ไม่ว่าจะยื่นใบลาออกเพื่อสมัครงานใหม่ หรือการขอวีซ่าไปต่างประเทศ พนักงานมักจะขอให้ HR ออกหนังสือรับรองการทำงานให้อยู่เสมอ แต่ก็มีเจ้าของบริษัทหลายรายที่ไม่แน่ใจ ว่าในหนังสือนี้ ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง ต้องใส่เงินเดือนไหม หรือถ้าพนักงานออกไปแบบไม่ดี จะเขียนเหตุผลลงไปได้หรือเปล่า
การขอหนังสือรับรองการทำงาน เป็นสิทธิ์ของพนักงาน และต้องมีแต่ข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงเท่านั้น ห้ามเขียนเหตุผลในการเลิกจ้าง ในบทความนี้ จะพาคุณมารู้จักหนังสือรับรองการทำงานอย่างรอบด้าน พร้อมเช็กลิสต์สิ่งที่ใส่ได้/ไม่ได้ ในเอกสารชุดนี้
หนังสือรับรองการทำงาน คืออะไร
หนังสือรับรองการทำงาน หรือที่เรียกกันว่าใบรับรองการทำงานหรือใบผ่านงาน คือเอกสารที่นายจ้างออกให้ลูกจ้าง เพื่อยืนยันว่าลูกจ้างคนนั้นเคยทำงานกับบริษัทจริง ทำตำแหน่งอะไร และทำงานตั้งแต่วันไหนถึงวันไหน ผู้รับเอกสารใช้ตรวจสอบประวัติการทำงานได้โดยไม่ต้องโทรถามบริษัทเดิม
ในภาษาอังกฤษใช้คำว่า Certificate of Employment หรือ Employment Certificate ส่วนคำว่าใบผ่านงานคนมักใช้แทนกันกับหนังสือรับรองการทำงาน แต่บางบริษัทใช้หมายถึงหนังสือแจ้งผลผ่านทดลองงาน ถ้าไม่แน่ใจว่าอีกฝ่ายต้องการเอกสารแบบไหน ควรถามให้ชัดก่อนออก
นายจ้างต้องออกหนังสือรับรองการทำงานให้ไหม
ต้องออกให้ ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585 กำหนดว่า เมื่อการจ้างแรงงานสุดสิ้นลงแล้ว ลูกจ้างชอบที่จะได้รับใบสำคัญแสดงว่าลูกจ้างนั้นได้ทำงานมานานเท่าไรและงานที่ทำนั้นเป็นงานอย่างไร
สิทธินี้เกิดทุกกรณีที่การจ้างสิ้นสุด ทั้งลาออก ครบสัญญา หรือถูกเลิกจ้าง นายจ้างจึงไม่ควรปฏิเสธการออกเพียงเพราะลูกจ้างลาออกกะทันหันหรือจบกันไม่ดี
หนังสือรับรองการทำงาน ต่างจากหนังสือรับรองเงินเดือนอย่างไร
หนังสือรับรองการทำงานยืนยันประวัติการทำงาน ส่วนหนังสือรับรองเงินเดือนยืนยันรายได้ ทั้งสองอย่างออกโดยนายจ้างเหมือนกัน แต่ใช้ต่างจุดประสงค์ ผู้สมัครงานมักใช้หนังสือรับรองการทำงาน ส่วนธนาคารที่พิจารณาสินเชื่อมักขอหนังสือรับรองเงินเดือนหรือทั้งสองฉบับ ก่อนออกเอกสารจึงควรถามลูกจ้างก่อนว่าจะนำไปใช้ที่ไหน
| เอกสาร | ยืนยันอะไร | ใช้บ่อยเมื่อ |
|---|---|---|
| หนังสือรับรองการทำงาน | ตำแหน่ง ระยะเวลาทำงาน ลักษณะงาน | สมัครงานใหม่ ขอวีซ่า ยื่นประสบการณ์วิชาชีพ |
