ปิดการขาย คืออะไร จัดการเอกสารและบัญชีหลังปิดดีล ฉบับเจ้าของกิจการ

ตกลงราคากับลูกค้าได้แล้ว จับมือกันเรียบร้อย แต่หลังจากนั้นต้องออกเอกสารอะไร ลำดับไหนก่อน แล้วบันทึกบัญชียังไง เจ้าของกิจการหลายคนเก่งเรื่องขาย แต่สะดุดตรงนี้

ปิดการขาย คืออะไร แล้วต้องจัดการอะไรต่อหลังปิดดีล

ปิดการขาย คือจุดที่ลูกค้าตกลงซื้อสินค้าหรือบริการของคุณ แต่สำหรับเจ้าของกิจการที่ขาย B2B ดีลยังไม่จบตรงนั้น เพราะการขายให้ธุรกิจต่างจากขายให้คนทั่วไปหลายจุด

	ขาย B2C	ขาย B2B
คนตัดสินใจ	1 คน	หลายคน (จัดซื้อ ผู้ใช้งาน ผู้บริหาร)
ระยะเวลาตัดสินใจ	นาทีถึงวัน	สัปดาห์ถึงเดือน
เอกสารหลังปิดดีล	แทบไม่มี	ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ครบ flow
การชำระเงิน	จ่ายทันที	Credit term 30-60 วัน

สิ่งที่ตามมาหลังปิดดีล B2B คือเอกสาร 4-5 ฉบับที่ต้องออกให้ถูกลำดับ ถูกตัวเลข และถูกกฎหมาย

ถ้าออกเอกสารช้า ลูกค้าอาจเปลี่ยนใจ ถ้าออกผิด ต้องเสียเวลาแก้ไข ถ้าไม่ออกใบกำกับภาษี ลูกค้าองค์กรอาจไม่อยากทำธุรกิจด้วยในครั้งต่อไป เพราะเอาไปเป็นภาษีซื้อไม่ได้ ผู้ประกอบการที่ส่งใบเสนอราคาได้ภายใน 5 นาทีหลังตกลง โอกาสที่ดีลจะสำเร็จสูงกว่าคนที่บอกว่าจะส่งให้วันพรุ่งนี้

เอกสาร 5 ฉบับที่ต้องออกหลังปิดดีล และลำดับที่ถูกต้อง

1. ใบเสนอราคา (Quotation)

ออกทันทีหลังตกลงราคา ยิ่งส่งเร็วเท่าไร โอกาสที่ดีลจะสำเร็จยิ่งสูง เพราะลูกค้ายังอยู่ในอารมณ์ตัดสินใจ รายละเอียดที่ต้องระบุและตัวอย่างฟอร์มอ่านได้ที่คู่มือใบเสนอราคาของ PEAK

2. ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

ออกหลังลูกค้าอนุมัติใบเสนอราคา เพื่อเรียกเก็บเงินอย่างเป็นทางการ จุดสำคัญสำหรับ B2B คือต้องระบุ credit term ให้ชัด เช่น Net 30 หรือ Net 60 ลูกค้าองค์กรจะใช้ใบแจ้งหนี้เข้าระบบจัดซื้อภายใน ถ้าข้อมูลไม่ครบต้องแก้ไขใหม่ ทำให้ได้เงินช้าลง อ่านเพิ่มที่ใบแจ้งหนี้ คืออะไร

3. ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)

ถ้ากิจการจดทะเบียน VAT ต้องออกใบกำกับภาษีทุกครั้งที่ขายสินค้าหรือบริการ เอกสารนี้สำคัญมากสำหรับลูกค้า B2B เพราะเอาไปใช้เป็นภาษีซื้อหักกับภาษีขายได้ ถ้าไม่ออกให้หรือออกช้า ลูกค้าอาจไม่อยากทำธุรกิจด้วยในครั้งต่อไป

4. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

ออกเมื่อได้รับเงินจากลูกค้าแล้ว เป็นหลักฐานว่าได้รับชำระเงินครบถ้วน ทั้งฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อต้องเก็บไว้เป็นหลักฐานทางบัญชี

5. หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)

