอาจมีช่วงที่ไม่ได้รับความคุ้มครอง
นายจ้างเปลี่ยนที่อยู่บริษัท ต้องแจ้งประกันสังคมด้วยไหม?
ต้องแจ้ง ภายใน 15 วันนับจากวันที่เปลี่ยนแปลง ยื่นแบบ สปส. 6-15 ผ่านระบบ e-Service หรือไปที่สำนักงานประกันสังคมเขตที่ตั้งใหม่
จ้างลูกจ้างต่างด้าว ต้องแจ้งเข้าประกันสังคมไหม?
ต้องแจ้ง ลูกจ้างต่างด้าวที่มีใบอนุญาตทำงานถูกต้อง มีสิทธิได้รับความคุ้มครองประกันสังคมเช่นเดียวกับลูกจ้างสัญชาติไทย
About Author