| หนังสือรับรองเงินเดือน | รายได้ต่อเดือน สถานะพนักงานปัจจุบัน | ขอสินเชื่อ บัตรเครดิต เช่าที่อยู่อาศัย |
| หนังสือผ่านทดลองงาน | ผลการประเมินช่วงทดลองงาน | บรรจุเป็นพนักงานประจำ |
คำว่าหนังสือรับรองการผ่านงานส่วนใหญ่หมายถึงหนังสือรับรองการทำงานแบบแรก รายละเอียดและตัวอย่างหนังสือรับรองรายได้ อ่านได้ที่หนังสือรับรองเงินเดือน คืออะไร
อย่าสับสนกับหนังสือรับรองบริษัท ซึ่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าออกให้เพื่อรับรองตัวบริษัท ไม่ได้รับรองพนักงาน
หนังสือรับรองการทำงานใช้ทำอะไรได้บ้าง
หนังสือรับรองการทำงานใช้ยืนยันประสบการณ์ในทุกเรื่องที่อีกฝ่ายต้องการหลักฐานว่าเคยทำงานจริง ที่พบบ่อยคือสมัครงานใหม่ ขอวีซ่าทำงานหรือวีซ่าท่องเที่ยว ยื่นขอสอบหรือต่อใบอนุญาตวิชาชีพที่กำหนดประสบการณ์ขั้นต่ำ และประกอบการขอสินเชื่อร่วมกับเอกสารรายได้
- สมัครงานใหม่ บริษัทใหม่ใช้ตรวจว่าประสบการณ์ในเรซูเม่ตรงกับความจริง
- ขอวีซ่า สถานทูตหลายประเทศขอเอกสารยืนยันสถานะการทำงาน มักต้องใช้ฉบับภาษาอังกฤษ
- ใบอนุญาตวิชาชีพ บางวิชาชีพต้องแสดงประสบการณ์ทำงานตามจำนวนปีที่กำหนด
- สินเชื่อ ใช้ร่วมกับหนังสือรับรองเงินเดือนและสลิปเงินเดือน
หนังสือรับรองการทำงานต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง
ตามกฎหมาย ข้อมูลขั้นต่ำมีแค่ 2 อย่าง คือระยะเวลาที่ทำงานและลักษณะงานที่ทำ ในทางปฏิบัติจะใส่ชื่อบริษัท ชื่อลูกจ้าง ตำแหน่ง และผู้ลงนามเพิ่ม สิ่งที่นายจ้างต้องระวังคือห้ามใส่เหตุเลิกจ้างหรือข้อความที่ทำให้ลูกจ้างเสียหาย ศาลฎีกาเคยตัดสินเรื่องนี้ไว้ชัดเจน
| ประเภทข้อมูล | ตัวอย่าง |
|---|---|
| ต้องมี | ชื่อบริษัทและที่อยู่ ชื่อลูกจ้าง ตำแหน่ง วันเริ่มงานและวันสิ้นสุด ลักษณะงาน ผู้ลงนามพร้อมตำแหน่ง วันที่ออกหนังสือ |
| ใส่ได้ถ้าลูกจ้างขอ | เงินเดือน เลขบัตรประชาชน ตำแหน่งก่อนหน้าในบริษัท |
| ห้ามใส่ | เหตุผลที่เลิกจ้าง วิธีเลิกจ้าง ความผิดทางวินัย คำประเมินเชิงลบ |
คำพิพากษาศาลฎีกาที่ 3502/2543 วินิจฉัยว่านายจ้างไม่มีสิทธิระบุว่าเลิกจ้างเมื่อใด ด้วยวิธีใด และด้วยสาเหตุใดลงในหนังสือรับรอง และลูกจ้างมีสิทธิขอให้ออกใหม่โดยระบุเฉพาะตำแหน่งและระยะเวลาทำงาน (สรุปฎีกา 3502/2543)
ขั้นตอนออกหนังสือรับรองการทำงานสำหรับ HR และเจ้าของกิจการ
การออกหนังสือรับรองการทำงานที่ดีใช้เวลาไม่นาน ถ้าข้อมูลพนักงานเก็บไว้เป็นระบบ ขั้นตอนหลักคือรับคำขอเป็นหนังสือหรืออีเมล ตรวจข้อมูลจากทะเบียนลูกจ้าง ร่างตามแบบมาตรฐานของบริษัท ให้ผู้มีอำนาจลงนาม แล้วเก็บสำเนาไว้ ทำครบ 5 ขั้นนี้ช่วยลดข้อผิดพลาดและข้อโต้แย้งภายหลัง