ถ้าลูกค้าเป็นนิติบุคคลและจ่ายค่าบริการ ลูกค้าจะหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ก่อนแล้วออก50 ทวิให้คุณ เก็บไว้เป็นหลักฐาน เพราะนำไปใช้เป็นเครดิตหักภาษีตอนสิ้นปีได้

ลำดับเอกสารหลังปิดดีล สรุปเป็นตาราง

ลำดับ	เอกสาร	ออกเมื่อไร	ใครออก
1	ใบเสนอราคา	ทันทีหลังตกลงราคา	ผู้ขาย
2	ใบแจ้งหนี้	หลังลูกค้าอนุมัติใบเสนอราคา	ผู้ขาย
3	ใบกำกับภาษี	วันส่งมอบสินค้า หรือวันรับเงิน (แล้วแต่อย่างใดก่อน)	ผู้ขาย (ต้องจด VAT)
4	ใบเสร็จรับเงิน	เมื่อได้รับเงินแล้ว	ผู้ขาย
5	50 ทวิ	เมื่อจ่ายเงิน (กรณีหักภาษี ณ ที่จ่าย)	ผู้ซื้อ (ออกให้ผู้ขาย)

Credit Term คืออะไร กำหนดอย่างไรให้ธุรกิจไม่สะดุด

การขาย B2B ส่วนใหญ่ไม่ได้รับเงินสดทันที ลูกค้าองค์กรมักขอ credit term คือระยะเวลาที่ให้ลูกค้าจ่ายเงินหลังได้รับสินค้า/บริการแล้ว

Credit Term	หมายถึง	เหมาะกับ
Cash / COD	จ่ายทันที หรือจ่ายตอนรับของ	ลูกค้าใหม่ ยังไม่มีประวัติ
Net 30	จ่ายภายใน 30 วันหลังออกใบแจ้งหนี้	ลูกค้าประจำที่มีประวัติดี
Net 60	จ่ายภายใน 60 วัน	ลูกค้าองค์กรขนาดใหญ่

สิ่งที่เจ้าของกิจการต้องระวัง คือ credit term ยิ่งยาว เงินสดหมุนเวียนยิ่งน้อย ถ้าให้เครดิต 60 วันแต่ต้องจ่ายค่าวัตถุดิบภายใน 30 วัน กระแสเงินสดจะติดลบ ต้องวางแผนให้ credit term ที่ให้ลูกค้าสั้นกว่า credit term ที่ได้จากซัพพลายเออร์

วิธีบันทึกบัญชีหลังปิดดีล

ตอนออกใบแจ้งหนี้ (ยังไม่ได้รับเงิน)

สมมุติบริษัท ก จำกัด (ชื่อสมมุติ) ขายสินค้า 100,000 บาท บวก VAT 7% ให้เครดิต 30 วัน

รายการ	Dr (เดบิต)	Cr (เครดิต)
ลูกหนี้การค้า	107,000
รายได้จากการขาย		100,000
ภาษีขาย		7,000

ตอนได้รับเงิน (ลูกค้าหักภาษี ณ ที่จ่าย 3%)

ลูกค้าจ่ายค่าบริการ 107,000 บาท หักภาษี ณ ที่จ่าย 3% จากยอดก่อน VAT (3,000 บาท) จ่ายจริง 104,000 บาท

รายการ	Dr (เดบิต)	Cr (เครดิต)
เงินสด/ธนาคาร	104,000
ภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย	3,000
ลูกหนี้การค้า		107,000

ภาษีที่ถูกหัก 3,000 บาท เก็บ 50 ทวิ ไว้ นำไปใช้เป็นเครดิตตอนยื่นภาษีสิ้นปี อ่านเพิ่มเรื่องภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ข้อผิดพลาดที่ทำให้เสียดีล B2B หลังตกลงแล้ว