- รับคำขอเป็นหนังสือหรืออีเมล หรือแบบฟอร์มคำขอของบริษัท ระบุภาษาที่ต้องการ จุดประสงค์ และข้อมูลเพิ่มที่อยากให้ใส่ เช่น เงินเดือน
- ตรวจข้อมูลจากทะเบียนลูกจ้าง วันเริ่มงาน วันสิ้นสุด และตำแหน่งต้องตรงกับเอกสารจริง ไม่ใช้ความจำ
- ร่างตามแบบมาตรฐานของบริษัท ใช้แบบเดียวกันทุกครั้ง ข้อความไม่ประเมินผลงานทั้งบวกและลบ
- ให้ผู้มีอำนาจลงนาม เช่น ผู้จัดการฝ่ายบุคคลหรือกรรมการ แล้วประทับตราบริษัทถ้ามี
- ออกเลขที่เอกสารและเก็บสำเนา ไว้ตอบกรณีบริษัทใหม่โทรมาตรวจสอบ
| เช็กลิสต์ก่อนลงนาม | ผ่าน |
|---|---|
| ชื่อ นามสกุล และตำแหน่งสะกดถูก ตรงกับบัตรหรือหนังสือเดินทาง | ☐ |
| วันเริ่มงานและวันสิ้นสุดตรงกับทะเบียนลูกจ้าง | ☐ |
| ไม่มีเหตุผลการลาออกหรือเลิกจ้าง | ☐ |
| ใส่เงินเดือนเฉพาะเมื่อลูกจ้างขอ | ☐ |
| มีชื่อ ตำแหน่ง และลายมือชื่อผู้ลงนาม | ☐ |
บริษัทที่มีพนักงานหลายคนควรกำหนดระยะเวลาออกเอกสารไว้ในระเบียบภายใน เช่น ภายใน 3 ถึง 5 วันทำการหลังได้รับคำขอ กฎหมายไม่ได้กำหนดจำนวนวันไว้ แต่การออกช้าอาจทำให้ลูกจ้างเสียโอกาสงานใหม่
ลูกจ้างขอหนังสือรับรองการทำงานได้เมื่อไร และถ้าไม่ได้ต้องทำอย่างไร
ลูกจ้างขอหนังสือรับรองการทำงานได้ตามสิทธิในมาตรา 585 เมื่อการจ้างสิ้นสุด ส่วนระหว่างยังทำงานอยู่ บริษัทส่วนใหญ่ก็ออกให้ตามคำขอเป็นแนวปฏิบัติ ถ้านายจ้างไม่ยอมออกหรือเขียนข้อความเกินที่กฎหมายกำหนด ลูกจ้างทวงถามเป็นหนังสือหรืออีเมล ขอคำแนะนำจากสำนักงานแรงงาน หรือฟ้องศาลแรงงานได้
ลำดับที่แนะนำเมื่อไม่ได้รับหนังสือ
- ส่งคำขอเป็นอีเมลหรือจดหมายถึง HR หรือเจ้าของกิจการ เก็บหลักฐานไว้
- ปรึกษาสำนักงานสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานในพื้นที่ (กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน) หรือโทรสายด่วนกระทรวงแรงงาน 1506
- ถ้ายังไม่ได้รับ ยื่นฟ้องต่อศาลแรงงานให้บังคับนายจ้างออกหนังสือ ศาลแรงงานไม่เก็บค่าธรรมเนียมศาลจากลูกจ้าง
ถ้านายจ้างค้างค่าจ้างด้วย ขั้นตอนร้องเรียนจะคล้ายกัน อ่านต่อได้ที่นายจ้างไม่จ่ายเงินเดือน ลูกจ้างทำอะไรได้บ้าง
สรุป – หนังสือรับรองการทำงานเป็นสิทธิของลูกจ้าง ไม่ใช่เครื่องมือของนายจ้าง
หนังสือรับรองการทำงานมีไว้ยืนยันข้อเท็จจริงให้ลูกจ้างไปเริ่มงานใหม่ได้ ไม่ใช่ช่องทางให้นายจ้างบอกต่อว่าลูกจ้างออกไปอย่างไร กฎหมายและศาลฎีกาจึงจำกัดเนื้อหาไว้แค่ตำแหน่งและระยะเวลา สิ่งที่นายจ้างควรทำคือ
- ออกให้ทุกกรณี ไม่ว่าลูกจ้างลาออกหรือถูกเลิกจ้าง
- ใส่เฉพาะข้อเท็จจริง ตำแหน่ง ระยะเวลา และลักษณะงาน
- ไม่ใส่เหตุเลิกจ้างหรือคำประเมินเชิงลบ
- ใช้แบบมาตรฐานเดียวกันทั้งภาษาไทยและอังกฤษ
- ตรวจข้อมูลจากทะเบียนลูกจ้างก่อนลงนามทุกครั้ง
เก็บข้อมูลพนักงานให้พร้อมออกเอกสารได้ทันที
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยให้ SME จัดการเอกสาร รายรับรายจ่าย และรายงานการเงินได้ครบในที่เดียว และ PEAK Payroll ช่วยทำจ่ายเงินเดือนและสร้างสลิปให้พนักงาน ข้อมูลพนักงานอยู่ในระบบเดียว เวลาต้องออกเอกสารให้พนักงานก็หาข้อมูลได้เร็ว – ทดลองใช้ PEAK ฟรี
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับหนังสือรับรองการทำงาน
ใบรับรองการทำงานกับใบรับรองเงินเดือนเป็นเอกสารเดียวกันไหม
ไม่ใช่เอกสารเดียวกัน ใบรับรองการทำงานยืนยันตำแหน่งและระยะเวลาทำงาน ส่วนใบรับรองเงินเดือนยืนยันรายได้ บางบริษัทรวมไว้ในฉบับเดียวเมื่อลูกจ้างขอ
หนังสือรับรองการทำงานใครเป็นคนออกให้
นายจ้างเป็นผู้ออก โดยทั่วไปคือฝ่ายบุคคลหรือผู้มีอำนาจลงนามของบริษัท เช่น กรรมการผู้จัดการ ในบริษัทเล็กที่ไม่มี HR เจ้าของกิจการลงนามเองได้
ยังทำงานอยู่ ขอหนังสือรับรองการทำงานได้ไหม
ขอได้ กฎหมายรับรองสิทธิเมื่อการจ้างสิ้นสุด แต่ระหว่างจ้างบริษัทส่วนใหญ่ออกให้ตามคำขอ เช่น ใช้ขอวีซ่าหรือสินเชื่อ ให้ระบุว่าทำงานตั้งแต่วันเริ่มงานจนถึงปัจจุบัน
ลูกจ้างถูกเลิกจ้างเพราะทำผิด ยังได้หนังสือรับรองการทำงานไหม
ยังได้ สิทธิตามมาตรา 585 ไม่ขึ้นกับเหตุที่การจ้างสิ้นสุด และนายจ้างห้ามระบุความผิดหรือเหตุเลิกจ้างลงในหนังสือ
หนังสือรับรองการทำงานต้องมีตราบริษัทไหม
กฎหมายไม่ได้บังคับ แต่ควรมีหัวกระดาษบริษัท ลายมือชื่อผู้มีอำนาจ และตราบริษัทถ้ามี เพื่อให้หน่วยงานปลายทางเชื่อถือ
ทำหนังสือรับรองการทำงานหาย ขอใหม่ได้ไหม
ขอใหม่ได้ ติดต่อฝ่ายบุคคลของบริษัทเดิม บริษัทที่เก็บสำเนาและทะเบียนลูกจ้างไว้จะออกฉบับใหม่ได้ทันที
ข้อมูลในบทความนี้เป็นความรู้ทั่วไป ณ วันที่เผยแพร่ ตัวอย่างหนังสือใช้ชื่อสมมุติ กรณีมีข้อพิพาทแรงงานหรือรายละเอียดเฉพาะ ควรปรึกษาสำนักงานสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานหรือทนายความ
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
About Author