เจ้าของกิจการหลายคนปิดดีลได้ แต่สุดท้ายดีลหลุดเพราะขั้นตอนหลังจากนั้น

• ส่งใบเสนอราคาช้า ลูกค้าตกลงในห้องประชุม แต่ใบเสนอราคาส่งไปอีก 3 วันหลัง ระหว่างรอลูกค้าอาจได้ข้อเสนอจากคู่แข่งที่เร็วกว่า
• ไม่ออกใบกำกับภาษี ลูกค้าองค์กรต้องการใบกำกับภาษีเพื่อเอาไปเป็นภาษีซื้อ ถ้าคุณไม่จดVAT หรือออกให้ไม่ได้ ลูกค้าอาจเลือกซื้อจากรายที่ออกให้ได้
• ไม่กำหนด credit term ชัดเจน ลูกค้าเข้าใจว่าจ่ายเมื่อไรก็ได้ สุดท้ายลูกหนี้ค้างชำระสะสม กระแสเงินสดสะดุด
• ข้อมูลในเอกสารไม่ตรงกัน ชื่อบริษัท เลขภาษี หรือยอดเงินในใบเสนอราคาไม่ตรงกับใบแจ้งหนี้ ลูกค้าองค์กรเอาเข้าระบบจัดซื้อไม่ได้ ต้องแก้ไขใหม่ ทำให้ได้เงินช้าลง

สรุป: ปิดดีลแล้ว จัดการเอกสารให้จบ ธุรกิจไปต่อได้เร็ว

1. ส่งใบเสนอราคาให้เร็วที่สุดหลังตกลง อย่ารอวันพรุ่งนี้
2. ออกเอกสารตามลำดับ ใบเสนอราคา → ใบแจ้งหนี้ → ใบกำกับภาษี → ใบเสร็จ
3. กำหนด credit term ให้เหมาะกับสถานะลูกค้าและกระแสเงินสดของกิจการ
4. บันทึกบัญชีทันทีที่ออกเอกสาร อย่ารอสะสมไว้ทำทีเดียวตอนสิ้นเดือน

ออกเอกสารหลังปิดดีลได้ทันทีด้วย PEAK

PEAK ช่วยเจ้าของกิจการออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงินได้ในไม่กี่คลิก ข้อมูลเชื่อมต่อกันตั้งแต่ใบเสนอราคาจนถึงบันทึกบัญชีอัตโนมัติ ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ ทดลองใช้ PEAK ฟรี 30 วัน

---

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเอกสารหลังปิดการขาย

ใบเสนอราคากับใบแจ้งหนี้ต่างกันยังไง

ใบเสนอราคาออกก่อนลูกค้าตกลง เพื่อแจ้งราคาและเงื่อนไข ใบแจ้งหนี้ออกหลังลูกค้าตกลงแล้ว เพื่อเรียกเก็บเงิน ใบเสนอราคาไม่มีผลผูกพันทางกฎหมาย แต่ใบแจ้งหนี้ถือเป็นหลักฐานการค้า

ไม่จด VAT ต้องออกใบกำกับภาษีไหม

ไม่ต้อง กิจการที่ไม่จด VAT ออกแค่ใบเสร็จรับเงินก็พอ แต่ลูกค้า B2B ที่จด VAT อาจขอใบกำกับภาษีจากคุณ ถ้าไม่มีให้ ลูกค้าไม่สามารถนำ VAT ไปเป็นภาษีซื้อได้ ซึ่งอาจทำให้เสียเปรียบในการแข่งขัน

ลูกค้าจ่ายเงินช้ากว่า credit term ทำอย่างไร

ส่งใบแจ้งหนี้เตือนก่อนครบกำหนด 3-5 วัน ถ้าเลยกำหนดแล้วยังไม่จ่าย โทรติดตามทันที ถ้าเกิดบ่อยกับลูกค้ารายเดียวกัน ควรปรับลด credit term หรือเปลี่ยนเป็นจ่ายสดในครั้งต่อไป

ปิดดีลทางแชท ต้องออกเอกสารเหมือนกันไหม

ต้องออกเหมือนกันทุกประการ ไม่ว่าจะปิดดีลทางแชท โทรศัพท์ หรือเจอหน้า เอกสารทางบัญชีและภาษีไม่ได้แยกตามช่องทางการขายดดีลทางแชท โทรศัพท์ หรือเจอหน้า เอกสารทางบัญชีและภาษีไม่ได้แยกตามช่องทางการขาย

---

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine